วิชา...

03/10/59

1

1

วชา ระเบยบงานสารบรรณ

บรรยายโดย พ.อ.หญง บษบา ดวงสงเนน

2

ระเบยบกองทพบก วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2555

03/10/59

2

3

4

03/10/59

3

5

6

หนงสอราชการ

1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการหรอทมไปถงบคคลภายนอก 3. หนงสอทหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ

( ซงเปนเรองทเกยวของกบทางราชการ และทางราชการรบไวเปนหลกฐาน )

คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก

03/10/59

4

7

4. เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปน หลกฐาน ในราชการ 5. เอกสารททางราชการจดท าขนตาม กฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ 6. ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจาก ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

8

หนงสอ ม 6 ชนด

2. หนงสอภายใน 1. หนงสอภายนอก

3. หนงสอประทบตรา 4. หนงสอสงการ 5. หนงสอประชาสมพนธ 6. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอ รบไวเปนหลกฐานในราชการ

03/10/59

5

9

10

03/10/59

6

11

แบบหนงสอภายนอก (การพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร)

12

03/10/59

7

13

สรรพนาม ทใช ม ๕ ค า ไดแก - ขาพเจา กระผม ผม ดฉน ทาน

14

03/10/59

8

15

16

03/10/59

9

17

แบบหนงสอภายนอกทใชใน กห (ดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร)

03/10/59

10

19

ต าแหนง ค าขนตน ค าลงทาย

ผบงคบบญชา - ผใตบงคบบญชา ผใตบงคบบญชา - ผบงคบบญชา ผบงคบบญชา - ผบงคบบญชา

เรยน เรยน เรยน

- ควรมควรแลวแตจะกรณา ขอแสดงความนบถอ

20

03/10/59

11

21

22

03/10/59

12

แบบหนงสอภายใน (การพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร)

24

03/10/59

13

25

26

03/10/59

14

27

ทไมใชเรองส าคญ ๖ ประการ คอ

28

03/10/59

15

29

แบบค าสงทวไป แบบค าสงเฉพาะ

03/10/59

16

31

แบบระเบยบ

03/10/59

17

33

34

03/10/59

18

แบบประกาศ

36

03/10/59

19

แบบแถลงการณ

38

03/10/59

20

แบบหนงสอขาว (การพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร)

40

03/10/59

21

41

แบบหนงสอรบรอง

03/10/59

22

43

แบบรายงานการประชม

03/10/59

23

45

46

03/10/59

24

แบบบนทก

48

03/10/59

25

แบบส าเนาคฉบบ

แบบส าเนาคฉบบ

03/10/59

26

51

ส านาถกตอง ( ยศ ) ( ชอ – สกล ) ต าแหนง ว.ด.ป.

ระยะหางบรรทด ๑ Enter ปกต

ตวอยาง ส าเนาถกตอง พ.อ. (วรตน แปนพงษ) ผอ.กอง สบ.ทบ. ๒๓ ส.ค. ๕๕

03/10/59

27

53

ขอรบรองวาถกตอง ( ยศ ) ( ชอ – สกล ) ต าแหนง ว.ด.ป.

ระยะหางบรรทด ๑ Enter ปกต

ตวอยาง ขอรบรองวาถกตอง พล.ต. (ไมตร เตชานบาล) จก.สบ.ทบ. ๒๓ ส.ค. ๕๕

03/10/59

28

55

ตรวจถกตอง ( ยศ ) ( ชอ – สกล ) ต าแหนง ว.ด.ป.

ระยะหางบรรทด ๑ Enter ปกต

ตวอยาง ตรวจถกตอง พ.อ. (วรตน แปนพงษ) ผอ.กอง สบ.ทบ. ๒๓ ส.ค. ๕๕

03/10/59

29

57

วชา การรบ - สง เกบรกษา ยม ท าลาย

58

การรบหนงสอ คอ หนงสอทรบเขามาจากภายนอก วธปฏบตในการรบหนงสอ

1. จดล าดบความส าคญและความเรงดวน

2. ตรวจเอกสาร

3. ประทบตรารบหนงสอ

4. ลงทะเบยนรบหนงสอ

5. แยกหนงสอสงหนวยทเกยวของ

03/10/59

30

59

การประทบตรารบหนงสอ

หนวยแรกทรบหนงสอ เจาหนาทรบ - สง ประทบตรารบหนงสอ ทมมบนดานขวาของหนาแรกของหนงสอ ทเปดผนกแลว

กรมสารบรรณทหารบก เลขรบ ๑๐๐……… วนท ๔ ม.ค.๕๓ เวลา…๑๔๐๐…..

๒. หนวยตอไปเมอรบหนงสอฉบบ เดยวกนนนหากจะตองประทบตรารบหนงสอใหประทบทดานหลงตรง หนาแรกทวางอยโดยเรมประทบตราจากมมบนดานซายเรยงเปนแถวไปทางขวาในแนวบรรทดเดยวกน แถวละ ๓ ตราตามล าดบหนวย

03/10/59

31

61

แบบทะเบยนหนงสอรบ

วนท……….เดอน…….......พ.ศ……..

แบบท ๑๕

ทะเบยนหนงสอรบ

เลข ทะเบยนรบ

ท ลงวนท จาก ถง เรอง หมายเหต การปฏบต

๑๐๐ กห๐๔๘๓/๘๘

๑ ม.ค.๕๓ ม.พน. ๙ สบ.ทบ. แจงผลการรองเรยนของ นายสมบต กธก.สบ.ทบ.

๔ ม.ค. ๕๓

62

หนงสอ

ทลงทะเบยนรบแลวจดสงใหสวนราชการ ทเกยวของด าเนนการ

จดสงโดย......... * ใชสมดสงหนงสอ * ใหผรบหนงสอ ลงชอ และวน เดอน ป ทรบเปนหลกฐานในทะเบยนรบหนงสอ

03/10/59

32

63

สมดสงหนงสอ

ทบ.๑๐๑ - ๐๐๙

แบบท ๑๘

หนวยรบ ผรบ วนและเวลา หมายเหต เลขทะเบยน จาก ถง

ตวอยางการลงสมดสง

๑๐๐ จ.ส.อ.พงศธร ทรงอย

๔ ม.ค.๕๓ แจงผลการรองเรยนของ นายสมบต

ม.พน. ๙ สบ.ทบ. กธก.สบ.ทบ.

64

หนงสอสง คอ หนงสอทสงออกไปภายนอก

ขนตอนการสงหนงสอ

1 เจาของเรองตรวจความเรยบรอย ของหนงสอรวมทงสงทจะตองสงไปดวยใหครบถวน

2 สงเรองใหเจาหนาทลงทะเบยนหนงสอสง(แยกทะเบยนหนงสอสงธรรมดาและหนงสอสงทไมพงเปดเผย

3 กอนบรรจใหเจาหนาทตรวจความเรยบรอยของหนงสอตลอดจนสงทสงมาดวยอกครงหนงแลวปดผนก

4. หนงสอทไมมความส าคญมากนกอาจสงโดยวธพบยดตดดวยกาว แถบกาว เยบดวยลวดหรอวธอนแทนการบรรจซอง

03/10/59

33

65

วนท……….เดอน…….......พ.ศ………..

แบบท ๑๖

ทะเบยนหนงสอสง

เลข ทะเบยนสง

ท ลงวนท จาก ถง เรอง หมายเหต การปฏบต

๙๙ กห๐๔๒๑/ ๗ ม.ค.๕๓ สบ.ทบ. แจงผลการรองเรยนของ นายสมบต กธก.สบ.ทบ.

๗ ม.ค. ๕๓

ตวอยางการลงแบบทะเบยนหนงสอสง

ม.พน. ๙

66

วธการสงหนงสอ

๑. สงโดยน าสาร - ใชสมดสงหนงสอ - ใชใบรบหนงสอ ( น าใบรบผนกตดไวกบส าเนาคฉบบดวย ) ๒. สงโดยทางไปรษณย - ปดแสตมป - ลงทะเบยน - ลงทะเบยนตอบรบ

03/10/59

34

68

การเกบหนงสอ

แบงออกเปน ๓ ลกษณะ คอ

๑. การเกบระหวางปฏบต

๒. การเกบเมอปฏบตเสรจแลว

๓. การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ

69

๑. การเกบระหวางปฏบต

• เปนการเกบหนงสอทยงปฏบตไมเสรจ

• อยในความรบผดชอบของเจาของเรอง

• ก าหนดวธการเกบใหเหมาะสมตาม

ขนตอนของการปฏบต

03/10/59

35

70

๒. การเกบเมอปฏบตเสรจแลว

* เปนการเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว และไมมอะไรตองปฏบตอกแลว

* เจาของเรองจดท าบญชหนงสอสงเกบ

* มตนฉบบและส าเนาคฉบบส าหรบเจาของเรอง และหนวยเกบไวอยางละฉบบ

71

๓. การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ

- เปนการเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตยงมความจ าเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจ า

- ใหเจาของเรองแยกเรองเกบเปนเอกเทศ โดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบ

- เมอหมดความจ าเปนใหสงหนงสอไปยงหนวยเกบของสวนราชการ

03/10/59

36

72

ตราก าหนดเกบหนงสอ

1. ตราทใชประทบบนหนงสอเกบเพอใหทราบ ก าหนดระยะเวลาการเกบหนงสอ

2. หามท าลาย ( เกบตลอดไป )

3. เกบถง พ.ศ…… ( มก าหนดเวลา )

4. ประทบไวทมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรก ของหนงสอฉบบนน

73

อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา 10 ป เวนแต หนงสอดงตอไปน 1. หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตาม กฎหมาย ระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต หรอระเบยบวาการรกษาความลบของทางราชการ 2. หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด ส านวนของ ศาล หรอของพนกงานสอบสวน หรอหนงสออนใดทไดม กฎหมาย หรอระเบยบแบบแผนก าหนดไวเปนพเศษแลวการ เกบใหเปนไปตามกฎหมาย และระเบยบแบบแผนวาดวยการนน

03/10/59

37

74

3. หนงสอทมคณคาทางประวตศาสตรทกสาขาวชา

และมคณคาตอการศกษา คนควา วจย ใหเกบไวเปนหลกฐาน

ส าคญทางประวตศาสตรของชาตตลอดไป หรอตามทส านก

หอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ก าหนด

4. หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนส าเนา

ทมตนเรองจะคนไดจากทอนใหเกบไวไมนอยกวา 5 ป

5. หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความส าคญ

และเปนเรองทเกดขนเปนประจ า เมอด าเนนการแลวเสรจใหเกบ

ไวไมนอยกวา 1 ป

75

6. หนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทไมเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน รวมถงหนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทหมดความจ าเปนในการใชเปนฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน เพราะไดมหนงสอหรอเอกสารอนทสามารถน ามาใชอางองหรอทดแทนหนงสอหรอเอกสารดงกลาวแลว เมอส านกงานการตรวจเงนแผนดนตรวจสอบแลวไมมปญหา และไมมความจ าเปนตองใชประกอบการตรวจสอบหรอเพอการใด ๆ อก ใหเกบไวไมนอยกวา 5 ป

03/10/59

38

76

วธรกษาหนงสอ

1. ระมดระวงหนงสอใหอยในสภาพใชราชการไดทกโอกาส

2. หากช ารดเสยหายตองรบซอม

3. หากสญหายตองหาส าเนามาแทน

4. ถาช ารดไมสามารถซอมแซมได ตองรายงาน

ผบงคบบญชาทราบ

5. ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมาย

หรอหนงสอส าคญทเปนการแสดงเอกสารสทธ

ใหแจงความตอพนกงานสอบสวน

77

การยมหนงสอทสงเกบแลว 1. ผยมจะตองแจงวาจะน าไปใชในราชการใด 2. ผยมจะตองมอบหลกฐานการยม 3. การยมระหวางสวนราชการ - ผยม และผอนญาตตองเปนหวหนาสวนราชการ ชนผบงคบการกรมหรอเทยบเทา หรอผไดรบ มอบหมาย 4. การยมในสวนราชการเดยวกน - ผยม และผอนญาตตองเปนหวหนาสวนราชการ ระดบกองรอยหรอเทยบเทา หรอผไดรบมอบหมาย

03/10/59

39

78

การท าลายหนงสอ ปฏบตดงน ....................

1. ส ารวจหนงสอทครบอายการเกบในปนน ภายใน 60 วนหลงจากวนสนปปฏทน 2. จดท าบญชหนงสอขอท าลายเสนอหวหนาสวนราชการชน ผบญชาการกองพลหรอเทยบเทาขนไป เพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอ 3. คณะกรรมการท าลายหนงสอประกอบดวยประธานกรรมการ และกรรมการอกอยางนอย 2 คน ปกตแตงตงจากขาราชการชนสญญาบตร

4. มตของคณะกรรมการถอเสยงขางมาก ถากรรมการผใด ไมเหนดวย ใหบนทกความเหนแยงไว 5. รายงานใหหวหนาสวนราชการทราบ

มาตรฐานซอง

ขนาด ซ 4 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑ โดยไมตองพบ มชนดธรรมดาและขยายขาง

ขนาด ซ 5 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 2

ขนาด ซ 6 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 4

ขนาด ดแอล ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 3