ระบบ สารสนเทศelearning.psru.ac.th/courses/297/Powerpoint chapter2.pdf•...

1

2

ระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศทางการบญช

• ระบบสารสนเทศทางการบญชเปนสวนหนงของระบบสารสนเทศขององคกร ทเกบรวบรวมและประมวลผลขอมล ทงขอมลทเกยวของกบเงนตราและขอมลทไมเกยวของกบเงนตรา จากระบบงานยอยตาง ๆ ขององคกร และสอสารขอมลหรอสารสนเทศทรวบรวมไดไปยงผใชทกคนในองคกร

• ปจจบนระบบสารสนเทศทางการบญชขยายวงครอบคลมไปถงการจดเกบขอมลอน ๆ ทไมเกยวของกบเงนตรา อาจชวยเพมคาใหแกธรกจได ดงนนค าจ าความของค าวา ระบบสารสนเทศทางการบญช จงไมไดอยแคการบญชการเงน แตรวมถงการบญชบรหาร เพราะยงรวมถงขอมลใด ๆ กไดทสามารถเพมคาใหแกกจการและลกคาของกจการ

3

บญชการเงน บญชบรหาร

คอ การบนทกรายการคาทเกดขนในรปเงนตรา จดหมวดหมรายการนน สรปผลและตความหมายในงบการเงน

คอ การเสนอขอมลแกผบรหารเพอใชในการตดสนใจทางธรกจ

หนาทหลก สามารถใหขอมลในรปของเงนตราแกผบรหารเพอใชในการตดสนใจทางธรกจ

หนาทหลก การเสนอขอมลทเหมาะสม

(relevant information) แกผบรหารทงระดบสงและระดบหวหนาแผนก ผาน รายงานผลการด าเนนงาน

วงจรบญชการเงนดวยคอมพวเตอรบนทกรายการคาทเกดขนในแตละวนลงแฟมขอมลซงเปรยบเสมอนสมดรายวนทวไป แฟมขอมลนมกถกจดเกบอยในแฟมชวคราวเรยกวา แฟมรายการคา

รายงานผลการด าเนนงานเปนเสมอนเครองมอทส าคญในการควบคมประสทธภาพการท างานของผบรหารในหนวยงานยอยตาง ๆ โดยการเปรยบเทยบผลการด า เนนงานทประมาณไวกบผลการด าเนนงานทเกดขนจรง

4

หนาทเดม หนาทใหม

o การลงรายการคา ในสมดรายวน ผาน บญช และจดท างบการเงนตาง ๆ

o เมอน าคอมพวเตอรมาใชปฏบตงาน พนกงานบญชมหนาทปอนรายการคาทเกดขนเขาสระบบงาน

o ท าใหนกบญชตองใชเวลาและแรงงาน ในการปฏบตงานอยางมาก

o คอมพวเตอรชวยใหเกดการประมวลผลทรวดเรวและใชแรงคนนอยกวามาก สงผลใหเกดเวลาไปท าหนาทอนทไมซ าซาก แตปรบเปลยนสรางสรรคกวาเดม

o น าขอมลทเกยวของกบฝายบญช

และการเงนเพยงอยางเดยวo การน าเสนอรายงานจะเสนอรายงานทางการเงนตอผบรหาร

o นกบญชมบทบาทตอการบรหารงานมากขน o นกบญชตองทราบความตองการสารสนเทศของผบรหารในระดบตางๆo นกบญชตองทราบความตองการสารสนเทศของผบรหารฝายตาง ๆ ดวย5

• นกบญชมบทบาทในการบรหารมากขน จงจ าเปนจะตองเรยนรระดบของการบรหารองคการ แบงออกเปน 3 ระดบ ไดแก ระดบสง (Top) ระดบกลาง (Middle) และระดบลาง (Lower) และความตองการขอมลทแตกตางกนระหวางผบรหารระดบตางกน

• ผบรหารระดบสง - ใชขอมลจากภายนอก (external information)

- ใชขอมลทสรปแลว (summarized information)

- ใชเวลาสวนใหญกบการวางแผน (planning activity)

• ผบรหารระดบลาง - ใชขอมลจากภายใน (internal information)

- ใชขอมลละเอยด (detailed information)

- ใชเวลาสวนใหญกบงานควบคม (control activity)

6

• วงจรคาใชจาย ประกอบดวย ระบบการจดซอ ระบบการรบสนคาทสงซอ ระบบการควบคมเจาหน และระบบเงนสดจายช าระหนคาสนคาทซอมา

• วงจรรายได ประกอบดวย ระบบขาย ระบบการจดสงสนคา ระบบการแจงหนและเรยกเกบเงนไปยงลกคา ระบบควบคมลกหน และระบบเงนสดรบช าระหนคาสนคาทขายไป

• วงจรการแปรสภาพ ประกอบดวย ระบบควบคมสนคาคงคลง ระบบการผลต และระบบเงนเดอนและคาแรง

• วงจรการบรหารจดการ ประกอบดวย ระบบบญชแยกประเภทท วไป ระบบควบคมเงนสดรบ-เงนสดจาย ระบบบรหารจดการสนทรพย 7

• เกบรวบรวม บนทก และจดเกบเหตการณทางธรกจ รายการคา และสรปผลในงบการเงน

• ประมวลผลเหตการณทางธรกจและรายการคาเหลานน เพอน าเสนอสารสนเทศทผบรหารจะน าไปใชในการตดสนใจไดอยางมประสทธภาพ

• มระบบการควบคมทสามารถปกปองสนทรพยของกจการรวมถงขอมล ระบบการควบคมนจะตองสามารถควบคมความถกตอง ความนาเชอถอ และความพรอมของขอมลเมอถกเรยกใช

8

• รายงานยอดขายของพนกงานขาย

รหสพนกงาน

ชอ – สกลพนกงาน ยอดขายทประมาณไว

ยอดขายทท าไดจรง

ผลตาง

1411 ดนย ค าด 20,000 32,000 12,000

1834 มนนท กลาด 20,000 34,000 14,000

1816 มตา ออนด 20,000 9,000 (11,000)

1911 สนย อยประดษฐ 20,000 8,000 (12,000)

ผจดการแผนกบคคลตองการวดผลการท างานของพนกงานขาย ถารายงานทเสนอผจดการแสดงรายละเอยดทกรายการ จะท าใหผบรหารตองใชเวลาในการกรองขอมลขนมาพจารณา

9

การท าบญชดวยมอManual Accounting System

การบญชการเงนโดยใชโปรแกรมส าเรจรปทางการบญชComputerized Accounting System

การบญชการเงนโดยใชโปรแกรมประเภทวางแผนทรพยากรองคกรComputerized Accounting System Using ERP

Package (Financial Module)10

1. ไดรบขอมลรายการคาทงจากภายนอกและเอกสารตางๆ2. วเคราะหรายการคา3. บนทกรายการในสมดรายวนทวไป (Journal)4. ผานรายการจากสมดรายวนทวไป (Journal) ไปสมดบญชแยกประเภท

(General ledger accounts)5. เตรยมรายการบญชทยงไมไดปรบปรงส าหรบงบทดลอง (Trial

balance)6. บนทกรายการปรบปรงและผานไปยงสมดบญชแยกประเภท(General

ledger accounts)7. เตรยมปรบปรงงบทดลอง (Trial balance)8. เตรยมงบการเงน (Financial statements)9. ปดบญชตาง ๆ ทเกยวของไปยงบญชก าไรสะสม ณ สนป10.ผานรายการปดบญชไปยงงบทดลอง ณ สนป

11

บนทกรายการคาลงในเอกสารเบองตนลงรายการ (journalized)

สมดบญชรายวน (journal)ผานบญช (posting)

สมดบญชแยกประเภท (ledger)สรปผล

งบทดลอง(trial balance)

งบแสดงฐานะการเงน(balance sheet)

งบก าไรขาดทนเบดเสรจ(income statement)12

13

วงจรทางการบญช 10 ขนตอน เกยวของกบ ระบบสารสนเทศทางการบญช อยางไร ?

1. ไดรบขอมลรายการคาทงจากภายนอกและเอกสารตางๆ2. วเคราะหรายการคา3. บนทกรายการในสมดรายวนทวไป (Journal)

4. ผานรายการจากสมดรายวนทวไป (Journal) ไปสมดบญชแยกประเภท(General ledger accounts)

5. เตรยมรายการบญชทยงไมไดปรบปรงส าหรบงบทดลอง (Trial balance)

6. บนทกรายการปรบปรงและผานไปยงสมดบญชแยกประเภท(General ledger accounts)

7. เตรยมปรบปรงงบทดลอง (Trial balance)

8. เตรยมงบการเงน (Financial statements)

9. ปดบญชตาง ๆ ทเกยวของไปยงบญชก าไรสะสม ณ สนป10. ผานรายการปดบญชไปยงงบทดลอง ณ สนป

INPUT

OUTPUT

14

บนทกรายการคาลงในเอกสารเบองตน

แปรสภาพขอมลลงสมดบญชรายวนซงอยบนสออเลกทรอนกส

โปรแกรมส าเรจรปทางการบญชผานบญชจากสมดรายวนไปสมดบญชแยกประเภท

โปรแกรมส าเรจรปทางการบญชสรปยอดและจดท างบทดลอง

งบแสดงฐานะการเงน งบก าไรขาดทนเบดเสรจ

ประมวลผล

แฟมหลกบญชแยกประเภททวไป

แฟมหลกบญชแยกประเภท(ปรบปรงแลว)

แฟมรายการคาสมด

รายวนทวไป

งบการเงนตาง ๆ

15

• การท าบญชการเงนดวยโปรแกรมทางการบญชบางครง เรยกวา การท าใหเปนอตโนมต(automation) คอ ใชโปรแกรมท างานในสวนของการประมวลผลแทนมอคน

• การท าบญชการเงนโดยใชโปรแกรมประเภทบรหารสารสนเทศขององคกร เรยกวา โปรแกรมประเภทวางแผนทรพยากรองคกร (ERP) ซงจะมโมดล (Module) ทใชท าบญชการเงนโดยเฉพาะ

• เมอกจการน าโปรแกรมประเภท ERP มาใชมกจะตองปรบเปลยนกระบวนการทางธรกจ (Business Process) ทกจการเคยปฏบตมาโดยสนเชงและมาใชกระบวนการทางธรกจทเปนทยอมรบโดยทวไปวาเปนกระบวนการทางธรกจทดทสดในบรรดาธรกจทมลกษณะงานคลายคลงกน

16

• โปรแกรม ERP ขององคกรหนงเปนระบบรวมกระบวนการทางธรกจใหเกดความตอเนองเชอมโยงหนวยงานตางๆ ภายในองคกร ดงนนมมมองเดมทมกแยกองคออกเปนหนวยงานหรอฝายตาง ๆ เปนมมมองทท าใหเกดการท างานทไมตอเนอง เพราะองคกรหนงควรมฐานขอมล (database) เดยว

• ขอมลหรอสารสนเทศจะถกใชรวมกนโดยบคคลทกคนทกฝายในองคกร โดยมโปรแกรมประเภทวางแผนทรพยากรองคกรเชอมตอระบบสารสนเทศทเคยกระจดกระจายอยตามหนวยงานตาง ๆ ขององคกรเขาไวในฐานขอมลเดยวกน

17

Accounting Education Change Commission (AECC)

แยกนกบญชออกเปนนกบญชทมสวนเกยวของกบสารสนเทศ 3 ระดบ

นกบญชในระดบแรก คอ ผใชสารสนเทศ

นกบญชในระดบสงกวา คอ นกบญชในระดบทสามารถ ประเมน ประสทธภาพของระบบสารสนเทศทางการบญชได (evaluator) เชน ผตรวจสอบ (Auditor)

นกบญช ทมความสามารถในการพฒนาระบบ เชน ผว เคราะหและออกแบบระบบสารสนเทศ (system developer)

18

• สมาคมผสอบบญชรบอนญาตแหงประเทศสหรฐอเมรกา

(The American Institute of Certified Public Accountant, AICPA)มการจดอนดบเทคโนโลยทสงผลตองานบญช 10 อนดบแรกทก ๆ ป อยางตอเนอง

1. Information Security น าเทคโนโลยอนเทอรเนตเขามาใชกบงานบญช ขอมลทถกจดเกบขององคกรมความเสยงตอการถกท าลาย สญหาย และถกน าไปใชโดยไมไดรบอนญาต ตองรกษาความปลอดภย เรองของดานกนบกรก(firewall) การตอตานไวรส(anti-virus) หรอการจดการรหสผาน (password management)

2. Spam Technology การใชเทคโนโลยเพอขจดอเมลทไมตองการ เนองจากตองเสยเวลาในการแยกและลบอเมลทไมตองการ Spam Technology จะชวยกลนกรองอเมลเหลาน เชน การใชเทคโนโลยทเรยกวาการคนหาผใชบรการอนเทอรเนต(ISP

lookup)

3. Digital Optimize หรอส านกงานไรกระดาษ (paperless office) คอ กระบวนการจดเกบและบรหารเอกสารแบบอเลกทรอนกส หรอในรปแบบดจทล มแนวโนมวาเกดความสามารถในการเชอมโยงขอมลระหวางองคกร

19

4. Database and Application Integration ความสามารถการปรบเปลยนขอมลบนฐานขอมลเพยงทเดยวหรอเขตขอมล (field) เดยว ระบบสามารถปรบเปลยนขอมลโดยอตโนมตในทก ๆ แหงทขอมลปรากฎ เชน การแลกเปลยนขอมลระหวางระบบงานหลายๆ ระบบงาน

5. Wireless Technology การเคลอนยานขอมลหรอเสยงจากเครองหนงไปยงคอมพวเตอรอกเครองโดยผานคลนอากาศ (air wave) ไมตองอาศยตวกลางอน เชน สายไฟ หรอสายโทรศพท

6. Disaster Recovery การพฒนา ตดตาม และปรบเปลยนกระบวนการทใชอยางตอเนองในการวางแผนเพอปองกนสารสนเทศเมอเกดเหตการณตาง ๆ

7. Data Mining เปนเทคโนโลยทตด 1 ใน 10 อนดบแรกทมความส าคญกบนกบญชอยางตอเนอง Data Mining เปนวธการใชขอมลทถกจดเกบอยบนฐานขอมลเปนเวลานาน เพอน ามาหาความสมพนธทซอนเรน (hidden relationship) อยระหวางขอมลจ านวนมากเหลาน โดยใชการวเคราะหทางสถตและเครองมอในการวเคราะหอนๆ (statistical and analytical tool)

20

8. Virtual Office ส านกงานไรตวตน คอเทคโนโลย กระบวนการ และขนตอนงานทท าใหพนกงานปฏบตงานไดโดยไมตองเขาส านกงาน อาจเปนงานทท าคนเดยวหรอท าเปนกลม ไมจ าเปนตองมารวมตวอยทเดยวกนกสามารถท างานกนได เชน การใชโปรแกรมประเภทสนบสนนการท างานเปนกลม (Group Decision Support System – GDSS)

9. Business Exchange Technology เปนเทคโนโลยทพฒนามาจาก

อดไอ คอ การรบ – สงเอกสารทางธรกจผานเครอขายอเลกทรอนกส ใชในการแลกเปลยนขอมลซงถกพฒนาอยางตอเนองเพอใหเกดความคลองตว ซงปจจบนเราสามารถแลกเปลยนขอมลระหวางโปรแกรมและระหวางฐานขอมลตางเครอขายไดดวย เชน การใชภาษาทเรยกวา XBRL เพอน าเสนองบการเงนทางอนเทอรเนต เปนตน

10. Messaging Application ความสามารถในการสอสารแบบอเลกทรอนกส เชน อเมล /Voice Mail /Instant messaging

นกบญชทมความเชยวชาญทางดานเทคโนโลยสารสนเทศสามารถรบการทดสอบเพอขนทะเบยนเปนผตรวจสอบระบบสารเทศรบอนญาต

(Certified Information System Auditor – CISA) 21

• ฐานขอมล - ขอมลทถกเกบรวบรวมไวเพอใชโดยApplication program หรอโปรแกรมประยกต โดยขอมลทจดเกบอาจเปนขอมล ภาพ หรอเสยง

• การจดการฐานขอมล - การจดเกบขอมลเปนสงหนงทส าคญตอการพฒนาระบบ การออกแบบการเกบขอมลอยางมประสทธภาพ จะท าใหการพฒนาโปรแกรมงายและใชเวลาในการดงขอมลนอย

22

การจดเกบขอมลในรปแบบของไฟลหรอ ระบบแฟมขอมล

การจดเกบขอมลในรปแบบของฐานขอมล Database Management System

(DBMS)

ความซ าซอนของขอมล (Data Redundancy) คอ การเกบขอมลอาจจ าเปนตองใชเกบขอมลเดยวกนในหลาย ๆ ไฟล

ลดความซ าซอนของการจดเกบขอมล – จะชวยใหขอมลมความถกตองมากขน

ความไมสอดคลองกนของขอมล (Data Inconsistency) คอ การเกบขอมลซ าซอนกนหลายไฟล

ลดความไมสอดคลองกนของขอมล - เมอไมมการซ าซอนกนของขอมล การแกไขขอมลในแตละชดกจะไมกอใหเกดคาทแตกตางกน

การใชขอมลรวมกน (Data Sharing) ผใชไมสามารถใชขอมลรวมกนได

มการแบงใชของขอมลระหวางระบบงานดวยกน

การสรางความสมพนธระหวางไฟล (Data Dependency) คอ ไมสามารถสรางความสมพนธของขอมลภายในระบบงานได

มการสรางความสมพนธของขอมล

ความปลอดภยของขอมล (Security) มความปลอดภยของขอมลต า

ขอมลมความปลอดภยสง - สามารถก าหนดความปลอดภยใหกบขอมลได ผใชแตละคนสามารถไดรบสทธทแตกตางกน และ สามารถตรวจสอบการเขาถงขอมลไดดวย

23

24

แฟมสนคาคงคลง

รหสสนคา

รหสประเภทสนคา

รหสผขาย

ชอสนคา

ราคา/หนวย

จ านวนสนคาคงคลง

จ านวนสนคาระหวางสงซอ

แฟมประเภทของสนคา

รหสประเภทสนคา

ชอประเภทสนคา

รายละเอยดสนคา

แฟมผขาย

รหสผขาย

ชอผขาย

ทอย

จงหวด

เขตการขาย

รหสไปรษณย

• หาธรกจ ระบประเภทธรกจ แตละกลมหามซ ากน

• ท าผงโครงสรางองคกร มแผนกอะไรบาง พนกงานกคน ประวตพอสงเขป

• อธบายขอบเขตหนาทแตละแผนก

• ก าหนดระบบงาน มกระบบ ประกอบดวยระบบอะไร

• อธบายขอบเขตของระบบงานทก าหนดขน วาสามารถท าอะไรไดบาง

• แสดงระบบงานดวย DFD จดท า DFD ใหจดท าแสดงเฉพาะ level 2 เทานน

• สงรปเลมรายงาน ภายในวนท 31 มกราคม 2556

• น าเสนอระบบงานตางๆ ของธรกจ วนท 4 กมภาพนธ 2556

25

งานกลมครงท 2 กศ.ป.ป.

• ใหเลอกกลมธรกจขนมาอยางละ 1 กลม

• ใหเลอกเทคโนโลยขนมาใชในกลมธรกจนน สามารถเลอกใชมากกวา1• ระบวาทเลอก เทคโนโลยนมาใช น ามาใชกบสวนงานใด เพราะอะไร แลวชวยสรางมลคาหรอคณคาแกระบบงานนนอยางไร

• ใหน าเสนอในรปแบบ ppt พรอมน าสงรปแบบรายงานดวย

• ไมจ าเปนตองเปน เทคโนโลย ทใหหาในงานครงท 1 สามารถน าเสนอเทคโนโลยอน เพมเตมได จากการคนควาขอมล

• น าเสนอ 10 นาท (1-2 คน) ในวนท 24 พ.ย.55

26

งาน EXCEL

• ใหเลอกสตร function ทสอนมา 1 สตร โดยสมมตขอมลเบองตนขนเอง ตามความเหมาะสม

• ใหหาสตรค านวณ function ทางการเงน (นอกจากสตรทสอน) มากลมละ 1 สตร

• ใหสมมตขอมลเบองตนขนมาประกอบการท า Pivot Table โดยใหน าเสนอการปรบเปลยนรปแบบของตารางใหหลากหลาย

• พรอมท าเอกสารประกอบขนตอนตาง ๆ และสาธตการท างานในวนท 15 ธ.ค. 55

• น าเสนอกลมละ 10 นาท

27

• ววฒนาการทางการบญชการเงน

• วงจรการจดท าบญช

• โดยอธบายเปนสญลกษณ หรอ แผนภาพ

• จบค

28