27 – 29 เมษายน 2554 โดย ส...

27 – 29 เมษายน 2554 โดย ส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

Microsoft Excel เปนโปรแกรมประเภท “ตารางค านวน” หรอ “Spreadsheet” มกใชในการค านวนทางธรกจ ซงจะชวยลดขนตอนความยงยากและลดเวลาการค านวน และยงสามารถสรปและวเคระหขอมลในรปแบบตางๆ เพอชวยในการตดสนใจ สามารถดคณลกษณะและคณสมบตใหมๆของ Excel version 2010 ไดท http://office.microsoft.com/th-th/excel/HA101806958.aspx

ส าหรบ version 2010 นนไดปรบเปลยนหนาตาตาก version 2007 เพยงเลกนอย โดยเปลยนปม Office Button กลบเปน Menu File แตยงคงรปแบบ Ribbon ไว

2010

2007

Ribbon

Title Bar

Menu File

Quick Access Tool Bar

Name Box

Formula Bar

Worksheet

Sheet Tabs View Buttons

Scroll Bar

Zoom Slider

Status Bar

Woo

kboo

k (Ex

cel F

ile) Wooksheet 1

Wooksheet 2

Wooksheet 3

And more..

Columns

Rows

Active Cell

New Worksheet Button

Name of Active Cell

Auto Complete ชวยในการปอนขอมลซ าๆกน Auto Fill ชวยในการปอนขอมลทเปนล าดบขน เชน ตวเลข หรอ เดอน

1. เลอก Cell เดยว 2. เลอกกลม Cell ทอยตดกน 3. เลอกกลม Cell ทไมตดกน 4. เลอก Cell ทงหมดใน Column หรอ Row 5. เลอก Cell ทงหมดใน Worksheet

1. การเลอกใช Worksheet 2. การเปลยนชอ Worksheet 3. การเพม Worksheet 4. การลบ Worksheet

1. การปรบขนาดความ กวาง/สง ของ Cell 2. การแทรก Cell, Column, Row 3. การลบ Cell, Column, Row 4. การซอน Column, Row

Normal มมมองปกต ทใชงาน Excel

Page Layout มมมองเอกสารกอนพมพ

Page Break Preview มมมองทชวยจดหนาและขอบเขตการพมพ

1. การผสาน Cell (Merge Cell) 2. ก าหนดรปแบบขอความและตวเลข (Font & Number) 3. การจดวางต าแหนงขอมลภายใน Cell (Alignment) 4. การตกแตง Cell (Cell Styles) 5. การตกแตงตารางอตโนมต (Format as Table)

Merge & Center Merge & Across Merge Cell Unmerge Cell

การใสสตรค านวนใน Excel มสงทตองท าความเขาใจดงน 1. กฎเกณฑเกยวกบการค านวน 2. ล าดบความส าคญของเครองหมาย 3. เครองหมายค านวนทางคณตศาสตร (Arithmetic Formula) 4. เครองหมายการเชอมขอความ (Text Formula) 5. เครองหมายในการเปรยบเทยบ (Comparison Formula) 6. เครองหมายในการอางอง (Reference Formula)

เมอใชสตรในการค านวนจะตองเรมตนดวยเครองหมาย (=) เสมอ การค านวนจะขนอยกบล าดบความส าคญของเครองหมาย ถา

ความส าคญเทากนจะค านวนจากซายไปขวา ขอความทอยในสตรค านวนจะตองใสเครองหมาย (“”) ครอบ

ขอความเสมอ

เครองหมาย ความหมาย ตวอยางสตร

+ บวก =100-3*8+10-5^2 ผลลพธเทากบ 61

- ลบ

* คณ

/ หาร

% เปอรเซนต

^ ยกก าลง

ล าดบ เครองหมาย

1 ( )

2 %

3 ^

4 * และ /

5 + และ -

เครองหมาย ความหมาย

& เชอมขอความ

เครองหมาย ความหมาย ตวอยางสตร

= เทากบ =a1>=100 ถา a1 มคามากกวาหรอเทากบ 100 จะไดผลลพธ True แตถา a1 มคานอยกวา 100 จะไดผลลพธ False

> มากกวา

< นอยกวา

>= มากกวาหรอเทากบ

<= นอยกวาหรอเทากบ

<> ไมเทากบ

เครองหมาย ความหมาย ตวอยางสตร

(:) (โคลอน) เลอกชวงขอมลทอยตดกน a1:b5 หมายถงชวง Cell ตงแต a1 ถง b5

( ) (เวนวรรค) เลอกเฉพาะขอมลซ า (Intersection)

a1:c1 c1:c3 หมายถงชวง Cell ทซ ากนของชวง Cell ตงแต a1 ถง c1 และ c1 ถง c3 ฉนนผลลพธคอ c1

(,) (คอมมา) เลอกชวงขอมลทไมอยตดกน (Union) a1:c1, b5:b10 หมายถงเลอกชวง Cell a1 ถง c1 และ b5 ถง b10

การปอนโดยตรงทชอง Cell การปอนบน Formula Bar การปอนสตรโดยใชเมาส การแกไขสตรใหเลอก Cell ทตองการแลวกด F2 หรอ ดบเบล

คลก

สามารถคดลอกจาก Cell ไดหลายรปแบบเชน ◦ การคดลอกทกอยางของ Cell ทงสตร ขอมล และรปแบบ ◦ คดลอกเฉพาะขอมล ◦ คดลอกเฉพาะสตร ◦ คดลอกเฉพาะรปแบบ

คดลอกสตรโดยใช Auto Fill

การใช Function คลายกบการใชสตรค านวนทางคณตศาสตร โดยมรปแบบการใชงานคอ

= function(argument1, argument2, ...) ตวอยางเชน =SUM(A1:D10) การใชงานสามารถปอน Function ลงใน Formula Bar เหมอนกบการปอนสตรค านวน หรอใช Function Wizard ชวย

Function รปแบบ การใชงาน

SUM SUM(กลม Cell) ผลรวมจากกลม Cell

AVERAGE AVERAGE(กลม Cell) คาเฉลยจากกลม Cell

COUNT COUNT(กลม Cell) นบจ านวน Cell จากกลม Cell

MAX MAX(กลม Cell) คาสงสดจากกลม Cell

MIN MIN(กลม Cell) คาต าสดจากกลม Cell

BAHTTEXT BAHTTEXT(Cell ตวเลข) เปลยนตวเลขจาก Cell เปนตวอกษรแสดงจ านวนเงนบาทไทย

จากคณสมบต AutoFill นนจะท าใหการคดลอกสตรมการเปลยนแปลงต าแหนงของ Cell ทใชอางอง เชนจาก b1 ไปเปน b2 หรอ b1 ไปเปน c1 หากตองการตรงต าแหนง Cell ทใชอางองไมใหเปลยนแปลงเวลาคดลอกสตรท าไดดงน

ใหใชเครองหมาย $ ในการตรง Column หรอ Row เชน

$a$1 จะเปนการตรงทง Column(a) และ Row(1) b$6 จะเปนการตรงเฉพาะ Row(6) $c3 จะเปนการตรงเฉพาะ Column(c)

ขอผดพลาด สาเหต วธแกไข

#### ตวเลขใน Cell ยาวกวาขนาด Column ขยายความกวาง Column

#VALUE! ใชสตรผดหลกไวยากรณเชน =a1+a2 โดยท a1 หรอ a2 ไมใชตวเลข

ตรวจสอบประเภทของขอมลใน Cell

#NAME? ในสตรค านวนมสวนขอความท Excel ไมรจก เชนพมพ Function ผดจาก sum เปน som

ตรวจสอบชอ Function

#REF! ไมพบต าแหนง Cell ทอางอง ตรวจสอบต าแหนงทอางอง

#DIV/0! น า 0 มาเปนตวหาร ตรวจสอบตวหาร

รปแบบการใช SUMIF

=SUMIF( range, criteria, sum_range ) ตวอยางการใชงาน ตองการผลรวมของราคาสนคายหอใดยหอหนงสามารถเขยนสตรไดดงน

=SUMIF( ชวง Cell ยหอสนคา, “ชอยหอ”, ชวง Cell ของราคาสนคา ) ตองการผลรวมของราคาสนคาทมราคามากกวา 10,000 บาทสามารถเขยนสตรไดดงน

=SUMIF( ชวง Cell ของราคาสนคา, “>10000” )

รปแบบการใช COUNTIF

=COUNTIF( range, criteria ) การใชงานคลายๆกบ SUMIF แตเปนการนบจ านวนจงไมจ าเปนตองม argument sum_range เชน ตองการนบจ านวนของราคาสนคายหอใดยหอหนงสามารถเขยนสตรไดดงน

=COUNTIF( ชวง Cell ยหอสนคา, “ชอยหอ” )

UPPER() ใชแปลง Cell ขอความตวอกษรใหเปนตวพมพใหญ

LOWER() ใชแปลง Cell ขอความตวอกษรใหเปนตวพมพเลก

เปน Function ทตรวจสอบเงอนไขทตงไววาเปนจรง(true) หรอเปนเทจ(false) และสามารถก าหนดตอไปไดวาถาเปนจรงใหด าเนนการอะไร ถาเปนเทจใหด าเนนการอะไร รปแบบการใช IF

=IF( logical_test, value_if_true, value_if_false ) ตวอยางการใชงาน ถานกศกษาไดคะแนนรวมมากกวาเทากบ 50 ถอวาผาน ถานอยกวา 50 เทากบไมผาน

=IF( cell คะแนนรวม>=50, “ผาน”, “ไมผาน” ) ถามเงอนไขมากกวา 2 สามารถใช IF ซอนกนไดเชน

=IF( logical_test1, IF(logical_test2, “A”, “B”), “C”)

VLOOKUP เปนฟงกชนทใชคนหาคาจาก Column แรกของตารางชวง cell ทเลอก ทมคาเดยวกนหรอใกลเคยง =VLOOKUP( lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup )

HLOOKUP เปนฟงกชนทใชคนหาคาจาก Row แรกของตารางชวง Cell ทเลอก ทมคาเดยวกนหรอใกลเคยง =HLOOKUP( lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup )

ถา range_lookup เปน TRUE คาใน Column หรอ Row แรกของ table_array จะตองเรยงล าดบจากนอยไปหามาก

LOOKUP เปนฟงกชนทใชคนหาและสงคนคาจากชวงของหนง Column หรอหนง Row หรอจาก Array และสามารถใชแทน IF แบบหลายเงอนไข รปแบบการใชงานดงน =LOOKUP( lookup_value, lookup_vector, result_vector ) =LOOKUP( lookup_value, array )

1. คา lookup_vector หรอ array จะตองเรยงล าดบจากนอยไปหามาก 2. การเขยน value, array เขยนไดดงน

a) { "a","b","c" }, { 1,2,3 } b) { "a","b","c" ; 1,2,3 } c) { "a",1; "b",2; "c",3 }

ตวอยางการใชงาน VLOOKUP, HLOOKUP และ LOOKUP ตองการราคาของสนคาเจาะจงรน

=VLOOKUP( “ชอรน”, ชวงตารางขอมล, ล าดบ Column ของราคา, FALSE ) ตองการทราบเงนเดอนป 2553 ของเจาหนาทคนหนง

=HLOOKUP( "ป 2553", ชวงตารางขอมล, ล าดบ Row ของเจาหนาท, FALSE ) ตองการทราบเงนเดอนป 2554 ของเจาหนาททมรหส “s003”

=LOOKUP( “s003”, Column รหสเจาหนาท, Column เงนเดอนป 2554 ) แสดงเกรด A-F จากคะแนน (ใชแทน IF แบบหลายเงอนไข)

=LOOKUP( Cell คะแนน, {0,60,70,80,90}, {"F","D","C","B","A"} )

เมอเปลยนชวง Cell เปนรปแบบ Table แลวจะท าใหไดรบคณสมบตพเศษเชน การเรยงล าดบ และการกรองขอมลสามารถท าไดสะดวก สามารถสราง Row ผลรวม (Total) อตโนมตโดยไมตองใสสตรค านวน ซงสามารถ

เลอกใช Function การค านวนตางๆเพอหาผลรวม คาเฉลย และอนๆได

Microsoft Excel 2010 สามารถน าเขาขอมลจากภายนอกไดหลายรปแบบดวยกนเชน Microsoft Access Website From Text (txt, csv) And more…

เปนการน าขอมลจาก Sheet อนเขามาค านวน หรออาจจะสราง worksheet หนงทน าขอมลจากหลายๆ sheet เพอมาหาผลรวม สามารถใช Consolidate Wizard ชวย หรอปอนสตรเพออางอง Cell จาก sheet อนดวยตนเอง เชน =SUM(‘sheet1’!a1:a7)

Report Filter

Pivot Chart

กรองขอมลจากคาใน Cell

กรองแบบระบเงอนไข

เมอการจดการกบ Excel ทมการท าบอยๆ เชนการจดรปแบบ ซงอาจะจะมหลายขนตอนตงแตปรบขนาด ความหนา และแกส สามารถน าขนตอนเหลานมารวมเปน Macro ค าสงเดยว จะชวยใหสะดวกรวดเรวยงขน 1. Recording Macro 2. Run Macro 3. Assign Macro 4. Absolute / Relative Macro 5. Save / Delete Macro

การ Shared Workbook เปนการอนญาตใหแกไขไฟลเดยวไดครงละมากกวา 1 คน สามารถเกบขอมลการเปลยนแปลงยอนหลงได แตกมขอจ ากดหลายๆอยางทเกดจากการท างานรวมกนในไฟลเดยว

เมอมการใชงานไฟลเดยวกนรวมกนหลายคน เวลาพบปญหาจะท าใหยากในการตรวจสอบ Excel จงมการตดตามการแกไข โดยสามารถระบไดวามการแกไข เมอไหร โดยใคร และทไหน

Picture Effect Picture Styles Shape Styles Adjust Size & Crop

Select Chart Type

Result

การจ าลองสถานการณสมมต เพอท าการค านวนผลลพธของสถานการณตางๆ เพอวเคราะหผลทแตกตางกนในแตละสถานณการ

เครองมอใชวเคราะหวาตองมคาตวแปรเทาใดจงจะไดเปาหมายตามทก าหนดไว

Q/A