View
38
Download
0
Category
Preview:
DESCRIPTION
GRAĐEVINSKI FAKULTET U OSIJEKU UPRAVLJANJE PROJEKTIMA. (2) ciljevi projekta. Projekt može imati jedan opći i više određenih ciljeva Upravlja nje projektom je moguće samo prema određenim ciljevima Svakom cilju pridodaju se kriteriji za mjerenje /vrednovanje ostvarenj a cilja - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
GRAĐEVINSKI FAKULTET U OSIJEKU
UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
Projekt može imati jedan opći i više određenih ciljeva
Upravljanje projektom je moguće samo prema određenim ciljevima
Svakom cilju pridodaju se kriteriji za mjerenje/vrednovanje ostvarenja cilja
Više ciljeva ima hijerarhiju Razlikujemo cilj od outputa
projekta.2
Razlikujemo*:- Opći cilj Goal- Usmjerenje Objective- Specifičan cilj Target
Za specifičan cilj moramo odrediti kriterije prema kojima utvrđujemo da li projekt vodimo prema cilju, odnosno da li smo ga postigli
* Hrvatski jezik nema specifičnu terminologiju poput engleskog
3
Projekt izgradnje škole u gradu AOpći cilj: poboljšati uvjete osnovnog
obrazovanja – potrebne su nove školeUsmjerenje: potrebno je izgraditi školu
za 300 učenikaSpecifičan cilj: izgraditi školu u ulici
X, veličine 800 m2, za 3 milijuna kuna te da bude završena za godinu dana
Bitno je točno odrediti specifičan cilj projekta, inače projektom nije moguće upravljati
5
“Ako ne znaš kamo ideš, svaki put odvest će te tamo”
The Cheshire CatLewis Carroll’s “Alica u zemlji čudesa”
Logička matrica koristan je alat za planiranje, analizu i provedbu projekta jer postavlja subjektivne odnose između različitih ciljeva, kontrolira ostvarenje ciljeva te razmatra eventualne rizike koji mogu utjecati na uspješnost projekta. Logička matrica naglašava odnose:Ciljevi-ProblemiRezultati - CiljeviAktivnosti - RezultatiResursi - AktivnostTroškovi - Resursi
aktivnosti dovode do očekivanih rezultata i određenih proizvoda koji doprinose ostvarenju specifičnih ciljeva projekta koji svojim ostvarenjem doprinose općim ciljevima,
da bi doprinjeli općem cilju potrebno je ostvariti specifične ciljeve; da bi ostvarili specifične ciljeve potrebno je ostvariti određene proizvode odnosno outpute za čije ostvarenje je pak potrebno provesti određene aktivnosti.
Logika projektaObjektivno provjerljivi pokazatelji
Izvori provjere Pretpostavke
Opći ciljevi (1)
Koji su to opći ciljevi kojima projekt doprinosi? Širi ciljevi nacionalne sektorske ili EU politike.
Ključni pokazatelji kojima mjerimo ostvarenje općeg cilja projekta.
Gdje i kako se mogu naći informacije o objektivno>provjerljivim pokazateljima?
(8) (9)
Specifični ciljevi (2)
Koje specifične ciljeve želimo postići kako bi doprinijeli općem ciljevima?
Ključni pokazatelji koji pokazuju da su specifični ciljevi ostvareni.
Gdje i kako se mogu naći informacije o objektivno provjerljivim pokazateljima?
Vanjski faktori koji utječu na uspjeh projekta. Rizici koje moramo uzeti u obzir.
(10) (11) (7)
Očekivani rezultati (3)
Očekivani rezultati odnosno outputi potrebni za ostvarenje specifičnih ciljeva.
Ključni pokazatelji koji pokazuju da su rezultati ostvareni.
Gdje i kako se mogu naći informacije o objektivno provjerljivim pokazateljima?
Vanjski uvjeti koji moraju biti ispunjeni kako bi se rezultati mogli ostvariti.
(12) (13) (6)
Aktivnosti (4)
Koje su to ključne aktivnosti koje se moraju provesti i kojim redom kako bi se ostvarili očekivani rezultati?
Sredstva: Sredstva nužna za provođenje tih aktivnosti, osoblje, oprema, radovi...
Izvori provjere o napretku aktivnosti? Troškovi Troškovi aktivnosti.
Koji su preduvjeti koji moraju biti zadovoljeni prije početka projekta? Koji su vanjski uvjeti koji moraju biti zadovoljeni prije provedbe planiranih aktivnosti?
(5)
Stupanj postizanja cilja određuje se kriterijima. Kriteriji moraju biti mjerljivi.
Treba izbjegavati kvalitativne kriterije kao što su “dobro”, “slabo” i slično
Kriterije za vrednovanje postizanja cilja određuje vlasnik projekta (investitor)
Kriterija redovito ima više pa je potrebno odrediti njihovu hijerarhiju i težinu svakog kriterija
Zbroj težina kriterija jednak je 1 ili 100%
9
Kriteriji moraju imati SMART karakteristike: Specific - specifični (da zaista mjere ono
što treba mjeriti) Measurable - mjerljivi Available - dostupni (u okviru
prihvatljivih troškova) Relevant - relevantni (u odnosu na
definirani cilj) Time bound - vremenski određeni.
Kriterija uvijek ima više, ali se svi kriteriji mogu svesti na:
Vrijeme: da li je projekt završen u predviđeno vrijeme
Troškove: da li su ostvareni troškovi projekta u okviru planiranih
Opseg: da li se promijenio opseg projekta (naknadni i nepredviđeni radovi)
Kvalitetu: da li je postignuta tražena kvaliteta
11
BSC ili “Tablica uravnoteženih rezulatata” može se koristiti umjesto tradicionalnih kriterija. To je analiza utjecaja postizanja ciljeva s:financijske perspektive, perspektive klijenta, unutrašnje perspektive utjecaja inovacije i učenja, zajedno s identifikacijom ključnih faktora uspjeha i mjera radnog učinka. Uspostavlja uravnotežen skup pokazatelja izvršenja, financijskih i nefinancijskih, koji će omogućiti transformaciju strategije u projekte i procese poduzeća.
BSC se koristi ključnim pokazateljima izvršenja (KPI) unutar navedene četiri dimenzije
Tipičan BSC treba sadržavati od 20 do 25 KPI mjera.
Glavni je problem pronalaženje optimalnog modela izbora ključnih pokazatelja izvršenja i postavljanje njihovih ciljeva.
*Radujković i dr. Građevinar 09/2008
Cilj projekta ≠ Proizvod projekta ≠ Rezultat projekta
Proizvod (output) graditeljskog projekta je redovito građevina
Građevina nije cilj projekta. Ona je fizičko ostvarenje koje omogućuje da se postigne cilj projekta.
Rezultat projekta je ono što je projekt postigao. U investicijskim projektima rezultat se određuje u novčanim jedinicama. Rezultat može biti slabiji, jednak ili bolji od cilja projekta
Investitor namjerava izgraditi stambenu zgradu za prodaju stanova. Namjerava uložiti 5 milijuna kuna, prodati stanove za 6 milijuna kuna i ostvariti dobit od 1 milijun kuna - to je cilj projekta.
Stambena zgrada je izgrađena. To je proizvod (output) investicijskog projekta
Utrošeno je 5,5 milijuna kuna, jer je bilo naknadnih radova. Prekoračeni su predviđeni troškovi (jedan od kriterija).
Stanovi su prodani za 6 milijuna kuna i ostvarena dobit je 500.000 kuna. To je rezultat projekta – manji je od cilja.
Izvođač gradi stambenu zgradu. Ugovorio je cijenu od 5 milijuna kuna u čemu su troškovi 4.5 milijuna i planirana dobit od 10% tj. 500.000 kuna. To je cilj izvođačkog projekta.
Stambena zgrada je izgrađena. To je proizvod (output) izvođačkog projekta
Izvođaču je plaćeno 5,5 milijuna kuna, jer je bilo naknadnih radova. Troškovi su bili 6 milijuna kuna, pa su prekoračeni predviđeni troškovi (jedan od kriterija).
Izvođač je ostvarena gubitak od 500.000 kuna. To je rezultat projekta – cilj izvođača nije ostvaren.
Cilj je moguće postići raznim strategijama, strukturama projekta i korištenjem resursa.
Strategija - kako ćemo doći do cilja?Strategija sadrži: - tehnologiju (kako)
- organizaciju (tko)- plan (kada)
Struktura projekta: WBS (vidi kasnije)
Korištenje resursa – ovisi o strategiji
18
Cilj je moguće postići raznim strukturama projekta
Istom strukturom projekta moguće je postići razne ciljeve.
“Puno je ljudi tvrdoglavo kada se radi o načinu na koji su zamislili da će nešto postići, ali malo je onih koji su tvrdoglavo uporni zbog samoga cilja prema kojem idu”
20
Friedrich Nietzsche
21
Način kojim se gradi građevina naziva se METODA GRAĐENJA.
Građenje se sastoji od procesa.
Procesi mogu biti: izvođenje raznih vrsta radova i pružanje raznih usluga (upravljanje projektom, nadzor, kontrola kvalitete).
22
Proces se se može izvoditi na razne načine. Način i redoslijed izvođenja procesa nazivamo TEHNOLOGIJA GRAĐENJA. Tehnologijom se određuju: operacije koje čine proces radna snaga mehanizacija
23
Tehnologija:sredstva proizvodnje i metode
Tehnika: sredstva rada i primjena
Tehnološki proces:način i redoslijed operacija
24
24
25
Definiranje tehnološkog procesa u prostoru, vremenu i vrijednostima postiže se aktivnostima čiji je cilj organizacija procesa.
Organiziranje procesa građenja naziva se ORGANIZACIJA GRAĐENJA.
Sistemska analiza: svaki dio sistema je također sistem za sebe i čini podsistem (komponentu) u promatranom sistemu. Svaki sistem je ujedno komponenta većeg sistema (supersistema).
To važi i za projekte. Svaki manji dio projekta je podprojekt promatranog projekta.
Svaki projekt je podprojekt većeg projekta koji na određenoj razini nazivamo program.
Podprojekte na nekoj nižoj promatranoj razini nazivamo aktivnosti.
UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
27
SUPERSISTEM
SISTEM
PODSISTEM
SISTEM
KOMPONENTA
28
Strukturu projekta čine aktivnosti. Struktura projekta specifična je za svaki
projekt i mora se za svaki projekt posebno odrediti.
Ne postoje dva projekta s istom strukturom – to slijedi iz definicije projekta
Struktura se radi raščlanjivanjem radova i usluga na manje dijelove metodama WBS
29
METODA KOJOM SE POSTIŽE LOGIČNA DEKOMPOZICIJA CJELINA U MANJE DIJELOVE
CJELINA DIJELOVI
Dijelovi se razbijaju u manje dijelove sve do veličine kojom se još može upravljati
Što je WBS?
30
Hijerarhijska podjela posla na upravljive dijelove
Svaki dio ima svoje ciljeve i troši resurse
Svi dijelovi zajedno čine sadržaj projekta
Rezultati svakog dijela su isporuke (proizvoda ili usluge) koji zajedno definiraju i čine ukupni proizvod
31
Svaka aktivnost ima troši resurse i ima svoj skup ciljeva koje treba ostvariti a koji je dio skupa ciljeva projekta.
Skup ciljeva projekta je funkcija skupa ciljeva pojedinih aktivnosti.
CILJEVI PROJEKTA NE MOGU SE OSTVARITI UKOLIKO NISU OSTVARENI CILJEVI SVIH AKTIVNOSTI.
32
Ako imamo skup ciljeva (C) gdje je C = Σ ci : i = 1,2,3 … m
a ciljevi se ostvaruju skupom aktivnosti (A)gdje je A = aj : j = 1,2,3 … n
onda je proces projekta jednak:P = f(C,A)
Projekt se matematski može prikazati samo pojednostavnjeno, jer nije moguće znati sve varijable niti sve međuzavisnosti.
Okruženje sistema je dio supersistema koji utječe na ponašanje sistema.
To važi i za projekt: okruženje projekta utječe na projekt, ali i projekt svojim aktivnostima i proizvodima utječe na okruženje.
Okruženje stvara ograničenja koja djeluju na projekt:Pravna: propisi, standardi, ugovori, …Resursi: materijali, informacije, energija, strojevi, ljudski potencijali, …Ekonomska i financijska: cijene, krediti, plaćanja, …Prirodna: prostor, klima, topografija, …Zahtjevi stakeholders (dionici): ljudi koji imaju interes u projektu
35
ORGANIZACIJSKI SISTEM: kombinacija bioloških (ljudi) i tehničkih podsistema (strojevi)
POSLOVNI SISTEMI su podvrsta organizacijskih sistema.
UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
36
Realni, otvoreni, stohastički i dinamički.
S okruženjem razmjenjuju materiju, energiju i informacije.
Funkcioniraju u vremenu, vrijednostima i prostoru.
37
ulaz materije i energije iz okruženja pretvara se uz pomoć informacija u izlaz projekta odnosno građevinu
ulaz, transformacija i izlaz se mogu izraziti u vrijednostima
komponente sistema su biološke i tehničke
transformacija se sastoji od preoblikovanja, skladištenja i transporta
38
Materija koja ulazi transformira se uz pomoć informacija i utrošak energije u izlaz koji zadovoljava ciljeve projekta. U procesu transformacije materija se može preoblikovati (promjena vrijednosti), skladištiti (promjena vremena) ili premještati (promjena prostora)
Preoblikovanje: cement, agregat, voda i aditivi koji ulaze u proces preoblikuju se u beton određenih karakteristika. Time se mijenja vrijednost. Vrijednost betona mora biti veća od ukupne vrijednosti ulaza, jer se inače neće ostvariti cilj investicijskog projekta, odnosno nastat će gubitak
Skladištenje: materijal koji je ušao na gradilište stoji dok se ne upotrebi. Pri tome protječe vrijeme.
Premještaj: materijal se može premjestiti s jednog mjesta na drugo. Pri tome se mijenja prostor.
40
Procesom transformacije se ulazne veličine transformiraju u izlazne.
Proces transformacije nazivamo funkcioniranje projekta.
Funkcioniranjem se postiže ostvarenje ciljeva projekta.
41
Svaki projekt ima ima:Ulaz (ulazni podprojekt) prenosi djelovanje okruženja na projektIzlaz (izlazni podprojekt) prenosi djelovanje projekta na okruženje
FUNKCIONIRANJE PROJEKTA
ULAZ IZLAZ
Izlaz projekta je proizvod projekta. U investicijskim projektima funkcioniranjem
nastaje proizvod koji nazivamo građevina. Gradnjom građevine omogućujemo
ostvarenje ciljeva projekta. To je nužan ali ne i dovoljan uvjet za ostvarenje ciljeva investicijskog projekta.
Uz to građevina mora odgovarati zahtjevima, jer se inače ciljevi ne će moći ostvariti
43
Na projekt djeluju:vanjske smetnje dolaze iz okruženja preko ulaza projekta: loš materijal, nestanak energije, krive informacijeunutrašnje smetnje nastaju u samom funkcioniranju projekta: nekvalificirani radnici, kvarovi strojeva, lođa organizacija, kriva tehnologija
Sistem projekta treba regulirati kako bi se:uklonile smetnjeprojekt prilagodio novim uvjetima
44
ULAZ: željen ili neželjen (smetnje)IZLAZ: koristan ili nekoristanNekoristan izlaz je posljedica smetnji na ulazu ili poremećaja u funkcioniranju projektaZbog toga je potrebno stalno djelovati na ulaz i na funkcioniranje projekta. Takvo djelovanje se naziva
UPRAVLJANJE PROJEKTOM
45
Što je to POVRATNA VEZA?(Feed Back)
46
UPRAVLJANJE
PROJEKTOM
PROCES TRANSFORMA
CIJEULAZ IZLAZ
INTER
VEN
CIJ
A
INFO
RM
AC
IJA
47
Feed Back: na osnovi informacija o izlazu projekta intervenira se na ulaz projekta tj. resurse koji ulaze u projekt kako bismo dobili željeni izlazUkoliko se intervencijom na ulaz ne dobiva željeni izlaz treba djelovati na funcioniranje projekta: mijenjati tehnologiju i organizaciju
uspoređivanje PLAN analiza
korekcija funkcioniranja UTJECAJ OKRUŽENJA
DETEKCIJA
UPRAVLJANJE PROJEKTOM
STANJE PROJEKTA
DEVIJACIJA
UPRAVLJANJE PROJEKTOM
INFORMACIJA INTERVENCIJA
FUNKCIONIRANJE PROJEKTA
PROIZVOD
Petlja odlučivanja je iterativna tj. postupak se ponavlja sve dok se projekt ne dovede u optimalno stanje u danim ograničenjima. Ta iterativnost je posljedica:nepoznavanja svih utjecaja okruženja, tj. nemogućnost specificiranja svih varijabli,ograničene mogućnosti utjecaja preko varijabli pod kontrolom upravljačkog podsustava (kontrolne varijable), zato jer često postoji razlika između željenog i mogućeg djelovanja,nepoznavanja strukture projekta zbog njegove kompleksnosti,nesavršenosti informacijskog sustava.
51
Upravljanje projektom je sila kojom se aktivnosti usmjeravaju ostvarenju ciljeva prema zahtjevima okruženja.
To je proces u kojem se neorganizirani skup resursa integrira u sistem za ostvarivanje ciljeva projekta.
To je proces kojimse projekt dovodi do ostvarenje ciljeva projekta
Projekt se događa u uvjetima neizvjesnosti. Neizvjesnost je jednaka neznanju. Ne znamo što donosi budućnost.
Neke buduće događaje možemo predvidjeti, ali ne možemo ih planirati (intenzitet i vrijeme nastupa)
Nepovoljan utjecaj takvih neizvjesnih događaja nazivamo rizik.
Ostvarenje ciljeva projekta umnogome ovisi kako vladamo (upravljamo) rizicima*
* o tome više kasnije
HVALANA
PAŽNJI
Recommended