Переход на CompanyMedia 4 в Евразийском банке: 19...

Переход на CompanyMedia 4 в

Евразийском банке: 19 филиалов и

2200 пользователей - за 4 дня

Директор центра продаж и внедрения

Вдов Денис

Компания «ИнтерТраст»

+7 (495) 956-79-28 sales@inttrust.ru

http://www.intertrust.ru

Основан в 1994 году

10-ый по величине активов банк в Казахстане

Успешная деятельность банка подтверждена наградами в номинациях

«Лучший розничный банк Казахстана» (Asian Banking&Finance) 2012 и 2013 гг;

«Лучший банк Казахстана»(Euromonev) и «Банк Года в Казахстане» (The

Banker) в 2012;

Лучший банк Казахстана (Europe Banking Awards) в 2014 году.

В 2013 году Председатель правления банка Майкл Эгглтон —

«Председатель Правления Года - 2013» от Американской торговой палаты в

Казахстане

19 филиалов по Казахстану, 2 филиала в России (Москва, Новосибирск)

Состояние автоматизации документооборота

Использовалась модифицированная СЭД на базе

CompanyMedia 2.5 (2002 год) Notes-интерфейс

В системе работают 2200 пользователей, 19 филиалов,

корпоративный режим работы (входящие <-> исходящие)

Функциональные рамки:

Входящие, исходящие, внутренние, ОРД

Контроль исполнения документов

Электронное согласование и ознакомление

Объемы документооборота – более 1 000 000 документов

Зачем менять СЭД? Критерии к переходу.

ограниченный функционал существующей СЭД и высокая

стоимость развития СЭД;

устаревание используемых технологий;

потребности в автоматизации «непредсказуемых» бизнес-

процессов организации и структурировании

«неструктурированного» контента;

Главные вопросы к процессу перехода. Страхи

перехода.

как добиться того, чтобы процесс внедрения не стал

препятствием для повседневной работы организации;

как обеспечить непрерывность существующих процессов;

как преодолеть «человеческий» фактор;

что делать с «историческими» данными и документами;

как учесть и минимизировать финансовые риски;

как выдержать сроки внедрения;

Цели внедрения новой СЭД

Повышение производительности системы

Интерфейс

Web-интерфейса

Персонализация интерфейса и контента

Мобильные рабочие места (планшеты под управлением iOS и Android)

Функциональные улучшения системы в части СЭД

Социальные элементы СЭД

Возможности по функциональному расширению

Адаптивный кейс-менеджмент

Договоры

Модуль по обработке жалоб клиентов

др.

CompanyMedia 4: Персонализация. Функциональная

ТОП-

менеджеры

• Повышение прозрачности процессов управления

• Повышение скорости принятия решений

• Повышение управляемости организации

АРМ «Руководителя высшего звена» и мобильное рабочее место руководителя на iPad

Линейные руководители

и руководители

проектных групп

• Поддержка работы с задачами

• Организация работы над проектами

• Контроль работы исполнителей

Сотрудники функциональных

подразделений

• Выполнение задач и поручений, подготовка проектов документов

• Участие в согласовании документов

Универсальные и специализированные

рабочие места участников электронного

документооборота

Делопроизводители \ Секретари \

Служба ДОУ

• Автоматизация профессиональной деятельности

Специалисты ДОУ делопроизводители,

сотрудники канцелярий

Типы рабочих мест Ключевые задачи

CompanyMedia 4:Портативность решения = доступность

из любого места

Все необходимые возможности для

удалённой и оперативной работы с

документами.

Возможность работать вне своего

рабочего места и в режиме offline.

Простой, удобный, «нативный»

интерфейс

Высокая оперативность принятия

решений

Доступ к необходимой информации в

любой момент времени

Непрерывная включенность в деловые

процессы

CompanyMedia 4: Аналитика: принятие решений на основе фактов

Кейс-менеджмент.

Кейс - решение задач с ясными целями и

неясными путями их достижения.

С помощью кейсов может быть

организована работа по решению

задачи отдельных сотрудников или

группы сотрудников - возможно из

разных подразделений организаций.

Примеры кейсов:

Подготовка сложных коммерческих предложений

и договоров, документов для участия в тендерах

Подготовка открытия новых офисов – магазина,

филиала

Прием сотрудника на работу

Работа с обращениями граждан (госструктуры)

Подготовка ответов на запросы о выдаче кредита

и реструктуризации долга (банки)

Подготовка решений по страховому случаю

(страховые компании)

Состав кейса:

• Стадии кейса

• Чек-листы по кейсу и стадиям;

• Контакты - заинтересованные лица и организации;

• Документы и электронные формы;

• Задачи;

• Коммуникации по кейсу;

Что дает:

• Прозрачность хода движения к бизнес-

цели на каждом этапе решения задачи.

• Управление всеми текущими проектами.

• Закрепления опыта решения задач в

виде шаблона кейса

Стадии внедрения СЭД на базе CompanyMedia 4

Единовременный запуск системы на 2200 пользователей и

14 филиалов с 07.01.2015

Переход на работу в Web-интерфейсе

Переход на новое хранилище

Структурирование процесса. Исключение рисков.

декомпозиция процесса внедрения, разбиение на этапы,

решающие определенные задачи, фиксация

последовательности выполняемых задач и ключевых

результатов;

определение и фиксация возможных рисков процесса, способы

их преодоления

Подготовка к внедрению СЭД на базе CompanyMedia

Информационное обследование (август 2014 года)

Конфигурирование системы (сентябрь 2014 года)

Установка, настройка системы на тестовом стенде, испытания

(октябрь 2014 года)

Опытная эксплуатация (ноябрь 2014 года)

Подготовка регламентных документов, памяток пользователей,

других инструкций (декабрь 2014 года)

Внедрение СЭД на базе CompanyMedia

30.12.2015 – информационная рассылка пользователям

02.01.2015 – 04.01.2015 – установка и настройка системы на

серверах ЦА и 14 филиалов

05.01.2015 – проведение испытаний системы

05.01.2015 – обновление 2200 рабочих мест, установка

мобильных рабочих мест

06.01.2015 – информационная рассылка пользователям о

старте работы с системой

с 07.01.2015 - промышленная эксплуатация системы

Дальнейшие планы по развитию СЭД

Постепенный переход на Web-интерфейс

Внедрение новых модулей и автоматизация процессов на базе

инструмента адаптивного кейс-менеджмента

Переход на новое хранилище данных (CompanyMedia 5)

© ЗАО «Компания «ИнтерТраст»

+7 (495) 956-79-28 sales@intertrust.ru http://www.intertrust.ru