Переход на платформу Docsvision 5 без остановки

процессов согласования документов

Артемий ГвоздевМенеджер бизнес-приложений отдела ИТ стран СНГЗАО «Ферреро Руссия»

www.docsvision.com Слайд: 2

Причины миграции

• Решение о смене платформы

• Новые версии платформы

• Снятие с поддержки

• Появление недостающей функциональности

• Обновление интерфейса

• Сложность сопровождения и развития устаревших технологий

Docsvision 5 – принципиальное обновление системы (новая структура бизнес-объектов, новые инструмента реализации бизнес логики, новая

модель безопасности, новые модули)

www.docsvision.com Слайд: 3

Что переносится (по степени сложности)

• Файловые архивы

• Справочная информация

• Учетная информация

• Права доступа

• Бизнес логика приложения

• Бизнес процессы (в случае наличия)

• Средства интеграции с другими подсистемами

• Интерфейс и навигация

При миграции лучше придерживаться данного порядка

www.docsvision.com Слайд: 4

Потенциальные сложности

• Наличие большого количества связей в приложениях сложные справочники, связанные объекты)

• Сложная бизнес логика приложений

• Развитые сценарии интеграции с другими подсистемами

• Очень большой массив накопленных данных

• Сильное сопротивление персонала !!!

www.docsvision.com Слайд: 5

Особенности миграции DocsVision

• Режим совместимости – возможность использовать старые решения на новой платформе (без расширения функциональности)

• Перевод решения с предыдущих версий на Docsvision 5 – отдельный проект, требующий создания решения на новой платформе и переноса данных

• Инструменты:

• Утилита Переноса справочников

• XML Импорт (экспорт) всех данных системы

• Низкоуровневый импорт в Базы Данных

• Конструкторы DV 5 – для моделирования интерфейса и бизнес логики

• Утилита миграции DV4.X – DV5.X (NEW)

www.docsvision.com Слайд: 6

Миграция – это всегда отдельный проект

• Люди ключевой фактор

• Обучение

• Мотивация

• Демонстрация преимуществ

• Выявление чемпиона проекта

• Не стремитесь в точности повторить функциональность

• Лучший способ внедрения системы – реинжиниринг бизнес-процессов

• Тщательно тестируйте процесс миграции – особенно при единовременной миграции

Содержание:

• Предпосылки для миграции, новые возможности системы

• Практический опыт перехода: от плана к результату

• Опыт проекта и полезные советы

Группа Ferrero в мире

СЕГОДНЯ

• почти 30 тыс. сотрудников

• 73 объединенных компаний

• 20 производственных предприятий

• 6 сельскохозяйственных компаний

• продукты, которые продаются во всем мире

• объем продаж в 2013 году: 8,1 млрд. Евро

Ключевые факты

• 1995 год – выход на российский рынок

• 2008 год - подписано Инвестиционное соглашение о реализации инвестиционного проекта c администрацией Владимирской области

• 2009 год – запуск российского производства (Владимирская обл.)

• 2013 год - № 3 на рынке кондитерских изделий; совокупная доля Ferrero в России составила 15,7%*

• Годовой объем продаж: 22,6 млрд рублей (549,7 млн. евро**)

• Общее число штатных и нештатных сотрудников - 1429 **

* в денежном выражении, по данным Nielsen, в сегментах рынка, где присутствует продукция

Ferrero; исследование городов России за 2013 г.** По данным на 31 августа 2013 г.

Ferrero на Российском рынке

Задачи системы и предпосылки для перехода на DV 5

Обеспечение наглядной и доступной информации о процессе

согласования договоров

Создание гибкой платформы для решения задач циркуляции, хранения и

поиска документов

Предоставление Инициатору инструмента для управления процессом

согласования договоров

Организация единого электронного архива договорных документов в

регионе СНГ

Оптимизация и повышение эффективности процесса

согласования договоров

Задачи системы и предпосылки для перехода на DV 5

Потребность в реинжиниринге отдельных процессов согласования

Повышение стабильности работы системы

Устранение архитектурных недочетов решения

Решение задачи масштабирования системы на весь регион СНГ

Потребность в развитии функционала системы

Привлекательные возможности новой платформы Docsvision 5:

• Конструкторы• Ролевая модель разграничения прав• Обновленный пользовательский

интерфейс

Практический опыт. Задачи проекта перехода на DV 5

Построение масштабируемой архитектуры системы с возможностью

тиражирования на другие страны региона

Доработка функционала системы и процесса согласования договоров с

учетом новых задач и запросов на изменение, накопленных с момента запуска

ДВ 4.5

Повышение удобства пользователей при работе с системой, оптимизация

производительности системы

Перенос электронного архива документов и бизнес-процессов согласования

без ущерба для операционной деятельности компании

Практический опыт. Выбор альтернатив миграции

1. Параллельная работа в двух системах (Docsvion 4.5 и Docsvision 5):

текущие процессы согласования завершаются в DV 4.5, новые документы

создаются в DV 5

2. Работа в режиме совместимости: в новом навигаторе Docsvision 5

доступны оба решения. Карточки переносятся в DV 5 по мере завершения

процессов согласования

3. Переход на платформу Docsvision 5 в один этап: все карточки

документов конвертируются в формат DV 5 вне зависимости от этапа

согласования. Бизнес-процессы согласования запускаются с

соответствующего этапа в DV 5

Практический опыт. Выбор альтернатив миграции

Параллельная работа в двух системах (Docsvion 4.5 и Docsvision 5): текущие

процессы согласования завершаются в DV 4.5, новые документы создаются в

DV 5

Минимальное время на запуск проекта

Минимальные финансовые затраты

Минимальный уровень риска сбоев в функционале решений

Постепенный переход к работе в новой системе

Дублирование систем с большой вероятностью будет неудобным для пользователй

Высокая вероятность ошибок и ложных обращений в поддержку

Нобходимость держать в голове 2 процесса согласования

Непрогнозируемое время завершения проекта

Практический опыт. Выбор альтернатив миграции

Работа в режиме совместимости: в новом навигаторе Docsvision 5 доступны

оба решения. Карточки переносятся в DV 5 по мере завершения процессов

согласования

Сравнительно быстрый старт проекта

Минимальные финансовые затраты

Постепенный переход к работе в новой системе

Работа пользователя в «одном окне» с двумя решениями ( DV 4.5 и DV 5)

Дублирование систем с большой вероятностью будет неудобным для пользователй

Нобходимость держать в голове 2 процесса согласования

Непрогнозируемое время завершения проекта

Тенхнологические риски связанные с конвертацией

Практический опыт. Выбор альтернатив миграции

Переход на платформу Docsvision 5 в один этап: все карточки документов

конвертируются в DV 5. Бизнес-процессы согласования запускаются с

соответствующего этапа в DV 5.

Удобство пользователей – работа в одной системе

Единовременный переход –согласование продолжается по новому процессу

Удобство в поддержке с этапа запуска и опытно-промышленной эксплуатации

Четко определенные временные границы полного перехода на новое решение

Высокая трудемкость проекта, требующая максимальных временных и финансовых затрат

Высокие технологические риски, связанные с разработкой собственного модуля переноса данных

Отсутствие подтвержденного успешного опыта других партнеров в применении подобной схемы перехода

Практический опыт. Этапы проекта

03-06.2014 Разработка решения на DV 5.3

07.2015 Тестирование решения и обучение пользователей ТОО «Ферреро Казахстан»

08.2015 Запуск решения в ТОО «Ферреро Казахстан»

09.2015 Разработка концепции миграции с DV 4.5 на DV 5.3 и выбор подходящей альтернативы

09-10.2015 Составление ТЗ, разработка и тестирование утилит для переноса данных и бизнес-процессов

10.2015 Обучение пользователей

11.2015 Мигарция данных в продуктивную систему. Запуск проекта в России

12.2015 Окончание опытно-промышленной эксплуатации в Росси. Закрытие проекта

Практический опыт. Результаты проекта

Решение на базе Docsvision 5.3 разработано и запущено в двух компаниях

Ферреро за 9 месяцев

В ходе миграции были перенесены исторические данные за 2 года

использования системы Docsvision 4.5

Обучено более 250 сотрудников в России и Казахстане

Удобство в работе в Docsvision 5.3 отмечено непосредственно конечными

пользователями

Компания Ферреро получила гибкую и масштабируемую систему

Опыт проекта и полезные советы. О чем следует помнить

Опыт проекта и полезные советы. О чем следует помнить

В ходе подготовки решения по миграции необходимо обратить внимание как на

архитектурные различия платформ, так и на кастомные решения реализованные в

Вашей системе и возможности их переноса

При миграции обязательно обеспечить связность данных между старой и новой

платформами (например, через сохранение GUID объекта из предыдущей

системы)

Лучше избегать real-time процессов переноса данных. Использование

промежуточного контейнера и подхода «Выгрузка – Загрузка» повысит

прозрачность и стабильность процесса

Опыт проекта и полезные советы. О чем следует помнить

Тестирование и еще раз тестирование. Необходимо проверить все возможные

тонкие места процесса переноса данных. Убедитесь что процесс работает как часы

до его запуска на продуктивной системе.

В ходе обучения необходимо заострить внимание на ключевых различиях в

функциональности старой и новой платформы, а также возможных изменениях в

процессах.

Необходима максимально точная оценка времени требуемого на перенос данных

Перенос статических и динамических объектов должен выполняться

раздельно

Спасибо за внимание!