Tajuk 4 sistem fail dan surat menyurat

04/13/23 1

SISTEM FAIL SISTEM FAIL DAN DAN

SURAT SURAT MENYURATMENYURAT

Pengurusan GERKO

04/13/23 2

Skop / Tajuk ( 2 jam ) Skop / Tajuk ( 2 jam )

• Sistem dan jenis-jenis fail• Prosedur penulisan surat rasmi• Komunikasi rasmi melalui media

eletronik

04/13/23 3

Apakah Sistem Fail?Apakah Sistem Fail?• Satu proses klasifikasi, penyususan

dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki

• Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail

04/13/23 4

Definisi failDefinisi fail

• Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berkahir pada titik yang sama

04/13/23 5

Ciri-Ciri Umum Sistem FailCiri-Ciri Umum Sistem Fail• Sesuatu dokumen itu mudah dicari

dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan

• Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan

• Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi

04/13/23 6

Ciri-Ciri Umum Sistem FailCiri-Ciri Umum Sistem Fail• Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu,

mengikut kehendak dan keadaan organisasi.

• Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum

• Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi

• Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimum

04/13/23 7

Pengkelasan FailPengkelasan Fail• Fail boleh dikelaskan berdasarkan;

– Abjad– Perkara– Angka– Tempat dan kawasan

• Menggunakan kod;– Nombor– Ringkasan

04/13/23 8

• Tahap pertama:– 01. Kurikulum– 02. Kokurikulum– 03. Hal Ehwal Pelajar– 04. Kewangan– 05. Asrama

………….pengkelasan fail .pengkelasan fail

Kokurikulum – SRKBT/02

04/13/23 9

..pengkelasan dan nombor ..pengkelasan dan nombor failfail

• Tahap kedua

Nombor Perkara

02/01 JK Kokurikulum

02/02 Sukan dan permainan

02/03 Unit Berunifom

02/04 Kelab dan Persatuan

• Kokurikulum/Unit Berunifom – SRKBT/02/03/

04/13/23 10

..pengkelasan dan nombor ..pengkelasan dan nombor failfail

• SRKBT/02/03/02 – Pandu Puteri

Nombor Perkara

01 Persekutuan Pengakap

02 Pandu Puteri

03 Puteri Islam

04 Bulan Sabit Merah

• Tahap Ketiga

04/13/23 11

..pengkelasan dan nombor ..pengkelasan dan nombor failfail

• SRKTB/02/03/02/01( ) - Mesyuarat

• Tahap keempat

Nombor Perkara

01 Mesyuarat

02 Maklumat Ahli

03 Perlembagaan

04 Perancangan tahunan

04/13/23 12

Peringkat Keselamatan FailPeringkat Keselamatan FailJENIS FUNGSI WARNA

RAHSIA BESAR •Keselamatan Negara

Kuning berpalang merah (depan & belakang)

RAHSIA •Tender•Kewangan

Merah Jambu berpalang Depan / Belakang

SULIT •Laporan sulit•Soalan

Hijau

TERHAD •Fail peribadi•Dokumen

Putih

BIASA •Terbuka •Harian

Putih

04/13/23 13

Sampul KecilSampul Kecil• Satu fail sementara dibuka keranafail

asal tidak ditemui.• Mengandungi satu tajuk sahala• Apabila sudah digunakan. Ianya

hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar

• Fail ini tidak aktif

04/13/23 14

Kertas MinitKertas Minit• Satu fail satu kertas minit.• Setiap surat masuk dan keluar perlu

diminitkan dan direkod• Menggunakan Borang Am 6• Kertas minit disematkan di sebelah kiri

fail• Kandungan masuk = dakwat merah• Kandungan keluar = dakwat hitam

04/13/23 15

Penutupan FailPenutupan Fail• Fail hendaklah ditutup setelah

mengandungi >= 100 kandungan(1 inci)

• Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 ;

MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( )• Fail yang memerlukan tindakan

segera, dilabelkan “Segera”(Am 99B) @ “Tindakan Serta Merta”(Am 99)

04/13/23 16

Prosedur Penulisan Surat Prosedur Penulisan Surat RasmiRasmi

• Kategori Surat Rasmi :– Surat - menyurat dari jabatan

kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknya

– Surat panggilan mesyuarat memohon jawatan

– Memohn ceramah.– Memohon lawatan.

04/13/23 17

Format UmumFormat Umum• Logo, nama dan alamat persatuan• Nama jawatankuasa tertinggi (jika

perlu)• Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami)• Tarikh• Alamat Penerima• Melalui (jika berkenaan)• Menghadap / pembukaan surat

04/13/23 18

…….format umum.format umum• Tajuk surat• Pembukaan dan kandungan surat• Cogan kata• Tandatangan, nama dan gelaran jawatan• Surat-surat salinan• Kependekan(initial) nama penulis dan

jurutaip

04/13/23 19

Komunikasi rasmiKomunikasi rasmi• Media eletronik

– Radio– Televisyen– E-mail– Faks

• Media cetak– Akhbar– Majalah

• Lain-lain– Poster– Banner– Brosur

04/13/23 20

Bahan RujukanBahan Rujukan

• Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.

• Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka

04/13/23 21

RumusanRumusan• Guru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif

mengenai pengurusan fail dan dapat menulis surat yang tepat dan berkesan

• Mengawas dan memantau jawatankuasa menguruskan fail dan surat menyurat

• Surat menyurat merupakan imej persatuan dan organisasi