Ky nang giam_sat, kĩ năng giám sát

KỸ NĂNG GIÁM SÁTKỸ NĂNG GIÁM SÁT

Siêu thị điện máy Việt Long - www.vietlongplaza.com.vn

NỘI DUNG

• Mục tiêu

• Vai trò của việc GS

• Nhiệm vụ thăm viếng KH

• Kỹ năng Động cơ thúc đẩy

• Kỹ năng lãnh đạo

• Kỹ năng đàm phán

• Lập kế hoạch & ưu tiên công việc• Họp hiệu quả

• Quản lý thời gian

• Quản lý & kiểm soát việc thực hiện

• Marketing

• Thư nhắc nhở

ĐỊNH HƯỚNG CỦA CÔNG TY

?

Siêu thị điện máy Việt Long - www.vietlongplaza.com.vn

SỨ MẠNG CỦA P.KD

?

Mục tiêu huấn luyện

Sales Organisation Development

• Vì sao tôi ngồi đây?

• Điều này sẽ giúp gì được cho tôi?

Vai trò của việc giám sát

Những điều thiết yếu

Xây dựng Kinh doanh

Xây dựng Tổ chức

Trách nhiệm của việc GSXD Kinh Doanh– Thực hiện bán hàng– Hình ảnh - TPOSM / POSM

- Định vị sản phẩm - Sơ đồ trưng bày– Phân Phối / Hiện diện– Bao phủ điểm bán– Phần không gian / Thị phần– Giá cả– Khuyến mãi / KM thương mại– Tuân thủ chính sách– Kế hoạch kinh doanh– Tài Chính / ROI– Thực hiện kế hoạch Chu Kỳ

XD Tổ Chức– Huấn luyện– Cố vấn– Xây dựng nhóm– Đào tạo– Đánh giá thực hiện– Kế hoạch phát triển NS– Đánh giá năng lực– Tuyển chọn & tuyển dụng– Tuân thủ các chính sách

Vai trò của Giám Sát

XD kinh doanh XD Tổ chức

• Đo lường được• Phân tích• Chia sẻ• Rà soát lại• Liên tục hoàn thiện

Phát triển nhân viên của bạn Suy nghĩ và Thực hiện như bạn làm

Sales Organisation Development

Giám sát

Đồng nghiệp Sếp

Khách hàng Thành viên trong nhóm

Các mối quan hệ của công việc GS

Trách nhiệm của GS

Nếu những gì bạn làm không đáp ứng:

Xây dựng kinh doanh

Xây dựng tổ chức

hoặc

Làm sao ta biết ta đang làm tốt

công việc ???

Nhiệm vụ thăm viếng khách hàng

Nhân viên bán hàng

In-call mission

NỘI DUNG

• Mục tiêu

• Vai trò của việc GS

• Nhiệm vụ thăm viếng KH

• Kỹ năng Động cơ thúc đẩy

• Kỹ năng lãnh đạo

• Kỹ năng đàm phán

• Lập kế hoạch & ưu tiên công việc• Họp hiệu quả

• Quản lý thời gian

• Quản lý & kiểm soát việc thực hiện

• Marketing

• Thư nhắc nhở

Động cơ thúc đẩy

(Motivation)

Động cơ thúc đẩy

Động cơ thúc đẩy có được thông qua

Sự lãnh đạo

&

Xây dựng nhóm

Hiểu về Động Cơ Thúc Đẩy

• Hiểu sâu sắc việc con người được thúc đẩy như thế nào

• Thiết lập cách thức để nhận ra điều gì thúc đẩy con

người.

• Tìm ra cách thức mà nhà quản lý có thể tác động đến

Động cơ thúc đẩy của con người.

• Thiết lập những hướng dẫn để đạt được những cấp độ

cao hơn trong việc Thúc đẩy mọi người.

• Phát triển nguyên tắc chung để hoàn thiện việc khích lệ

con người.

Thúc đẩy con người

Làm cho các NV của bạn đạt được những kết quả mà bạn đang nhằm phải đạt tới:

• Hiểu Động Cơ thúc đẩy có tác dụng như thế nào

• Nhận ra cách thức mà nhân viên của bạn sẽ bị thúc đẩy

• Nhận ra vai trò mà bạn có thể làm trong việc thúc đẩy

nhân viên của bạn

Hệ thống cấp bậc các nhu cầu của Maslow

Sinh lý học

Sự

Thể hiện

Sự quý trọng

Quan hệ XH

Sự an toàn

Hiểu Các động cơ thúc đẩy

Bảng thăm dò:A B

Công việc chắc chắnCông việc thích thúCơ hội thăng tiếnĐược ghi nhận những thành tíchKhả năng lãnh đạoĐược thù lao công bằngĐược cập nhật những công việc đang xảy raĐược góp ý kiến trong các vấn đề liên quanCác bạn đồng nghiệp thân thiệnĐiều kiện làm việc được đáp ứng thỏa mãn

Những yếu tố nào có tầm ảnh hưởng

đến bạn nhất?

Suy nghĩ 3 phút

Hiểu các động cơ thúc đẩy

050% 40 30 20 10 10 20 30 40 50%

Thành đạt

Được công nhận

Công việc

Trách nhiệm

Thăng tiến

Tăng trửong

Chính sách công ty và hành chính

Sự giám sát

Quan hệ với cấp trên

Điều kiện làm việc

Lương

Quan hệ với đồng nghiệp

Đời sống cá nhân

Quan hệ với cấp dưới

Tình trạng

An toàn

Các yếu tố trong công việc đưa đến không thỏa mãn, không hài lòng

Percentage frequency

Các yếu tố trong công việc đưa đến rất thỏa mãn, hài lòng

Percentage frequency

All factors contributing to job satisfaction

All factors contributing to job dissatisfaction

80% 60 40 20 0 20 40 60 80%

Hygiene

Motivation

1969

8131

Ratio & Percent

Các nhân tố tác động đến thái độ làm việc

Động cơ thúc đẩy trong nhóm

nhóm vững mạnh

Tôn trọng lãnh đạo

Tin tưởng và cởi mở

Tham dự vào quyết định

Chia sẻ thành công

Sự giúp đỡ luôn sẵn sàng

Mục tiêu thực tế

Chia sẻ trách nhiệm

Báo cáo diễn tiến

Quan trọng đối với tổ chức

Cạnh tranh giữa các nhóm

Các nhân tố tác động đến thái độ làm việc

Chuẩn bị thuyết trình:

1. Các vấn đề về Động cơ thúc đẩy quan trọng nhất

đang gây ảnh hưởng trong nhóm của bạn.

2. Các nhân tố quan trọng đang thiếu?

3.Kế hoạch hành động của bạn trong việc xây dựng

Động cơ thúc đẩy trong nhóm của bạn?

Bạn chuẩn bị trong 20 phút và thuyết trình trong 5 phút. Bạn có thể dùng hình ảnh trợ giúp .

NỘI DUNG

• Mục tiêu

• Vai trò của việc GS

• Nhiệm vụ thăm viếng KH

• Kỹ năng Động cơ thúc đẩy

• Kỹ năng lãnh đạo

• Kỹ năng đàm phán

• Lập kế hoạch & ưu tiên công việc• Họp hiệu quả

• Quản lý thời gian

• Quản lý & kiểm soát việc thực hiện

• Marketing

• Thư nhắc nhở

Lập kế hoạch và

Sắp xếp ưu tiên

Lập kế hoạch

Lập kế hoạch:

Nhìn về phía trước

Suy nghĩ về tương lai– Lường trước việc gì sẽ có thể xảy ra– Chuẩn bị sẵn sàng cho điều đó

Thiết lập mục tiêu

Tự đặt những câu hỏi sau• Tôi muốn đạt tới mục tiêu gì?• Khi nào tôi đạt mục tiêu đó?• Tôi phải chinh phục những trở ngại gì?• Ai có thể giúp tôi?• Tôi cần những kỹ năng / kiến thức gì để bảo

đảm đạt được sự thành công?

5 bước để đạt được mục tiêu của bạn

Biết mình sẽ đi đâu

Phân bổ nguồn lực Thông báo

Biết mình đang ở đâu

Rà soát / phân tích

Lập kế họach là chìa khóa thành công

2 loại mục tiêu trong lập kế hoạch• Các mục tiêu thiết yếu – dài hạn

• Những mong đợi – ngắn hạn

Lập kế họach là chìa khóa thành công

Điều Thứ nhất:

Các mục tiêu thiết yếu – dài hạn• Phân tích SWOT trong khu vực của bạn• Thiết lập mục tiêu hoàn thành theo giai đọan

(tháng ,quý, năm)• Nhận ra những nhân viên cần hướng dẫn nhiều

hơn, cần đào tạo và/hoặc phát triển

Lập kế họach là chìa khóa thành công

Điều Thứ hai:Những mong đợi – ngắn hạn

• Tiểu sử nhân sự của nhân viên bạn• Rà soát kết quả làm việc hàng ngày, hàng tuần,

hàng chu kỳ.• Thiết lập phương hướng rõ ràng cho nhân viên

của bạn• Work with & work behind để liên tục sự phát

triển của nhân viên

‘Rà soát – Rà soát – Rà soát’

Lập kế hoạch chu kỳ

• Kế hoạch chu kỳ

• Chương trình KA

• Chương trình thưởng

• Thưởng trưng bày

• Chương trình HTTM

• Kết quả / chỉ tiêu KSI

• Khoảng trống phân phối

• Báo cáo hoạt động BH

Điều Thứ ba:

Các công cụ

Lập kế hoạch chu kỳ

• Mục tiêu kế hoạch chu kỳ

• Mục tiêu của từng khu vực

• Mục tiêu thị trường

Điều thứ tư;

Mục tiêu cụ thể

Họp chu kỳ

• Hành chính– Giấy tờ, báo cáo phân tích, thiết lập mục tiêu

• Tuân thủ trưng bày

• Chỉ tiêu doanh số/ sản lượng

• Work with

• Work behinds

• Đối chiếu số liệu XNT hàng tuần

• Rà soát hoạt động

Ưu tiên trong chu kỳ

• Work with• Work behind• Phát triển nhân sự (ý kiến phản hồi và mục tiêu cụ thể )• Hành chính

– Kiểm soát các chứng từ, phân tích hoạt động, rà soát mục tiêu• Hoạt động doanh số• Hoạt động trưng bày

4 ngày / tuần “Work With / Behind” = 67%

Kế hoạch làm việc chu kỳ

Phân bố công việc trong chu kỳ

Day %

Tổng cộng ngày 24 100

Work With 12 50

Work Behind 4 17

Hành chính 4 17

Họp 2 8

Khác 2 8

67%

Lập kế hoạch

“Nếu chiếc thang không dựa đúng bức tường, mỗi bước chúng ta leo chỉ đưa ta đến

một nơi …vô tận nhanh hơn.”

NỘI DUNG

• Mục tiêu

• Vai trò của việc GS

• Nhiệm vụ thăm viếng KH

• Kỹ năng Động cơ thúc đẩy

• Kỹ năng lãnh đạo

• Kỹ năng đàm phán

• Lập kế hoạch & ưu tiên công việc• Họp hiệu quả

• Quản lý thời gian

• Quản lý & kiểm soát việc thực hiện

• Marketing

• Thư nhắc nhở

Một khung sườn cho sự thành công của mỗi cá nhân và tổ chức

QUẢN LÝ & KIỂM SOÁTVIỆC THỰC HIỆN

• Đánh giá việc thực hiện là một quá trình liên tục để xác định một nhân viên / nhóm làm việc tốt như thế nào để đạt được các công việc được giao

• Nghĩa là đánh giá kiến thức, kỹ năng và hành vi.

Định nghĩa

Kiểm tra sự thực hiện

Thực hiện VS Mục tiêu

• Giúp bảo đảm được một tổ chức biết đi đâu và đến đâu

• Cơ sở đối chiếu cho các NV phản hồi ý kiến

• Cơ sở để quyết định mức độ đào tạo huấn luyện

• Giúp nhận ra những vấn đề và hướng tới các giải pháp.

Thiết lập mục tiêu

• Các tình huống- Mục tiêu dựa trên những chuẩn mực có tính

bắt buộc

- Chỉ tiêu cá nhân dựa trên những tiêu chuẩn cơ sở

- Sự quyết tâm của một cá nhân

Thiết lập mục tiêu

Mục tiêu

Mục tiêu cần phải• Specific – Cụ thể

• Measurable – Đo lường được

• Achievable – Có thể đạt được

• Relevant – Phù hợp

• Time – framed – Thời gian hoàn thành

• …… và phải được ĐỒNG Ý

Sales Organisation Development

• Cái gì phải được hoàn thành ?

• Sẽ được đo lường như thế nào ?

• Sẽ đạt được bằng cách nào ?

• Khi nào cần phải đạt ?

MỤC TIÊU

Thành phần của một nội dung mục tiêu

Mục tiêu

Kết quả

Họach định

CÔNG TY Bạn

Mục tiêu được hình thành:

Mục tiêu

Hành động

Sự đánh giá

Quản lý nhân sự– thiết lập các chuẩn

mực– người thầy, người

huấn luyện– phát triển con người

Trách nhiệm của người quản lý

Quản lý công việc– thiết lập tham số /

phương hướng – theo dõi thực hiện– bảo đảm tuân thủ

• Phát triển nhân sự là gì ?

• Chúng ta chỉ phát triển những người đạt thành tích cao ?

• Phát triển những người khác như thế nào ?

• Chúng ta có tạo cho họ thời gian / nỗ lực để phát triển không ?

Phát triển nhân sự

• Nhận ra các tiềm năng hay nhu cầu của NV ? • Đánh giá sự thực hiện một cách thành thực• Dựa trên khách quan, không dựa trên chủ quan• Thảo luận với ASM, BSM, đồng nghiệp• Thiết lập các mục tiêu / thách thức S.M.A.R.T.

– Nhận diện các vấn đề cốt lõi – không phải một “sớ” các sự việc

• Work With - Work Behind– Thực hiện đúng quy trình

Phát triển nhân viên của bạn

Quản lý công việc

QL Trách nhiệm QL kết quả

2 phần

• Phương hướng / hoạch định• Rà soát / theo dõi• Cải thiện kinh doanh

– Ý tưởng / thử nghiệm mới– Tạo nên sự khác biệt

• KSI’s– Phân tích

• Lập mục tiêu• Kết quả VS mục tiêu

– Liên tục cải thiện

Trách nhiệm: Kết quả:

Nhận ra các rào cản = Cờ đỏ

Quản lý công việc

• Đó là gì ? – Thiếu sự nhiệt tình

• Sự có mặt, sự đúng giờ, sự chuẩn bị• Hình thức, cá nhân, tính chuyên nghiệp• Ý kiến tiêu cực, giấy tờ không đồng nhất

• Chúng ta đương đầu với cờ đỏ như thế nào ?...– tránh đối đầu – với hy vọng điều đó sẽ tự biến mất ?– Giải pháp “Mackeno” ??

Cờ đỏ

Dấu hiệu của thực hiện chưa đạt

Chu kỳ thực hiện

Tuyển dụng& chọn lựa

Lập mục tiêu

Đào tạoHuấn luyện

Đánh giá

Khuynh hướng học tập

0

5

10

15

20

25

30

Mức thực hiện mong muốn

Phương pháp

• Quan sát / huấn luyện cùng công việc

• Giao tiếp hàng ngày với nhóm

• Họp định kỳ với NV / nhóm

• Ý kiến phản hồi từ các khách hàng

• Lưu trữ / tường trình các tình huống

• Kiểm tra thực tế ngòai thị trường

Kiểm tra sự thực hiện

• Báo cáo ngày

• Báo cáo doanh số

• Kế hoạch đi thị trường

• Hiệu quả bán hàng

• Thăm thị trường

Công cụ:

• Bạn làm gì khi đi work with ?• Tại sao đi work with là quan trọng ?• Mục đích của bạn là gì khi đi work with?

Nhân viên của bạn có ưu tiên công việc ?Làm sao để biết ?

Work With = đi làm việc chung

• Cảnh sát hay huấn luyện viên ?

• Bạn đang kiểm soát hay điều hành cuộc viếng

thăm ?

• Đưa ra ý kiến phản hồi hiệu quả ?

• Mục tiêu có S.M.A.R.T.?

Work With & Work Behind

Work With & Work Behind

Lập mục tiêu

Work Behind(theo dõi)

Thử nghiệm,Thử thách

Hỗ trợ

Work With(nhận diện

cơ hội)

Quy trình:

Work With

• Kiểm tra sự chuẩn bị của nhân viên– Bố trí trong phương tiện / mức hàng hóa / POSM– Các giấy tờ cần thiết (thẻ khách hàng, đơn hàng, …) – Lộ trình hàng ngày – Sắp xếp thứ tự các cuộc viếng thăm? Tại sao ?– Thực hiện những mục tiêu từ lần thăm trước

• Nhận ra và ghi chú các cơ hội• Tổng kết ngày làm việc – mục tiêu S.M.A.R.T.

Mục đích:

• Đứng phía sau và quan sát – nhìn tổng thể• Tìm kiếm các cơ hội / điều có thể hoàn thiện và

những điều nổi bật • Rà soát lại kết quả - ở thế cân bằng, hãy để NV có

một sự tin– ý kiến theo hướng tích cực / xây dựng … tránh ý kiến

không xây dựng

• Đưa ra ý kiến phản hồi

Work With

Khi đi workwith

Work Behind

• chuẩn bị– lần thăm trước và các vấn đề đã nhận diện– mục tiêu đã đề ra hoặc– bảng WW / WB lần trước

• Các báo cáo thực hiện liên quan • Kiểm tra sự tiếp thu và thực hiện của NV

Mục đích:

Work With & Work Behind

‘sự khác biệt giữa work with & work behind’

?Không nhiều

Chỉ là không cùng đi chung với NV khi đi work behind

Mẫu biểu WW & WB

WW - WB

Hướng dẫn chấm điểm

Work with

Diễn tập

• GSMV & NVBH

( 30 phút )

Đưa ý kiến phản hồi

Đưa ý kiến phản hồi

Điều nên làm và không nên làm

• Dựa trên những điều bạn thấy, hơn là những gì bạn tin-là hoặc nghĩ.

• Tập trung vào hành vi, không tập trung vào tính cách

• Giữ trạng thái trung lập, đừng xét xử

• Dùng để thông báo, không phải để chỉ bảo

Đưa ý kiến phản hồi

7 nguyên tắc vàng

• Thể hiện bằng sự giúp đỡ, hơn là đe dọa (và chọn đúng không gian, thời gian)

• Thể hiện đơn giản, đừng đẩy quá mức

• Bạn đưa ý kiến phản hồi, bạn cũng phải trong tư thế nhận ý kiến phản hồi

Đưa ý kiến phản hồi

7 nguyên tắc vàng (tt)

Khuynh hướng đưa ý kiến

Giới hạnKhuyến khích

Hỗ

trợ

Hiể

u bi

ếtD

ễ hi

ểuTh

ăm d

òTh

ông

tin

Chi

phố

iX

ét x

ửĐ

e dọ

a

Hành vi mua hàng của người tiêu dùng

Mua hàng tùy hứng

• Mua hàng không kế hoạch trước

• quyết định mua hàng dựa trên sự cuốn hút của trưng bày sản phẩm

– NTD bước vào CH mua 1 SP, thấy SP khác và cũng có thể mua “nó”

Vài nhân tố ảnh hưởng mua hàng

Sales Organisation Development

• bao bì sản phẩm• sản phẩm mới• chiết khấu hoặc quà tặng đặc biệt• vị trí trưng bày trong CH và trên kệ• môi trường ảnh hưởng chung

– trang trí, trình bày – phục vụ

• Sở thích và sự ham muốn• thời gian lưu tại CH và tính thường xuyên

Vài nhân tố ảnh hưởng mua hàng

Nhớ rằng:

• khỏang 35-75% việc mua hàng là không kế hoạch trước

• 2/3 các nhãn hiệu được chọn để mua là được quyết định ngay tại CH.

Sales Organisation Development

• SP DianaDiana được bán chủ yếu qua UY TÍN VÀ UY TÍN VÀ SỨC MẠNH THƯƠNG HIỆU SẢN PHẨMSỨC MẠNH THƯƠNG HIỆU SẢN PHẨM

• SP của DianaDiana giúp tạo lưu lượng khách

• giúp tăng doanh số và lợi nhuận

• vị trí trưng bày SP trong CH vì thế rất quan trọng

Vài nhân tố ảnh hưởng mua hàng

Tương quan đến SP của Công ty

NỘI DUNG

• Mục tiêu

• Vai trò của việc GS

• Nhiệm vụ thăm viếng KH

• Kỹ năng Động cơ thúc đẩy

• Kỹ năng lãnh đạo

• Kỹ năng đàm phán

• Lập kế hoạch & ưu tiên công việc• Họp hiệu quả

• Quản lý thời gian

• Quản lý & kiểm soát việc thực hiện

• Marketing

• Thư nhắc nhở

Thư nhắc nhở

Warning letter

Tóm lược

• Mục tiêu

• Vai trò của việc GS

• Nhiệm vụ thăm viếng KH

• Kỹ năng Động cơ thúc đẩy

• Lập kế hoạch và sắp xếp ưu tiên công việc

• Quản lý và kiểm soát việc thực hiện

• Thư nhắc nhở

Các kỹ năng giám sát

Phần hỏi & đáp

Cám ơn