Gestão ágil do portfólio

PPM ÁGIL - Gerenciamento ÁGIL do

Portfólio de ProjetosFormato online

www.portfolioexpert.com.br/ppm

Norberto Almeida, PhD, PMPnorberto.almeida@portfolioexpert.com.br

norberto.o.almeida@gmail.com

Objetivos da Apresentação

▪ Por que Ágil?

▪ Apresentar a Gestão Estratégia do Portfólio de Projetos

como diferencial competitivo das organizações.

▪ Apresentar uma metodologia de gerenciamento de

portfólio simplificada e eficiente..

1. CANAL NO YOUTUBE (PORTFOLIO EXPERT)

2. LINKEDIN – PORTFOLIO EXPERT E NORBERTO

ALMEIDA

3. PÁGINAS DO FACEBOOK – PORTFOLIO EXPERT E

NORBERTO ALMEIDA

4. GRUPO NO FACEBOOK – PPM – PROJECT

PORTFOLIO MANAGEMENT

5. CANAL NO YOUTUBE (PROJETOS E TI YOUTUBE.COM/USER/CANALPROJETOSETI)

Convites

POR QUE ÁGIL?

UMA ABORDAGEM LEAN E AGILE

O objetivo do lean thinking é criar um fluxo

contínuo de entrega de valor ao cliente,

reduzindo ao máximo a perda dos recursos

organizacionais no menor tempo possível

(Womack e Jones, 1996).

Lean Thinking

Lean Portfolio Management

1. Defina o que é valor

com o cliente

2. Mapeie e priorize o fluxo de

geração de valor

3. Crie um fluxo

contínuo de valor

4. Responda às demandas

do cliente

5. Busque a perfeição

Adaptado de Lean Project Management

(Womack e Jones, 1996)

1. Defina o que é valor com o cliente;

2. Mapeie e priorize o Fluxo de Geração de Valor;

3. Crie um fluxo contínuo de valor: Elimine os desperdícios,

focando nos projetos que agregam valor ao cliente ou são

necessários para a manutenção do negócio, otimizando a

utilização dos recursos organizacionais;

4. Responda às demandas do cliente (produção puxada). O

cliente puxa o fluxo de valor, reduzindo a necessidade de

projetos e outros trabalhos que não são necessários aos

negócios;

5. Busque a perfeição. Melhoria contínua do Portfólio na

adequação às mudanças e busca da otimização dos

resultados.

Princípios da Gestão Agil do Portfólio

Lean Portfolio Management

Adaptado de Lean Project Management

(Womack e Jones, 1996)

1. Os objetivos estratégicos devem ter prioridade sobre os objetivos individuais dos

projetos;

2. Elimine os desperdícios, focando no que agrega valor ao cliente, priorizando os

projetos e otimizando a utilização dos recursos organizacionais;

3. Nivele a utilização dos recursos estratégicos nos projetos, criando metas e

objetivos realistas para o portfólio;

4. Foco nas pessoas e nas interações e não nos processos e ferramentas. Empodere

os colaboradores, garantindo a cooperação, o respeito e a integridade;

5. Desenvolva as equipes, fornecendo o aprendizado contínuo e desenvolvendo a

cultura e a filosofia lean;

6. Pratique a simplicidade e utilize modelos visuais que facilitem a tomada de decisão

e o alcance dos resultados;

7. Crie uma cultura de perfeição, evitando o retrabalho e o trabalho duplicado,

praticando a melhoria contínua e o erro zero.

8. Forneça, em períodos curtos, indicadores que facilitem a tomada de decisão e

implemente as ações rapidamente.

9. Tenha uma rápida adaptação as mudanças, não adianta concluir projetos que já

não servem mais;

10. Crie uma organização de aprendizagem, com a gestão do conhecimento, pois os

projetos são temporários, mas o portfólio é contínuo.

Os 10 mandamentos da Gestão Agil do Portfólio

8 Adaptado de Lean Project Management (1996) e Manifesto Ágil (2001)

Necessidades de Negócio

PlanejamentoEstratégicoe/ouPropostas de valor e Atividades Chave

Objetivos

Soluções, Produtos eServiços

Sucesso

Gestão profissional9

Pilares do Gerenciamento Profissional do Portfólio

PMI’s Pulse of the Profession 2017 – Alguns Findings

❖ Ainda é perdido US$ 97 Mi para cada US$ 1 Bi investido – 9,7%

Resultado Empresas da Alta Maturidade

Empresas de BaixaMaturidade

Percentual médio de projetoscompletados dentro do prazo

88% 24%

Percentual médio de projetoscompletados dentro do orçamento

90% 25%

Percentual médio de projetos que alcançaram seus objetivos de negócio

92% 33%

Percentual médio de projetos com problemas de escopo

28% 68%

Percentual médio de projetos que falharam

6% 24%

Percentual médio do orçamentoperdido com as falhas dos projetos

14% 46%

Maturidade x Sucesso

PPM Ready

A avaliação envolve 3 etapas muito simples:

1 - Categorização da Organização e do Respondente

2 - Avaliação de prontidão

3 - Diagnóstico e Plano de Ação

Executando o plano de ação proposto pela ferramenta haverá uma

melhora na prontidão da sua organização e consequentemente nos

resultados alcançados pelos projetos.

Avalie Gratuitamente sua Organização:http://www.portfolioexpert.com.br/ppmready

PPM Ready – Etapa 1

Processos da Metodologia Simplificada

Grupos de Processos

Área de

conhecimentoDefinição Alinhamento

Autorização e

controle

Gerenciamento da

Estratégia do

Portfólio

1. Abrir o portfólio

Gerenciamento da

governança do

portfólio

2. Definir o portfólio 4. Otimizar o portfólio5. Autorizar o

portfólio

3. Desenvolver o plano

de gerenciamento do

portfólio

Gerenciamento do

desempenho do

portfólio

7. Gerenciar a execução

do portfólio

6. Reportar o

desempenho

do portfólio

Fonte: Adaptado de Almeida, Felipe ; Almeida, Norberto (2013)

Fluxo da Metodologia Simplificada

1.Abertura

doPortfólio2.DefiniçãodoPortfólio

3.Planejamento

doPortfólio

6.ReportedoDesempenhodo

Portfólio

(1-4Semanas)

7.GerenciamentodaExecuçãodo

Portfólio

CiclocompletodoPortfólio

NovoCiclodoPortfólio(6-12Meses)

5.AutorizaçãodoPortfólio

ProjectA

Project D

Project F

4.OtimizaçãodoPortfólio

InfosdosProjetos

ExecuçãodoPortfólio

RevisãodoPortfólio(3-6Meses)

C1(15)

C2(10)

P1 200

P2 170

P3 240

Inventário Definiçãoe

priorizaçãodoscritérios

AvaliaçãodoInventário

XAgile PPM

Ofertas disponíveis até amanhã

Treinamento online – Gestão Ágil do Portfólio (8 PDUs)

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Treinamento online PRIO – Priorização e Otimização do Portfólio com o Project

Online (3 PDUs) – www.portfolioexpert.com.br/prio

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Treinamento MSP Professional – Gerenciando Projetos com o Microsoft

Project (8 PDUs) – www.portfolioexpert.com.br/msp

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Treinamento MSP Light – Gerenciando Projetos com o Microsoft Project (8

PDUs) – www.portfolioexpert.com.br/msp

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Novos treinamentos em breve!

PPM Agile

Canvas

PM Agile

Canvas

Status Report

Canvas

Dashboard

XAgile PPM

1.Abertura

3.Planejamento

doPortfólio

Portfólio

(1-4Semanas)

Portfólio

ProjectA

Project D

Project F

InfosdosProjetos

C1(15)

C2(10)

P1 200

P2 170

P3 240

XAgile PPM

Por que? O que?

Quem? Como?

Quando e

Quanto?

XAgile PPM Canvas

1.Abertura

3.Planejamento

doPortfólio

Portfólio

(1-4Semanas)

Portfólio

ProjectA

Project D

Project F

InfosdosProjetos

C1(15)

C2(10)

P1 200

P2 170

P3 240

XAgile PPM

Inventariar os componentes candidatos ao Portfólio

Final do

CicloProjetos em Andamento

Projeto C

Projeto D

Projeto A

Projeto B

Projeto A

Projeto B

Projeto C

Projeto D

Inventário de Projetos

Project Canvas

Por que? O que?

Quem? Como?

Quando

Quanto?

Adaptado de José Finocchio Júnior (2013)

AHP – Projetos Priorizados

PROJETO

Aumentar o Market Share nos

mercados existentes

Expandir em Novos Mercados

e Segmentos

Melhorar a Satisfação do Cliente

Melhorar a Satisfação dos Colaboradores

Grau de Importância

% de Importânci

Ranking de Importância

Importância do critério 58,54% 25,88% 10,80% 4,77%

1 Implantação de Sistemas de Informações de Gestão do Portfolio

3 3 9 6 0,0701 7,01% 6

2Capacitação da Empresa em Lean Project Management 1 3 6 1 0,0361 3,61% 12

3 Criação de treinamentos online de alta qualidade 9 9 6 1 0,1539 15,39% 1

4Pesquisa de Mercado sobre as necessidades dos clientes 3 6 9 0 0,0760 7,60% 5

5 Capacitação e certificação dos colaboradores em Metodologias Ágeis de Gestão de Projetos

3 3 9 6 0,0701 7,01% 6

6 Implementar uma Plataforma Digital de Relacionamento com o Cliente

3 1 9 0 0,0529 5,29% 11

7 Implantar o Escritório de Projetos Executivo 3 3 3 6 0,0604 6,04% 8

8Implantar um Plataforma de Ensino à Distância (EAD) 9 9 3 3 0,1517 15,17% 2

9 Implantar Programa de Desenvolvimento dos Colaboradores

3 1 3 9 0,0552 5,52% 9

10 Desenvolver Campanha de Marketing Convencional e Digital

9 6 1 0 0,1307 13,07% 3

11 Implantar uma Plataforma de Gamificação 3 9 6 3 0,0890 8,90% 4

12 Desenvolver parcerias com empresas de alta qualidade complementares aos nossos serviços

3 3 3 1 0,0538 5,38% 10

TOTAL 52 56 67 36 1,0000 100%

((3/52)*0,5854+

(3/56)*0,2588+

(9/67)*0,1080+

(6/36)*0,0477) / 4

1.Abertura

3.Planejamento

doPortfólio

Portfólio

(1-4Semanas)

Portfólio

ProjectA

Project D

Project F

InfosdosProjetos

C1(15)

C2(10)

P1 200

P2 170

P3 240

XAgile PPM

3: Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Portfólio

Este é o processo responsável por garantir um plano consistente e

integrado para o efetivo gerenciamento do portfólio a ser executado,

tendo como referência o planejamento estratégico, seus objetivos e

suas premissas e restrições. Alguns exemplos de documentos para

melhor entendimento deste processo:

• Modelo de Governança do Portfólio;

• Programação de Prazos e Investimentos do Portfólio;

• Matriz de riscos do portfólio;

• Matriz de comunicação do portfólio.

1.Abertura

3.Planejamento

doPortfólio

Portfólio

(1-4Semanas)

Portfólio

ProjectA

Project D

Project F

InfosdosProjetos

C1(15)

C2(10)

P1 200

P2 170

P3 240

XAgile PPM

Criação de Cenários – Cenário 3 - Restrição R$ 8 Mi

Comparação dos Cenários

Cenário InvestimentoR$ Mi

% ValorEstratégico

Projetos Retirados

Linha de Base 9650 100,00% -

1 7850 81,28% 3 e 9

2 7950 83,03% 5 e 10

▪ Restrição Orçamentária: R$ 8 Mi

0,0% 2,0% 4,0% 6,0% 8,0% 10,0% 12,0% 14,0% 16,0% 18,0% 20,0%

Valor Estratégico

InvestimentoPrj 1

Prj 10

Prj 11

Prj 12

1.Abertura

3.Planejamento

doPortfólio

Portfólio

(1-4Semanas)

Portfólio

ProjectA

Project D

Project F

InfosdosProjetos

C1(15)

C2(10)

P1 200

P2 170

P3 240

XAgile PPM

▪ Autorizar o Portfólio significa obter a autorização para a

programação estabelecida para o próximo ciclo de execução.

▪ Deve envolver os principais tomadores de decisão

responsáveis finais pelos projetos do portfólio.

▪ Geralmente são criados Comitês de Gerenciamento de

Portfólio (CGP), responsáveis por definir, acompanhar e

autorizar mudanças na programação estabelecida.

▪ Este Comitê costuma ser formado por componentes da Alta

Administração e deve ter um modelo de gestão, definindo

alçadas, reuniões regulares e responsabilidades.

Autorizar o Portfólio

1.Abertura

3.Planejamento

doPortfólio

Portfólio

(1-4Semanas)

Portfólio

ProjectA

Project D

Project F

InfosdosProjetos

C1(15)

C2(10)

P1 200

P2 170

P3 240

XAgile PPM

Modelo de Relatório de Desempenho do Portfólio

DashBoard do Portfólio

Relatório de Acompanhamento

do Projeto (RAP)

Status Report Canvas

(SR Canvas)

Acompanhamento do Projeto – Status Report Canvas

Modelo dos 4 P’s

Status Report Canvas 2

1.Abertura

3.Planejamento

doPortfólio

Portfólio

(1-4Semanas)

Portfólio

ProjectA

Project D

Project F

InfosdosProjetos

C1(15)

C2(10)

P1 200

P2 170

P3 240

XAgile PPM

Gerenciar a execução do portfólio▪ Gerenciar a execução dos projetos: Avaliar periodicamente a utilização dos

recursos, cronograma e orçamento, bem como se o valor do portfólio está sendo

alcançado, visando analisar os resultados, a demanda necessária e a disponibilidade de

recursos, garantindo desta forma a viabilidade contínua do portfólio e recomendando

suas devidas otimizações;

▪ Gerenciar mudanças na estratégia: Avaliar periodicamente se houve alterações na

estratégia da empresa que devem ser refletidas no planejamento e acompanhamento

do portfólio;

▪ Gerenciar os riscos do portfólio: Executar o plano de gerenciamento de riscos e

reavaliar periodicamente os riscos do portfólio, suas ocorrências e respostas, através da

identificação, análise qualitativa e quantitativa e respostas aos riscos;

▪ Gerenciar a comunicação do portfólio: Coletar, distribuir e armazenar as

informações contidas no plano de gerenciamento da comunicação do portfólio,

garantindo a satisfação das partes interessadas com os requisitos de comunicação do

projeto.

Ex.: Remanejamento do Orçamento

Ofertas disponíveis até amanhã

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PDUs) – www.portfolioexpert.com.br/msp

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Novos treinamentos em breve!

Validação dos Objetivos da Apresentação

▪ Por que Ágil?

▪ Apresentar a Gestão Estratégia do Portfólio de Projetos

como diferencial competitivo das organizações.

▪ Apresentar uma metodologia de gerenciamento de

portfólio simplificada e eficiente..

Obrigado!

“Um homem que não se alimenta de

seus sonhos envelhece cedo”

(William Shakespeare)

Norberto Almeida, PhD, PMP

norberto.almeida@portfolioexpert.com.br

norberto.o.almeida@gmail.com

Gestão ágil do portfólio

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