General presentation for electronic document management systems (ProNet)

Система электронного

документооборота

(СЭД)

Как навести

порядок в документообороте?

2013 год Фирма «ПРОНЕТ» (www.pronet.ua)

Компания ProNET

15 лет на ИТ-рынке Украины

Законченные проекты, отмеченные

наградами и дипломами

Партнерские отношения с Вендорами

Сертифицированные специалисты

Индивидуальный подход к Заказчику

Гибкая ценовая политика

Автоматизированное управление

обработкой сервисных заявок

2 2

План

Типичные проблемы предприятия при организации документооборота

Какими средствами можно решить проблемы бумажного документооборота?

Выгоды внедрения СЭД

Подход PRONET к внедрению СЭД

3

Аудитория презентации

Ключевые пользователи Пользователи

Руководители

4

Пример 1. Файловая свалка....

5

Пример 2. Сложный маршрут обработки документов

Эксперт

Инициатор

Бухгалтер/Юрист

Архивариус

Внес ли свои

коррективы

эксперт?

Согласован ли

документ с

Функциональным

руководителем?

Почему не

согласовали

бухгалтер и

юрист?

А

руководитель

подписал?

Функциональный руководитель

Руководитель Предприятия

6

Разработка документа

Составление отчета

Согласование документа

Участие в проекте

Пример 3. Задач много, пользователь - один

Исполнитель

7

Что и кому я поручил? Хм…

Руководитель

Исполнитель 3 Исполнитель 1

Исполнитель 4 Исполнитель 2

Пример 4. Постановка задач

8

Нет

данных..

Z-z-z..

Пример 5. Контроль исполнения

Руководитель

Исполнитель 2 Исполнитель 1

Исполнить

!!! КОНТРОЛЬ !!! Готовлю

отчет

Принял в

работу

9

Бумажный документооборот

Операция Затраченное время (среднее)

Поручения

ТРЕТЬ поручений не

выполняются в срок или не

выполняются вообще

Поиск одного документа ЧЕТВЕРТЬ ЧАСА

Подготовка и согласование

приказа по основной

деятельности

НЕДЕЛЯ

Подготовка и согласование

исходящего письма ДЕНЬ

Поиск документов

ТРЕТЬ документов не находят

вовремя, до 10% теряется

безвозвратно

Подготовка отчета по

выполнению поручений ПОЛОВИНА ДНЯ

Проблемы бумажного документооборота

10

Типичные задачи документооборота

Оперативный поиск информации

Эффективное использование ресурсов

Централизованное хранение документов

Управление доступом к информации

Контроль сроков и этапов работ по документам

И много другое…

С увеличением количества задач, связанных с обработкой

документов, возникает необходимость внедрения

современных систем электронного документооборота (СЭД)

11

Что такое СЭД ?

СЭД (Система электронного документооборота) информационная

система, обеспечивающая процесс создания, управления

доступом и распространения электронных документов, а также

обеспечивающая контроль над потоками документов на

предприятии.

12

Документ - совокупность сведений зафиксированных на материальном носителе для

хранения, ознакомления, повторного ознакомления. Обладает набором реквизитов.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания

или получения до завершения исполнения или отправления. Включает: прием,

регистрацию, рассылку, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное

использование документов, а также справочная работа.

Преимущества электронных документов

Проще использовать, искать,

восстанавливать

Выше скорость и эффективность

коллективной работы

Поддержка удаленной работы

Любые виды группировки и сортировки

Повышенный уровень безопасности

Экономия бумаги - сохранность

окружающей среды и площадей

предприятия 13

Возможности современных СЭД

Одновременная работа большого количества

пользователей

Поточное сканирование и полнотекстовый

поиск

Многоуровневый доступ к документам и

удаленная работа с ними

Поддержка шифрования и ЭЦП

Отчеты любой сложности

Широкие интеграционные возможности

14

Цели автоматизации документооборота

Создание управляемого предприятия за счет:

1. Своевременного предоставления достоверной

информации для принятия управленческих решений

2. Сокращение сроков выполнения бизнес-процессов

3. Информационная поддержка работы каждого

сотрудника

4. Непрерывного и независимого контроля

исполнительской дисциплины

5. Объединение всех прикладных информационных

систем

15

Возможности СЭД

• Управление документами (Document Management) —

регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и

библиотечные службы для деловых документов

• Управление потоками работ (Workflow) —поддержка БП и

маршрутизация контента в соответствии с рабочими

заданиями и состояниями

• Документ-ориентированная групповая работа (Document-

Centric Collaboration) —коллективная работа с документами и

поддержка проектных команд

16

Преимущества для руководителей

Формирование целостной картины о

ходе работы с документами

Эффективный инструментарий для

принятия своевременных

управленческих решений

Повышение управляемости бизнес-

процессов

Повышение уровня исполнительской

дисциплины подчиненных

17

Выгоды для Канцелярии

Сокращение количества ручных операций

при регистрация документов - ускоренный

ввод документов

Средства автоматизации создания

документов на базе шаблонов

Сокращение ошибок в реквизитах

Устранение потерь документов

Хранение промежуточных версий

Контроль выполнения задач

18

Способы доступа к документам

Способы доступа к документам

Почтовый сервер

Internet

Удаленный доступ

Web-сервер

Internet

Пользователи 1, 2, 3, 4 ……….

Локальная сеть

Сервер СЭД

19

Интеграция с ИТ-инфраструктурой

СЭД

20

Результаты внедрения СЭД

Показатель эффективности До После

Средняя длительность подготовки и

согласования документа, чел/час. 80 16

Процент согласованных в срок

документов, % 40 90

Средняя длительность поиска

документа сотрудником, чел/час. 4 0.5

Трудоемкость выполнения работ по

документу на этапе регистрации,

чел/час.

0.5 0.25

Среднее количество итераций

согласования документа в одном

подразделении, шт.

5 2

21

Выгоды от внедрения СЭД

Единая база для хранения документов

Разграничение прав доступа к документам

Предотвращение потерь документов

Ускоренный ввод и поиск документов

Повышение уровня исполнительской дисциплины

Обеспечение актуальной информацией для принятия

управленческих решений

22

Примеры интерфейсов СЭД

23

Папки системы

Папки системы – упорядоченное хранение информации

24

Папки и регистрационные карточки

25

Прикрепленные документы

26

Задачи

27

Примеры интерфейсов СЭД

Атрибутивный и контекстный поиск

28

Примеры интерфейсов СЭД

Контрольная панель руководителя

29

Примеры интерфейсов СЭД

Анализ показателей эффективности

30

Web - интерфейс

31

Мобильное рабочее место руководитея

Мобильное рабочее место

32

систем электронного документооборота

Методология внедрения

33

Этапы внедрения

Постановка задачи и целей проекта

Сбор первичной информации

Разработка макета решения

Тестирование решения в виртуальной

среде

Анализ выявленных недостатков и их

устранение

Передача решения в промышленную

эксплуатацию, техническая поддержка

34

Почему ProNET?

Ценим и уважаем каждого Заказчика

Авторизованный партнёр лидирующих компаний

рынка - DocsVision и DIRECTUM

Анкеты для сбора первичной информации о

требованиях Заказчика

Разработка технического задания и

сопроводительных документов

Предварительное тестирование предлагаемых

СЭД в виртуальной среде

Гибкая ценовая политика, скидки Заказчикам

35

Выгоды от внедрения

Автоматизация работы с документами и

бизнес-процессов

Эффективное хранение информации

Быстрый поиск документов

Повышение исполнительской

дисциплины

Сокращение затрат времени

руководителей и исполнителей

Повышение конкурентоспособности

предприятия в целом 36

04073, г. Киев, ул. Марка Вовчка, 18А

(+38) 044-390-09-11, 390-09-19

natasha.s@pronet.ua

www.pronet.ua

Спасибо за внимание !

Пожалуйста,

задавайте вопросы

37