Upload
florencia-monica
View
585
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Filing system
Citation preview
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
1
PENGURUSAN SURATPENGURUSAN SURAT
Pengurusan surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.
Pengurusan surat dapat dilakukan dengan menggunakan:1.Buku Agenda dan Buku Ekspedisi2.Kartu Kendali dan Lembar Pengantar
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
2
Dalam Kearsipan, berdasarkan sifat, surat dinas dibedakan:
SURAT SURAT DINASDINASSURAT SURAT DINASDINAS
SURAT SURAT TERBUKATERBUKA
SURAT SURAT TERBUKATERBUKA
SURAT SURAT TERTUTUPTERTUTUP
SURAT SURAT TERTUTUPTERTUTUP
SURAT SURAT PENTINGPENTINGSURAT SURAT
PENTINGPENTING
SURAT SURAT BIASABIASASURAT SURAT BIASABIASA
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
3
LANGKAH-LANGKAH PENGURUSAN SURAT
1. Penerimaan
2. Penyortiran
3. Pembukaan
4.4. PencatatanPencatatan
5. Pengarahan
SURAT MASUK:SURAT MASUK:
1. Konsep Surat
2. Pengetikan
3. Penandatanganan
4.4. PencatatanPencatatan
5. Pengiriman
SURAT KELUAR:SURAT KELUAR:
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
4
PENCATATAN SURAT
BUKU AGENDABUKU EKSPEDISI
KARTU KENDALILEMBAR PENGANTAR SBLEMBAR PENGANTAR SR
POLA LAMA
POLA BARU
SISTEM PENCATATAN SURAT
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
5
1. Surat dari pengirim yang sama letaknya terpisah-pisah
2. Pencatatan surat secara kronologis
3. Menemukan surat relatif lama
4. Sukar mengetahui hubungan surat-surat satu sama lain
5. Penyimpanan surat sering menggunakan sistem kronologis atau deretan
6. Berfungsi sebagai buku statistik
Gunanya: mencatat surat masuk dan keluar
Kelemahannya:
BUKU AGENDA
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
6
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
7
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
8
Buku EkspedisiBuku Ekspedisi
Gunanya: sebagai bukti penerimaan/pengiriman surat atau barang
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
9
Gunanya: mencatat surat penting masuk dan keluar
Keuntungannya:1. Dapat menelusuri lokasi surat2. Sebagai alat pengendali3. Sebagai alat pengantar/ekspedisi4. Sebagai pengganti arsip selama arsip
masih aktif di Unit Pengolah
KARTU KENDALI
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
10
Penggunaan Kartu Kendali (KK)
KK I (putih) untuk petugas pengarah, sebagai alat kendali atau alat kontrol
KK II (Kuning) untuk petugas arsip, sebagai arsip pengganti
KK III (merah) untuk pengolah surat, disertakan dengan surat
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
11
Cara Pengisian Kartu KendaliCara Pengisian Kartu Kendali
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
12
SURAT MASUK
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
13
SURAT KELUAR
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
14
Apakah akan mengganggu kelancaran tugas seandainya surat itu hilang?
Ya Tidak
Apa akibatnya apabila surat tersebut terlambat penyampaiannya kepada Pengolah?
? ?
Andaikata surat tersebut hilang, apakah informasinya dapat diketemukan di sumber lain?
Tidak Ya
Apakah surat tersebut memerlukan tindak lanjut?
Ya Tidak
Apakah surat tersebut penting bagi kelangsungan usaha organisasi secara keseluruhan?
Ya Tidak
MENENTUKAN SURAT PENTING ATAU BIASA
Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat
15
BATAS WAKTU MEMBALAS BATAS WAKTU MEMBALAS SURATSURATUNSUR-UNSUR YANG MEMPENGARUHI:
Keterlibatan unit kerja yang memroses
Sifat surat
Tingkat kepentingan masalah surat
Surat Penting: - 2 – 3 hari
- mendesak: 1 – 2 hari atau seketika
Surat Biasa: - 3 – 7 hari
- Jika diperlukan hari itu juga
CONTOH