Upload
puszpita
View
726
Download
19
Embed Size (px)
Citation preview
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Proposal ?
Penawaran tertulis…
…Rencana yang bisa direalisasikan…
…ditawarkan ke orang lain untuk dipertimbangkan
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Dua Pendekatan
Reaktif
Menjawab undangan/tender …prosesnya lebih terbatas
Proaktif
Mengirimkan penawaran spekulatif
…lebih bebas
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Tip untuk pendekatan Reaktif
1. Bacalah dengan seksama Letter of Invitation, termasuk terms of reference (TORs)
2. Pahami kebutuhan client
3. Putuskan untuk menawar atau tidak
4. Masukkan penawaran yang Compliant dan attractive
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Tip untuk pendekatan proaktif
• Kaji kebijakan dan prioritas client
• Sasaran client & pengambil keputusan yang tepat
• Pahami persyaratan dan instruksi penawaran client
• Masukkan penawaran yang relevan dan menarik
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Pada setiap kasus
• Proposal adalah penawaran bisnis
• Penyusunan proposal perlu dikelola seperti proyek internal
• Setiap proposal perlu memiliki SDM yang berkompeten yang dicalonkan sebagai manager
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Tahap-Tahap Penyusunan Proposal
1. Perencanaan dan koordinasi
2. Mengunjungi client
3. Penulisan dan pengeditan
proposal
4. Produksi dan pengiriman
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Tahap 1: Perencanaan dan Koordinasi
Analisis TOR
Pembuatan Draft struktur proyek + format, struktur dan isi proposal
Pembuatan draft input proyek: waktu, SDM, ketrampilan, manajemen, logistik
Penjadwalan input proposal : waktu, SDM, ketrampilan
Asumsi biaya dan harga dasar untuk proyek dan penawaran finansial
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Tahap 2: Kunjungan Client
Koordinasi dengan rekanan proposal: strategi proposal, taktik
Pengembangan pendekatan, metoda, rencana kerja, manajemen, tatap muka dengan client
Menjalin hubungan, pertemuan dengan client dan rekanan
Penetapan struktur tim dan input yang diusulkan
Keputusan tentang lokasi penyusunan dan produksi proposal
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Tahap 3: Penulisan Proposal
Uraian tertulis mengenai Teknis, keuangan and manajemen
Grafik Proposal : diagram, bar chart, dll
Ringkasan proposal
Kaji dan edit tulisan
Terjemahkan (jika diperlukan)
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Tahap 4: Produksi dan Pengiriman
Word processing, penandatanganan
Penjilidan
Pencetakan Text/graphics
Pemeriksaan and perbanyakan proposal
Logistik pengiriman and pemasukkan penawaran
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Struktur dasar dari proposal bersaing (I)
Cover Fungsi ? Informasi kunci
Bagian Depan Halaman judul, surat pengantar,
Ringkasan Organisasi dan Isi Proyek
Bab 1 Tujuan Identifikasi konsultan Matrik tanggapan TOR
outline struktur tim Matrix pengalaman tim Resume CV
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Struktur dasar dari proposal bersaing (II)
Bab 2 Pemahaman proyek
Bab 3 Metodologi dan program kerja
Bab 4 Staffing dan organisasi
Bab 5 Pengalaman Proyek
Bab 6 Anggaran/informassi Anggaran
Lampiran Full CV/TOR/bahan lain
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Ringkasan Proyek
Ringkas dan padat (satu halaman)
Fokus pada pesan inti
Hanya mencakup hal-hal penting yang memperkuat pesan inti
Berikan dampak ke struktur
Yakinkan bahwa client membacanya
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Bab 1: Bagian Awal
Jangan mengulang TOR, sajikan data dasar tentang client, kinerja dan pengalaman kita
Nyatakan tujuan dan manfaat proposal
Tekankan pada kekuatan penawaran kita (misal pengalaman)
Garisbawahi your selling points
Beri judul bab yang bisa memperkuat identitas kita
Masukkan ringkasan pengalaman tim inti (matrix atau tabel)
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Bab 2: Jelaskan strategi kita (pendekatan)
Tunjukkan kepedulian kita terhadap konteks proyek …
Gunakan informasi yang belum diketahui client untuk menunjukkan “kekuatan” dari pendekatan kita
Buatlah analisis yang jelas mengenai dasar pemikiran dan konteks pekerjaan
Kaitkan logika pendekatan kita dengan struktur tim dan tanggung jawabnya
Libatkan pengalaman anggota tim dalam bab ini
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Bab 3: Metodologi dan Rencana kerja
Bergerak dari aspek strategis ke rincian taktis dari program kerja
Mulai dari garis besar struktur program kerja, bergerak dari aspek macro ke mikro.
Jelaskan prosedur aktifitas secara rinci tetapi jelas : nyatakan tujuan, diskusikan berbagai pilihan, pertimbangan pemilihan, input/output. Gunakan daftar.
Jelaskan key selling points
Titikberat pada kesesuaian antara metode dan tujuan client
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Bab 4 & 5: Pengalaman Proyek dan CV
Klasifikasi pengalaman tim sesuai karakteristik proyek
Buat tabulasi pengalaman relevan dan masukkan ringkasannya pada bagian pendahuluan
Tunjukkan cakupan proyek, client, jasa, hasil proyek sebelumnya
Buatlah ringkasan proyek yang menarik
Sesuaikan CVs dengan persyaratan khusus dari proyek
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Bab 6: Anggaran dan Informasi Anggaran
Ikuti instruksi client, jika ada (format, judul, dll)
Yakinkan bahwa semuanya (komponen biaya) sudah dibuat anggarannya (buat check-list)
Semua program kerja ditransformasikan dalam pengertian anggaran
Jelaskan bagaimana anggaran sudah di-exercise: cacatan informasi proyek menjadi bermanfaat disini
Memiliki anggaran kerja yang terinci (anggaran per tugas atau per aktifitas)
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Tip Tambahan: Menulis dan mengedit efektif
Proposal adalah penawaran bisnis bukan laporan: kembangkan template proposal
Buatlah proposal mudah dibaca: presentasi menarik, grafik yang kreatif, dan konsisten
Buatlah proposal yang mudah dipahami: hindari jargon, jelas, tajam
Bahasa yang baku dan benar
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Apa yang seharusnya kita tawarkan ?
Spesialis, berpengalaman dan keahlian mandiri
Transparansi dalam metode, pencatatan dan keuangan
Konsistensi, nilai uang, berkelanjutan
Energi dan inovasi
Kejelasan tujuan, sinergi bisnis
Pengurangan resiko dan potensi kerugian
Manfaat proyek akan meningkatkan kompetensi dan kinerja client
Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma
Pertanyaan dari client yang perlu diantisipasi ?
Apakah kajian konsultan sudah memadai mengenai penentuan cara tercepat dan praktis dalam memenuhi kebutuhan client?
Apakah pendekatan kita sudah logis dan efektif dari segi biaya?
Apakah rencana kerja yang ditawarkan konsisten dengan jadwal waktu, anggaran, dan prosedur client?
Apakah penawaran memprioritaskan kualitas profesional yang terbaik dalam melaksanakan pekerjaan ??
Apakah penawaran memberikan manfaat maksimal dengan resiko minimal ?