GUA TCNICA PARA LA

ELABORACIN DE MANUALES DE

ORGANIZACIN

SERIE GUAS TCNICAS No. 1

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SERIE GUAS TCNICAS PARA LAS TESORERAS MUNICIPALES

D.R. Instituto Hacendario del Estado de Mxico (IHAEM)

Av. Mxico No. 604, col. Amricas Toluca de Lerdo, Estado de Mxico

C.P. 50130 Telfonos: (722) 2806627, 2806618, 2800300

Hacienda de Sols No. 7 col. Echegaray Naucalpan de Jurez, Estado de Mxico

Telfono: (55) 53734287

pgina web: www.ihaem.org correo electrnico: webmaster@ihaem.org

Comit Editorial de la Administracin Pblica Estatal

Autorizacin primera edicin, 2002 A: 203/1/031/021

Autorizacin segunda edicin 2003 A: 203/1/025/0301

La reproduccin total o parcial de este documento podr efectuarse mediante la autorizacin expresa de la fuente y dndose el crdito correspondiente.

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DIRECTORIO

INSTITUTO HACENDARIO DEL ESTADO DE MXICO

Lic. Enrique Pea Nieto Gobernador Constitucional del Estado de Mxico

Dr. Luis Videgaray Caso Secretario de Finanzas

y Presidente del Consejo Directivo del IHAEM

Lic. Fernando R. Portilla Snchez Vocal Ejecutivo

Lic. Jorge G. Prez Cuevas Coordinador de Estudios Hacendarios

Lic. Jenaro Romero Moreno Subdirector de Asistencia Tcnica

Lic. Marco A. Garay Martnez Subdirector de Estudios Fiscales

Investigacin Lic. Jaime Romero Becerril

Edicin Lic. Jorge Guillermo Prez Cuevas

Lic. Jenaro Romero Moreno

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CONTENIDO

PRESENTACIN

1. OBJETIVO DE LA GUA

2. CONCEPTUALIZACIN DE ORGANIZACIN

2.1 Organizacin 2.2 Modelos de organizacin 2.3 Organigramas

3. EL DISEO DE ESTRUCTURAS DE ORGANIZACIN

3.1 Criterios aplicables 3.1.1 Criterio de departamentizacin 3.1.2 Criterio de tramo de control 3.1.3 Criterio de ndice de administracin

3.2 Metodologa para el diseo de estructuras de organizacin

3.3 Recomendaciones para el diseo de estructuras de organizacin

4. EL MANUAL DE ORGANIZACIN

4.1 Concepto de Manual de organizacin 4.2 Componentes de un manual de organizacin

4.2.1 Cubierta o portada 4.2.2 ndice 4.2.3 Introduccin 4.2.4 Antecedentes 4.2.5 Base legal 4.2.6 Objeto y atribuciones 4.2.7 Estructura orgnica 4.2.8 Organigrama 4.2.9 Objetivo y funciones por Unidad

Administrativa 4.2.10 Validacin

Pg.

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13

13 14 15

27

27 27 30 31

32

39

43

43 44 44 45 46 47 48 49 50 51

52 55

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5. PROCESO DE ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

5.1 Responsables de su elaboracin

BIBLIOGRAFA

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57

61

9

PRESENTACIN

El Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 19992005, en su eje rector Financiamiento para el desarrollo, para el impulso al federalismo y el desarrollo municipal, plantea, entre otros, el objetivo de Establecer una nueva relacin con los municipios a partir de los instrumentos polticoinstitucionales, que les asigna el orden jurdico para elevar su capacidad de gestin pblica frente a los ciudadanos y organizaciones.

En cumplimiento de lo anterior, el Instituto Hacendario del Estado de Mxico, presenta a su consideracin el documento denominado Gua Tcnica para la Organizacin de las Tesoreras Municipales, el cual pretende ser una herramienta que servir a los tesoreros municipales para la elaboracin de sus estructuras orgnicas y sus manuales de organizacin.

Este modelo organizacional para las tesoreras consta de siete apartados, en los que se da respuesta a las siguientes preguntas, cmo hacer una estructura orgnica?, cules son los criterios que prevalecen en la organizacin de las tesoreras municipales?, qu procedimiento es recomendable aplicar?, qu es y cmo se hace un manual de organizacin de una tesorera?

Como es evidente, esta gua no es un documento acadmico, tampoco pretende aportar nada nuevo a la materia administrativa, pero s transmite las experiencias de algunas tesoreras municipales.

Con ello, se abre el debate con los servidores pblicos municipales, que permita, con sus aportaciones, perfeccionar esta herramienta para que contribuya eficientemente a que el ejercicio de sus actividades se realice de manera gil, eficiente y transparente, proporcionando los elementos tcnicos bsicos para la elaboracin de sus estructuras y manuales de organizacin, a fin de impulsar el desarrollo institucional de los municipios.

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1. OBJETIVO DE LA GUA

Esta gua tcnica pretende proporcionar a los servidores pblicos involucrados en las reas hacendarias del municipio, los elementos tcnicos bsicos para el diseo de su estructura de organizacin y la integracin del manual de organizacin, concibindolos en forma gil, coherente, racional y sobre todo, asociados a un esquema de control interno congruente con la naturaleza de la funcin hacendaria.

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2. CONCEPTUALIZACIN DE ORGANIZACIN

2.1 ORGANIZACIN

Partiendo de la definicin de organizacin que dice: Es aquella parte de la administracin que implica establecer una estructura intencional de papeles que las personas desempearn en una institucin (organizacin). 1 Es el establecimiento de una estructura formal de autoridad a travs de la cual las subdivisiones de trabajo son integradas, definidas y coordinadas para el objetivo trazado.

Jerarqua. Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango y grado de importancia.

Divisin del trabajo. Es la separacin de actividades que integran una funcin.

Especializacin. Es la consecuencia de la divisin del trabajo al asignarle funciones especficas y repetitivas a una persona.

Departamentizacin. Es la divisin y agrupamiento de funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud.

Descripcin de funciones. Es la definicin de actividades y deberes que habrn de desarrollarse en cada una de las unidades administrativas.

Coordinacin del trabajo. Es el proceso de integrar los objetivos y las actividades de las diversas unidades que forman un organismo.

Las estructuras formales de organizacin evitan los siguientes problemas:

q Mala comunicacin o ausencia de la misma: Esto crea barreras por lo que la gente se siente excluida, confundida, atemorizada o menospreciada.

1 KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz, Administracin, 3 Edicin en espaol, Mc Graw Hill / Interamericana, S.A. de C.V., Mxico, 1990, p.19.

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q Desconocimiento de las metas y la misin general de la organizacin: Lo que conduce a la bsqueda de metas individuales de los departamentos o de las reas.

q Competencia entre departamentos, turnos o reas: La competencia impide el trabajo de equipo y el logro de objetivos generales.

q Decisiones o polticas confusas: Si la administracin superior deja incgnitas que los administradores de niveles inferiores y los supervisores deban solucionar, el resultado seguramente sern conflictos y barreras que surgirn por las diferencias de opinin.

q Demasiados niveles jerrquicos: Con el consecuente incremento en costos.

q Temor a las evaluaciones del desempeo: Los supervisados tienen que ocultar las fallas a fin de mantener su posicin.

2.2 MODELO DE ORGANIZACIN

Un modelo de organizacin, es el proceso que se sigue para definir puestos, lneas de comunicacin, jerarquas, funciones y obligaciones.

Los elementos de un modelo de organizacin son los siguientes:

Unidad Administrativa. Dentro de una organizacin, se refiere a las partes o componentes que integran de manera conjunta a la organizacin, hablamos de entes de diferentes jerarquas, que son nicos e irrepetibles dentro de la organizacin.

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Nivel Jerrquico. Se refiere a las diferentes categoras o rangos que se dan a un puesto, por ejemplo direccin, subdireccin, jefatura de departamento, etc.

Lneas de Autoridad. Determinan el mando que una unidad administrativa tiene sobre otra u otras.

Canales de comunicacin. Son las vas formales de intercambio de informacin.

Las estructuras de organizacin tienen los siguientes propsitos:

Proporcionar una imagen formal de la organizacin, constituyndose en una fuente de informacin autorizada.

Indicar las relaciones de jerarqua que guardan entre s las principales unidades administrativas.

Facilitar al personal el conocimiento de su ubicacin y de las relaciones dentro de la estructura orgnica.

Descubrir posibles duplicidades, dispersiones o lagunas, mltiples relaciones de dependencia, de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisin y control.

Auxiliar en el anlisis, conocimiento y diseo de la organizacin en su conjunto.

2.3 ORGANIGRAMAS

Un organigrama se define como: "La representacin grfica de la estructura orgnica que refleja en forma esquemtica la posicin de las unidades administrativas que la integran, niveles jerrquicos, lneas de autoridad y asesora y canales de comunicacin." 2

2 dem. P. 316

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El objetivo de elaborar un organigrama es proporcionar una imagen formal de la organizacin, constituyndose en una fuente de consulta con fines de informacin, as como indicar las relaciones de jerarqua que guardan entre s los principales rganos de la administracin pblica o de alguna de sus reas.

CLASIFICACIN

Los organigramas por su contenido se clasifican en:

Estructural: Representa a las unidades administrativas de una dependencia y las relaciones de jerarqua que existen entre stas.

SECRETARA

CONTRALORAINTERNA

COORDINACINADMINISTRATIVA

SECRETARAPARTICULAR

DIRECCIN DIRECCIN DIRECCIN DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

ORGANIGRAMAESTRUCTURAL

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Funcional: Indica en el cuerpo de la grfica, adems de las unidades y sus relaciones, las principales funciones o actividades de las unidades administrativas representadas.

DIRECCIONDEEGRESOSEfectuarlospagosaproveedores.Elaborarelpresupuestodeegresosydarlecumplimiento.Etc.

DIRECCIONDECONTADURIALevarelregistrocontabledelasoperacionesfinancieras.Etc.

DIRECCIONDEINGRESOSConducirlapolticaderecaudacindelMunicipio.Elaborarelprogramaderecaudacinmunicipal.Etc.

DIRECCIONDEINFORMATICAIntegrarelpadrndecontribuyentesdelmunicipio.Integrarlabasededatosdelosprediossujetosalpagodeimpuestopredial.Etc.

TESORERIAPlanear,dirigirycontrolarlapolticadeingresosyegresosdelmunicipio.AplicarelProcedimientoAdministrativodeEjecucin.Etc.

ORGANIGRAMAFUNCIONAL

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De integracin de puestos: Seala dentro del marco de cada unidad administrativa, los diferentes puestos administrativos para la ejecucin de las funciones asignadas y, en su caso, los nombres de las personas que las ocupan.

DIRECCINGENERAL

DIRECTOR

AUXILIAR

SECRETARIA

DIRECTOR DIRECTOR

DIBUJANTE

ANALISTAANALISTA

SECRETARIA SECRETARIA

SECRETARIA

DIRECTORGENERAL

DIRECCIN"A" DIRECCIN"B"

DEPARTAMENTODEPARTAMENTO

JEFEDEDEPTO. JEFEDEDEPTO.

DIBUJANTE

CHOFER

ANALISTA

SECRETARIASECRETARIA

TOTAL

TOTAL TOTAL

TOTALTOTAL

CHOFERCHOFER

EE

EE

E

RR

R

R R

1

11

1

1

1

111

1 1

11

1

11

1

11

1

2

2

2

2

22

4

44 6

6

66

55

2

6

1 2

7 10

10

6

4

2

ANALISTA

2 213 6 13

ORGANIGRAMADEINTEGRACINDEPUESTOS,PLAZASYUNIDADES

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POR SU MBITO DE APLICACIN SON:

Generales: Representan a la organizacin por medio de sus principales rganos y sus interrelaciones bsicas, generalmente son esquemticos y comprenden slo los niveles ms altos de la organizacin.

AYUNTAMIENTO

TESORERASECRETARADEL

AYUNTAMIENTOOBRASPBLICAS

ORGANIGRAMAGENERAL

PRESIDENTEMUNICIPAL

GOBERNACIN ADMINISTRACINSERVICIOSPBLICOS

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Especficos: Muestran cada una de las unidades administrativas o divisiones principales de la estructura estatal y ofrecen el detalle de los puestos.

TESORERAMUNICIPAL

UNIDADDEAPOYO

ADMINISTRATIVO

UNIDADDEINFORMTICA

SUBTESORERADEINGRESOS

DEPARTAMENTODE

RECAUDACIN

DEPARTAMENTODE

FISCALIZACIN

DEPARTAMENTODECOBRANZA

SUBTESORERADEEGRESOS

DEPARTAMENTODE

PRESUPUESTACIN

DEPARTAMENTODEEJERCICIOPRESUPUESTAL

DEPARTAMENTODECONTROL

PRESUPUESTAL

SUBTESORERADE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTODECAJA

DEPARTAMENTODEOPERATIVIDAD

CONTABLE

DEPARTAMENTODEEMISINDEINFORMES

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACINDERECURSOSEXTERNOS

ORGANIGRAMAESPECFICOORGANIGRAMAESPECFICO

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POR SU FORMA O DISEO SON:

Verticales: El rgano que representa la ms alta jerarqua est colocado en la parte superior, y las lneas de autoridad parten de arriba hacia abajo.

SECRETARA

CONTRALORAINTERNA

COORDINACINADMINISTRATIVA

SECRETARAPARTICULAR

DIRECCIN DIRECCIN DIRECCIN DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

ORGANIGRAMAESTRUCTURAL

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Horizontales: El rgano que representa la ms alta jerarqua se coloca en el margen izquierdo y las lneas de autoridad parten de izquierda a derecha.

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

DIRECCIN

SUBSECRETARIA

"A"

DIRECCIN

SECRETARIA

DIRECCIN

SUBSECRETARIA

"B"

DIRECCIN

DIRECCIN

GENERALDIRECCIN

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

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Circulares: El rgano que representa la ms alta jerarqua, se coloca en el centro y las lneas de autoridad parten del centro a la periferia y los distintos niveles aparecen como crculos concntricos.

TESORERAMUNICIPALDEPARTAMENTO

"B"DEPARTAMENTO

"G"

DEPARTAMENTO"F"

DEPARTAMENTO"H"

DEPARTAMENTO"A"

DEPARTAMENTO"D"

DEPARTAMENTO"E"

DEPARTAMENTO"I"

SUBDIRECCIN

ORGANIGRAMACIRCULAR

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Mixtos: Se combinan las formas vertical y horizontal para los distintos niveles, por lo general se utiliza el vertical para los primeros niveles y el horizontal para los ltimos contenidos en el esquema.

T E SO R ER AM U N IC IP A L

U N ID AD D EA PO YO

A D M IN IS T R A T IV O

UN ID AD D EIN FO RM T IC A

S U B T E SO R ER AD E IN G R E SO S

D E P AR T AM EN TOD E

R EC AU D AC I N

D E P AR T AM EN TOD E

F IS C A L IZA C I N

D E P AR T AM EN TOD E CO BR AN ZA

S U B T E SO R ER AD E E G R E SO S

D E PAR TAM EN TOD E

P R ESU P U ES TAC IN

D E PAR TAM EN TOD E E JE R C IC IO

PR E SU PU E STA L

D E PAR TAM EN TOD E C O N TR O L

PR E SU PU E STA L

SU B T E SO R ER AD E

C O N T A B IL ID A D

D EPA R TA M EN TOD E C A JA

D EPA R TA M EN TOD E O P ER AT IV ID AD

C O N TA BL E

D EPAR TAM E N TOD E EM IS I N D E

IN FO RM E S

ORG AN IG R AMA M IX T OORGANIGRAMAMIXTO

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Escalares: Son una variante de los verticales, que tienen la particularidad de representar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos, permitiendo as, la aparicin en la grfica de las unidades ubicadas en los ltimos niveles.

ORGANIGRAMAESCALAR

TESORERAMUNICIPAL

UNIDADDEAPOYO

UNIDADDEINFORMTICA

SUBTESORERADEINGRESOS

DEPARTAMENTO DEFISCALIZACIN

DEPARTAMENTO DEREZAGO Y EJECUCIN

SUBTESORERADEEGRESOS

DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIN

DEPARTAMENTO DECUENTASPORPAGAR

DEPARTAMENTO DECATASTRO

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27

3. EL DISEO DE ESTRUCTURAS DE ORGANIZACIN

3.1 CRITERIOS APLICABLES

Los principales criterios administrativos que resultan indispensables para la elaboracin de una estructura orgnica efectiva, son tres:

3.1.1 CRITERIO DE DEPARTAMENTIZACIN

Es el agrupamiento de actividades de acuerdo con objetivos comunes a unidades administrativas o a puestos especficos, a saber:

q Departamentizacin por funciones. Una funcin es un conjunto de actividades que se realizan para alcanzar un objetivo comn. Las funciones en el mbito de la Administracin Pblica devienen de las atribuciones expresadas en el ordenamiento jurdico que crea a la dependencia u organismo, de esta forma las atribuciones de un Ayuntamiento se encuentran en el artculo 115 Constitucional, y la funcin hacendaria se expresa en la fraccin IV del propio artculo.

Las funciones de una tesorera, por su parte, se encuentran en el artculo 95 de la Ley Orgnica Municipal del Estado de Mxico.

T E S O R E R I A

A Y U N T A M I E N T O

P R E S I D E N T EM U N IC I P A L

I N G R E S O S

E G R E S O S

O B R A S P U B L I C A SS E R V I C IO SP U B L IC O S

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T E S O R E R O

A S E S O R

I N G R E S O S C O N T A B I L I D A DE G R E S O S

A G E N C I AF I S C A L " B "

A G E N C I AF I S C A L " A "

A G E N C I AF I S C A L " B "

q Departamentizacin por territorio o geografa. El agrupamiento de puestos y unidades administrativas obedece a zonas geogrficas.

q Departamentizacin por proceso o por equipo. En esta forma de Departamentizacin se rene a los empleados y los materiales con el fin de ejecutar una operacin particular, un claro ejemplo de ello es el Departamento de Catastro segn se muestra:

ModeloSistmico

INSUMOS PRODUCTOSPROCESO

RETROALIMENTACIN

CATASTRO

DIGITALIZACINVALOR

CATASTRALTOPOGRAFAATENCINAL

PBLICO

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q Departamentizacin matricial. Es la combinacin de la Departamentizacin funcional y de producto en la misma estructura organizacional. Su objetivo es aprovechar la especializacin en el producto final.

TESORERO

INGRESOS CONTABILIDADEGRESOS

PRESUPUESTO

CUENTAPUBLICA

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3.1.2 CRITERIO DEL TRAMO DE CONTROL

El tramo de control es el nmero de subordinados o de unidades administrativas, que un jefe puede supervisar eficazmente.

La eleccin del tramo de control en cada organizacin, debe decidirse en funcin de cuntos subordinados puede dirigir un superior. El principio es claro, a menor nivel jerrquico mayor tramo de control en las tesoreras la estructura porcentual se presenta a continuacin:

TESORERA

UNIDAD UNIDAD

SUBTESORERA

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

SUBTESORERA

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

SUBTESORERA

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

TESORERAMUNICIPAL

TESORERA:4UNIDADESSUSTANTIVAS4PERSONAS

SUBTESORERAS:3UNIDADESADMINISTRATIVAS3A5PERSONAS

DEPARTAMENTO4A20PERSONAS

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El tramo de control, se obtiene sumando el nmero de unidades administrativas que dependen directamente de otra, y dividiendo el total, entre el nmero de frecuencias de unidades administrativas superiores existentes.

Unidad Administrativa Superior

Unidades que le dependen

Tesorera 6 Subtesorera 3 Subtesorera 3 Subtesorera 3

Total 15 Tramo de control 3.75

Tramo de control = unidades administrativas/nmero de unidades superiores 15/4=3.75

3.1.3 CRITERIO DE NDICE DE ADMINISTRACIN

Representa la unidad de medida que deriva del nmero de personas que dependen y reportan directamente al titular de una unidad administrativa.

Este indicador, se obtiene de dividir el nmero de servidores pblicos entre el nmero de unidades administrativas, como se muestra a continuacin.

UNIDAD ADMINISTRATIVA

NMERO DE UNIDADES QUE LA INTEGRAN

NMERO DE SERVIDORES PBLICOS

ADSCRITOS

NDICE DE ADMINISTRACIN

TESORERA 16 41 2.56

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3.2 METODOLOGA PARA EL DISEO DE ESTRUCTURAS DE ORGANIZACIN

A continuacin se propone una metodologa para la elaboracin de Estructuras Orgnicas.

PLAN DE TRABAJO

En esta etapa se determina el objetivo, las metas, responsables, tiempos y costo. Se deber incluir una justificacin, un informe y la autorizacin y apoyo de los niveles superiores del proyecto que se presenta, segn se muestra:

DESCRIPCIN DE LA ACCIN

OBJETIVO METAS UNIDAD DE

MEDIDA

CANTIDAD

REA RESPONSABLE: FECHA CUMPLIMIENTO:

PROGRAMA: SUBPROGRAMA: EJECUTOR:

PRODUCTO:

ANLISIS DE REQUERIMIENTOS

ELABOR AUTORIZ FECHA

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La autorizacin de los niveles superiores, representa el punto de partida de este plan. Se traduce tambin como el apoyo con que debe contar la unidad que realice el acopio de la informacin bsica para el desarrollo del estudio.

RECOPILACIN DE INFORMACIN

Para elaborar las estructuras orgnicas se debe recopilar informacin sobre las unidades administrativas y puestos que conforman a la organizacin, as como informacin sobre las atribuciones de cada rea, a este estudio se le llama anlisis de puestos.

ANLISIS DE PUESTOS

Consiste en un anlisis profundo de las caractersticas generales y particulares que tiene un puesto dentro de la organizacin, resaltando aspectos como sus funciones, sus lneas de autoridad, nivel salarial, requisitos y habilidades necesarias para cubrirlo, etc.

La informacin obtenida de un anlisis de puestos permite conocer cules son las necesidades de la organizacin en cuanto a las funciones que deben ser realizadas y su importancia. Tambin permite integrar la estructura y posteriormente el manual de organizacin sin omitir alguna funcin o duplicarla.

A continuacin se enunciarn los aspectos a considerar para la realizacin de un anlisis de puestos, cabe sealar que se deber realizar ste por cada puesto existente en la organizacin, esto quiere decir que aquellos puestos que se repitan en la estructura (cajero, notificador, analista) slo requerirn de un anlisis, esto en virtud de referirnos estrictamente al puesto, no a la persona o personas que lo desempean.

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Un anlisis de puestos debe cubrir los siguientes aspectos:

1 Identificacin del puesto:

1.1 Nombre del puesto 2.1 Categora (numerario o supernumerario) 3.1 Jefe al que reporta 4.1 Puestos que le reportan 5.1 Ubicacin fsica del puesto 6.1 Nivel salarial (sueldo base, compensacin, gratificacin y

otros) 7.1 Clave del puesto.

2. Descripcin genrica:

2.1 Definicin del puesto (propsito, razn de ser) 2.2 Descripcin especfica (detalle de las actividades a

desarrollar se deben enumerar).

Actividades (se deben redactar iniciando con un verbo en presente y en la tercera persona del singular ejemplo: recibe, coteja, turna, revisa, almacena, compara).

Se deben redactar por orden de importancia y se debe mencionar la periodicidad con la que se realizan: diaria, semanal, mensual, dos veces por semana, etc.

3. Requisitos del puesto (conocimientos, habilidades y destrezas para desempear la actividad):

3.1 Estudios 3.2 Experiencia 3.3 Conocimientos especficos 3.4 Aptitudes (capacidad, responsabilidad, etc.) 3.5 Destrezas (habilidades fsicas)

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4. Riesgos del puesto:

4.1 Enfermedades profesionales 4.2 Riesgos laborales

5. Condiciones de trabajo

5.1 Espacios fsicos 5.2 Medio ambiente 5.3 Responsabilidades

CEDULA DE ANLISIS DE PUESTOS

IDENTIFICACIN DEL PUESTO NOMBRE DEL ENTREVISTADO: FECHA DE

ELABORACIN:

TITULO DEL PUESTO: CATEGORA:

NUMERARIO SUPERNUMERARIO

EVENTUAL CONFIANZA

OTRO DEPARTAMENTO: NOMBRE Y CARGO DEL JEFE INMEDIATO:

SUBDIRECCIN (AREA):

DIRECCIN:

ADMINISTRATIVO OPERATIVO

NOMBRAMIENTO:

DESCRIPCIN GENRICA: DESCRIPCIN:

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DESCRIPCIN ESPECIFICA: ACTIVIDAD: FRECUENCIA:

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN LOS QUE PARTICIPA:

FINALIDADES DEL PUESTO:

JERARQUAS Y CONTACTOS TIPO DE AUTORIDAD:

LINEAL FUNCIONAL SATFF

DEPENDE DE: (NOMBRE Y

CARGO)

DEPENDE DE UD. (NOMBRE DEL PUESTO Y NMERO DE PERSONAS)

RELACIONES MS FRECUENTES INTERNAS: EXTERNAS:

REQUISITOS DEL PUESTO EXPERIENCIA:

EN EL PUESTO MESES ____________________________ AOS ___________________________

ESCOLARIDAD PRIMARIA ( ) SECUNDARIA ( ) PREPARATORIA O CARRERA TCNICA ( ) LICENCIATURA ( ) MAESTRA ( ) DOCTORADO ( )

EN OTRO PUESTO MESES ____________________________ AOS ___________________________

APLICACIN MENTAL

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RESPONSABILIDAD DECISIONES EMPLEADOS RECURSOS BIENES DOCUMENTOS TRMITES CONTRIBUYENTES EQUIPOS SISTEMAS

OTROS_________________________

HABILIDAD MANUAL MAQUINA DE ESCRIBIR COMPUTADORA CALCULADORA CAJA REGISTRADORA MANEJAR VEHICULO FOTOCOPIADORA DUPLICADORA ENGARGOLADORA TEODOLITO EQUIPO DE MEDICIN

OTROS_________________________

REQUISITOS DE CAPACITACIN, ADIESTRAMIENTO O INSTRUCCIN ESPECIAL:

REQUISITOS FSICOS:

CONDICIONES DE TRABAJO RIESGOS DE TRABAJO: ACCIDENTES DE TRABAJO:

OBSERVACIONES DEL ENCUESTADOR:

COMENTARIOS DEL ENCUESTADO:

ENTREVISTADO (NOMBRE Y FIRMA)

REALIZ (NOMBRE Y

FIRMA)

AUTORIZ (NOMBRE Y FIRMA)

Las fuentes para obtener informacin es mediante la aplicacin de una encuesta y la obtencin de informacin por medio de la observacin, adems se obtiene informacin documental.

Investigacin documental: Consiste en el acopio de informacin en gabinete relativa a leyes, boletines y manuales administrativos, para el caso de una tesorera, los documentos bsicos son: Constitucin Federal, Constitucin Local, Ley Orgnica Municipal del Estado de Mxico y Municipios, Cdigo Financiero del Estado de Mxico y

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Municipios, Reglamento Interior del Ayuntamiento, Bando Municipal, entre otros.

Investigacin de campo: Se lleva a cabo mediante la entrevista con los funcionarios, empleados de la unidad administrativa sujeta a investigacin, aplicando cuestionarios escritos denominados anlisis de puestos y/o a travs de la observacin directa de los lugares donde se desarrolla el trabajo.

PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN.

Una vez que la informacin de campo y gabinete ha sido recolectada, registrada y clasificada, se inicia el anlisis y depuracin de la misma.

Es importante unificar la presentacin de la informacin, con el objeto de que se mantenga un sentido de continuidad y unidad. Tambin es conveniente identificar las contradicciones a medida que se van presentando, con el fin de eliminarlas posteriormente para ello es necesario efectuar reuniones entre los representantes de las reas que van a ser incluidas en los organigramas.

VALIDACIN

Una vez que se cuenta con el proyecto de organizacin es necesario someterlo a una revisin final rigurosa, con el propsito de verificar si la informacin contenida en el mismo est completa, y que corresponda a la realidad, adems de comprobar que no tiene contradicciones, ni lagunas o traslapes entre las diferentes reas de autoridad o responsabilidad.

IMPLANTACIN

Una vez que la estructura orgnica ha sido autorizada, se recomienda desarrollar su difusin en forma escrita y comentarse directamente.

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3.3. RECOMENDACIONES PARA EL DISEO DE ESTRUCTURAS DE ORGANIZACIN

Los elementos grficos que se utilizarn para representar a las unidades que componen la estructura de organizacin, como las relaciones existentes entre las unidades administrativas son:

Figuras: lneas, figuras geomtricas y niveles.

Las lneas de conexin representan los canales de comunicacin y el tipo de autoridad.

Lnea continua: representa la autoridad lineal que identifica a la relacin jerrquica directa.

Lnea de guiones: Representan que los departamentos administrativos que se conectan con ellas, son unidades staff o de apoyo tambin la lnea de guiones denota a un organismo descentralizado.

Lnea punto guin: representa la autoridad funcional.

Figura geomtrica: Se recomienda usar un solo tipo de figura y una medida uniforme para simbolizar a cada uno de los elementos que integran el organigrama.

Dimensin: La utilizacin de rectngulos ms grandes que otros es inconveniente, ya que la ubicacin dentro de la estructura del organigrama le da el nivel jerrquico que le corresponde y no el tamao de la figura.

Nivel jerrquico: La colocacin de las unidades, se llevar a cabo de acuerdo a los diferentes niveles jerrquicos que existen dentro de la organizacin, ello de manera ascendente o descendente, de izquierda a derecha, o bien, del centro a la periferia.

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Para concluir, a continuacin mostramos los organigramas ms comunes y que se caracterizan por una gran facilidad en su diseo, sin embargo, cabe considerar la necesidad de tener cuidado en su elaboracin, porque pese a que llegan a ser representaciones sencillas y de fcil entendimiento, en ocasiones es posible cometer errores tcnicos en su diseo, por lo que se sugiere tomar en cuenta algunos ejemplos comunes, para evitar que se presenten esas deficiencias en su elaboracin.

TESORERO

ASESOR

INGRESOS CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO

EGRESOS

DIRECTIVAS

APOYOY/OASESORA

MANDOSMEDIOS

OPERATIVAS

DESCONCENTRADAS

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

AGENCIAFISCAL"B"

AGENCIAFISCAL"A"

41

INCORRECTO CORRECTO

42

43

4 EL MANUAL DE ORGANIZACIN

4.1 CONCEPTO DE MANUAL DE ORGANIZACIN

El manual de organizacin es el documento que expone con detalle la estructura administrativa de una organizacin seala los puestos, las unidades administrativas y la relacin existente entre ellos explica las jerarquas, las funciones, obligaciones, los grados de autoridad y de responsabilidad, y las actividades que ha de desempear cada unidad administrativa.

Tambin se le considera como el documento que registra y vincula las atribuciones con las funciones de las diferentes unidades administrativas que integran la organizacin, los niveles jerrquicos, los sistemas de comunicacin y coordinacin, los grados de autoridad, responsabilidad, la descripcin de puestos, adems se complementa con organigramas que representan en forma esquemtica la estructura de su organizacin. 32

3SecretaradelaPresidencia,DireccinGeneraldeEstudiosAdministrativos,ElReglamentoInterioryelManualdeOrganizacin,Mxico1973,p.19

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4.2 COMPONENTES DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN

4.2.1 CUBIERTA O PORTADA

Esta parte debe incluir los siguientes datos: q Imagen institucional del municipio que se trate.

q Ttulo y extensin del manual de organizacin, sealando si es general o especfico (En este caso se trata slo de la Tesorera).

q Fecha de elaboracin.

Ejemplo:

H. Ayuntamiento Constitucional de XXXXXXXXXX

20002003

M MA AN NU UA AL L D DE E O OR RG GA AN NI IZ ZA AC CI I N N D DE E L LA A T TE ES SO OR RE ER R A A M MU UN NI IC CI IP PA AL L

Enero 2003

ESCUDODEL

MUNICIPIO

45

4.2.2 NDICE

En este apartado se deben sealar los captulos o apartados que constituyen la estructura del documento, usando una sola relacin numrica para todo el documento.

En virtud de que el manual podra integrarse por varios apartados, es conveniente que la numeracin se realice por captulos. Ello es importante, porque le da flexibilidad al documento, en razn de que al modificarse alguna de sus partes, nicamente se sustituyen los cambios efectuados.

Ejemplo:

NDICE Pg.

INTRODUCCIN 8 I. ANTECEDENTES 9 II. BASE LEGAL 14 III. OBJETO Y ATRIBUCIONES 17

ESTRUCTURA ORGNICA 19 V. ORGANIGRAMA 20 VI. OBJETIVO Y FUNCIONES POR UNIDAD ADMINISTRATIVA 23

Tesorera Municipal 26 Subdireccin de Ingresos 27 Departamento de Control de Obligaciones 28 Departamento de Rezago y Ejecucin Fiscal Departamento de Catastro

2930

Subdireccin de Egresos 31 Departamento de Programacin y Control del Egreso 33 Departamento de Cuentas por Pagar

Subdireccin de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Control de Ingresos Departamento de Control y Presupuesto

3536373940

VII. VALIDACIN 45

46

4.2.3 INTRODUCCIN

Consiste bsicamente en una explicacin de lo que es el documento, cules son sus propsitos, a quines se dirige, as como su mbito de aplicacin. Por lo general, la introduccin no deber exceder de una cuartilla y su redaccin deber ser sencilla y clara.

Es conveniente resaltar la importancia del manual a travs de un mensaje de la autoridad de mayor rango de la institucin, as como hacer notar el papel que deben desempear los servidores pblicos en la aplicacin del mismo, ya que sin su participacin todos los esfuerzos de mejoramiento administrativo no tendrn los resultados deseados.

Ejemplo:

INTRODUCCIN

La Hacienda Pblica para mejorar su eficiencia y efectividad debe alcanzar niveles ptimos en la gestin de ingresos, esto implica que todos los niveles orgnicos y funcionales que integran la administracin pblica, acten coordinadamente en el proceso de planeacin, operacin y control de las actividades tributarias.

Las organizaciones requieren mayores y precisas fuentes de informacin que fortalezcan la comunicacin, la toma decisiones y la actuacin de la administracin en su conjunto.

La modernizacin administrativa forma parte de esta enorme tarea en virtud de aportar a las administraciones nuevos y mejores esquemas para la realizacin de las actividades cotidianas.

Contina...

47

4.2.4 ANTECEDENTES

En este apartado se debe describir brevemente el origen de la organizacin, a fin de conocer el desarrollo histrico que ha tenido la tesorera municipal. Asimismo, se mencionarn los ordenamientos jurdicos que crearon o modificaron su naturaleza jurdica y orgnica.

Ejemplo:

I. ANTECEDENTES

El municipio de XXXXXXX surge en el ao de .... contando con .....habitantes, posteriormente .... Actualmente cuenta con....habitantes.... sus principales actividades son.....etc.

La primera estructura del Ayuntamiento de XXXXXXXXX en el ao de ..... contaba con .... unidades, donde la tesorera municipal funcionaba.....

Posteriormente en el ao de ..... se observ un cambio dnde la tesorera.......haciendo ms eficiente su administracin.

Actualmente, la tesorera del municipio cuenta con.....servidores pblicos, concentrados en.....reas administrativas......realizando las funciones de........

(...)

48

4.2.5 BASE LEGAL

Este apartado deber incluir un listado de los ttulos de todos los ordenamientos legales vigentes que regulan la organizacin y el funcionamiento de la Tesorera Municipal en el Estado de Mxico. Es importante enunciar las disposiciones jurdicas de acuerdo a la jerarqua que les corresponda y sealar tambin la fecha de su expedicin.

Si el ordenamiento jurdico fue sujeto de reformas o adiciones, se debern mencionar stas. Asimismo, slo se anotarn aquellas disposiciones jurdicas que influyan de manera directa en el desarrollo de la organizacin.

El orden que se deber dar a tales disposiciones ser: Constitucin, Leyes, Cdigos, Bando Municipal, Reglamentos Interiores Municipales, Acuerdos, Convenios, Bases de Coordinacin, Lineamientos, Circulares, Normas y en su caso, Manuales Especficos.

Ejemplo:

II. BASE LEGAL

- Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Artculo 115 Constitucional Diario Oficial de la Federacin, 5 de febrero de 1917, reformas y adiciones.

- Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Mxico. Ttulo Quinto Gaceta de Gobierno del Estado de Mxico, reformas y adiciones.

- Ley Orgnica Municipal del Estado de Mxico. Captulo Tercero, Artculo 95 Gaceta de Gobierno, reformas y adiciones

- Cdigo Financiero del Estado de Mxico. Ttulo Cuarto

Otros...

49

4. 2. 6 OBJETO Y ATRIBUCIONES

En este apartado se deben anotar, de manera textual, las facultades, atribuciones, objetivo y finalidades conferidas a la dependencia, de acuerdo con las disposiciones jurdicas que dan sustento a su organizacin y funcionamiento. En este sentido, debe sealarse el ttulo completo de los ordenamientos, el captulo, los artculos y el texto correspondiente.

Ejemplo:

III. OBJETO Y ATRIBUCIONES

LEY ORGNICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE MXICO TTULO IV

CAPTULO II DE LA TESORERA MUNICIPAL

Artculo 93. La tesorera municipal es el rgano encargado de la recaudacin de los ingresos municipales y responsable de realizar las erogaciones que haga el Ayuntamiento.

Artculo 94. El tesorero municipal, al tomar posesin de su cargo, recibir la hacienda pblica de acuerdo a las previsiones a que se refiere el artculo 19 de esta Ley y remitir un ejemplar de dicha documentacin al ayuntamiento, a la Contadura General de Glosa del Poder Legislativo y al archivo de la tesorera.

Artculo 95. Son atribuciones del Tesorero Municipal:

Administrar la hacienda pblica municipal, de conformidad con las disposiciones legales aplicables

Determinar, liquidar, recaudar, fiscalizar y administrar las contribuciones en los trminos de los ordenamientos jurdicos aplicables y, en su caso, aplicar el procedimiento administrativo de ejecucin en trminos de las disposiciones aplicables

[...]

50

4.2.7 ESTRUCTURA ORGNICA

En este apartado se describir a cada una de las unidades administrativas que conforman a la dependencia, en funcin de sus relaciones de autoridad.

Es conveniente codificar y presentar cada parte de la estructura, de tal forma que sea posible visualizar las relaciones de jerarqua de las unidades administrativas que integran la dependencia.

Finalmente, es muy importante sealar que la estructura orgnica debe corresponder al organigrama vigente autorizado por el Ayuntamiento.

Ejemplo:

IV. ESTRUCTURA ORGNICA

1.3 TESORERA 1.3.0.1 UNIDAD DE ASISTENCIA AL CONTRIBUYENTE 1.3.0.2 UNIDAD DE CATASTRO 1.3.0.3 UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

1.3.1 DIRECCIN DE EGRESOS 1.3.1.1 SUBDIRECCIN DE PROGRAMAS DE INVERSIN

1.3.1.1.1 DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO 1.3.1.1.2 CAJA GENERAL

1.3.2 DIRECCIN DE CONTADURA 1.3.2.0.1 DEPARTAMENTO DE REGISTRO 1.3.2.0.2 DEPARTAMENTO DE CUENTA PBLICA

1.3.3 DIRECCIN DE INGRESOS 1.3.3.0.1 DEPARTAMENTO DE RECAUDACIN 1.3.3.0.2 DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INGRESOS 1.3.3.0.3 DEPARTAMENTO DE FISCALIZACIN

1.3.4 DIRECCIN DE INFORMTICA

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4.2.8 ORGANIGRAMA

Se considera la representacin grfica de la estructura orgnica y debe representar claramente las unidades administrativas que integran la unidad administrativa u organizacin, as como sus relaciones, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad.

Cabe destacar que es importante que al elaborar el manual de organizacin, se incluya el organigrama vigente autorizado por el Ayuntamiento.

Ejemplo:

TESORERAMUNICIPAL

UNIDADDEAPOYO

ADMINISTRATIVO

UNIDADDEINFORMTICA

DIRECCINDEINGRESOS

DIRECCINDEEGRESOS

DIRECCINDECONTABILIDAD

DEPARTAMENTODE

ADMINISTRACINDERECURSOSEXTERNOS

TESORERAMUNICIPAL

DEPARTAMENTODECATASTRO

DEPARTAMENTODE

RECAUDACIN

DEPARTAMENTODE

FISCALIZACIN

DEPARTAMENTODE

COBRANZA

DEPARTAMENTODE

PRESUPUESTACIN

DEPARTAMENTODEEJERCICIOPRESUPUESTAL

DEPARTAMENTODECONTROLPRESUPUESTAL

DEPARTAMENTODECAJA

DEPARTAMENTODEOPERATIVIDAD

CONTABLE

DEPARTAMENTODEEMISINDE

INFORMES

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4.2.9 OBJETIVO Y FUNCIONES POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

Esta parte del manual es la ms importante, debe incluir el objetivo y las funciones especficas que cada unidad administrativa realizar para el cumplimiento de los fines establecidos.

El objetivo deber englobar la razn de ser de la unidad administrativa, su redaccin se iniciar con un verbo en modo infinitivo y se buscar que sea medible y congruente con las actividades que se realizan.

Las funciones se definen como el conjunto de actividades afines y relacionadas entre s, necesarias para lograr los objetivos institucionales, y de cuya ejecucin es responsable alguna rea sustantiva, adjetiva o de asesora que integra la dependencia.

Ejemplo:

TESORERA MUNICIPAL

OBJETIVO Recaudar, administrar y fiscalizar los recursos del municipio de acuerdo a la legislacin aplicable en la materia, llevando adems el pago a proveedores y contratistas, y el inventario y registro de los bienes del municipio.

FUNCIONES 5. Controlar la hacienda municipal con estricto apego a la legalidad en

materia de recaudacin, fiscalizacin y control d los recursos, inventario y registro del patrimonio del municipio.

5. Determinar, liquidar, recaudar, fiscalizar y administrar las contribuciones en los trminos de los ordenamientos jurdicos aplicables y, en su caso, aplicar el procedimiento administrativo de ejecucin en trminos de las disposiciones conducentes

5. (...)

... Desarrollar las dems actividades dentro del mbito de su competencia.

53

q Describir las funciones de tal manera que constituyan una va para alcanzar el objetivo, sin involucrarlo.

q Evitar la tendencia a describir las funciones en forma detallada, para que no parezca una descripcin de actividades asociadas a los niveles de trabajo existentes.

q Presentar las funciones de cada unidad administrativa en forma de lista. Para ordenarlas es conveniente hacerlo de acuerdo al proceso general de trabajo, a la importancia que revisten o a la secuencia de las etapas del proceso administrativo (previsin, planeacin, organizacin, direccin, control y evaluacin).

q Evitar el uso de adjetivos calificativos como adecuado, eficiente, ptimo, entre otros, ya que stos deben estar involucrados en el desarrollo de la funcin.

q Tratar de que las funciones no se dupliquen en la misma rea, o que se incluyan unas dentro de otras, de modo total o parcial.

q Iniciar la redaccin de las funciones con un verbo en infinitivo, que represente una accin por realizar.

q Estas acciones son ejemplificativas e indistintamente pueden ser utilizados otros conceptos similares, relacionados con las funciones propias de cada unidad administrativa.

q Por otro lado, es importante sealar que debern integrarse de cinco a 15 funciones por unidad administrativa y que stas debern corresponder a lo sustantivo de sus actividades. De esta manera, funciones tales como la elaboracin del informe diario y el llenado de formatos, entre otras, no deben incluirse porque son actividades que realizan todas las unidades administrativas.

q Finalmente, al terminar de listar las funciones, se deber anotar una ltima que diga: "Desarrollar las dems funciones inherentes al rea de su competencia".

RECOMENDACIONES PARA LA REDACCIN DE FUNCIONES

54

De acuerdo con la naturaleza de la unidad administrativa de que se trate, 53 sea Secretara, Tesorera, Direccin General, Direccin de rea, Subdireccin o Departamento, pueden utilizarse de manera aislada o combinada los verbos que se mencionan a continuacin:

5GobiernodelEstadodeMxico,SecretaradeAdministracin,GuaTcnicaparalaElaboracindeManualesdeOrganizacin,Toluca,Mxico,1999.

Presidencia Tesorera Direccin/

Subdireccin Departamento

Autorizar Coordinar

Dictar Dirigir Emitir

Establecer Evaluar Instituir

Organizar Planear

Promover Promulgar

Articular Autorizar Avalar

Coordinar Emitir

Participar Promover Proponer Ratificar Regular

Supervisar

Activar Ajustar

Aprobar Asesorar Controlar Investigar Orientar

Participar Proponer Recabar

Reglamentar Reportar

Sancionar Supervisar Tramitar

Actualizar Analizar Auxiliar

Clasificar Conservar Desarrollar Determinar

Difundir Elaborar

Gestionar Informar Integrar

Investigar Proponer

Proporcionar Recopilar

55

4.2.10 VALIDACIN

Una vez finalizada la elaboracin del Manual de Organizacin, se debe incluir un apartado para que, el documento se someta a la autorizacin o validacin de los miembros del Ayuntamiento, iniciando por el Presidente Municipal, el Sndico, el Secretario del Ayuntamiento, el Tesorero y el Director de Administracin.

Se incluir al final del documento una hoja donde se deben anotar los nombres de los funcionarios que con su firma han de dar validez al documento, la colocacin de los nombres se deber realizar de acuerdo con la jerarqua que tenga cada uno de ellos, iniciando de arriba hacia abajo y de Izquierda a derecha.

La validacin es un aspecto importante toda vez que con ese hecho se otorga vigencia al manual de organizacin.

Ejemplo:

VII. VALIDACIN

C. XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX PRESIDENTE MUNICIPAL DE XXXXXXXX

C. XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX SNDICO

C. XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO

C. XXXXXXX XXXXX XXXXXXXX TESORERO

C. XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX DIRECTOR DE ADMINISTRACIN

56

57

5. PROCESO DE ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN.

5.1 RESPONSABLES DE SU ELABORACIN

La Ley Orgnica Municipal del Estado de Mxico, en su artculo 31 fraccin I, establece como atribucin del Ayuntamiento Expedir y reformar el Bando Municipal, as como los reglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia general dentro del territorio del municipio, que sean necesarios para su organizacin, prestacin de los servicios pblicos y, en general, para el cumplimiento de sus atribuciones.

Como podemos observar, la atribucin que se refiere a la expedicin de disposiciones administrativas, recae directamente en el Ayuntamiento, lo que no significa que la Tesorera no pueda elaborar su manual de organizacin, puesto que al tratarse de un documento interno, ser necesario que los miembros del Ayuntamiento, directamente involucrados con la tesorera, lo ratifiquen, porque adems derivar de disposiciones administrativas superiores como el Bando Municipal y el Reglamento Administrativo del Ayuntamiento.

Para la integracin del documento, se recomienda nombrar un responsable, dando preferencia a aquella persona que tenga conocimientos en materia de organizacin y se cree una comisin para ese fin. Tambin se recomienda que cada rea de la tesorera aporte el anlisis de puestos.

Es conveniente que la presente Gua Tcnica se distribuya entre los diferentes miembros de la comisin, a fin de que la informacin que se genere sea homognea, al estar elaborada bajo los mismos criterios.

Por ltimo, antes de autorizar la estructura, es recomendable que las diversas reas de la tesorera lo conozcan, efectuando un cruzamiento de informacin que permita identificar inconsistencias, duplicidades, y/o lagunas en las actividades que se deben realizar en este rgano.

58

Una vez obtenido el visto bueno del Tesorero y del Presidente Municipal, se puede proceder a la validacin.

PROCESO DE ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN.

TESORERA RESPONSABLE AYUNTAMIENTO PRESIDENTE MUNICIPAL

1 Nombra un responsable para efectuar los trabajos de elaboracin del Manual de Organizacin.

2 Integra grupo de trabajo, realiza reunin para establecer el propsito, responsables y metodologa. objetivos etc.

3 Aplica anlisis de puestos y recaba la informacin de gabinete.

4 Integra la informacin en un Proyecto de Manual de Organizacin.

5 Revisa junto con el grupo de trabajo el proyecto de Manual de Organizacin, haciendo las observaciones que considere.

59

PROCESO DE ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN.

TESORERA RESPONSABLE AYUNTAMIENTO PRESIDENTE MUNICIPAL

7 Enva a Presidencia y al Ayuntamiento la versin preeliminar del Manual de Organizacin para su revisin

8 Revisa y en su caso hace correcciones al documento, para posteriormente dar su visto bueno.

10 Autorizan el documento y avalan la implantacin del mismo

9 Corrige el documento y enva para su validacin.

11 Enva de manera oficial el documento a las reas que ha de normar, para su observancia.

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BIBLIOGRAFA

KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz, Administracin, 3 Edicin en espaol, Mc Graw Hill / Interamericana, S.A. de C.V., Mxico, 1990.

MXICO, Gobierno del Estado de Mxico, Secretara de Administracin. Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Organizacin. Toluca, Mxico, 1999.

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MXICO, Secretara de la Presidencia, Direccin General de Estudios Administrativos. El Reglamento Interior y el Manual de Organizacin. Mxico, 1973.

QUIROGA LEOS, Gustavo. Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica. 2 Edicin. Mxico, Editorial Trillas, S.A., 1994.

RODRGUEZ VALENCIA, Joaqun. Cmo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos. Mxico, ECASA, 1990.