Guía para la formulación de proyectos

Un proyecto es conjunto ordenado de actividades con recursos, personal, cronograma de actividades, seguimiento y evaluación, que se formula con el fin de cumplir un objetivo como satisfacer necesidades, resolver problemas, indagar, conocer estudiar determinas problemáticas. Los proyectos en general responde a las siguientes preguntas:

¿Qué vamos a hacer?Nombre del proyecto: lo que se quiere hacer.

¿Por qué lo vamos a hacer?Fundamentación del proyecto: es el diagnóstico y por qué elegimos ese problema para solucionar

¿Para qué lo vamos a hacer?Objetivos del proyecto: qué lograría ese proyecto.

¿Dónde lo vamos a hacer? Espacio físico.

¿Cómo lo vamos a hacer?Listado de actividades para concretar el proyecto

¿Quiénes lo vamos a hacer?Los responsables de las distintas actividades

¿Cuándo lo vamos a hacer?El tiempo que se tardará en hacer el proyecto

¿Qué necesitamos para hacer el proyecto?

Listado de recursos y cantidad necesaria (materiales, humanos; financieros)

¿Cuánto va a costar el proyecto?Presupuesto: costo de los recursos, según cantidad y tiempo de utilización.

Debemos diferenciar las etapas o ciclos del Proyecto y los pasos a seguir para su formulación.

Las etapas para la formulación y ejecución de un proyecto son:

Diagnóstico Programación Ejecución Evaluación

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El diagnóstico y la programación se corresponden con la formulación del Proyecto, luego se lo ejecuta y finalmente se lo evalúa.

Diagnóstico

Consiste en recolectar, ordenar y analizar datos e información sobre la situación a abordar y los problemas a resolver.

Alternativas de acción

Evaluar:

las ventajas y desventajas de cada alternativa. la solución más viable. los recursos disponibles.

Antes de elegir una alternativa hay que considerar los factores, que pueden influir en la ejecución del Proyecto; para lo cual debemos preguntarnos:

¿Qué recursos (ventajas) tenemos en la comunidad para esta solución? ¿Qué recursos nos están faltando? ¿Quiénes nos pueden ayudar?, los vecinos, otras organizaciones, instituciones, el Estado (municipal, provincial, nacional) ¿Cómo nos pueden ayudar? ¿Qué aportes pueden hacer? ¿Cómo es nuestra relación con ellos? ¿De qué manera conseguiremos los recursos que nos faltan? ¿De cuánto tiempo disponemos para el Proyecto? ¿Alcanza para llegar a esta solución?

Programación

Es el conjunto de procedimientos y técnicas que se usan para ordenar las acciones necesarias para realizar un Proyecto.

Se debe definir:

qué objetivos deseamos alcanzar. qué actividades se desarrollaran para concretar esos objetivos. cómo aprovechar y distribuir mejor los recursos humanos y materiales con que se cuenta. cómo distribuir los trabajos a realizar.

Los pasos a seguir son:

1. Identificación de objetivos

Definir el objetivo general que es el resultado que se espera obtener al final del proyecto. Se logra a mediano y largo plazo.

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Definir los objetivos específicos cuya característica es que se realizan a corto plazo.

Determinar la “población destinataria”: identificar a quiénes y a cuántos se beneficia con el logro de los objetivos del proyecto.

2. Detalle las actividades a realizar

Se recomienda realizar un listado o elaborar una planilla con las actividades ordenadas temporalmente, teniendo en cuenta quiénes van a hacer cada actividad, es decir los responsables de cada una de ellas; por ejemplo:

Actividades Responsables

a- Hacer los planos del salón comunitario

Arquitecto de la comunidad

b- Comprar materialesResponsables del proyecto / Tesorero del centro vecinal

c- ………… …………………

3. Cronograma

Se grafican las distintas actividades del proyecto y se le asigna un tiempo de desarrollo según la unidad de medición de elegida (días, semanas, meses).

El cronograma favorece el control sobre la evolución del proyecto y alerta sobre los eventuales desvíos.

El tiempo que demanda la ejecución del proyecto se calcula por la suma de la duración de las actividades.

Por ejemplo:

Actividades ResponsablesFechas de comienzo y fin

a. Hacer los planos del salón comunitario

Arquitecto de la municipalidad

17/07/03 al 27/07/03

b. ………………..………………………….

………………………………….

Etc.

4. Detalle Gastos (Presupuesto General)

El presupuesto nos permite calcular cuánto cuesta el proyecto, para lo cual debemos considerar:

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a) Recursos materialesb) Personalc) Recursos Institucionales

A todos los aportes se les asigna un valor aunque provengan de fondos provinciales o municipales.

a) Recursos materiales

Se realiza la lista de recursos materiales, los insumos y la cantidad requerida para cada una de las actividades.

Por ejemplo:

b)

Personal

Se determina las personas con capacidades y formación requerida para la ejecución de las actividades.

Calcular el tiempo de cada actividad medido en horas o jornadas y las personas necesarias para llevarlo a cabo.

Estipular el valor de la hora ó jornada y multiplicar por la cantidad de personas y luego por la cantidad de horas o jornadas que se trabajarán.

c) Recursos institucionales

Por ejemplo: valuar la construcción que se dispone. valuar el precio del terreno. calcular los aportes que salen de nuestra comunidad u organización, el teléfono, la computadora, la papelería, etc.

d) Costo total del proyecto

Aquí se suman los totales que obtuvimos en cada ítem. Se debe incluir el total de recursos, estipulando también un valor por donaciones y por mano de obra voluntaria.

Tipo de Recurso Precio TotalMaterialesHumanosInstitucionales

Recursos materiales

Cantidad Precios unitarios Precio total

-ladrillos -bolsas de cemento -cable -canillas

20004010 mts2

$ 0.50$ 5.00$ 1.00$50.-

$1.000$200$10$100

TOTAL $ 1.310

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Costo Total del Proyecto

ESPECIFICACIÓN DE APORTESAportes propios de la institución solicitante $Aporte solicitado (*) $Otros aportes $TOTAL (debe coincidir con el costo total del proyecto)

$

(*) En el caso de los aportes solicitados a la CONABIP, el monto del subsidio no puede superar el 75% del monto total del proyecto y de ese 75% solo se puede utilizar un 50% para el pago de honorarios.

5. Evaluación del Proyecto

Todo Proyecto de ver evaluado en forma continua antes, durante y con posterioridad a su ejecución.

Los Informes Parciales de evaluación funcionan como insumos para el Informe Final y deben apuntar a introducir los ajustes necesarios, tomando en cuenta efectos, desvíos y/o resultados no previstos en la formulación inicial.

Al momento de realizar la evaluación, pueden consultar el Instructivo para la Evaluación de Proyectos en la página Web de la CONABIP y considerar tanto los procesos como los resultados obtenidos.

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Presentación del Proyecto

La Carpeta de Presentación del Proyecto debe contener:

1. Carátula2. Nota de presentación3. Fundamentación del Proyecto4. Proyecto

1. Carátula

Incluir los siguientes datos:

Nombre del proyecto (Puede ser uno formal “Construcción de letrinas”, o uno de fantasía “Un futuro mejor” con la aclaración de qué tipo de proyecto es). Nombre de la biblioteca Nº de Personería Jurídica Nº de reconocimiento de la biblioteca popular Domicilio postal Contacto (correo electrónico y/o teléfono) Presupuesto (pueden ser los distintos aportes o solamente el monto total) Nombres y Nº de documento de los responsables del proyecto:

2. Nota de presentación

Dirigida a la autoridad correspondiente, donde se describe en qué consiste el proyecto, se especifica el monto total del presupuesto y el subsidio solicitado, en el caso que se requiera.

Modelo Nota:

Lugar y fechaSr./Sra. (Autoridad a la que se dirige)

Nos dirigimos a Ud. con el objeto de solicitarle un subsidio para la realización del proyecto (Nombre del proyecto):

que consiste en :El monto solicitado es de: $

Sin otro motivo, saludamos a Ud. con atenta consideración.

Firma de los responsables y aclaración

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Si el Proyecto formulado requiere la solicitud de un subsidio a la CONABIP, se recomienda consultar la Guía para la solicitud de subsidios para proyectos de las bibliotecas populares

3. Fundamentación del proyecto:

Se debe expresar con claridad la la necesidad a cubrir con la ejecución del mismo.

4. Proyecto:

Acompañar dicha fundamentación con el proyecto formulado que incluye: objetivos, actividades, cronograma, presupuesto y mecanismos de evaluación.

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