Kongre Turizmi ve Fuarcılık 4

1

İÇİNDEKİLER 2. KONGRE-TOPLANTI HİZMETLERİNİN ORGANİZASYONU

2.2. Kongre Hizmetleri Yönetimi

2.2.1. Kongre Öncesi Faaliyetler

2.2.1.1. Kongre İrtibat Bürosu ve Sekretaryasının Kurulması

2.2.1.2. Banka Hesaplarının Açılması

2.2.1.3. Programların Hazırlanması

2.2.1.4. Resmi İzinler ve Duyuruların Yapılması

2.2.1.5. Bütçe ve Finansal Kontrol

2.2.1.6. Kongre Öncesi Toplantılar

2. KONGRE-TOPLANTI HİZMETLERİNİN ORGANİZASYONU

2.2. Kongre Hizmetleri Yönetimi


2


3

Kongre organizatörleri ve kongre faaliyetini yerine getiren müdür arasında

kongre öncesinde görüşmelerin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Kongre öncesi görüşmeler gerçekleştirmenin en önemli sebeplerinden birisi de

oda fiyatları ve yiyecek-içecek fiyatlarının belirlenmesidir.


4

Kongre öncesinde yapılması gereken hazırlıklar sırasıyla aşağıda

belirtilmiştir:Kongre İrtibat Bürosu ve Sekretaryasının KurulmasıBanka Hesaplarının AçılmasıProgramların HazırlanmasıResmi İzinler in alınması ve Duyuruların YapılmasıBütçe ve Finansal Kontrol

Aymankuy, 2010; Özer, 2010

5


Kongre organizasyon şemasında belirtilen tüm hizmetlerin tek merkezde

planlanıp yürütülmesi, denetimi ve başarıyla sonuçlandırılması profesyonel

bir ekibin mesaisini gerektirmektedir.

Kongre bürosu başlangıçta bir yönetici, bilgisayar kullanabilen üç tecrübeli

sekreter ve bir odacıdan oluşarak, iş hacminin genişlemesiyle ve kongre

tarihinin yaklaşması ile gerekli sayıda kalifiye, geçici-yardımcı personelle

takviye edilir.


6


Kongre bürosunda bilgisayar, faks, fotokopi, internet bağlantısı

bulundurulmalı ve bir bilgi işlem merkezi kurulmalıdır. Ayrıca

oluşturulacak büroya haberleşmenin sağlanması için birkaç telefon hattı

temin edilmelidir.

Kongre organizatörleri kongreyi düzenleyecekleri bölgede bulunan

şubelerini merkez olarak seçebilecekleri gibi başlangıçta kendi

merkezlerinden işleri takip edip, kongre tarihinin yaklaşmasıyla birlikte

kongre bürosunu ve kongre sekretaryasını kongrenin yapılacağı

merkeze veya otele taşıyabilirler.


7


Kongre irtibat bürosu ve sekretaryası aynı zamanda

organizasyon komitesi ile profesyonel kongre organizatörü

arasında her türlü haberleşmenin sağlandığı haberleşme merkezi

konumundadır.


8

2.2.1.2. Banka Hesaplarının Açılması

Kongre katılımcılarının ödeme yapmalarıyla ilgili hem döviz

ödemeleri hem de Türk lirası ödemeleri için hesaplar açılır.

Hesapların yatırılacağı banka indirimden ve ödeme

şekillerinden haberdar edilerek yapılan ve yapılacak olan para

transferleri sürekli olarak kontrol edilir.


9

2.2.1.3. Programların Hazırlanması

Kongre organizasyonun başarılı şekilde gerçekleştirilmesi için

kongre öncesinde ayrıntılı şekilde bir programın hazırlanması

gereklidir.

Kongrenin asıl amacı olan kongrede nelerin yapılacağına dair

çalışmaların yapılması gereklidir.

Kongre düzenleyen kuruluş ya da birliklerle görüşülerek sosyal

ve kültürel programlarla bu bilimsel program birleştirilerek

başarılı bir kongre programı hazırlanır.


10

2.2.1.4. Resmi İzinler ve Duyuruların Yapılması

Resmi izinler gerek bürokratik engelleri aşmak gerek de zorunluluktan dolayı alınır.

İzinlerden sonra kongre potansiyel katılımcılara duyurulur.

Duyuruların içerikleri aşağıdaki gibidir:

Kongreyi düzenleyen dernek ya da kuruluşun başkanının davet yazısı

Organizasyon komitesinin tanıtıcı bir bölüm

Kongrenin ana konuları

Kongre sekretaryasının isim ve adresi

İkinci duyuruların dağıtım tarihi

Ön katılım formu

Kongre bürosuna ilişkin bilgiler


11


Kongre bütçelerinin yapılabilmesi için aşağıdaki süreç izlenir:

1. Maliyet unsurlarının belirlenir,

2. Maliyetler hesaplanır,

3. Maliyetler sınıflandırılır,

4. Finansal kontrol süreci ile sapmalar analiz edilir,

5. Gerekli ise düzenleyici önlemler alınır.


12


Kongre organizasyonunda maliyetleri başlıca Hazırlık Maliyeti ve Faaliyet Maliyeti

olarak iki gruba ayırabiliriz:

1.Hazırlık Maliyeti: Bir kongre organizasyonun uygulama aşamasına getirinceye kadar

yapılan giderlerin toplamına hazırlık maliyeti denir. Projelendirme, ön finansman,

araştırma ve geliştirme.

2.Faaliyet Maliyeti: Bir kongre organizasyonu için en önemli maliyet unsurları bu grupta

toplanır. Bu grupta düzenlenecek organizasyonun özelliklerine, yerine, zamanına,

katılacak kişi sayısına ve buna benzer bir sürü ince ayrıntılara göre hesaplanması gereken

ve dönemler itibariyle incelenmesi gereken birbiri üzerine geçmiş bir sürü maliyet unsuru

vardır.


13



14



Bütçe Kalemlerinin Yüzde Dağılımı

Kalem %

Seyahat 35-60

Alan 10-25

Yiyecek-içecek 25-35

Program 5-20

Yönetim 3-12

Ağırlama 2-4

Eğlence 5-12

Basım-Posta 1-7

Bahşiş 2-12

Toplantıyı yönetecek, yönlendirecek kişilerin katılacağı kongre öncesi yapılan toplantıdır.Bu toplantıda aşağıdaki kişiler bulunmalıdır:

Müşteri (toplantı planlamacısı) ve onun kilit personeliOtel genel müdürüOtel pazarlama müdürü, satış müdürü veya toplantının sağlanmasından sorumlu satış elemanıYiyecek-içecek müdürü; banket müdürü, restoran şefi (yiyecek-içecek miktarına ve ihtiyaçlarına göre)

15



Kongrenin büyüklüğü ve karmaşıklığına göre ve zamana bağlı olarak kongre planlayıcısı ve kongre hizmetleri müdürü arasında toplantı öncesinde bir dizi buluşma ve görüşmeler yapılabilir.

Kongre planlayıcısı ve kongre hizmetleri müdürü arasında yapılan bu toplantılarda şu konular görüşülür:

16



17



TOPLANTI TARİHİ İLE REZERVASYON TARİHİ ARASINDAKİ PROSEDÜRLER VE DÖKÜMANLAR

18




19




20




21




22




23




24



OTEL ORGANİZASYONU İÇİNDE KONGRE DEPARTMANININ YERİ

25



26

2. ÖĞRENME ÇIKTILARI

Bu dersin sonunda öğrenci; • Kongre-toplantı hizmetlerinin organizasyonunu teorik olarak öğrenir.

27

1. BİR SONRAKİ DERS İÇİN ÖNERİLER

Forum Konusu:

KONGRE SATIŞ MÜDÜRÜ’nün görevlerini araştırınız.

28

3. KONU DEĞERLENDİRME SORU VE CEVAPLARI

DERSİN ADI KONGRE VE FUAR ORGANİZASYONLARI HAFTA NO 4

KONU BAŞLIĞI

2. KONGRE-TOPLANTI HİZMETLERİNİN ORGANİZASYONU YAYIM TARİHİ 19.10.2012

S1 Kongre öncesinde yapılması gereken hazırlıklar hangisinde doğru sırayla verilmiştir?

C1b

a) Resmi İzinler ve Duyuruların Yapılması-Banka Hesaplarının Açılması

b) Kongre İrtibat Bürosu ve Sekretaryasının Kurulması-Banka Hesaplarının Açılması

c) Bütçe ve Finansal Kontrol-Banka Hesaplarının Açılması

d) Kongre İrtibat Bürosu ve Sekretaryasının Kurulması-Bütçe ve Finansal Kontrol

e) Programların Hazırlanması-Kongre İrtibat Bürosu ve Sekretaryasının Kurulması

S2 “Kongre bürosunda ………………………bulundurulmalı ve bir bilgi işlem merkezi kurulmalıdır” boş yere aşağıdakilerden hangisi/hangileri gelmelidir ?

C2d

a) bilgisayar

b) kongre kitabı

c) sekreter, odacı, müdür

d) bilgisayar, faks, fotokopi, internet bağlantısı

e) faks, fotokopi, sekreter

S3 “Kongre irtibat bürosu ve sekretaryası aynı zamanda ……………….arasında her türlü haberleşmenin sağlandığı haberleşme merkezi konumundadır” boşyere aşağıdakilerden hangisi gelmelidir ?

C3a

a) Organizasyon komitesi-profesyonel kongre organizatörü

b) Organizasyon komitesi-katılımcılar

c) Sekretarya-katılımcılar

d) Profesyonel kongre organizatörü-sekretarya

e) Katılımcılar-sekretarya

29

S4 Aşağıdakilerden hangisi toplantı bütçesi maliyet kalemlerinden değildir ?

C4e

a) Çalışanlara yönelik giderler

b) Yönetim Giderleri

c) Tesisle ile ilgili giderler

d) Promosyon ve reklam giderleri

e) Olağandışı giderler

S5 Aşağıdakilerden hangisi toplantı tarihi ile rezervasyon tarihi arasındaki prosedürler ve dökümanlardan değildir?

C5b

a) Ön Rezervasyon Formu

b) İptal Formu

c) Değişim Formu

d) Kayıp iş raporu

e) Master plan

30

Ders ile ilgili tüm soru ve görüşleriniz için

forum saatinde öğretim elemanıyla

iletişime geçiniz.

31

4. ÖNERİLEN KAYNAKLAR

1. Kongre Turizmi ve Fuar Organizasyonları, Yrd. Doç. Dr. Yusuf AYMANKUY, Detay Yayıncılık, 2010.

2.ÖZER Ş., Kongre Turizmi Ve Kapadokya Bölgesindeki Otel İşletmelerinin Kongre Hizmetleri Yönetiminin İncelenmesi: Kayseri Ve Nevşehir İli Örneği, Nevşehir Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, 2010.

32

5. KAYNAKÇA1. Kongre Turizmi ve Fuar Organizasyonları, Yrd. Doç. Dr. Yusuf AYMANKUY, Detay

Yayıncılık, 2010.2. ÖZER Ş., Kongre Turizmi Ve Kapadokya Bölgesindeki Otel İşletmelerinin Kongre Hizmetleri

Yönetiminin İncelenmesi: Kayseri Ve Nevşehir İli Örneği, Nevşehir Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, 2010.

Travel

Kongre Turizmi ve Fuarcılık 4