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ENSAYO O
L.S.C.A.
¿COMO DETERMINAR SI ES NECESARIO EL
OUTSORCING EN UNA EMPRESA?
Santos Pérez Roberto Carlos
RESUMEN
Tomar la decisión de externalizar algún proceso dentro de las actividades de la
empresa; es una tarea difícil puesto que, para llegar a tal decisión se debe de
llevar a cabo un análisis meticuloso para encontrar razones suficientes y
convincentes que nos evidencien que la decisión sea la correcta. Determinar la
necesidad de Outsourcing depende de las condiciones variantes de cada
empresa, algunas razones más habituales son citadas en este escrito.
Palabra claves: Necesidad, Outsourcing, decisión.
Existen numerosas razones para realizar un servicio en modalidad de outsourcing,
tal como se ha explicado en el libro1 y tal como lo plasman numerosos estudios en
los diversos sectores más típicos de outsourcing (banca, tecnologías de la
información, procesos comunes de negocio –BPO-, etc.).
La principal razón a mi consideración para tomar la decisión de usar Outsourcing
es la reducción de costos (que resulte más barato externalizar tal actividad que
hacerla en la empresa misma). Pero es muy común que confluyan al menos dos
de las razones expuestas en este ensayo al iniciar el proceso de externalizacion.
El outsourcing de servicios de limpieza, de gestión de documentos y del
procesamiento de facturación masiva son claros ejemplos en los que esta razón
tiene un gran peso.
1 Outsourcing Saque el Máximo Partido de sus proveedores. Autor: José Ramón Forneas castro.
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Según José Ramón Fórneas Carro las siguientes consideraciones tienen que ver
con esta razón, por las cuales se incurren en gastos adicionales:
Ineficiencias internas por
no ser la empresa
especialista en el servicio
correspondiente.
Calidad del servicio
inaceptable.
Falta de gestores del
servicio con la suficiente
competencia.
Falta de profesionales
adecuados para la optima
realización de los
servicios.
Un beneficio implícito en esta razón
es la reducción de tiempo en la
ejecución de la actividad
externalizable, y ello conlleva tener
ahorro económico porque ya no
requerirá personal para hacerla sino
que ya se ocupará para actividades
más centradas en el giro de la
empresa.
Esto aumentara la calidad del
desempeño de la empresa; porque
sus actividades no requerirá
demasiado tiempo al hacerla y así se
satisfacerá tanto interna (empleados
y directivos) y externamente (clientes
y proveedores).
En si los tres puntos a satisfacer
antes de la ocupar la opción de usar
outsourcing son:
1. Ahorro económico, 2. Reducción de tiempo cuando de
externalice3. Mejoramiento en el desempeño
de la empresa.
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Por ejemplo2:
Para una empresa, llevar la nómina
por cuenta propia implica, de entrada,
invertir en software: comprar la
licencia de uso, instalar, capacitar a
quienes lo van a operar, y sobre todo,
mucho, mucho tiempo. Además está
el hardware, los dispositivos de
mantenimiento, el software antivirus.
El círculo se cierra con la gente que
hace funcionar todo eso: quienes se
dedicarán exclusivamente a la
nómina y aquellos que, aunque estén
en otras áreas o funciones –
Sistemas, Recursos Humanos,
incluso Mantenimiento- han de
dedicar parte de su tiempo para dar
soporte a los primeros.
Por lo pronto, hay que invertir en
espacio físico para que esa gente
trabaje. Después, en capacitación y
actualización, para empezar ante
cualquier cambio en las leyes.
2 www.outsourcingdenomina.com Los especialistas en nominas y en seguros.
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Lo mismo que con el software: es gastar más para que el proveedor lo mantenga
al día, para insertar algún nuevo concepto de pago o tener acceso a otro tipo de
reporte (máxime si no se cuenta con el código fuente).Tan solo la decisión de
externalizar las operaciones de nomina implica una serie de analice para
cuantificar el costo y los beneficios de hacer este cambio; por ello los encargados
de toda la empresa tienen que evaluar todo lo que se involucra en la contratación
de Outsourcing. Porque si se toma a la ligera y solo hacerlo por ejemplo, porque
los competidores lo han hecho puede ser contraproducente por la condición
individual de cada empresa y las condiciones del negocio. Establecer claramente
los beneficios y los peligros de esta decisión es muy importante para tener bases
solidas al optar por externalizar.
Se debe de tener especial cuidado al externalizar algún proceso debido a que
entre otras implica:
1. Identificación y definición del servicio a externalizar.
2. Establecimiento de los objetivos a conseguir con la externalización.
3. Establecimiento de los hitos del proceso.
4. Selección del líder del proceso y sus responsabilidades.
5. Selección de los negociadores y delimitación de sus competencias.
6. La confección del caso económico.
7. La transferencia de personas.
8. La duración del contrato.
9. La selección del grupo de control.
10.El establecimiento de acuerdos de nivel de servicio.
11.El establecimiento de penalizaciones.
12.La identificación de los puntos principales del contrato.
13.Responsabilidades legales.
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14.Riesgos con el proveedor.
Los pasos siguientes es una aportación Pardo Vargas Fernando en su libro3 creo
que una forma resumida de las consideraciones pertinentes antes de usar la
externalización:
1. Identificar estratégicamente los procesos sujetos a contratar.
Repetidamente hemos insistido en indicar que los procesos que son claves
para el mejor desempeño de la empresa es imposible que los dejemos en
manos de otros. Un proceso de Benchmarking interno puede servir para esta
depuración.
2. Definir cuáles son los mejores candidatos.
El Benchmarking es un gran aliado para poder establecer cuáles son las
empresas de categoría mundial que permitan definir los nuevos proveedores.
Por medio de directorios telefónicos, las páginas amarillas, los clubes de
asociaciones, los profesores universitarios, en fin hay muchas fuentes que
pueden ayudar a definir los candidatos. Por medio de una licitación se puede
invitar a quienes estén interesados y cumplan requisitos mínimos exigidos por
la empresa.
3. Definir los requerimientos
Debemos establecer cuáles son los requerimientos mínimos y como se van a
medir.
4. Seleccionar los proveedores.
Para no equivocarse con la selección, debe indagar por la experiencia que en
el medio muestra los posibles candidatos; la afinidad que pueda tener con la
3 Outsourcing: la nueva relación cliente proveedor. Autor: Pardo Vargas, Fernando. (1998). Cinseyt, Lima, Perú.
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empresa, los resultados obtenidos con industrias similares y evitar caer en el
error de contratar teniendo únicamente como criterio importante los costos.
5. Informar
Indicar en la organización los cambios que se harán para obviar problemas que
se pueden presentar por la falta de comunicación.
6. Administrar las relaciones.
Para lograr un buen resultado hay que dotar la organización con todas las
herramientas administrativas tecnológicas humanas y todo aquello que permita
que existan las mejores relaciones.
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Un factor también muy significativo
que se debe de considerar a la hora
de usar outsourcing es enterarse
anticipadamente de las condiciones
generales del resto de las empresas.
Verificando si les ha resultado
benéfico la externalizacion de
procesos.
El outsourcing ayuda a afrontar la
crisis al 33,1% de las empresas
1. La demanda de servicios de
externalización se ha triplicado en tan
sólo un año, pasando del 12% al 33,1%
actual.
2. La optimización de costes del proceso
que se externaliza y la mejora de
productividad del mismo, principales
ventajas del outsourcing según las 500
empresas encuestadas por Adecco
Outsourcing.
3. Los sectores que más demandan la
externalización son el de banca
(64,3%), automoción (45,2%),
alimentación (41,2%) y distribución y
comercio minorista (40,9%) mientras
que la agricultura y el sector
farmacéutico, los que menos.
4. En el 42,8% de los casos, el área más
externalizada es la de producción,
seguida por el área de servicios
generales (28,8%), La más habitual es
la Externalización de Servicios
Auxiliares, en un 62,4% de los casos,
que abarcaría recepcionistas,
controladores de acceso, ordenanzas y
conductores.
5. Un 50,4% de las empresas encuestadas
asegura contratar a trabajadores que
hayan prestado sus servicios a su
empresa mediante la externalización.
Madrid, 22 de junio de 2009.- Pocos son los
sectores de actividad que no se han visto
afectados por la crisis económica en nuestro
país, con un mercado laboral que atraviesa
por uno de sus peores momentos y donde el
número de desempleados parece no tocar
fondo. Sin embargo, entre todo ello, emerge
una actividad que, lejos de verse reducida
por los adversos indicadores económicos, ha
conseguido reforzar y aumentar su demanda
de servicios: la externalización de servicios o
outsourcing. Esto se debe a las fórmulas de
flexibilidad y ahorro de costes que ofrece a
las empresas, contribuyendo al aumento de
su productividad y competitividad. Si bien es
cierto que no existen momentos más
propicios que otros para buscar la excelencia
y la calidad, en circunstancias como las
actuales un proceso de externalización se
hace más esencial que nunca.
Por ello, Adecco Outsourcing ha realizado
una encuesta a 500 empresas para conocer
de primera mano la relación que las mismas
tienen con este servicio que, en tan sólo un
año, ha experimentado una progresión
meteórica: mientras que el año pasado
únicamente un 12% de las compañías
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recurrían a ella, para el presente se espera
una demanda del 33,1%, o lo que es lo
mismo, en menos de 12 meses se ha
triplicado la demanda de servicios de
Outsourcing por parte del tejido
productivo español. Este incremento
contribuye al proceso de maduración de la
actividad en los últimos años y que supondrá
su consolidación como uno de los elementos
esenciales para la generación de valor de
cualquier negocio.
Pero, ¿qué entendemos por
externalización de servicios y qué
ventajas aporta? Se trata de un proceso que
consiste en delegar la gestión de ciertas
actividades que generalmente no afectan al
núcleo duro de actividad de la empresa y que
están dirigidas y controladas por una
empresa de servicios que aporta los medios
técnicos y humanos para la correcta
realización del servicio subcontratado. Este
proceso permite una mejora del rendimiento
del negocio, de la calidad del proceso que se
externaliza, así como la transformación de
costes fijos en variables, el desarrollo
estratégico frente a otras compañías del
sector y el acceso a tecnologías
especializadas La encuesta realizada por
Adecco Outsourcing revela que un la mayoría
de las compañías que recurren a la
externalización son grandes empresas
provenientes, principalmente, del sector de
servicios financieros y automoción, mientras
que el área más propensa a la
externalización es la de producción.
Datos obtenidos en addeco4.
4 www.adeccooutsourcing.com
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CONCLUSIÓN
Encontrar las razones razonables
para externalizar alguna parte de las
actividades de cualquier empresa es
una tarea difícil, puesto que se debe
tanto de planear y definir cual
proceso externalizar, que proveedor
contratar y estimar cuáles serán los
resultados a largo plazo. El trayecto
para llegar a externalizar un proceso
debe de estar muy bien trazado, por
eso el análisis de la empresa, debe
ser muy amplio cuanto a los
beneficios y riesgos; y así encontrar
circunstancias de oportunidad de
mejora para contratar Outsourcing.
REFERENCIAS
Outsourcing Saque el Máximo Partido de sus proveedores. Autor: José Ramón Forneas castro.
www.outsourcingdenomina.com Los especialistas en nominas y en seguros.
Outsourcing: la nueva relación cliente proveedor. Autor: Pardo Vargas, Fernando. (1998). Cinseyt, Lima, Perú.
Adecco outsourcing Encuesta Externalizacion de servicios
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