Why Should You Care About Paper Reduction and Process Transformation?

Over 550,000 businesses run Nitro. What have we learned from them?

Trends driving the need to address document management

• Content Growth

• Content Sprawl 

• Divergent Workflows

These content and workflow trends are creating significant challenges

• Productivity is decreasing

• Security is compromised

• Sustainability is eroded

PRODUCTIVITY

Lack of Access to the Right ToolsIn orgs with < 100 employees, 

57% are not equipped with a PDF editor.

74%

In orgs with 100+ employees, 74% are not equipped with a PDF editor.

57%

“The State of Document Productivity in the Workplace.” Nitro, 2014

Document Challenges

Editing 30%

Signing 17%

Reviewing 15%

Collaborating 14%

Sharing 14%

None 5%

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%

All forms of interactivity & collaboration 

are seen as equal challenges.

PDF editing is far and away the

most common challenge.

End users face many challenges when working with PDF.

“The State of Document Productivity in the Workplace.” Nitro, 2014

Lacking the Right Tools Forces Paper‐based (and inefficient) Processes

Disparate, inefficient, unsecured document processes and workflows.

SCAN

a

Ab cc

PRINT

COLLABORATETRANSFORM

SIGN EDIT

CREATE

PRINTPRINT

SCAN

Creates Barriers to Effective Collaboration

Have emailed the wrong version of a file to a boss, 

client, or co‐worker

Have found themselves working on the wrong 

version of a file

48% 6.9hrs/wk

81%

Spent collecting, consolidating, and 

deciphering feedback 

Harris Interactive Knowledge Worker Survey, 2013; IDC InfoBrief: The Document Disconnect, 2015

SECURITY

Security is a Top Initiative to Protect from Internal Risks

Feel that their organization is exposed to considerable risk due to stored content 

that is not correctly identified

Of U.S. organizations experienced leakage or loss of sensitive or confidential 

documents

AIIM Industry Watch Content Analytics , July 2015IDC InfoBrief: The Document Disconnect, 2015

54% 90%

.

76%

Say document process issues impact revenue recognition or create 

auditor issues

Are your document workflows creating risk for your company?

• Paper creates risk• Free conversion sites create risk• Ad‐hoc sharing creates risk• Lack of visibility and traceability creates risk

Old paper habits die hard. (Or not at all.)

58%

Default to printing and signing a 

document received via email 

27%

Print PDF documents in order to review 

them

Old paper habits create risk.

• Paper is at the heart of a significant percentage of security breaches

• Paper is too easy to destroy.

• Paper is impossible to track, version, or protect.

23%

61%

Of major breaches (affecting more than 500 individuals) 

involve paper records

61% of small breaches involve paper records

Free PDF Conversion sites create risk

• Are your employees searching for Free PDF Conversion tools and loading their documents onto the internet?

• How much can you trust these sites with your sensitive and confidential company, customer, and employee information?

Vilnius, Lithuania?

Ad‐hoc sharing creates risk.

Ponemon Institute, 2012 Security Breaches Study

77%

do not provide secure document sharing/mobile access solutions for 

their employees

85%

Use insecure file sharing tools such as DropBox, Box.net, Usb Drives, 

Email attachments

Public Drives USB Drives Email Attachments

62% 68% 71%

Most Common Methods of Theft or Loss

Lack of Visibility and Traceability creates risk.

IDC InfoBrief: The Document Disconnect, 2015

55%

can’t tell whether a document has been viewed/reviewed/signed by appropriate people and cite difficulty getting status 

and visibility into the process

38%

cite difficulty relating documents or versions of documents to important 

context

SUSTAINABILITY

Paperless sustainability initiatives have much upside

• Save Trees• Save Energy• Save Space• Reduce Waste• Bonus!  Save Money

The Paperless Project, Facts about paper: The impact of consumption

Reduce Waste

Kefron, Paper Waste ContentThe Paperless Project, Facts About Paper: The impact of consumptionXerox 3 Steps to a Greener Office 2014

45%

70%

1.5 lbs

30%

45% of the paper printed in offices ends up in the bin by the end of the day

of office waste is paper

amount of paper waste each employee in a business office generates per day (2 lbs in financial companies)

of print jobs are never picked up by the user

Bonus!  Save Money

$20 $120 $250

To print a piece of paper(paper, electricity for printer, ink)

To file a document To search for a misfiled document

To recreate a lost document

AIIM Study 2014

$1.12

Avoid Costs:

Realize Savings:

$30M Manufacturing company Owens Corning saved $30m in filing cabinet lease costs by going paperless

CONCLUSION

4 Things You Can Start Doing Today

Provide workers access to the right tools

Educate workers on proper processes

Prescribe standardized collaboration practices

Promote a sustainability campaign

Thank you!