ProConversions Corp. bringsALL the RIGHT pieces together for YOU!!

Sometimes the puzzle is missinga few key pieces.

Sometimes the pieces you have just don’t fit together well.

?

“At ProConversions, we strive to be your Trusted Advisor & Technology Consultant, putting your Business needs first and Technology second.”

Michael Gaudino, President, ProConversions Corp.

CDIA Trained (Certified Document Imaging Architect)AIIM Information Governance Practitioner Kofax Capture, ABBYY Flexi Capture & EMC ApplicationXtender Certified Engineer 

Top concerns of finance executives

3

68%

47%

46%

39%

55%

54%

46%

37%

36%

Reduce invoice processing costs

Improve visibility into invoices

Decrease invoice cycle time

Improve cash management

Automate invoice receipt/workflow processes

Standardize invoice receipt/workflow processes

Conduct internal assessment of A/P capabilities

Integrate e‐payables solutions w/other systems

Centralize A/P processes

Source: Aberdeen Group

Top Strategic Actions

Top Pressures

More than 2 times reduction in invoice processing costs

More than 50% faster invoice processing cycle

Companies that automated their AP process report…

4

Faster processing 

cycle

Reduced processing 

costs

+50%

x2

According to research published by Aberdeen Group, 2013

Information Capture Plan – Index data Example

5

■ Invoice number and date

■ Name and address of the buyer BU

■ Name and address of the supplier

■ Delivery date

■ Purchase order data

■ Line items: description of goods, quantity, unit and total price

■ Currency and total

PO matching is done on a header and/or line item level

Multi‐level comparison us done with the master database (by number, total amount, vendor name, etc.)Invoice line items can also be visually compared to the purchase order details 

Purchase order matching

6

Touchless Invoice Processing

7

● Invoices that have passed all validations and matched a PO can be immediately posted in the ERP system, skipping any manual review

Input Recognition & Validation Data review Approval and 

Posting

Touchless processing

Convenient Data Review (1 of 3)

• Well‐designed data verification form

8

● Value suggestions from OCR cache

● Color labels for fields requiring attention

● Snapshots of fields

● Description of warnings and errors

Convenient Data Review (2 of 3)

• Fields grouping 

9

Collapsed fields:● totally correct

● no review is required

Expanded fields:● review required

Convenient Data Review (3 of 3)

• Advanced database lookup

10

● Fuzzy match

● Suggestion of the best matching records

● One‐click filling of multiple connected fields 

● Internal caching of the database for fast connection

11

● Transaction‐ready data and images are delivered to your ● BPM, ECM and approval workflow 

systems● ERP systems● Electronic archives● Databases

Delivery of Invoice Data and Images

System Overview with Information Capture Plan

12

Benefits for the AP Department

Better Visibility into Outstanding PaymentsAP department is made aware of invoices as 

soon as they arrive

Lower Cost per InvoiceReplace manual keying paper exchange with 

automated electronic processing

Capture at the Point of EntryCapture in the mailroom, finance department, or in the branch office

One Solution for Paper and DigitalPaper, faxed and PDF invoices are processed 

in the same workflow

Improve Quality of DataAutomated capture and validation of data provides better quality than manual keying

Empowers Approval WorkflowDefine the workflow based on automatically 

extracted data

Distributed Configuration (ENTERPRISE Edition)

• Scalable client‐server architecture

• Thin & remote stations

• User management and reporting• High‐availability clustering

High Level Basics• For enterprise departments & midsize organizations• Perfect for imaging & departmental business processes• Microsoft‐based technology• Requires  minimal IT support

High Level Benefits• Eliminate the risks and costs of managing paper• Increase efficiency of key business processes 

(Transaction Content Mgmt)• Enable instant access to important information• Easy to install, administer, and use

INVO‐PACK (EMC AX)

WorkflowModule

CaptureModule

SearchEngineModule

InformationRights

ManagementModule

Application IntegrationModule

Reports Management

Module

Information Governance = Document Management

Active Directory, LDAP, or AX Security

User and group permissions can be set on an application by application basis or globally for all applications.  All user actions with the repository can be captured in audit trails.

Levels of Security• System • Application • Functional • Document

Levels of Security Document Management System

Indexes

Microsoft Excel

INVO‐PACK Web Services

Microsoft SharePoint

Indexes

INVO‐PACK DesktopINVO‐PACK Web Access & Mobile Access

Microsoft PowerPoint

Microsoft Outlook

Microsoft Word

ACCESS POINTS TO INVO‐PACK

INVO‐PACK Workflow Group InBox

Workflow Group Inbox This is a screen shot of an Inbox of workflow tasks that are waiting to be processed or have been 

“selected” by a system user and who is processing the workflow task and/or document 

Approval Workflow Screen 

Notes Tab History Tab

Notes and History for each document processed

Workflow Audit Page

ONSITE BUSINESS PROCESS ASSESSMENT

1. A narrative of the business process that is being automated.2. A Process Flow Diagram of the newly designed business process.3. A detailed list of project deliverables for the project’s 1st Phase.4. A System Diagram of required server architecture.5. Project milestones based upon the date a purchase order is 

received.6. A list of project assumptions, customer requirements, 

disclaimers.7. Costs for services delivered in 1st phase of the project.8. Summary of subsequent deliverables for future project phases. 

HAVE AN INFORMATION CAPTURE PLAN! 

Now let’s address your questions!

23

Michael R Gaudino mike@proconversionscorp.com203‐707‐0206

Why is information “capture” and creation more than just scanning documents into an archive?