Upload
pslb-pslb
View
876
Download
5
Embed Size (px)
DESCRIPTION
RFID-infoavond Werkprocessen van de bib en het RFID-antwoord hierop Annemie Arras)
Citation preview
Analyse van de werkprocessen
Basis voor implementatie van RFID
Situatieschets Bree 2005
• 21 openingsuren• 14.500 inwoners• 4500 gebruikers• 120.000 uitleningen• Collectiebudget 58.000 euro• Geen vrijwilligers• 2 uitleenposten• Personeelsuren:
– 38 uren leidinggevend– 105 uren bibliotheekassistenten– Dus: 3.7 voltijds equivalent
• Scholen: – 1250 leerlingen basisschool– 3000 leerlingen secundair onderwijs
Vaststelling: Te weinig tijd
Te weinig tijd om alles te doen wat we reeds doen.
Maar we willen ook nieuwe dingen doen:• Meer openingsuren• Voorlezen op woensdag en zaterdag• ZIZO implementeren• Scholenwerking uitbreiden• Leespromotie• informatiebemiddeling
Is RFID de oplossing voor mijn bib??
Basisvragen
Wat wil ik bereiken met de invoer van RFID?Wat ga ik doen met vrijgekomen personeelstijd? Is het personeel bereid andere taken te vervullen?
– Analyse van de werkprocessen is noodzakelijk • + prognose na implementatie van RFID
– Analyse van de kosten is noodzakelijk• + prognose na implementatie van RFID
Waarom RFID in Bree?
• Efficiënter gebruik van personeelsuren
• Imago van de bib• Meer openingsuren • Interessanter werk bieden aan
personeel
Situatieschets Bree medio 2008
• 31 openingsuren• Geen uitleenposten• Personeelsuren:
– 38 uren leidinggevend– 105 uren bibliotheekassistenten– Dus: 3.7 voltijds equivalent
• RFID met 100% zelfscan• Betaalautomaat• Time, Pay en Copytracks• Vrijwilligerpools:
– Voorlezen– Opruimen van rekken
Scholenwerking
• Basisscholen: – Rondleidingen voor 5-jarige kleuters, 1ste leerjaar, 3de leerjaar,
5de leerjaar– Elke maand klasbezoek voor alle leerlingen vanaf 1ste leerjaar– 8 auteurslezingen in JBW– Vrije activiteit tijdens JBW– Voorlezen en Lees 1 7
• Secundaire scholen: – Rondleiding 1ste jaar– Mediargus en opzoeken: 2de jaar– 2de en 3de graad: op afspraak
Onderzoeken: waar gaat onze werktijd naar
toe• positief onderzoeken:
– tijdsbesteding bekijken
• negatief onderzoeken: – controle van de personeelsleden
Hoe rekenmodel invullen?
• Diensthoofd: – Rekenmodel kostensoorten – tijdschema opstellen – gewenst tijdschema opstellen
• Personeel:– tijdsschema opstellen– gewenst tijdschema opstellen
• Samen overlopen
Rekenmodel: kostensoorten
26.50016.100Gebouw
331.185278.600totaal
5.500Busvervoer
9.2506.700Collectieverz.
58.00057.000Collectie
10.0856.800Administratie
11.8502.000Informatica
210.000190.000Personeel
20082005
Bespreking kosten
Personeel
• Van 190.000 euro naar 210.000 euro• Zelfde personeel • Meerkost: leeftijd, CAO,…
Bespreking kosten
Informatica• Onderhoudscontracten
– Bidoc: 1650 euro– Nedap: 3500 euro– Time-Pay en Copy tracs en
betaalautomaat: 6000 euro
Bespreking kosten
• Administratieve kosten van 6.800 naar 10.085: • kopieerapparaat• drukwerk in huisstijl
Bespreking kosten
Collectieverzorging van 6.700 naar 9.250– Duurdere folie– Etiketten– RFID labels
Bespreking kosten
Busvervoer: 5.500 euro – Na afschaffing uitleenposten – Gratis busvervoer voor
klasuitleningen en auteurslezingen
Bespreking kosten
Gebouw 16.100 naar 26.500– Vrijmaking elektriciteitsmarkt– Verdere door verrekening naar de
diensten toe
Bespreking kostensoorten
• De jaarlijkse kosten zijn gestegen met 11 %
• Maar openingsuren van 21 uren naar 31 uren.
• Geen rekening gehouden met investeringskost. (150.000 euro)
• Maar berekening met volledig personeelsbezetting naar 30 openingsuren: 2 jaar personeel = investering zelfscan
Rekenmodel: analyse van de werktijd
% %
1 2 3 4 5 6 7 8
Verwerven van info… 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 20 20
Conserveren van info… 10 10 10 10 30 30
Catalogus 10 10 20 20 10 20 20 20 10 10 10 10 15 15
Ter beschikking stellen 5 5 25 5 20 5 20 5 20 5 20 5 30 5
Informatiebemiddeling 20 20 20 25 15 25 25 25 20 25 20 25 25 49
Bieden van internettoegang 5 1 5 1 25 5 5 1 5 1 5 1 5 1
Bib instructies 5 10 5 5 5 5 5 5 5 5
Leespromotie 10 10 10 10 10 10
Educatieve schoolprojecten 5 5 10 10 20 30 20 30
Tentoonstellingen 5 4 5 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 5
Publicaties 5 5 15 15
Organisatie : beheerstaken 30 30 10
Onderhoud 70 70
Bespreking van analyse van de werktijd
• 2005 t.o.v. 2007• Verschuiving van taken• Ter beschikking stelling moet nog
verminderen• Internettoegang moet ook nog
verminderen
Rekenmodel: tijdsanalyse 2005 2007 2005 2007
Aantal dagen per dienst Welk procent van de arbeidstijd gaat naar welke dienst
Verwerven van info… 98 98 9.42 9.42
Conserveren van info… 66 66 6.35 6.35
Catalogus 118 130 11.35 12.50
Ter beschikking stellen 61 45 15.48 4.33
Informatiebemiddeling 184 233 17.69 22.42
Bieden van internettoegang 69 13 6.63 1.33
Bib instructies 23 56 2.21 5.38
Leespromotie 24 48 2.31 4.62
Educatieve schoolprojecten 59 107 5.67 10.29
Tentoonstellingen 45 38 4.33 3.65
Publicaties 29 29 2.79 2.79
Organisatie : beheerstaken 66 78 6.35 7.50
Onderhoud 98 98 9.42 9.42
1040 1040 100% 100%
Bespreking van tijdsanalyse
• Ter beschikking stelling: van 15% naar 5% niet spectaculair– Reeds vroeger uitleenhandeling
gerationaliseerd– Van 20 naar 31 openingsuren• Internettoegang van 6.5% naar 1.5%• Educatie, leespromotie,… stijgt
Rekenmodel: tijdsanalyse
t i jd s a na ly s e p e r d ie ns t
0,00%
2,00%
4,00%
6,00%
8,00%
10,00%
12,00%
14,00%
16,00%
18,00%
20,00%
1
t i jd s a na ly s e p e r d ie ns t
0,00%
5,00%
10,00%
15,00%
20,00%
25,00%
1
Bespreking van tijdsanalyse
• Backoffice en uitleen neemt af, ten voordele van info en leesbevordering
• Catalogus: in 2007 uitzuiveren van catalogus
Rekenmodel: kostenanalyse
0,00%
5,00%
10,00%
15,00%
20,00%
25,00%
30,00%
35,00%
colle
ctie
verw
erkin
g
cata
logus
balie
werk
infor
matie
inter
net
instru
ctie
prom
otie
scho
len
expo
's
publ
icatie
s
behe
er
Reeks1
0,00%
5,00%
10,00%
15,00%
20,00%
25,00%
30,00%
35,00%
colle
ctie
verw
erkin
g
cata
logus
balie
werk
infor
matie
inter
net
instru
ctie
prom
otie
scho
len
expo
's
publ
icatie
s
behe
er
Reeks1
Bespreking van kostenanalyse
• Verschuiving van baliewerk naar leesbevordering en info
Is een rekenmodel haalbaar?
Het is haalbaar: • Eenvoudig modelletje dat iedereen
kan invullen. • Wil om te veranderen, te verbeteren
Is rekenmodel zinvol?
Het is zinvol: • Veranderingen: tijd of middelen of personeel zoeken• Weten wat je nu doet en weten waar je naartoe wil. Dus:• cijfers voor het beleidsniveau• zinvolle keuzes maken• cijfers voor het personeel
– Om dingen te veranderen – Om efficiënter de organisatie te herschikken
• inzicht in de werking van de organisatie• Inzicht in de tijdsbesteding in de organisatie
Morgen mee starten?
• Ja: – als er wil is om te veranderen– als er nood is om te veranderen
• Neen: – als je enkel probeert te overleven– als veranderingen niet nodig zijn– als je voldoende middelen en personeel
hebt
Zijn er andere methodes?
Natuurlijk.
Dit is slechts 1 methode. Ik vond ze bruikbaar.