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CLICK SOFTWAREClick Schedule Expertos-Click Mobile General
Medellin
Marzo 2016
¿Qué tipo de Tecnico eres?
Eficiente?Eficaz?
Eficiente
• Optimiza recursos.• Cuidadoso con horarios.• Metodos Definidos.
Obtuvo resultados?
Eficaz
• Cuida su ambiente.• Tiene acercamiento con los implicados.• Metodos empiricos.
Obtuvo resultados?
FORMULA
Eficiente + Eficaz=
EFECTIVO
En este modulo aprenderás¡¡
• Como ser mas Efectivo• Conocer “Que es ClickSoftware?• Navegar y transaccionar la herramienta Click Schedule y Mobile
contenidos
1. Introducción1. Videos motivaciones2. Por que estamos aquí.
2. Presentación de la Herramienta
1. Que es Click Software3. Nueva terminología Click
4. Ingreso a la herramienta1. Logeo en directorio activo2. Visión general Click Schedule
5. Navegación1. Calendario2. Estructura Comercial3. Recurso Gantt4. Lista de Tareas
6. Estados de Riesgo (alarmas)
7. Planificación de trabajos1. Optimización nocturna y diurna2. Asignación semi automática 3. Asignación manual
8. Barra de herramientas4. Búsqueda de recursos5. Búsqueda de tareas6. Opciones desde Gantt7. Opciones desde lista de tareas
9. PRACTICA 110. RECESO
contenidos11. Navegación pestañas
1. Breve definición de cada pestaña
12. Transacciones desde Click Schedule2. Servicio
1. Completado e incompletado de servicios
3. Cambio de infraestructura
4. Equipos1. Aprovisionamiento,
cambio y recogida de equipos
13. Confirmación de tareas desde Click
14. Vistas Click Mobile
15. Mensajería SSMM VS Mensajería Click
16. Mensajería Click al detalle
17. Administración de recursos
18. Actualizaciones SSMM Vs Click
19. Estados de las tareas
20. Flujo estados
21. Transacciones desde mapas
22. PRACTICA 2
FIN SESION
¿QUE ES CLICK SOFTWARE?
Medellin
Marzo 2016
Que es ClickSoftware?
• ClickSoftware Technologies es una empresa con sede en Israel, que ofrece soluciones automatizadas de gestión de fuerza de trabajo móvil y optimización de servicios
• Tienen más de 750 empleados en oficinas en todo el mundo.
• Líder del mercado en soluciones de optimización y administración de fuerzas de trabajo.
• Principales clientes TELCOS.
• Principales clientes
Mas razones para elegir Click Software• Solución de industria.• Capacidad de configuración.• Extensibilidad de la plataforma en el agente móvil.• Interfaz gráfica.• Enrutamiento automático de órdenes.• Coherencia con estrategia Millicom
Que es ClickSoftware?
Solución para despachar, ejecutar y completar tareas
Terminología
Empresas
Terminología
Técnicos
Terminología
Disponibles
Terminología
PedidoTarea
Terminología
Productos
Terminología
Ruta
Terminología
SMNET/SMPRO
Terminología
ActividadesMano de Obra
Terminología
Aprovisionamiento/Desaprovisionamiento/
Registro Equipos
Nueva Terminología
Navegación
Nueva TerminologíaMAPA
Terminología Estados Tareas
DespachadoAsignadaAbierta
En SitioEn Camino*FinalizadaIncompleto
En MovilidadSubida a un TécnicoConfirmadaLlegada Cliente
Salida ClienteCierre de OrdenPendiente
En MovilidadSubida a un TécnicoConfirmadaLlegada Cliente
Salida Cliente
Pendiente
SSMM CLICK
Para que nos sirve?
RUTEO AUTOMATICO
SEGUIMIENTO A TECNICOS EN LINEA
SATISFACCION DEL CLIENTE
¿Cómo ingresar a Click Software?http://netvm-dclick01/ClickScheduleWebClient/Default.aspx pruebashttp://clickdespacho.epmtelco.com.co/ClickScheduleWebClient/Default.aspx?Culture=es producción
¿Cómo ingresar a Click Software?
Ingresa con tu usuario y contraseña de red (validación en directorio activo)
Visión General
Calendario
Lista de tareas
Horarios(Asignaciones)
Mapa
Mensajería
Navegación
Calendario
Se escoge el periodo de 6 días en el que esta la fecha actual
ESTRUCTURA COMERCIAL
Al cargar todo, en este caso para la Región Noroccidente, nos trae todas las tareas existentes en Click para esta Región
Distrito (Microzona)
Región (Zona)
Área (Departamento)
Navegación Gantt
Podemos cargar o descargar Área (Regional), Región (Bodega), Distrito (Microzona), escogiendo una, varias o todas las microzonas que se tengan habilitadas según el contrato de influencia
Cargando todo al área que se trabaja mostrara esto
Recurso Gantt: Horario
Técnicos
Horario día laboral
Todas las tareas programadas Pertenecientes a las microzonas que se carguen
Lista de tareas
Tareas alarmadasTareas que aun no han sido asignadas de las microzonas cargadas.
Alarmas - DespachoESTADOS DE RIESGO
El sistema tiene la característica de alertar a despacho y al técnico sobre tareas que van a cumplir su hora de inicio cita o
ya se venció.
Alarmas - DespachoESTADOS DE RIESGOSin asignar
• Descripción:• alarma que indica que falta una hora para el inicio de la cita y aun no se ha sido asignada a un recurso del Gantt. Se
visualiza como “No Programado”"
Alarmada• Descripción:• (Sólo aplica para cuando tengamos el agendamiento en Click) esta alarma se activaria el dia anterior a la hora de la cita
a las 18:00 indicando que falta un dia para el inicio y aun no tiene asignacion.
Sin llegar a tiempo• Descripción:• alarma que indica que pasaron 10 minutos despues de la hora de inicio del Gantt (hora esperada de inicio).
Riesgo incumplimiento• Descripción:• alarma que se activa cuando faltan 15 minutos para el inicio de la hora de la cita (para el caso de la franja AM , PM o TD,
se activa cuando faltan 15 minutos para terminar dicha franja horaria.
Incumplida• Descripción:• alarma que se activa cuando ya pasaron 10 minutos despues del inicio hora cita y aun el tecnico no ha marcado En Sitio
Planificación de trabajos
Manualmente se puede asignar una orden en un espacio de tiempo que tenga libre el técnico, se arrastra la tarea hacia el Gantt
Planificación de trabajos
También podemos pedirle al sistema que haga este trabajo por nosotros, el sistema asignará automáticamente la orden al técnico mas cercano con disponibilidad.
Reprogramación de tareas
Se pueden reasignar manualmente una orden a un técnico para adelantar o atrasar un tarea
- Herramientas automáticas para optimizar continuamente rutas usando políticas y algoritmos de planificación:
- Optimización Automática Nocturna: Corre en horas no laborales, optimiza la programación de los próximos 4 días.
- Optimización Automática Diurna (Nuevo): Optimización de rutas en línea (cada 30 minutos) para re-optimizar la programación de hoy reaccionando a eventos excepcionales: retrasos, cancelaciones, nuevas ordenes de prioridad.
Optimización rutas - Despacho
Recurso Gantt
El Gantt permite ubicar las tareas a cada técnico según las necesidades, disponibilidades y franjas horarias.
Navegación Gantt
Crear nueva ausencia: aplicar novedad de un técnico
Guardar lista de tareas
Imprimir lista de tareas
Vista previa lista de tareas
Mostrar/ocultar intervalo de tiempo
Acercar/alejar de Gantt intervalo de tiempo
actualizar
Buscar
Documentación click
Traza de la tarea, se visualizan los cambios de estado, quien los realiza, fecha, hora, otros
Búsqueda Estandar
Permite buscar tareas o técnicos para una identificación mas rápida
Búsqueda en la lista de tareas
Búsqueda de tareas en la lista
Búsqueda en Gantt de Técnicos
Búsqueda de un técnico en el Gantt, muestra su ubicación en el mapa
Navegación Gantt
Aplicar filtros
Desplazarse en las fechas del calendario
Permite editar las diferentes características del técnico
Muestra la ubicación geográfica exacta del técnico en el mapa
Permite programar nuevamente un recurso que se encontraba inactivo
Visualiza todos los recursos
Visualiza los técnicos asignados a cuadrillas
Visualiza solo los técnicos reubicados
Envío de mensajes a técnico
Permite replanificar el tiempo de descanso del técnico
Permite la reubicación de técnicos en las diferente microzonas
Navegación Gantt Muestra la tarea que esta en el Gantt en la lista de tareas
Muestra la tarea en el mapa
Programa una tarea de manera automática
Reasigna la tarea según el tipo de tarea y las prioridades configuradas Reordena la planificación
del día a partir de la orden actual Busca el técnico que
tiene habilidades y disponibilidad para atender la tarea
Baja la orden del Gantt para permitir reasignarla
Muestra las reglas que se quiebran al asignar una tarea a un técnico Cambios de estado de
la tarea desde el GanttLleva a las pestañas de la tarea
Copia el numero de la tarea
Navegación Gantt desde lista tareasMuestra la tarea en el Gantt
Muestra la tarea en el mapa
Programa una tarea asignándola a un técnico según las reglas
Reasigna la tarea según el tipo de tarea y las prioridades configuradas. puede modificar posiciones de otras tareasBusca técnicos y asigna el
mas cercano en tiempoBusca el técnico que tiene habilidades y disponibilidad para atender la tarea
Baja la orden del Gantt para permitir reasignarla
Muestra las reglas que se quiebran al asignar una tarea a un técnico Cambios de estado de
la tarea desde el Gantt
Lleva a las pestañas de la tarea
Copia el numero de la tarea
Permite imprimir la tarea seleccionada
Muestra las tareas de la microzona de la tarea
PRACTICA
1- ingresar a Click Schedule (validación de usuario).2- desplazar el calendario entre fechas, buscar alguna tarea en la lista.3-cargar (escoger una o varias microzonas en la estructura comercial).4-filtrar por tasktypecategory, aprovisionamiento, aseguramiento, corte según el caso.5-buscar recurso en el Gantt, buscar tareas en la lista de tareas, utilización de filtros.6-asignar tareas manualmente a un técnico, movérselas dentro del Gantt.7-explorar todas las opciones de las tareas desde el Gantt y desde lista de tareas. Validar tareas en peligro(alguna alarma).
RECESO 15 MINUTOS
Pestañas tarea Schedule GENERAL
Pestaña general Información de la tarea. Permite los diferentes cambios de estado a la tarea
Pestañas tarea Schedule TIEMPO
Todos las horas involucradas en la tareaHora inicio fin ANSHora inicio fin citaHora inicio fin Gantt
Pestañas tarea Schedule CLIENTE
Información referente al cliente Necesaria para el contacto inicialNombre clienteIdentificaciónContacto (puede ser diferente al titularNúmeros de teléfonos de contacto
Pestañas tarea Schedule UBICACION
Información de ubicación del clienteDirecciónMicrozonaCoordenadasRegión Departamentomunicipio
El campo Distrito (microzona), solo es modificable por un usuario administrador u otro perfil con privilegios que se entregaran y divulgaran en su momento
Pestañas tarea Schedule DATOS ADJUNTOS
Permite adjuntar archivos relacionados a la tarea (quedan anclados a esta) y ser enviados al técnicos.También funciona la recepción de archivos enviados por los técnicos.
Así lo ve el técnico
Pestañas tarea Schedule REQUISITOS
Son las habilidades necesarias que debe tener el técnico al que se asigna la tarea, el sistema en el ruteo automático los identifica, si se va a asignar una tarea manualmente, se debe validar estas habilidades para evitar rompimiento de reglas
Pestañas tarea Schedule CODIGOS
Entrega los códigos de autorización que aplican para la operación-Código completo para cumplir-Código incompleto para dejar pendientes-Código Geocerca permite marcar en sitio cuando Geocerca no funcione
Así lo ve el técnico
Pestañas tarea Schedule SERVICIO
Muestra la cantidad de servicios que tiene la tarea y su estado.La transacción de estos servicios se podrá hacer desde Schedule pero desde otra funcionalidad de Click que veremos mas adelante
Pestañas tarea Schedule LABORES
En esta pestaña se visualizan todos las actividades ingresadas en la ejecución de la tarea.Código ítem Cantidad de veces que ser repite la actividadDescripción (Nombre)
Así lo ve el técnico
Pestañas tarea Schedule MATERIALES
En esta pestaña se visualizan todos los materiales ingresados en la ejecución de la tarea.Código ítem (SAP)Cantidad del materialDescripción (Nombre)
Así lo ve el técnico
Pestañas tarea Schedule EQUIPOS
Muestra la cantidad de equipos a instalarID del equipoTipoProductoTipo equipoLa transacción de equipos se podrá hacer desde Schedule pero desde otra funcionalidad de Click que veremos mas adelante
Así lo ve el técnico
Pestañas tarea Schedule FINALIZADO
Datos que ingresa el técnico cuando esta finalizando la tareaInformación contactoImputabilidad (reparaciones)Cobro por domingo (instalaciones)Firma del clienteOpción cliente no firmaQuien recibe (datos)Observaciones técnico
Así lo ve el técnico
Transacciones desde Click Schedule
Completar o incompletar servicios
Aprovisionar, desaprovisionar equipos, cambio de equipos, recuperación de equipos
Transacciones desde Click Schedule
SERVICIO
Transacciones desde Click Schedule
SERVICIOSe busca la tarea con los siguientes filtros
Se escoge la opciónUNEServices>ParentTaskCallID
Se escoge el filtroContiene
Pegamos la tarea que se va a transaccionar
Al darle en Aplicar, trae la tarea que estamos buscando
Transacciones desde Click ScheduleSERVICIO
Cambio a completo del servicio
observacionesCambio a incompleto del servicio
Se escoge el código de incompleto y de pendiente
Transacciones desde Click ScheduleSERVICIO
Los servicios (dos o mas)vienen en una sola línea para transaccionar, esto por política de Edatel, todo queda instalado o no se instala
Transacciones desde Click ScheduleSERVICIO/CAMBIO INFRAESTRUCTURA
Permite realizar el cambio de infraestructura tal como lo haría el técnico en sitio
Transacciones desde Click ScheduleEQUIPOS
Transacciones desde Click ScheduleEQUIPOS
Se busca la tarea con los siguientes filtros
Se escoge la opciónUNESEquipmentUsed>TaskCallID
Se escoge el filtroContiene
Pegamos la tarea que se va a transaccionarAl darle en Aplicar, trae la tarea que estamos
buscando y el equipo asociado
Transacciones desde Click Schedule
EQUIPOSSe llenan los campos de serial y MAC, si es TOIP el numero del puertoSi es TV se escoge si soporta HDPara ETP SSID y Clave WIFI
Para cambiar un equipo, ingresamos serial y MAC del equipo que entra y el equipo que sale y damos click en el botón reemplazar
Equipo a recuperar, estado de los componentes.
Confirmación de tareas
Información necesaria para contactar al cliente
Se contacta al cliente y este acepta se marca visita confirmada
Se dejan las observaciones respectivas, estas observaciones las puede ver el técnico.
Si fuera necesario anclar la tarea, se da click en el check box
Auditoria
Es una herramienta que nos permite ver la traza de la tarea desde que ingresa al sistema hasta que se cambia su estado, permite ver quien movió la tarea, quien la transaccionó, que estados tuvo y a que horas
Que ve el técnico?
El técnico tendrá es su dispositivo móvil la información necesaria para la ejecución de la tarea asignada, así como todos los campos transaccionables necesarios para aprovisionamientos, aseguramiento y recogida de equipos, según el caso.
Que ve el técnico?
El técnico solamente podrá visualizar las tareas que pongamos en estado DESPACHADO, este despacho puede ser automático o manual
GeneralDatos básicos que el técnico visualizara inicialmente y le sirven de información preliminar para la atención de la tarea. En esta pestaña “General” es donde el técnico cambia las tareas de estado: “En Camino”, “En Sitio”, “Finalizado” o “incompleto”
Siempre Conectados
Comunicación rápida y efectiva con los técnicos a través de mensajería, minimizando tiempos de espera.
Una interfaz poco amigable que no permite una continuidad visible en la comunicación. Solo permite interacción despacho – técnico tecnico-despacho.
Mensajería SSMMInterfaz para
enviar y recibir mensajes
Así ve el técnico la interfaz de mensajes
Envío Mensajería a Técnicos
MensajeríaNuevo Mensaje
Responder mensaje recibidode un técnico o de otro despacho
recibidos enviados Reenviar mensaje
Actualizar mensajería
Eliminar mensajes seleccionados
Mensajes recibidosRemitente, hora llegada, importancia
Mensajes enviados y recibidos
Mensajería
Escribe tú mensaje
Técnico recibe mensaje
Mensajería
Mensaje del técnico
Mensaje recibido en despacho
Mensajería
Envíos masivos
Usuarios click Schedule
Se selecciona uno o varios usuarios para envío de mensajes
Campo para envío de mensajes
Botón para desplegar destinatariosusuarios
Mensajería
Envíos masivos
Usuarios click mobile
Botón para desplegar destinatarios
Campo para envío de mensajes
Se selecciona uno o varios usuarios para envío de mensajes
técnicos
Mensajería
Envíos masivosdespacho
despachadores
Botón para desplegar destinatarios
Campo para envío de mensajes
Se selecciona uno o varios usuarios para envío de mensajes
Administración de Recursos
Definir Disponibilidad para:- Técnicos- Un calendario define las horasde trabajo de una organizacióny sus recursosLos Calendarios se basan en unCalendario Base existente dondelos cambios en la Base se reflejanen los Calendarios asociados
Administración de RecursosLista de Técnicosbasados en laMicroZona
Calendarios semuestran en función dela fecha seleccionada
Muestra los turnos de los técnicos de la microzona que se esta validando
Actualización de tareas SSMM
Para que en el dispositivo se actualicen las ordenes asignadas, el técnico siempre debe realizar este procedimiento, sino, los cambios que hagamos en despacho no se reflejaran en el dispositivo.
Asignación modificación tareas
Actualización automática de los cambios hechos desde despacho, adición, modificación y eliminación de tareas.Actualización de la aplicación y "maestros" cada vez que el técnico se logea, todo esto sin que este tenga que ejecutar tareas
Revisión Lista de Tareas (Task List)
Información básica de la tarea a ejecutar
Estados de las Tareas
Estados de las Tareas
Estados que pueden tomar las tareas en Click
•Estado con que la tarea es creada.ABIERTA
•Tarea agendada (manual o automáticamente).ASIGNADA
•Tarea asignada a un técnico y habilitada para que esta la pueda ver y atender.DESPACHADA
•Estado activado por el técnico (o en casos atípicos por el despachador) cuando este se dirige a la tarea despachada
EN CAMINO
•Estado que informa que el técnico ha llegado al sitio de la tarea.EN SITIO
•Cuando la tarea se ha completado exitosamente.FINALIZADA
•La tarea no pudo completarse.INCOMPLETA
•La tarea entra en una causa común conocida, daño masivo, falla masiva, nombre según el sistema origen
SUPENDIDA
•Ya no es necesaria la atención de de esta tarea, solo permite cancelar cuando esta en los estados ASIGNADA o ABIERTA
CANCELADA
Estados de las Tareas
Estados que pueden tomar las tareas en Click
Cuando alguna tarea entra en un estado de riesgo , como ya lo vimos, en el Gannt la vemos Roja, no es un estado en si pero debemos tenerlo en cuenta
Flujo estado ordenesAsignada
Tarea agendada (manual o automaticamente). En este estado la tarea no es visualizada por los técnicos.
Flujo estado ordenesDespachada
Tarea asignada a un técnico y habilitada para que este la pueda atender
Flujo estado ordenesEn camino
Estado activado por el técnico (o en casos atípicos por el despachador)cuando se dirige hacia la tarea despachada)
Flujo estado ordenesEn sitio
Estado que informa que el técnico ha llegado al sitio e inicia la ejecución de la tarea
Geocerca
Cuando el sistema no permita cambiar al estado en sitio por que hay problemas de georefenciacion o el equipo falla, el despacho puede entregar un código (validando antes que el técnico si este en sitio) para que puedan continuar con las actividades.
Datos Adjuntos
Adjuntar archivos para que sean visualizados por el técnico, funcionalidad muy útil para envió de información.También funciona vía Tecnico-Despacho.
Flujo estado ordenesFinalizada
Cuando la tarea se ha completado exitosamente
Flujo estado ordenesIncompleta
El trabajo no pudo completarse
Flujo estado ordenesSuspendida
La tarea entra a una causa común conocida
Seguimiento en línea
Podemos tener la ubicación exacta del técnico en todo momento, esto posibilita una programación optima de la ruta de cada técnico y la certeza de cumplimiento de citas.
MapaSeguimiento en línea
Podemos tener la ubicación de nuestros técnicos en línea y los visualizamos en el mapa, permitiendo una ubicación espacial para el despacho, disminuyendo desplazamientos.
Mapa desde Recurso GanttSeguimiento en línea
Click derecho
Mostrar el técnico en el mapa
Ubica el técnico en el mapa en el lugar donde esta en el momento de la consulta
Click derechoTraza en el mapa la ruta asignada
Pinta la ruta de un color distinto
Indicaciones de ruta (GPS)
Borra la línea de truta
Edición el recurso
Muestra las tareas que tiene el técnico asignadas
Muestra en el mapa, la ubicación de salida (bodega) que el técnico tiene asignada
Seguimiento en líneaMapa desde lista de tareas
Click derecho
Muestra la tarea en el Gantt (si esta asignada)
Mostrar el técnico en el mapa
Ubica la tarea en el mapa
Click derecho
Muestra los técnicos mas cercanos a la tarea
Muestra que técnico tiene asignada la tarea
Seguimiento en línea
Reducción carga laborar en despacho, mejora del ambiente de trabajo.
Flujo estado ordenes
Reporteria
Gestion del rendimiento
Informes necesarios para el seguimiento e indicadores de la operación, es conocido como ClicAnalize. Estos informes se explican con mas detalle en una presentación particular de reporteria.
Conclusiones