Noark-5: innhold og konsekvenser

27.01.2010

Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Riksarkivarens forskrift, kapittel IX

• § 2-1. Generelle systemer for journalføring og arkivering • Journalføring av elektroniske saksdokumenter skal som

hovedregel skje i et system som følger kravene i Noark-standarden og er godkjent av Riksarkivaren, jf. arkivforskriften § 2-9. Dette gjelder enten man benytter et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring iht. arkivforskriften § 2-6 og § 2-7 er integrert i et saksbehandlingssystem eller lignende.

•  Ved elektronisk arkivering av saksdokumenter må systemet tilfredsstille de spesifikke kravene til elektronisk arkivering i Noark-standarden og være godkjent av Riksarkivaren for

dette formålet.  

Riksarkivarens forskrift, kapittel IX

• § 2-2. Spesialiserte fagsystemer med journalfunksjoner •  For spesialiserte fagsystemer som har funksjoner for

journalføring og arkivering av saksdokumenter, kan det gjøres unntak fra bestemmelsene i § 2-1 dersom systemet er blitt utformet før disse bestemmelsene iverksettes, eller dersom det av andre grunner er urimelig å stille krav om at Noark-standarden skal følges fullt ut. Slike unntak må godkjennes av Riksarkivaren for det enkelte system, jf. meldeplikten i § 4-1.

Noark-5 versjon 2.0

• Versjon 1.0 publisert i juni 2008• Versjon 2.0 publisert i april 2009

­ Endringer i kapittelstrukturen

­ Renummerering av kravene

­ Tre typer krav:

• O (obligatorisk)

• B (betinget obligatorisk)

• V (valgfritt)

­ Krav endret fra O til B, og fra O/B til V

­ Noen krav har utgått, nye har kommet til

­ Endringer i metadata-tabellene

• Endringslogg på Riksarkivets internettsider

Noark 5: Arkivstandard i tre lagDen indre kjernen:

Grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. O- og B-krav.

Den ytre kjernen:

Kjernens krav til eksterne moduler. Funksjonalitet som kan styres utenfra, men som påvirker innholdet i kjernen. O- og B-krav.

Den indre og ytre kjernen utgjør tilsammen Noark 5 kjerne.

Noark 5 komplett:

Eksterne moduler (for-systemer, fagsystemer) V-krav.

Noark-5: Fra spek til standard

• Ikke en kravspesifikasjon, men en standard• Den nye standarden stiller færre detaljerte og

obligatoriske krav til funksjonalitet og innhold i et sak- og arkivsystem, både når det gjelder saksbehandling, sikkerhet og arkivering.

• Standarden beskriver ikke en konkret løsning men stiller opp rammer

• Nå meningsløst å kontakte en leverandør og si at man ønsker en Noark-5-løsning og vise til standarden.

• Like meningsløst vil det være å kjøpe hyllevare og tenke at bevaring nå er sikret: (dette er Noarks store styrke men kan også bli dens svakhet)

Noark-5: åpning for fagsystem

• Noark skal være åpen slik at alle typer arkivdanning skal kunne håndteres.

• Sentrale saksbehandlingsløsninger i kommunen kan fra et arkivståsted deles i 3 hovedgrupper. Inndelingen er basert på kravene i arkivforskriften om Noark-standardens anvendelse– Generelle sak- og arkivløsninger

– Saksbehandlings og fagsystem for spesialiserte fagområder

– Generelle databaser og registre og dokumenthåndteringssystemer som ikke har funksjon for journalføring av post

Indre kjerne

• Noark 5 kjernen inneholder grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering.

• Hovedfunksjonene ligger innen

- Arkivstruktur

- Metadata- Regelverk for arkiv

• I tillegg ligger det krav til de moduler som må inngå i kjernen.

- Datafangst

- Søking / fremhenting / vising

- Administrasjon av kjernen

- Bevaring og kassasjon

- Avlevering

NOARKNOARK--55KJERNEKJERNE

ARKIVARKIVFUNKSJONALITETFUNKSJONALITET

ARKIVARKIVSTRUKTURSTRUKTUR

ARKIVARKIVREGELVERKREGELVERK

Ytre kjerne

• For at kjernen skal fungere i et helhetlig arkivsystem miljø, må kjernen stille noen krav til de aktuelle ’valgfrie’ systemer som benyttes i miljøet.

• Mellom Noark 5 kjerne og aktuelle fag- og forvaltningssystemer ligger det en ’gråsone’

• I denne ’gråsonen’ ligger Noark 5 sine krav til eksterne moduler / systemer.

NOARKNOARK--55KJERNEKJERNET

ILGA

NG

OG

SIK

KE

RH

ET

SAKS-

BEHANDLING

LOGGING e-POST

ADMINISTRATIV

OPPBYGGING)

BR

UK

ER

-A

DM

IN

MØ

TE

-/

UT

VA

LGS

AD

M

RAPPORTERING

/ STATIS

TIKKER

MIGRERINGDRIFT &

FORVALTNING

BR

UK

S-

FU

NK

SJO

NA

L-

ITE

T

Komplett

• Innen enkelte områder er det behov for å spesifisere krav og anbefalinger til de valgfrie fag- og administrasjonssystemer som inngår i en ’komplett’ Noark 5 løsning.

• Dette er spesifikasjoner som da berører gitte fagsystem som inngår som del av en komplett Noark 5 løsning.

• Dette utgjør det ytterste laget av funksjonalitet i Noark.

’YTRE’

OG

NOARKNOARK--55KJERNEKJERNE

e-POST

MIGRERING

Noark 5 Komplett

• Kravene til de ytre fagsystemene er ikke en del av Noark 5 kjernekrav, og som oftest ikke obligatoriske.

BR

UK

S-

FU

NK

SJO

NA

L-

ITE

T

Forskjellige Noark 5-løsninger

Kjerne

Generellsaksbehandling

Kjerne

Spesialisertsaksbehandling

Kjerne

Sakarkiv

Fag-system

Fag-system

Sakarkivsystem Fagsystem Felles arkiv

Noark-5 kjerne

• Fungerer ikke alene, har ikke noe brukergrensesnitt• Må integreres med andre komponenter for å kunne fungere

som et helhetlig system

• Skal kunne inngå i alle typer løsninger for elektronisk arkivdanning:• Sakarkiv (generelle arkivsystemer)• Fagsystemer med saksdokumenter• Fagsystemer med andre arkivdokumenter

• Skal være arkivkomponenten i en felles IKT-arkitektur for offentlig sektor.• Tjenesteorientert arkitektur (SOA)• Mål: en åpen, tilgjengelig og sammenhengende offentlig sektor• Standardisering skal sikre gjenbruk og flerbruk

Konsekvenser for leverandørene

• Noark 4-systemer skal kunne oppgraderes til Noark-5• Vil ha større frihet til å utvikle sine egne løsninger• Mer konkurranse, flere systemer på markedet• Større forskjell mellom ulike løsninger enn i dag• Må lytte mer til brukernes behov• Skal ikke kunne bruke Noark-standarden som en

unnskyldning for ikke å lage gode løsninger• Leverandørene av fagsystemer (med saksdokumenter) må

være klar over at Noark kjerne må kunne bygges inn eller integreres i løsningen

• Funksjonalitet for avlevering må vektlegges sterkere

Konsekvenser for brukerne

• Det vil fremdeles finnes systemer på markedet med funksjonalitet som i dagens Noark 4

• Noark 5 er bakoverkompatibel med Noark 4• Data skal kunne konverteres til ny løsning

• Ved nyanskaffelse må de stille de relevante kravene, ikke ”alle krav i Noark-5”

• Selv vurdere hva som vil være den mest effektive løsningen• Noark-standarden skal ikke være en tvangstrøye

• Også kreve at fagsystemer har en arkivkomponent• Avleveringer skal bli enklere å håndtere

Noark-5: Hva gjør dere?

• Helhetlig arkivansvar– Arkivledelsen får tildelt en mer sentral rolle og tar et større

ansvar innen sitt fagområde i organisasjonen.– Arkivansvarlig må blant annet delta i arbeidet med

anskaffelser av alle typer sak- og fagsystemer med muligheten til å påvirke på en slik måte at arkivering/arkivdanning finner sted.

– Mer aktiv og synlig

• Rendyrke kompetanse innen moderne arkivdanning– Arkivledelsen og arkivtjenesten må vise at de har en

spesialisert kompetanse og at de kan fremme faglige krav til ulike fagsystemer og organisasjonen rundt disse.

Noark-5: Hva gjør dere?

• Få oversikt over hvilke systemer som benyttes, hvilke funksjonalitet og hvilke dokumenter og informasjon som produseres og lagres

• Kartleggingen er nøkkelen til all elektronisk arkivbevaring og arkivdanning

Godkjenning av Noark

• Hva betyr det at et system er godkjent i henhold til Noark 5 standarden?– Egenerklæringen– Produsere dokumenter, konvertere dokumenter til

godkjent arkivformat, produsere uttrekk fra databasen –alt i en demonstrasjon hos/for Riksarkivet

– Test av produsert uttrekk, utført av Riksarkivet– Midlertidig godkjenning (Resultatet av 1 –3)– Endelig godkjenning (Test av uttrekk fra

produksjonsbase + gjennomført prosess for midlertidig godkjenning)

Har noen søkt om godkjenning?

• NAV med egenutviklet løsning Joark Pesys, en Noark 5-kjerne i Pensjonssystemet.

• eVita søker Noark 5-godkjenning for løsningen SPREK: Portalløsning for full elektronisk saksbehandling i de regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk.

• Ciber og Joint med løsningen Noark 5 for Documentum

• Boos AS i samarbeid med EKOR AS utvikler en Noark 5 løsning for skipsregistrene NIS/NOR.

• Formpipe søker godkjenning for Noark 5-kjerne med utgangspunkt i W3D3

• Software Innovation med løsningen Public 360

Hva skjer med Noark-5 fremover?

• Den første godkjenningen ihht versjon 2.0. kom i desember 2009 og flere vil følge

• En justeringsversjon (2.2) kommer (muligens) i 2010

• Ny versjon (3.0) kommer i løpet av 2010

– Skal inneholde krav til Tjenestegrensesnittet (N5WS)

• Årlige justeringsversjoner

Kort oppsummering

• Noark 5 er ikke en komplett kravspesifikasjon

Noark 5 kravsetter hva som skal finnes av funksjonalitet, men ikke hvordan det skal løses. Standarden spesifiserer krav til journal- og arkivfunksjonalitet som kan inngå i ”enhver” omgivelse

• Noark 5 er en norsk forvaltningsstandard

Forvaltningsstandarder er standarder som FAD anbefaler eller som gjennom forskrift eller på annen måte er gjort obligatorisk for offentlige virksomheter.

• Å utforme en kravspesifikasjon er mer enn bare å lage en liste med krav. Det er å bestemme hva slags system man vil ha; hva det skal kunne gjøre, hvordan det skal virke og hvordan det skal se ut.