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La gestione di un progetto è un'attività complessa che richiede una combinazione ed integrazione di capacità cognitive, relazionali, comportamentali ed emotive. Gestire conflitti e negoziare risorse, impegni, scadenze e sequenze, attività, tempi e costi è una delle principali attività del Project Manager eccellente.Oltre alle caratteristiche individuali e alle capacità che possono essere sviluppate, il Project Manager può essere supportato da specifici strumenti metodologici quali le analisi SWOT (punti di forza e debolezza, rischi/minacce ed opportunità) e le tecniche di time management per gestire i tempi propri e delle persone impegnate sui progetti e i carichi di lavoro in modo da orientare priorità, urgenza ed importanza.Saranno inoltre presentate le principali tecniche di gestione delle riunioni (meeting management) vista la necessità di incontri strutturati: una cultura ed una pratica solida di time and meeting management contribuisce a limitare i rischi di conflittualità latenti e dichiarate nei progetti e contribuisce a rafforzare i livelli di motivazione, coesione e professionalità nei team di progetto, rafforzando le figure stesse di PM.
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Better Software 2009Better Software 2009Progetto.Produco.RilascioProgetto.Produco.Rilascio
Better Software 2009Better Software 2009Progetto.Produco.RilascioProgetto.Produco.Rilascio
7 Maggio 20097 Maggio 2009
Maurizio MesenzaniMaurizio Mesenzani
Le competenze delLe competenze del
Project ManagerProject Manager
Le competenze delLe competenze del
Project ManagerProject Manager
FirenzeFirenze
IL PROGETTO: ALCUNE IL PROGETTO: ALCUNE DEFINIZIONIDEFINIZIONIIL PROGETTO: ALCUNE IL PROGETTO: ALCUNE DEFINIZIONIDEFINIZIONI Uno sforzo complesso, di regola di Uno sforzo complesso, di regola di
durata inferiore ai tre anni, durata inferiore ai tre anni, comportante compiti interrelati comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni, eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti” (Archibald budget ben definiti” (Archibald 1994)1994)
Uno sforzo temporaneo intrapreso Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un per creare un prodotto o un servizio unico” (PMI 1996) servizio unico” (PMI 1996)
IL PROGETTOIL PROGETTOIL PROGETTOIL PROGETTO
Compito complesso, spesso unico, Compito complesso, spesso unico, consistente in un insieme di consistente in un insieme di processi coordinati e controllati, processi coordinati e controllati, con una data di inizio e fine con una data di inizio e fine definita, con l’obiettivo di definita, con l’obiettivo di raggiungere un risultato conforme raggiungere un risultato conforme alle specifiche tenendo conto dei alle specifiche tenendo conto dei vincoli di tempo, costi, risorse e vincoli di tempo, costi, risorse e qualità. qualità.
Esistono diverse categorie di progetti, ad Esistono diverse categorie di progetti, ad esempio:esempio:
Progetti interniProgetti interni Progetti rivolti all’esterno su Progetti rivolti all’esterno su
commessacommessa Progetti monodisciplinariProgetti monodisciplinari Progetti pluridisciplinariProgetti pluridisciplinari Progetti monoaziendaliProgetti monoaziendali Progetti pluriaziendaliProgetti pluriaziendali Progetti nei processiProgetti nei processi
TIPOLOGIE DI TIPOLOGIE DI PROGETTI PROGETTI TIPOLOGIE DI TIPOLOGIE DI PROGETTI PROGETTI
TIPOLOGIE E VARIABILITIPOLOGIE E VARIABILITIPOLOGIE E VARIABILITIPOLOGIE E VARIABILI
ProgettiProgettiVariabiliVariabili
Progetti Progetti interniinterni
Progetti Progetti esterniesterni
Progetti Progetti pluridisc.pluridisc.
Progetti Progetti monodisc.monodisc.
Progetti Progetti pluriaziendapluriazienda
lili
Progetti su Progetti su processiprocessi
FinalitàFinalità CambiamentoCambiamento, nuovi prod o , nuovi prod o
servserv
Fatturato, Fatturato, valorevalore
IntegrazioneIntegrazione Creazione, Creazione, MiglioramnenMiglioramnen
toto
Integrazione Integrazione con esternocon esterno
MiglioramnenMiglioramnentoto
InnovazioneInnovazione AltaAlta VariabileVariabile Molto AltaMolto Alta AltaAlta AltaAlta BassaBassa
Definizione Definizione obiettiviobiettivi
ComplessaComplessa Molto elevataMolto elevata ComplessaComplessa AltaAlta ComplessaComplessa AltaAlta
Ampiezza Ampiezza temporaletemporale
VariabileVariabile VariabileVariabile VariabileVariabile RidottaRidotta VariabileVariabile RidottaRidotta
CoinvolgimeCoinvolgimento internonto interno
ElevatoElevato ElevatoElevato ElevatoElevato BassoBasso VariabileVariabile BassoBasso
ConfiniConfini Da definireDa definire DefinitiDefiniti Da definireDa definire DefinitiDefiniti Da definireDa definire DefinitiDefiniti
PrioritàPriorità VariabileVariabile AltaAlta AltaAlta BassaBassa VariabileVariabile BassaBassa
ComplessitàComplessità ElevataElevata VariabileVariabile ElevataElevata BassaBassa ElevataElevata BassaBassa
Esistono condizioni organizzative razionali e Esistono condizioni organizzative razionali e relazionali che facilitano l’esecuzione di relazionali che facilitano l’esecuzione di progetti:progetti:
Esistenza del piano di progettoEsistenza del piano di progetto Chiarezza delle finalitàChiarezza delle finalità Presidio delle competenzePresidio delle competenze ComunicazioneComunicazione CommittenzaCommittenza Cultura della pianificazioneCultura della pianificazione Abilità del PMAbilità del PM Ruoli e organizzazioneRuoli e organizzazione
LE CONDIZIONI LE CONDIZIONI ORGANIZZATIVEORGANIZZATIVELE CONDIZIONI LE CONDIZIONI ORGANIZZATIVEORGANIZZATIVE
I PM possono giocare vari ruoli:I PM possono giocare vari ruoli: Liason Liason LeaderLeader RappresentanteRappresentante MonitorMonitor DisseminatorDisseminator PortavocePortavoce DecisoreDecisore ImprenditoreImprenditore Gestore di anomalieGestore di anomalie Allocatore di risorseAllocatore di risorse NegoziatoreNegoziatore
I “RUOLI” DEL PMI “RUOLI” DEL PMI “RUOLI” DEL PMI “RUOLI” DEL PM
COMPETENZE E CAPACITÀ COMPETENZE E CAPACITÀ DEI PROJECT MANAGERDEI PROJECT MANAGER
COMPETENZE E CAPACITÀ COMPETENZE E CAPACITÀ DEI PROJECT MANAGERDEI PROJECT MANAGER
CognitivCognitiva (problem solving, a (problem solving, flessibilità, pragmatismo)flessibilità, pragmatismo)
Emozionale (gestione stress, Emozionale (gestione stress, conflitti) conflitti)
Manageriale (presa di decisione, Manageriale (presa di decisione, assunzione di rischi, assunzione assunzione di rischi, assunzione responsabilità) responsabilità)
Relazionale Relazionale (negoziazione, (negoziazione, gestione del conflitto, leadership)gestione del conflitto, leadership)
TRE DIMENSIONITRE DIMENSIONITRE DIMENSIONITRE DIMENSIONI
Aspetti metodologici
e tecnici
Aspetti individuali del PM dei Team di progetto
KMx
PM
Cultura aziendale di
Project Management
- razionale- razionale- comportamentale ed emotiva,- comportamentale ed emotiva,- ambientale/aziendale- ambientale/aziendale
GLI ASPETTI METODOLOGICI: GLI ASPETTI METODOLOGICI: UN ESEMPIOUN ESEMPIO
GLI ASPETTI METODOLOGICI: GLI ASPETTI METODOLOGICI: UN ESEMPIOUN ESEMPIO
Ambito
Tempo
Costi
Qualità
Personale
Comunicazioni
Rischio
Acquisti
CULTURA E FATTORI CULTURA E FATTORI AZIENDALIAZIENDALI
CULTURA E FATTORI CULTURA E FATTORI AZIENDALIAZIENDALI
Aspetti organizzativi: ruoli, processi, deleghe e reponsabilità
Knowledge Management : condivisione delle informazioni e delle conoscenze, comunità professionali
Team Building e Team Work orientation: cultura del team working, problemi e opportunità per il lavoro di gruppo
Management e orientamento al risultato: produrre i risultati attesi dai vari stakeholders
Trans-culturalità: gestione efficace dell’interazione tra diverse culture
GLI ASPETTI INDIVIDUALI GLI ASPETTI INDIVIDUALI DEL PROJECT MANAGERDEL PROJECT MANAGERGLI ASPETTI INDIVIDUALI GLI ASPETTI INDIVIDUALI DEL PROJECT MANAGERDEL PROJECT MANAGER
Empowerment e leadership: conduzione e guida, consapevolezza di sé, della propria responsabilità nell’apertura di possibilità
Comunicazione: dall’ascolto all’espressione scritta, parlata, presentata
Problem Solving: definire cause dei problemi, trovare soluzioni , attuare azioni ed interventi
Negoziazione nei diversi ambiti del progetto e con i diversi interlocutori
EMPOWERMENT; LE EMPOWERMENT; LE REGOLEREGOLE
EMPOWERMENT; LE EMPOWERMENT; LE REGOLEREGOLE
Locus of control interno Pensiero positivo operativo Self-efficacy Hopefulness
(Bruscaglioni)
LA COMUNICAZIONELA COMUNICAZIONELA COMUNICAZIONELA COMUNICAZIONE
LA COMPRENSIONELA COMPRENSIONELA COMPRENSIONELA COMPRENSIONE
VUOLE DIRE
100
DICE
L’INTERLOCUTORE COMPRENDE
L’INTERLOCUTORE ASCOLTA
80
60 40
L’ASCOLTOL’ASCOLTOL’ASCOLTOL’ASCOLTO
Per questo si parla di ASCOLTO ATTIVO
Ascoltare
Comunicare l’ascolto
Il PROBLEM SOLVINGIl PROBLEM SOLVINGIl PROBLEM SOLVINGIl PROBLEM SOLVING
17
IDENTIFICAZ. DEFINIZIONE
PIANO D’AZIONE
ANALISISINTESI
BISOGNO DESIDERIO
VISIONE
VISIONE
ATTUAZIONE RISORSE
BY-PASSANDO KILLER
DECISIONE VAL. + E -
RICERCA DELLE SOLUZIONI
REALI
ZZAZ.
• SETTING • PROBLEMA
SPERIMENTAZIONE
E
LA NEGOZIAZIONELA NEGOZIAZIONELA NEGOZIAZIONELA NEGOZIAZIONE
Farsi ascoltare Influenzare i comportamenti altrui Orientare le scelte Aggregare consenso
LE REGOLE DELLA LE REGOLE DELLA NEGOZIAZIONENEGOZIAZIONE
LE REGOLE DELLA LE REGOLE DELLA NEGOZIAZIONENEGOZIAZIONE
Separare le persone dal problema Concentrarsi su interessi e non su
posizioni Individuare il reciproco interesse Insistere su fattori oggettivi