PRESENTACIÓN :

La Oficina Cero Papel y La Oficina Cero Papel y La Oficina Cero Papel y La Oficina Cero Papel y aboxaboxaboxabox----documentdocumentdocumentdocument::::Software de Gestión Documental profesional

Rubén LafuenteRubén LafuenteRubén LafuenteRubén Lafuente

Gerente Gerente Gerente Gerente AdaptingAdaptingAdaptingAdapting América S.A.S.América S.A.S.América S.A.S.América S.A.S.

Mayo Mayo Mayo Mayo 2012201220122012

Índice ponencia

1. ¿Quiénes somos?

2. ¿Qué es un software de gestión documental?

3. Beneficios para el cliente

4. Características de abox

5. Implantación de abox

6. Ventajas diferenciales

7. Conclusiones

8. Ejemplos (B/quilla)

1.1. ¿Quién es Adapting?

Adapting:

Consultoría y desarrollo de soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) desde 1999.

>300 proyectos de gestión de contenidos. Especialización en gestión documental.

Content management

for smartcompanies

Especialización en gestión documental.

Localizada en el Parque Tecnológico de Valencia (España), 20 empleados.

Desde 2008, fabricante de SGD con red nacional e internacional de partners.

1.2. Adapting. Clientes en Europa.

1.3. Adapting América S.A.S.

Sociedad colombiana filial:

Creada en Barranquilla en marzo de 2011.

Oficina comercial en Bogotá.

Visión: Visión: Visión: Visión: alcanzar alcanzar alcanzar alcanzar

liderazgo en liderazgo en liderazgo en liderazgo en SGD en SGD en SGD en SGD en

LatinoaméricaLatinoaméricaLatinoaméricaLatinoamérica

8 empleados + 12 ingenieros proyectos I+D

3 objetivos:

Soporte a partners en Colombia

Desarrollo y localización de abox

Expansión a resto de Latinoamérica

1.4. Primeras referencias en Colombia

Empresa Energía Bogotá: gestor documental en 2 dependencias, opción de 200 usuarios (sector energía)

Petrominerales: consultoría gestión documental en 3 dependencias, opción de 100 usuarios (sector petróleo)

Texican Oil Limited: gestor documental en modo cloud para intervención y auditoria de obras de gaseoducto (Bosconia)

Fintravalores: gestión doc. Cartera (sector financiero)

Salud Familiar IPS: gestión delegados, 500 empleados (sector salud)

Fondecor: fondo empleados de El Cerrejón para trámites asociados (sector asociativo)

Naves Colombia S.A.: ventanilla única y 4 procesos administrativos con solución on-premises (sector logístico).

Gobernación Casanare : Ventanilla única con procesos judiciales (sector público)

Cooperativa de Monómeros: Ventanilla Única y procesos para el asociado (sector asociativo)

1.5. Partners certificados

Alemsys S.A. (Barranquilla, partners IBM, sector TIC)

Análogo a Digital (Bogotá, sector digitalización y custodia)

Colvista (Bogotá-Medellín-Cali-Miami, sector integración TIC)

Everis Colombia (Bogotá, sector salud, multinacional)

Indexa Soluciones (Bogotá, distribuidores Abbyy, sector TIC)

Mex Informática (Bogotá, soluciones cloud, sector TIC)Mex Informática (Bogotá, soluciones cloud, sector TIC)

Memory Corp S.A. (Bogotá_Medellín, custodia y digitalización)

Prodinfo (Cali, sector consultoría documental)

Royal Technologies (Bogotá-Medellín, sector software ECM)

SIAR Ltda. (Barranquilla, sector digitalización y custodia)

SoftyDI Ltda. (Bogotá, ex-AGN, sector consultoría documental)

SOS Informática (Bogotá, sector TIC)

1.6. Alianzas estratégicas

OCR/ ICR

e-Factura

I+D

Grandes integradores Grandes integradores

2. ¿Qué es un software de gestión documental profesional?

Electronic Documents & Records Management System (EDRMS):

Permite gestionar documentos electrónicos y físicosPuede manejar documentos como “evidencias”Puede manejar documentos como “evidencias”Incorpora buenas prácticas y legislaciónGestiona todo el ciclo de vida del documento Automatiza y controla la ejecución de tareas Permite consultar la totalidad de ladocumentación empresarialPermite acceso remoto y móvilReduce drásticamente el papel

2.1. Crecimiento “Procesos Internos”

Intranet / Extranet (ECM)

Factura electrónica

Procesos de negocio (BPM)Procesos de negocio (BPM)

Expedientes sin flujo (series)

Ventanilla Única Correspondencia

2.2. Crecimiento “Digitalización y Archivo”

Negocio de digitaliz., indexación y custodia

(BPO)

Indexación automática (OCR/ICR)

Custodia documental Custodia documental (almacenam. y

préstamos)

Retención y disposición (Archivo

Total)

Digitalización e indexación básica (captura y acceso)

•Radicación manual

•Puesto de digitalización automática (HotScan)

•Puesto de captura automática (OCR/ ICR)

•Capturadoras automáticas (HotFolder y HotMailbox)

Captura

•Integración ofimática

•Capturadoras manuales (HotOffice, SendTo y HotPrinter)

•Gestión de Formularios y plantillas

Producción

•Indexación manual (sobre metadatos de abox)

•Clasificación primaria (tipo/ carpeta)

•Glosarios y tesauros

•Indexación automática (sobre imagen con software externo)

Indexación y Clasificación

•Base de datos

•Repositorio de ficheros

•Backups de seguridad

•Transferencias del archivo electrónico

•Cifrado del repositorio

Almacenamiento electrónico

•Tipos documentales

•Series documentales

•Carpetas

•Metadatos

•Buscadores simples y avanzados

•Búsquedas favoritas

•Indexación de archivos (búsqueda dentro del fichero)

•Visualización on-line, de cualquier soporte

•Edición de metadatos

•Notificación y envíos

•Comentarios

•Versionado de documentos

•Workflows y tareas pendientes

•Extranet de clientes/ proveedores

•Registro de entrada

•Registro de salida

•Envío/ notificación electrónica

•Exportación a otros medios

•Dispositivos móviles (abox-mobile)

Modelos: Plus – Archive - Elite

Organización del archivo

soporte

Búsqueda y presentación

•Extranet de clientes/ proveedores

Gestión y colaboración

Distribución

•Conversión y anulación de records

•Transferencias de archivo

•Flujo de Archivo

•Cierres de carpeta y expediente

•Parametrización de Tablas de Retención Documental

Retención y Disposición

•Modelización de la bodega

•Inventario documental

•Almacenamiento en cajas y folders

•Convivencia Archivo físico y Electrónico

•Flujos de préstamos y devoluciones

Custodia física

•Login/ password de usuarios

•Auditoría de usuarios y eventos

•Restricción de acciones por rol, usuario o dependencia

•Niveles de protección de contenidos (carpeta o individual)

•Integración con Active Directory

•Cifrado de comunicación (SSL)

Seguridad y control

•Utilidades de importaciión de imágenes y metadatos

•API de webservices

•Desarrollos a la medida (plugins)

Integraciones y migraciones

3. Beneficios para el cliente

¿Por qué implantar un sistema de gestión

documental?

Cumplir la legislación y/o requisitos calidad (ISO)

Mejorar la gestión de la información y conocimiento

Automatizar procesos

Controlar la ejecución de tareas

Reducir costes

Beneficios medioambientales

3.1. Normatividad colombiana e internacional

Ley de Archivos de Colombia (Ley 594 de 2000)

Ley de Protección de Datos (Ley 1266 de 2008)

Norma ISO-30301 (serie MSS, ISO-9000, ISO-1400, ISO-27000, OHSAS, etc).

Normativa internacional sobre records electrónicos

Legislaciones nacionales concretas: e-factura, seguridad, etc.Legislaciones nacionales concretas: e-factura, seguridad, etc.

Abox ha sido adaptado a la Ley 594 de 2000

3.2. Gestión de la información y conocimiento

Acceso inmediato a cualquier documento o contenido

Estandarización de los procesos

Conexión entre dependencias y sedes, acceso ubicuo

Históricos accesibles para no repetir de errores

Informes objetivos � toma de decisión informadaInformes objetivos � toma de decisión informada

¡¡¡ No más islas de información en mi empresa !!!

3.3. Automatizar procesos

No repetir tareas

Aprovechamiento del recurso humano

Emplear tecnologías de OCR, ICR, OMR, IA, etc.

Integración de sistemas

Uso de estándares (webservices, XML, SOAP, etc).Uso de estándares (webservices, XML, SOAP, etc).

Drástica reducción de tiempos y horas-hombre

¡¡¡ Que se entiendan las máquinas entre sí !!!

3.4. Control y reparto de tareas

Asignación de tareas a responsables

Medición de tiempos

% de cumplimiento x Dependencias x Roles x Personas

División de tareas mediante workflows

Recepción, revisión, aprobación, autorización, firma, etc. Recepción, revisión, aprobación, autorización, firma, etc.

Mejora en la distribución de recursos

¡¡¡ Siempre me toca a mí hacer todo !!!

3.5-a. Calculadora de ahorros directos

• Fotocopias

• Faxes

• Tóners impresora

• Servicios mantenim.

Papel

• Teléfono, faxes

• Mensajería

• Sobres, envoltorios

Comunica-ciones, envíos

• Bodegas

• Cajas

• Metros cuadrados

• Deterioro físico

Almacena-miento

Papelciones, envíos miento

• Búsquedas

• Pérdidas

• Duplicación tareas

• Mala gestión

• Desplazamientos

Tiempos

• Fotocopias

• Distribución física

• Registro/clasificación

• Digitación de datos

• Manipulación papel

Aprovecham. RRHH

3.5-b. Beneficios intangibles

Producti-vidad

Agilidad, asignación

responsabil.

Cumpli-miento

legal

Gestión del conocimien

to

Toma de decisiones informada

Imagen de empresa

3.5-c. Ejercicio cálculo del ROI

RESULTADOS DE LA CALCULADORA ABOX Inicio 12 meses 24 meses 36 meses 48 meses

A) Estimación de ahorros directos y tiempo: $ 0 $ 9.984.000 $ 10.982.400 $ 12.080.640 $ 13.288.704

B) Estimación de ahorros factibles en gastos de personal: $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

C) Potencial de reasignación de recursos a tareas productivas o de

valor agregado:$ 0 $ 16.341.117 $ 17.975.229 $ 19.772.752 $ 21.750.027

D) Reducción del riesgo por fatalidad,fallas seguridad,incumplim.

legal,multas, etc.$ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

TOTAL PERÍODO $ 0 $ 26.325.117 $ 28.957.629 $ 31.853.392 $ 35.038.731

AHORRO ACUMULADO (ROI) $ 0 $ 26.325.117 $ 55.282.746 $ 87.136.138 $ 122.174.869

INVERSIÓN REALIZADA $ 26.000.000 $ 28.600.000 $ 31.200.000 $ 33.800.000 $ 36.400.000

Mensual (Año 1)

$ 1.361.760

$ 2.193.760

$ 0

$ 832.000

$ 0

RESULTADOS DE LA CALCULADORA ABOX Inicio 12 meses 24 meses 36 meses 48 meses

A) Estimación de ahorros directos y tiempo: $ 0 $ 9.984.000 $ 10.982.400 $ 12.080.640 $ 13.288.704

B) Estimación de ahorros factibles en gastos de personal: $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

C) Potencial de reasignación de recursos a tareas productivas o de

valor agregado:$ 0 $ 16.341.117 $ 17.975.229 $ 19.772.752 $ 21.750.027

D) Reducción del riesgo por fatalidad,fallas seguridad,incumplim.

legal,multas, etc.$ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

TOTAL PERÍODO $ 0 $ 26.325.117 $ 28.957.629 $ 31.853.392 $ 35.038.731

AHORRO ACUMULADO (ROI) $ 0 $ 26.325.117 $ 55.282.746 $ 87.136.138 $ 122.174.869

INVERSIÓN REALIZADA $ 26.000.000 $ 28.600.000 $ 31.200.000 $ 33.800.000 $ 36.400.000

Mensual (Año 1)

$ 1.361.760

$ 2.193.760

$ 0

$ 832.000

$ 0

3.6. Beneficios medioambientales

Reducción drástica en fotocopias

Reducción significativa en impresiones

Reducción de sobres, carpetas, AZ, cajas, etc.

Uso de energía más eficiente

¡¡¡ Nuestra contribución a la sostenibilidad !!!

4. Plataforma modular ABOX: Características

abox: el “ERP de contenidos”

4.1. Plataforma escalable (3 x 1)

DMS: Sistema de Gestión Documental+

ERMS: Electronic Records Management System+

ECM: Enterprise Content ManagementECM: Enterprise Content Management

4.2. Gestión de documentos

4.3. Gestión de expedientes

DEFINICIÓN EXPEDIENTE:

Carpetas con estructura predefinida

Documentos esperados se rellenan con docs. reales o rellenan con docs. reales o con referencias a docs. externos

Expedientes vivos o muertos (control de estado)

Es posible asignar un “workflow”

4.4. Gestión de records (“evidencias”)

MÉTODOS DE PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN:

Se emplean para el cumplimiento de requisitos legales

Mecanismos de ABOX:

Declaración de records (evidencias)Declaración de records (evidencias)

Cierre de expedientes

Cierre de carpetas

Cierre fiscal (certificado)

Opciones de retención, liberación ydestrucción

Área de gran interés por normatividad

4.5. Dispositivos de captura

CAPTURADORAS:Maximizan la productividad del empleadoBasados en webservices de capturaReducen “gap” entre tareas de oficina y gestor documental

abox(API WS)

HotOffice:•WordToAbox

•ExcelToAbox

•OutlookToAbox

•SendToAbox

•HotPrinter

HotFolder / HotScan

HotMailbox

eFactura 2.0

4.6. Gestión de workflows

MOTOR + EDITOR WORKFLOWS:

EstadosTransicionesGuardas o requisitosAcciones

4.7. Capacidad de integración

API WEBSERVICES:

Concepto: trabajo en “background”

Herramienta 100% especializada

Integración con SOAP

Integraciones realizadas con múltiples plataformas:Integraciones realizadas con múltiples plataformas:

SAP (R3 y Business One)

Microsoft Dynamics (Navision)

Sharepoint Server

Desarrollos a medida

Etc.

4.8. Gestión integral del ciclo de vida

1. PRODUCCIÓN Y/O CAPTURA

2. INDEXACIÓN, CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

7. ALMACENAM. Y DISPOSICIÓN FINAL

3. DISTRIBUCIÓN Y ACUSE DE RECIBO

4. TRÁMITES Y COLABORACIÓN

5. CIERRE Y ARCHIVO

6. RETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS

4.9. Normatividad colombiana e internacional

Normativa colombiana de Archivística

Normativa internacional sobre records electrónicos

Legislaciones nacionales concretas: p.ej. e-factura

Adaptado a la Ley 594 de 2000 (obliga a Adaptado a la Ley 594 de 2000 (obliga a

función pública)

5. Implantación de abox

Se recomienda análisis y consultoría documental previa:

1. Modelización y toma de datos

2. Instalación de sistemas

3. Parametrización y diseño gráfico

4. Desarrollos a medida (sólo lo necesario)4. Desarrollos a medida (sólo lo necesario)

5. Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)

6. Documentación y capacitación

Necesidad del cliente

Funcionalidad cubierta por SGD

Trabajo a medida

6. Ventajas diferenciales de abox

100% web, estándares W3C. Desde cualquier lugar, en cualquier momento. Fácil integración y diseño gráfico.

Control de versiones. Laboratorio dedicado en exclusiva al mantenimiento del producto y nuevas versiones.

Editor workflows. Flujos precargados (p.ej. Ley 594) y posibilidad de generar nuevos flujos al estilo de un BPM.posibilidad de generar nuevos flujos al estilo de un BPM.

Modularidad. Concepto ECM, módulos Core, Document, Workflow, Archive, Webmanager, Elearning, etc.

100% parametrizable. Proyectos muy cortos, alta personalización, sin riesgo de demora en plazos.

Red de partners certificados. Atención cercana y compromiso de aseguramiento de la compatibilidad.

Licenciamiento y arrendamiento (“cloud” + “SaaS”)

Soporte técnico en Colombia.

7. Conclusiones: Oficina Cero Papel

Programa “Cero Papel” por Decreto Presidencial

No es una opción, es clave para competir

Es una meta a largo plazo, se estructura por objetivos al corto

Requiere un software profesional (EDRMS) Requiere un software profesional (EDRMS)

Requiere una estrategia apoyada por Alta Gerencia

Encontrará resistencia en ciertas personas

Debe abordarse por fases, empezando por

Ventanilla de correspondencia

8. Interfaz del producto

8. Interfaz del producto

8. Interfaz del producto

Gracias por su atención

Adapting América, S.A.S.Adapting América, S.A.S.Edif. World Trade Center, Ofic. 812

Calle 76 No. 54-1108001 Barranquilla (Colombia)

Tels. +57 5 3605523 - 3187744

america@adapting.comwww.adapting.com