Upload
mulderpc
View
328
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Selma Mulder en Melle Kleisma
Mulder Performance Consultants
Resultaat van onderzoek:
ja
misschien
nee
2/16 (13%)
8/16 (50%)
6/16 (36%)
Berg je alles direkt op de juiste plaats op?
ja
misschien
nee
3/16 (19%)
8/16 (50%)
5/16 (31%)
Ben je veel tijd kwijt met het zoeken naar informatie?
ja
misschien
nee
5/16 (31%)
4/16 (25%)
7/16 (44%)
Stel je je taken uit?
ja
misschien
nee
7/16 (44%)
6/16 (36%)
3/16 (19%)
Doe je veel werk op het laatste moment?
ja
misschien
nee
9/16 (56%)
6/16 (36%)
1/16 (6%)
Laat je je afleiden, ook als je een taakhebt die je volledige aandacht vraagt?
Werkgedrag
Ik heb geen tijdom op te ruimen
of om te archiveren
Misvatting:
Weet je dat…Managers, administratief
personeel en professionals (witte boorden) ongeveer ZES weken per jaar naar
dingen zoeken
Bron: Account Temps as published inthe Wall Street Journal
Bedenk…
dat je opruimt in de tijd die jou uitkomt
en dat je zoekt in de tijd dat je ermee aan het werk wilt zijn
Ik kan alles onthouden
Misvatting:
Weet je dat…
alle informatie komt
“bovendrijven”
op associatie
Bedenk…
dat associaties zich niet laten plannen
en dat ze zich voordoen wanneer
je niets kunt doen met de bijbehorende informatie
Zoals bijvoorbeeld:Tijdens deze presentatie
Onder de douche
Als je in gesprek bent met iemand
Als je aan het werk bent
Plannen werkt niet, er komt altijd iets
tussen
Misvatting:
ROUTINEROUTINEWERKWERK
AD HOC !AD HOC !
GEPLANDGEPLANDWERKWERK
Weet je dat…
plannen betekent dat je kaders zet om de werkelijkheidi.p.v
de werkelijkheid te willen inkaderen
Bedenk… dat planning ervoor zorgt dat we:
- werken aan de goede dingen
- werken in de goede volgorde
- middelen optimaal gebruiken- anticiperen op remmende factoren
- hoge werkdruk beter hanteren
- overzicht en initiatief houden
En dat geeft rust
13
Wat is efficiënt werken?
Een combinatie van tijdbesparende
WERKPRINCIPESen een eenduidig en helder
WERKSYSTEEMonder te verdelen in
• WERKGEWOONTES
• WERKPLEKORGANISATIE
• WERKPLANNING / TAAKBEHEER
een georganiseerde werkplek
een georganiseerd (digitaal) archief
routines
taakbeheer
Om je Workflow te ondersteunen
slimme werkgewoontes
bewuster prioriteiten stellen
weten hoe je hersenen werken
rekening houden met psychologie
Om je Workflow efficiënter te maken
Een georganiseerde werkplek
HOEVEEL?
HOEVEEL?
WachtenUit
In
2. WERKARCHIEF
3. REFERENTIE ARCHIEF
4.CENTRAALARCHIEF
5.PRULLENBAK5.PRULLENBAK
1. BUREAUBLAD
ARCHIEF
soort bij soort• Lopend werk• Kerntaken• Eenmalige taken• Referentiemateriaal• Organisatie• Persoonlijk
Gebruik cijfers voor de namen van mappen om ze in volgorde te zetten
Niet meer dan 8 hoofdmappen
ROUTINES
• Bundelen van werkzaamheden• Niet steeds op een andere manier• Themadagen• Eet je kikker• Afspraken maken
TAAKBEHEER
• Masterlist in Outlook• Daglijst• Weeklijst • Projectenlijst • Open- en gesloten lijsten• Ooit / misschien lijst
SLIMME WERKGEWOONTES
ONE TOUCH ONLY!
TAKEN
AFDELINGSDOELEN
FUNCTIEDOELEN
TAKEN
FUNCTIEDOELEN
TAKEN
KerntakenKerntaken KerntakenKerntaken
INTERRUPTIES
• Interrumpeer een ander niet zonder reden• Zorg dat je ongestoord kunt werken• Zet de “bel” van je e-mail af• Goed telefoonbeleid• Respecteer de werkplanning en –stijl van
je collega’s• Zeg ja en maak meteen een concrete
afspraak
PARETO - ANALYSEACTIES
RESULTAAT
80%80%
80%80% 2020%%
20 20 %%
U R G E N T I E
BELANG
EISENHOWER - PRINCIPE
IBelangrijkèn urgent
IIBelangrijk, maar niet urgent
IIINiet belangrijk, maar wèl urgent
IVNiet belangrijk èn niet urgent
Neem een beslissing!
• DOE HET NU!• DOE HET LATER en
plan het in• DOE HET NIET!
Wil je nu alvast een handreiking?
Zet je naam en e-mailadres op de lijst en ontvang de
gratis minicursusSnel E-mail Verwerken in 10 Stappen
en
de nieuwsbrief “EFFICIENCYTIPS”
www.efficiencytips.nl