Hdsd phan-mem-quan-ly-doanh-nghiep-biframework-ban-tom-tat

Biframework Enterprise Resource

© Copyright Biframework 2013. All rights reserved.

1

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

BIFRAMEWORK ENTERPRISE RESOURCE

(Bản tóm tắt các nghiệp vụ chính)



2

Mục lục

1. Các phím tắt sử dụng thao tác dữ liệu trong biframework................................................................ 4

2. Các chức năng trong thanh công cụ của màn hình report ................................................................. 4

3. Xóa dữ liệu ..................................................................................................................................... 4

4. Lưu dữ liệu ..................................................................................................................................... 5

5. Xuất dữ liệu ra file Excel ................................................................................................................ 5

6. Import dữ liệu từ file Excel vào phần mềm ..................................................................................... 5

7. Cách sử dụng dấu % trong biframework để tìm và lọc dữ liệu một cách nhanh chóng ..................... 6

8. Cách tạo đơn hàng mua (PO), Phiếu nhập kho và Nhập hóa đơn đầu vào ........................................ 6

9. Cách tạo báo giá bán (Quotation) .................................................................................................... 7

10. Cách tạo đơn hàng bán (SO), phiếu xuất kho và Nhập hóa đơn đầu ra ......................................... 8

11. Cách tạo phiếu chi tiền mặt thanh toán tiền mua hàng ............................................................... 10

12. Cách tạo phiếu thu tiền mặt từ khách hàng (thu tiền bán hàng) .................................................. 10

13. Cách tạo phiếu chi tiền thanh toán tiền mua hàng bằng chuyển khoản ....................................... 11

14. Cách tạo phiếu thu tiền bán hàng bằng chuyển khoản ................................................................ 11

15. Cách tạo phiếu kế toán để kết chuyển và phân bổ ...................................................................... 11

16. Cách quản lý danh sách hóa đơn GTGT mua vào ...................................................................... 11

17. Cách quản lý danh sách hóa đơn GTGT bán ra .......................................................................... 12

18. Cách quản lý công nợ nhà cung cấp........................................................................................... 12

19. Cách quản lý công nợ khách hàng ............................................................................................. 13

20. Cách cài đặt chỉ tiêu doanh số bán hàng cho từng nhân viên kinh doanh .................................... 14

21. Cách cài đặt giá mua, giá bán lẻ, giá bán cho các cấp đại lý, %chiết khấu và % VAT cho từng mã

hàng hóa & dịch vụ .............................................................................................................................. 15

22. Cách cài đặt giá bán cho từng đối tượng khách hàng ................................................................. 15

23. Cách khai báo qui đổi số lượng giữa các đơn vị tính của hàng hóa (áp dụng cho hàng hóa có

nhiều đơn vị tính)................................................................................................................................. 15

24. Cách cập nhật số dư đầu kỳ (như: tài khoản kế toán, phải thu, phải trả, tiền mặt, ngân hàng, tạm

ứng nhân viên và số dư tồn kho) .......................................................................................................... 16

25. Cách khai báo các danh mục ..................................................................................................... 17

26. Cách kiểm soát hàng hóa tồn kho và xem báo cáo nhập xuất tồn kho......................................... 17

27. Cách xem các báo cáo của kế toán ............................................................................................. 17

28. Cách xem các báo cáo tài chính ................................................................................................. 18

29. Cách trích lọc dữ liệu kế toán thuế từ hệ thống dữ liệu nội bộ thực tế và xem các báo cáo thuế . 18

30. Cách phân công khách hàng cho nhân viên kinh doanh phụ trách .............................................. 18



3

31. Cách đưa khách hàng từ thư viện khách hàng tổng vào danh sách khách hàng của tôi................ 19

32. Cách đưa những khách hàng không tiềm năng ra khỏi danh sách Khách hàng của tôi ................ 19

33. Cách nhập thông tin người liên hệ và ngày sinh nhật của khách hàng ........................................ 19

34. Cách xem tiến độ thu tiền bán hàng so với kế hoạch kinh doanh ................................................ 19

35. Cách xem tiến độ doanh số bán hàng so với kế hoạch kinh doanh.............................................. 19

36. Cách xem tình hình bán hàng để kiểm soát các công việc của từng nhân viên kinh doanh .......... 19

37. Cách xem nhanh báo cáo lời lỗ bán hàng hằng ngày theo từng chi nhánh .................................. 20

38. Cách xem lịch sử làm việc của nhân viên kinh doanh với các khách hàng (notes) ...................... 20

39. Cách kiểm soát số lượng cuộc liên hệ hoặc không liên hệ theo từng khách hàng để kiểm soát tốt

khách hàng tiềm năng .......................................................................................................................... 20

40. Cách ghi nhận nhân viên nghỉ vắng ........................................................................................... 20

41. Cách ghi nhận nhân viên tăng ca ............................................................................................... 20

42. Cách tạo bảng chấm công để tính lương .................................................................................... 20

43. Cách quản lý phép năm của nhân viên ....................................................................................... 21

44. Cách khai báo thuế thu nhập cá nhân, BHTY, BHXH cho nhân viên ......................................... 21

45. Cách khai báo lương cơ bản và các khoản phụ cấp cho nhân viên .............................................. 21

46. Cách khai báo tỷ lệ hưởng lương doanh số cho nhân viên kinh doanh ....................................... 21

47. Cách tính lương cho các loại lương (lương thời gian, lương doanh số ...)................................... 22

48. Cách xuất, in các bảng lương và phiếu lương ............................................................................ 22

49. Cách quản lý tạm ứng (tạm ứng trừ lương, tạm ứng tiền công tác, tạm ứng mua hàng ...) của nhân

viên 22

50. Cách thiết lập danh mục dự án................................................................................................... 23

51. Cách lập kế hoạch chi tiết cho từng dự án .................................................................................. 23

52. Cách cập nhật tiến độ cho từng dự án ........................................................................................ 24

53. Cách di chuyển kế hoạch trong từng dự án ................................................................................ 24

54. Cách thêm mới một đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hàng hóa, tài khoản kế

toán 24

55. Cách sửa mã (code) trong các danh mục (hàng hóa, khác hàng, NCC, tài khoản kế toán, nhân

viên, mã kho, tiền mặt & ngân hàng, mã đơn vị tính, mã chi nhánh, ...) ................................................ 25

56. Cách khai báo các khoản mục chi và khoản mục chi .................................................................. 25

57. Cách tạo hạn thanh toán cho từng đơn hàng hoặc hợp đồng ....................................................... 25

58. Cách quản lý tình hình vận chuyển và giao nhận hàng hóa hằng ngày ....................................... 26

59. Cách khai báo các đối tượng tập hợp chi phí (cost center) ......................................................... 26

60. Cách định nghĩa thêm các chi nhánh.......................................................................................... 26

61. Cách phân quyền truy cập dữ liệu cho các nhân viên ở các chi nhánh ........................................ 26



4

1. Các phím tắt sử dụng thao tác dữ liệu trong biframework

F2: Dùng để chuyển con trỏ về trạng thái edit tại một ô đang chọn.

F3: Chèn thêm một dòng mới vào cuối bảng dữ liệu.

F4: Dùng để mở cửa sổ danh sách lookup.

F5: Dùng để copy một giá trị của dòng trên xuống dòng đang chọn tại cột đang chọn.

F6: Dùng để mở danh sách hạch toán tài khoản sổ cái

F8: Dùng để xóa một dòng đang chọn trong bảng dữ liệu.

F12: Dùng để hiển thị ô tìm kiếm theo các trường dữ liệu trong bảng dữ liệu.

Ctrl + F: Dùng để tìm kiếm dữ liệu trong toàn bảng dữ liệu.

Ctrl + C: Dùng để copy vùng dữ liệu đang chọn trong bảng dữ liệu.

Ctrl + V: Dùng đẻ paste dữ liệu đã được copy.

Ctrl + S: Dùng để lưu dữ liệu đã thay đổi.

2. Các chức năng trong thanh công cụ của màn hình report

First, Previous, Next và Last: Dùng để di chuyển giữa các trang của

report.

Print: Dùng để in report sang máy in.

Page Setup: Dùng để định dạng trang cho report.

Export As: Dùng để xuất report sang các file Excel, PDF, Word.

Mail To: Dùng để xuất report sang các file Excel, DPF, Work và load vào

màn hình gửi e-mail của Outlook.

Lưu ý: Để xuất được file PDF máy của bạn bắt buộc phải cài thư viện SaveAsPDF và phần mềm đọc

file PDF như FoxitReader, Adobe Acrobat Professional 8.0, … có thể tải các phần mềm này tại:

http://www.biframework.com.vn/?page=filedown&catid=216

3. Xóa dữ liệu

Nếu bạn muốn xóa dữ liệu trên một ô text hoặc một ô trong bảng dữ liệu thì bạn bôi đen dữ liệu trong ô

đó rồi bấm phím Delete hoặc bấm phím Backspace

Nếu bạn muốn xóa một hoặc nhiều dòng dữ liệu thì bạn thực hiện một trong các cách sau:

Chọn các dòng cần xóa và bấm nút Xóa dòng trên thanh toolbar

Chọn các dòng cần xóa và bấm phím F8

Chọn các dòng cần xóa và bấm chuột phải sau đó chọn Xóa các dòng đang chọn.

Trong mỗi trường hợp sẽ có màn hình hỏi bạn có muốn xóa các dòng đang chọn hay không thì bạn nhấn

Yes là sẽ xóa được.




5

4. Lưu dữ liệu

Có hai phương pháp lưu dữ liệu trong phần mềm.

Nhấn phím chuyển qua dòng khác: Được áp dụng khi bạn đang thao tác dữ liệu trên một dòng

trong bảng dữ liệu. Nếu bạn chuyển chuột sang một dòng khác hoặc nhấn phím mũi tên lên hoặc

xuống thì phần mềm sẽ tự động lưu những thay đổi của dòng mà bạn vừa thao tác.

Bấm nút Lưu dữ liệu (Save) trên thanh Toolbar: Được sử dụng khi bạn đang thao tác dữ liệu ở

một màn hình không có bảng dữ liệu ví dụ như màn hình cài đặt các thông tin về Công ty.

5. Xuất dữ liệu ra file Excel

Để xuất dữ liệu ra file Excel bạn cần đặt con trỏ vào bảng dữ liệu cần xuất. Sau đó bấm vào biểu tượng

Xuất ra excel trên thanh toolbar. Bạn có thể chọn thư mục để lưu file và đặt tên file sau khi bấm nút

Xuất ra excel. Khi đặt tên file bắt buộc bạn phải gõ đuôi là “.xls” ở cuối cùng của tên file. Ví dụ bạn gõ

“Danh_muc_khach_hang.xls” sau đó nhấn phím Enter và chờ đợi cho đến lúc phần mềm xuất dữ liệu

hoàn tất. Sau khi hoàn tất file Excel vừa xuất sẽ được mở tự động cho người sử dụng.

Bạn cũng có thể xuất dữ liệu trên một báo cáo ra file Excel hoặc file PDF bằng cách bấm vào nút Export

As sau đó chọn loại file cần xuất trên thanh công cụ của màn hình báo cáo. Trong mỗi trường hợp khi

chọn loại file bạn đều phải đặt đuôi ở cuối cùng trong tên file ví dụ như: “.xls” cho trường hợp xuất ra

file Excel hoặc “.pdf” cho trường hợp xuất ra file PDF.

Lưu ý: Để xuất được file PDF máy của bạn bắt buộc phải cài thư viện SaveAsPDF và phần mềm đọc

file PDF như FoxitReader, Adobe Acrobat Professional 8.0, … có thể tải các phần mềm này tại:


6. Import dữ liệu từ file Excel vào phần mềm

Bạn đều có thể import dữ liệu từ file Excel vào trong tất cả các bảng dữ liệu trong các màn hình của

phần mềm như danh mục khách hàng, danh mục hàng hóa, danh mục nhà cung cấp, ... Tuy nhiên, một

điều kiện cần thiết là bạn phải có đó một file excel mẫu (template) cho từng màn hình cụ thể. Các

template này nằm trong mục Template import dữ liệu của phần mềm. Hoặc bạn có thể tải trên website

http://www.biframework.com.vn/?page=hotnews&catid=375&id=8847

Để import dữ liệu vào một màn hình bạn thực hiện như sau:

Chọn màn hình cần import và bấm nút Import dữ liệu trên thanh công cụ.

Bấm nút Browes để chọn file Excel chứa dữ liệu cần import.

Bấm nút Import để import dữ liệu.

Trong quá trình import nếu xảy ra lỗi dữ liệu thì quá trình import dữ liệu sẽ bị ngưng và thông tin về lỗi

sẽ được hiển thị khi bạn bấm vào nút Error List.


http://www.biframework.com.vn/?page=hotnews&catid=375&id=8847



6

7. Cách sử dụng dấu % trong biframework để tìm và lọc dữ liệu một cách

nhanh chóng

Bạn sử dụng dấu % khi tìm kiếm dữ liệu để cắt bỏ các chuỗi đứng trước hoặc đứng sau chuỗi đang được

tìm kiếm. Nếu gọi SS là chuỗi mà bạn đang muốn tìm kiếm thì sẽ có những trường hợp kết hợp với dấu

% như sau:

SS%: Sử dụng để lọc ra những dòng dữ liệu có giá trị ở cột đang chọn bắt đầu là chuỗi SS.

%SS: Sử dụng để lọc ra những dòng dữ liệu có giá trị ở cột đang chọn kết thúc là chuỗi SS.

%SS%: Sử dụng để lọc ra những dòng dữ liệu có giá trị ở cột đang chọn có chứa chuỗi SS.

Ví dụ trong màn hình danh mục khách hàng bạn muốn tìm kiếm dữ liệu như sau:

Lọc ra những công ty có tên chứa chuỗi “XNK”: Bạn gõ ở ô tìm kiếm tên công ty là %XNK%

Lọc ra những những công ty có số điện thoại bắt đầu là “XNK”: Bạn gõ ở ô tìm kiếm số điện

thoại là XNK%

Lọc ra những những công ty có tên kết thúc là “XNK”: Bạn gõ ở ô tìm kiếm số điện thoại là

%XNK

(Sử dụng dấu % để lọc dữ liệu trong màn hình danh sách khách hàng)

8. Cách tạo đơn hàng mua (PO), Phiếu nhập kho và Nhập hóa đơn đầu vào

Bạn có những cách sau để tạo một PO:

- Từ màn hình danh mục NCC

o Bấm nút Tạo mới PO.

o Sau đó nhập số hóa đơn & ngày hóa đơn



7

o Chọn hàng hóa cần nhập, rồi nhập số lượng và giá mua.

o Xuống dòng để lưu dữ liệu.

o Bấm nút Nhập kho: Khi bấm nút Nhập kho thì phần mềm tự động tạo phiếu nhập kho,

ghi vào sổ kho, và tự động tạo hóa đơn đầu vào, tự động hạch toán tài khoản kế toán.

o Nếu hóa đơn mà không đưa vào thuế, hoặc mua hàng không có hóa đơn thì chọn Loại dữ

liệu : NB, T&NB, T.

- Ngoài ra, có thể tạo PO từ báo giá bán hoặc đơn hàng bán bằng cách bấm vào nút Tạo đơn hàng

mua PO ở trong nút Tiện ích.

Ghi chú: Nếu bạn muốn làm làm phiếu nhập kho, hoặc nhập hóa đơn đầu vào thì bạn chỉ cần vào

duy nhất màn hình PO để nhập thông tin và sau đó bấm nút Nhập kho. Sau khi bấm nút Nhập kho

thì toàn bộ dữ liệu sẽ tự động kết nối xuyên suốt hệ thống từ Tồn kho, Hóa đơn đầu vào, bảng tổng

hợp hóa đơn GTGT đầu vào, Công nợ phải trả, Sổ cái, Nhật ký chung, sổ mua hàng, báo cáo tài

chính nội bộ và báo cáo tài chính bên thuế. Như vậy sẽ giảm thiểu tối đa thời gian cho bạn vì không

phải mất thời gian để nhập số liệu nhiều lần và không cần phải mất thời gian để hạch toán cho các

bút toán kế toán như ở các phần mềm kế toán thông thường. Bạn có thể nhấn phím F6 để xem chi

tiết các bút toán.

(Màn hình nhập liệu PO, Hóa đơn đầu vào, phiếu nhập kho)

Khi đặt mua PO, bạn sẽ có thể quan tâm việc công ty bạn đang nợ nhà cung cấp này bao nhiêu tiền và ở

những hóa đơn nào thì bạn có thể xem ngay trên màn hình PO ở ô Tổng nợ cũ. Bạn có thể click chuột

vào số tổng để xem chi tiết các hóa đơn nào.

9. Cách tạo báo giá bán (Quotation)

Bạn có những cách sau để tạo một báo giá:



8

- Từ màn hình danh sách khách hàng, bạn chọn một khách hàng, sau đó bấm vào nút Báo giá –

ĐĐH và chọn Báo giá. Trong màn hình báo giá hiện ra bạn bấm nút tạo mới.

- Từ màn hình thông tin chi tiết khách hàng bạn cũng có thể tạo báo giá bằng cách bấm vào nút

Báo giá. Trong màn hình danh sách báo giá hiện ra bạn bấm nút Tạo mới.

- Sau khi bạn bấm vào nút Tạo mới thì tiếp tục chọn hàng hóa, nhập số lượng báo giá, đơn giá,

chiết khấu (nếu có), nhập % VAT nếu có ...

- Để in và xuất file báo giá sang Excel hoặc PDF bạn bấm vào nút In chứng từ sau đó bạn chọn

mẫu tiếng anh hoặc mẫu tiếng việt để xuất file.

- Những biểu mẫu báo giá như vầy đều có thể chỉnh sửa lại cho phù hợp với đặc thù của từng

công ty một cách nhanh chóng.

(Xuất file báo giá cho khách hàng)

Khi làm báo giá, bạn sẽ có thể quan tâm việc khách hàng này đang nợ nhà công ty bạn bao nhiêu tiền và

ở những hóa đơn nào thì bạn có thể xem ngay trên màn hình báo giá ở ô Tổng nợ cũ. Bạn có thể click

chuột vào số tổng để xem chi tiết các hóa đơn nào.

Ngoài ra, bạn cũng có thể quan tâm xem mặt hàng sắp báo giá còn tồn trong kho bao nhiêu thì bạn có

thể xem ngay trong ô Tồn kho hiện tại ở từng mã hàng.

10. Cách tạo đơn hàng bán (SO), phiếu xuất kho và Nhập hóa đơn đầu ra

Bạn có những cách sau để tạo một SO:

- Từ màn hình danh mục khách hàng

o Bấm nút Báo giá – ĐĐH và bấm vào Đơn dặt hàng. Trong màn hình hiện ra bạn bấm

nút Tạo mới.



9

o Sau đó nhập số Serie hóa đơn, số hóa đơn, ngày hóa đơn, diễn giải hóa đơn ..

o Chọn hàng hóa cần xuất, rồi nhập số lượng và giá bán. Thường thì giá bán, chiết khấu và

%VAT sẽ được nhảy tự động từ trong bảng giá bán đã được khai báo trước.

o Xuống dòng để lưu dữ liệu.

o Bấm nút Xuất kho: Khi bấm nút Xuất kho thì phần mềm tự động tạo phiếu xuất kho, ghi

vào sổ kho, và tự động tạo hóa đơn đầu ra, tự động hạch toán tài khoản kế toán.

o Nếu bán hàng không có hóa đơn thì chọn Loại dữ liệu l5 là NB – Nội bộ, ngược lại chọn

T&NB-Thuế và Nội bộ, một số trường hợp sẽ chọn T-Thuế.

- Ngoài ra, có thể tạo SO từ báo giá bán bằng cách bấm vào nút Tạo đơn đặt hàng ở trong nút Tiện

ích.

Ghi chú: Nếu bạn muốn làm làm phiếu xuất kho, hoặc nhập hóa đơn đầu ra thì bạn chỉ cần vào duy

nhất màn hình Đơn đặt hàng (SO) để nhập thông tin và sau đó bấm nút Xuất bán. Sau khi bấm nút

Xuất bán thì toàn bộ dữ liệu sẽ tự động kết nối xuyên suốt hệ thống từ Tồn kho, Hóa đơn đầu ra,

bảng tổng hợp hóa đơn GTGT đầu ra, Công nợ phải thu, Sổ cái, Nhật ký chung, sổ bán hàng, báo

cáo tài chính nội bộ và báo cáo tài chính bên thuế. Đồng thời tự động tính doanh thu cho từng nhân

viên kinh doanh. Như vậy sẽ giảm thiểu tối đa thời gian cho bạn vì không phải mất thời gian để

nhập số liệu nhiều lần và không cần phải mất thời gian để hạch toán cho các bút toán kế toán như ở

các phần mềm kế toán thông thường. Bạn có thể nhấn phím F6 để xem chi tiết các bút toán.

(Màn hình nhập liệu SO, Hóa đơn đầu ra, phiếu xuất kho)

Khi xuất hàng bạn có thể sẽ cần in một số chứng từ như: Biên bản bàn giao hàng hóa, hóa đơn bán lẻ

(dùng cho bán hàng không có hóa đơn), hóa đơn VAT, bảng kê chi tiết hàng hóa kèm theo hóa đơn,

phiếu bảo hành, ... thì bạn chỉ cần bấm vào nút In chứng từ và chọn biểu mẫu cần in.



10

Trong màn hình SO bạn cũng có thể kiểm soát các thông tin như trong bản báo giá như: Tổng nợ cũ,

lượng hàng tồn kho ...

11. Cách tạo phiếu chi tiền mặt thanh toán tiền mua hàng

Bạn có những cách sau để tạo một phiếu thanh toán:

- Thanh toán theo từng PO của nhà cung cấp:

o Bạn mở danh sách PO (đơn hàng mua) trong mục Quản lý mua hàng.

o Bạn chọn một PO sau đó bấm nút Thanh toán và chọn Tiền mặt. Phần mềm sẽ tự động

tao phiếu chi và tự động lấy số tiền còn lại chưa thanh toán của PO và tự động hạch toán

Có 1111 và Nợ 331. Bạn có thể nhấn phím F6 để xem chi tiết các bút toán.

o Bạn có thể in phiếu chi bằng cách bấm vào nút In và chọn Phiếu chi.

- Thanh toán cho nhà cung cấp không theo số PO, ví dụ: Thanh toán tiền nợ cũ:

o Nếu bạn thanh toán theo PO thì phần mềm sẽ tự động lấy thông tin của PO để đưa sang

màn hình nhập liệu phiếu chi. Khi đó bạn bạn hầu như không tốn thời gian để nhập số

liệu. Trong trường hợp bạn không thanh toán theo PO thì bắt buộc bạn phải nhập liệu cho

phiếu chi như: Diễn giải, nhà cung cấp, số tiền ...

o Để tạo một phiếu chi mới, bạn vào Quản lý kế toán => Kế toán quỹ => Phiếu chi. Sau đó

màn hình danh sách phiếu chi sẽ hiện ra, bạn bấm vào nút Tạo mới để khởi tạo một phiếu

chi mới.

o Trong màn hình nhập liệu phiếu chi bạn có thể sửa số phiếu (mặc định do phần mềm tự

động nhảy số), ngày chứng từ, ngày ghi sổ, diễn giải, loại đối tượng chi và chọn mã đối

tượng chi, sau đó nhập số tiền và bấm nút Ghi sổ là hoàn tất. Bạn có thể in phiếu chi

bằng cách bấm vào nút In và chọn Phiếu chi.

Chú ý: Trong màn hình phiếu chi, nếu bạn chọn đối tượng là Nhà cung cấp thì bên ô mã đối tượng khi

bạn bấm vào nó sẽ hiện ra danh sách nhà cung cấp để cho bạn chọn mã đối tượng chi tiền. Ví dụ nếu

bạn chọn đối tượng là Nhân viên (trường hợp chi tạm ứng) thì bên ô mã đối tượng sẽ là danh sách nhân

viên, tương tự nếu chọn Loại đối tượng là Tài khoản kế toán thì bên ô mã đối tượng sẽ là danh sách hệ

thống tài khoản kế toán (trường hợp chi cho các hóa đơn điện, nước, chi phí tiếp khách ..) và tương tự

cho các trường hợp khác.

12. Cách tạo phiếu thu tiền mặt từ khách hàng (thu tiền bán hàng)

Bạn có những cách sau để tạo một phiếu thu tiền bán hàng:

- Thu tiền bán hàng theo từng SO (đơn đặt hàng) của khách hàng:

o Bạn mở danh sách SO (đơn đặt hàng) trong mục Quản lý bán hàng.

o Bạn chọn một SO sau đó bấm nút Thanh toán và chọn Tiền mặt. Phần mềm sẽ tự động

tao phiếu thu và tự động lấy số tiền còn lại chưa thanh toán của SO và tự động hạch toán

Có 131 và Nợ 1111. Bạn có thể nhấn phím F6 để xem chi tiết các bút toán.

o Bạn có thể in phiếu thu bằng cách bấm vào nút In và chọn Phiếu thu.

- Thu tiền từ khách hàng không theo số SO, ví dụ: Thu tiền nợ cũ:

o Nếu bạn thanh toán theo SO thì phần mềm sẽ tự động lấy thông tin của SO để đưa sang

màn hình nhập liệu phiếu thu. Khi đó bạn bạn hầu như không tốn thời gian để nhập số



11

liệu. Trong trường hợp bạn không thanh toán theo SO thì bắt buộc bạn phải nhập liệu cho

phiếu thu như: Diễn giải, khách hàng, số tiền ...

o Để tạo một phiếu thu mới, bạn vào Quản lý kế toán => Kế toán quỹ => Phiếu thu. Sau đó

màn hình danh sách phiếu thu sẽ hiện ra, bạn bấm vào nút Tạo mới để khởi tạo một

phiếu thu mới.

o Trong màn hình nhập liệu phiếu thu bạn có thể sửa số phiếu (mặc định do phần mềm tự

động nhảy số), ngày chứng từ, ngày ghi sổ, diễn giải, loại đối tượng thu và chọn mã đối

tượng thu, sau đó nhập số tiền và bấm nút Ghi sổ là hoàn tất. Bạn có thể in phiếu thu

bằng cách bấm vào nút In và chọn Phiếu thu.

Chú ý: Trong màn hình phiếu thu, nếu bạn chọn đối tượng là Khách hàng thì bên ô mã đối tượng khi

bạn bấm vào nó sẽ hiện ra danh sách khách hàng để cho bạn chọn mã đối tượng thu tiền. Ví dụ nếu bạn

chọn đối tượng là Nhân viên (trường hợp thu hoàn ứng) thì bên ô mã đối tượng sẽ là danh sách nhân

viên, tương tự nếu chọn Loại đối tượng là Tài khoản kế toán thì bên ô mã đối tượng sẽ là danh sách hệ

thống tài khoản kế toán (trường hợp thu tiền vay ngân hàng) và tương tự cho các trường hợp khác.

13. Cách tạo phiếu chi tiền thanh toán tiền mua hàng bằng chuyển khoản

Bạn vào Quản lý kế toán => Kế toán ngân hàng => Phiếu chi ngân hàng. Sau đó bạn thao tác giống như

trường hợp Chi tiền mặt nhưng thêm một cái là bạn phải chọn chi từ tài khoản ngân hàng nào.

14. Cách tạo phiếu thu tiền bán hàng bằng chuyển khoản

Bạn vào Quản lý kế toán => Kế toán ngân hàng => Phiếu thu ngân hàng. Sau đó bạn thao tác giống như

trường hợp Thu tiền mặt nhưng thêm một cái là bạn phải chọn thu vào tài khoản ngân hàng nào.

15. Cách tạo phiếu kế toán để kết chuyển và phân bổ

Phiếu kế toán dùng để hạch toán các nghiệp vụ như kết chuyển, phân bổ, trích khấu hao ... Bạn khởi tạo

phiếu kế toán bằng cách vào Quản lý kế toán => Kế toán tổng hợp => Phiếu kế toán. Trong màn hình

danh sách phiếu kế toán hiện ra, bạn bấm nút Tạo mới để khởi tạo một phiếu kế toán. Sau đó bạn cần

nhập các thông tin như: Số chứng từ (số phiếu kế toán), Ngày chứng từ, Diễn giải, Loại dữ liệu, Số tiền,

tài khoản nợ và tài khoản có. Sau đó bấm nút Ghi sổ để hoàn tất. Bạn có thể in chứng từ bằng cách bấm

vào nút In và chọn Chứng từ kế toán.

16. Cách quản lý danh sách hóa đơn GTGT mua vào

Bạn vào Quản lý kế toán => Hóa đơn => Hóa đơn mua vào để xem các hóa đơn đầu vào. Những hóa

đơn trong danh sách này đều do phần mềm cập nhật tự động từ màn hình PO và màn hình chi tiền. Bạn

cũng có thể mở Danh sách hóa đơn mua vào từ Quản lý mua hàng => Hóa đơn mua vào.

Để xuất hoặc in bảng tổng hợp hóa đơn đầu vào để cân đối VAT, hoặc để nhập vào phần mềm kê khai

thuế thì bạn có thể vào: Quản lý kế toán => Hóa đơn => Bảng tổng hợp hóa đơn VAT mua vào. Sau đó

chọn tháng cần xem và bấm nút Run Report.



12

17. Cách quản lý danh sách hóa đơn GTGT bán ra

Bạn vào Quản lý kế toán => Hóa đơn => Hóa đơn bán ra để xem các hóa đơn đầu ra. Những hóa đơn

trong danh sách này đều do phần mềm cập nhật tự động từ màn hình SO và màn hình thu tiền. Bạn cũng

có thể mở Danh sách hóa đơn bán ra từ Quản lý bán hàng & CRM => Hóa đơn bán ra.

Để xuất hoặc in bảng tổng hợp hóa đơn đầu ra để cân đối VAT, hoặc để nhập vào phần mềm kê khai

thuế thì bạn có thể vào: Quản lý kế toán => Hóa đơn => Bảng tổng hợp hóa đơn VAT đầu ra. Sau đó

chọn tháng cần xem và bấm nút Run Report.

18. Cách quản lý công nợ nhà cung cấp

Để xem quản lý nhanh công nợ nhà cung cấp bạn có những cách sau:

- Bạn có thể mở danh mục nhà cung cấp trong Quản lý mua hàng => Nhà cung cấp và xem giá trị

ở cột công nợ. Bạn cũng có thể bấm chuột vào tại ô công nợ này để xem chi tiết các hóa đơn và

các phiếu đã thanh toán.

- Bạn có thể xem tổng hợp công nợ đầu kỳ, phát sinh, và nợ cuối cùng của các nhà cung cấp bằng

cách vào Quản lý mua hàng => Công nợ => Báo cáo tổng hợp công nợ. Bạn có thể chọn ngày

tháng cần xem và bấm nút Run Report.

- Bạn cũng có thể xem Báo cáo tổng hợp công nợ của nhà cung cấp bằng cách vào Quản lý kế

toán => Kế toán phải trả => Tổng hợp công nợ phải trả.

- Hoặc bạn cũng có thể vào mục vào Quản lý kế toán => Báo cáo => Bảng tổng hợp công nợ

NCC.

- Tương tự Bảng tổng hợp công nợ, bạn cũng có thể xem chi tiết công nợ và xuất ra Bản đối chiếu

công nợ nhà cung cấp ở trong các đường dẫn tương ứng của Bảng tổng hợp công nợ.

- Bạn cũng có thể kiểm soát công nợ nhà cung theo PO. Bạn mở màn hình Đơn hàng mua (PO) và

xem thông tin ở cột Tổng số tiền và Thanh toán để biết chính xác PO nào đã được thanh toán và

PO nào chưa thanh toán.

- Khi khởi tạo 1 PO mới để mua hàng hoặc nhập kho thì phần mềm cũng thể hiện công nợ của nhà

cung cấp đang giao dịch để bạn kiểm soát.

- Những hóa đơn nào quá hạn phần mềm sẽ tự động cảnh báo khi bạn login vào hệ thống để bạn

có thể kiểm soát tốt tiến độ thanh toán.

(Màn hình kiểm soát công nợ theo PO)



13

19. Cách quản lý công nợ khách hàng

Để xem quản lý nhanh công nợ khách hàng bạn có những cách sau:

- Bạn có thể mở danh mục khách hàng hoặc khách hàng của tôi trong Quản lý bán hàng & CRM

=> Khách hàng hoặc Khách hàng của tôi và xem giá trị ở cột công nợ. Bạn cũng có thể bấm

chuột vào tại ô công nợ này để xem chi tiết các hóa đơn và các phiếu đã thanh toán.

- Bạn có thể xem tổng hợp công nợ đầu kỳ, phát sinh, và nợ cuối cùng của các nhà cung cấp bằng

cách vào Quản lý bán hàng & CRM => Báo cáo công nợ => Báo cáo tổng hợp công nợ. Bạn có

thể chọn ngày tháng cần xem và bấm nút Run Report.

- Bạn cũng có thể xem Báo cáo tổng hợp công nợ của khách hàng bằng cách vào Quản lý kế toán

=> Kế toán phải thu => Tổng hợp công nợ phải thu.

- Hoặc bạn cũng có thể vào mục vào Quản lý kế toán => Báo cáo => Bảng tổng hợp công nợ

khách hàng.

- Tương tự Bảng tổng hợp công nợ, bạn cũng có thể xem chi tiết công nợ và xuất ra Bản đối chiếu

công nợ khách hàng ở trong các đường dẫn tương ứng của Bảng tổng hợp công nợ.

- Bạn cũng có thể kiểm soát công nợ nhà cung theo SO. Bạn mở màn hình Đơn đặt hàng (SO) và

xem thông tin ở cột Tổng số tiền và Thanh toán để biết chính xác SO nào đã được thanh toán và

SO nào chưa thanh toán.

- Khi khởi tạo 1 SO hoặc một Bảng báo giá để bán hàng hoặc xuất kho thì phần mềm cũng thể

hiện công nợ của khách hàng đang giao dịch để bạn kiểm soát.

- Những hóa đơn nào quá hạn phần mềm sẽ tự động cảnh báo khi bạn login vào hệ thống để bạn

có thể kiểm soát tốt tiến độ thanh toán.

(Màn hình kiểm soát công nợ theo SO)



14

(Bảng tổng hợp công nợ phải thu)

20. Cách cài đặt chỉ tiêu doanh số bán hàng cho từng nhân viên kinh doanh

Để cài đặt chỉ tiêu doanh số bán cho từng nhân viên kinh doanh bạn thực hiện những bước sau:

- Nếu công ty của bạn giao doanh số mà không phân doanh số theo nhóm hàng hóa thì bạn vào

Quản lý bán hàng & CRM => Chỉ tiêu doanh số => Chỉ tiêu doanh số. Bạn nhập mỗi nhân viên

kinh doanh gồm 12 dòng. Trong đó mỗi dòng tương ứng với 1 tháng trong năm. Ở công ngày

bạn để là ngày đầu tháng. Sau đó nhập doanh số được phân công vào cột Chỉ tiêu doanh số.

- Nếu công ty của bạn giao doanh số theo nhóm sản phẩm thì bạn vào Quản lý bán hàng & CRM

=> Chỉ tiêu doanh số => Bảng chỉ tiêu doanh số. Bạn chọn các nhân viên kinh doanh, chọn

nhóm sản phẩm chọn thời gian và bấm nút Tạo bảng dữ liệu. Sau đó nhập số tiền vào từng nhóm

tương ứng.



15

21. Cách cài đặt giá mua, giá bán lẻ, giá bán cho các cấp đại lý, %chiết khấu và

% VAT cho từng mã hàng hóa & dịch vụ

Để cài đặt giá mua, giá bán (bao gồm nhiều loại giá), chiết khấu và thuế GTGT cho từng mã hàng hóa

bạn vào Quản lý bán hàng & CRM => Bảng giá bán. Sau đó bạn cài đặt các loại giá, % chiết khấu và %

thuế VAT cho từng loại mã hàng. Phần mềm sẽ tự động tính cho bạn giá lời để bạn dễ quản lý.

22. Cách cài đặt giá bán cho từng đối tượng khách hàng

Bạn có thể cài đặt giá bán cho từng khách hàng hoặc cho từng nhóm khách hàng bằng cách vào Quản lý

bán hàng & CRM => Bảng giá bán theo khách hàng. Sau đó bạn chọn Nhóm hoặc chi tiết khách hàng

và cài đặt loại giá bán, % chiết khấu và VAT nếu có.

23. Cách khai báo qui đổi số lượng giữa các đơn vị tính của hàng hóa (áp dụng

cho hàng hóa có nhiều đơn vị tính)

Để khai báo sự qui đổi giữa các đơn vị tính cho những hàng hóa có nhiều đơn vị tính bạn Danh mục

hàng hóa & dịch vụ, sau đó chọn một hàng hóa, tiếp theo bấm chuột phải và chọn Xem chi tiết hàng

hóa. Trong màn hình chi tiết hàng hóa bạn bấm vào nút Qui đổi ĐVT để mở màn hình qui đổi.

Trong màn hình qui đổi bạn chọn đơn vị đầu tiên là đơn vị cơ bản (là đơn vị nhỏ nhất của hàng hóa) và

nhập số lượng qui đổi là 1. Ví dụ: Nếu một hàng hóa có 3 loại đơn vị tính: Cái, Bọc và Thùng. Trong đó

mỗi Bọc là 100 cái và Mỗi thùng là 10 bọc. Như vậy bạn sẽ nhập vào màn hình qui đổi số lượng như

sau:



16

24. Cách cập nhật số dư đầu kỳ (như: tài khoản kế toán, phải thu, phải trả, tiền

mặt, ngân hàng, tạm ứng nhân viên và số dư tồn kho)

Để cập nhật số dư đầu kỳ bạn phải đưa số liệu vào một file excel có các cột với tiêu đề cột như sau:

Bao gồm các cột: Code là mã (ví dụ như mã Tài khoản kế toán, mã NCC, mã khách hàng, mã nhân viên

mã tiền mặt và Ngân hàng, mã hàng hóa). Name là tên của mã. Unit là đơn vị chỉ áp dụng để nhập đơn

vị tính cho hàng hóa. Quantity là số lượng (chỉ áp dụng cho hàng hóa) để nhập số lượng tồn đầu kỳ.

Amount là số tiền (số dư các tài khoản kế toán, số dư công nợ, số dư tiền ngân hàng & tiền mặt, số dư

tạm ứng nhân viên, và số dư giá trị hàng tồn kho). Nếu phát sinh bên nợ thì cột Amount để giá trị

dương, nếu phát sinh bên có thì cột Amount để giá trị âm.

Sau khi chuẩn bị xong file excel ở trên, bạn vào Cài đặt hệ thống => Cập nhật số dư đầu kỳ. Sau đó

chọn vào bảng dữ liệu (nếu dữ liệu trong bảng đang tồn tại thì xóa hết đi). Sau đó bấm nút Import dữ

liệu từ file excel ở trên vào màn hình này.

Tiếp theo bạn nhập các thông tin cần thiết như: Loại số dư đầu kỳ, loại dữ liệu, Số chứng từ, Mô tả, Tại

ngày, Chi nhánh và Kho (chỉ áp dụng cho trường hợp loại số dư đầu kỳ là tồn kho). Sau đó bấm nút Cập

nhật là hoàn tất. Bạn kiểm tra số liệu bằng cách mở sổ Nhật ký kế toán để xem số liệu vừa được cập

nhật.

Lưu ý:

- Số chứng từ phải duy nhất. Nếu số chứng từ đã tồn tại trong hệ thống thì phần mềm sẽ không

cho cập nhập.

- Trường hợp cập nhật sai dữ liệu, bạn muốn xóa dữ liệu vừa cập nhập thì hãy nhập đúng số

chứng từ cần xóa rồi bấm nút Xóa dữ liệu.



17

25. Cách khai báo các danh mục

Bạn có thể khai báo các doanh mục cần thiết trong phần Cài đặt hệ thống.

26. Cách kiểm soát hàng hóa tồn kho và xem báo cáo nhập xuất tồn kho

Bạn có thể kiểm soát hàng hóa tồn kho bằng cách định nghĩa số lượng tồn kho an toàn, số lượng tồn kho

tối đa, cách tính giá vốn (Bình quân gia quyền, LIFO, FIFO, Đích danh). Khi hàng hóa tồn kho vượt quá

mức qui định tồn kho an toàn hoặc tồn kho tối đa thì phần mềm sẽ tự động cảnh báo trong quá trình

nhập hàng và xuất hàng.

Để xem báo cáo tồn kho bạn có thể xem theo số lượng và số tiền ở trong Quản lý tồn kho => Báo cáo số

lượng và số tiền theo kho và mã hàng. Hoặc bạn có thể xem tồn kho tổng bằng cách chọn Báo cáo số

lượng vào số tiền nhập xuất tồn toàn công ty.

Bạn cũng có thể vào Quản lý kế toán => Kế toán kho để xem các báo cáo về tồn kho. Ngoài ra bạn cũng

xem được các phiếu nhập và các phiếu xuất do phần mềm tự động tạo hoặc cũng có thể do bạn tạo thủ

công ở trong mục này.

(Báo cáo nhập xuất tồn kho)

27. Cách xem các báo cáo của kế toán

Để xem các báo cáo của kế toán như Sổ chi tiết tài khoản (sổ cái), nhật ký chung, Sổ tiền gửi, sổ quỹ

tiền mặt, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, ... bạn vào Quản lý kế toán => Báo cáo.



18

28. Cách xem các báo cáo tài chính

Để xem các báo cáo tài chính như bảng cân đối phát sinh, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt

động kinh doanh ... bạn vào Quản lý tài chính.

29. Cách trích lọc dữ liệu kế toán thuế từ hệ thống dữ liệu nội bộ thực tế và xem

các báo cáo thuế

Việc trích lọc dữ liệu về kế toán thuế đã được phần mềm làm tự động. Toàn bộ số liệu của kế toán thuế

được phần mềm đẩy tự động vào phần Quản lý kế toán thuế. Bạn có thể vào Quản lý kế toán thuế để

xem tất cả những số liệu liên quan về thuế như: hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, phiếu nhập, phiếu

xuất, phiếu thu, phiếu chi, thu ngân hàng, chi ngân hàng và chứng từ kế toán. Để xem các báo cáo thuế

bạn vào Quản lý kế toán thuế => Báo cáo.

30. Cách phân công khách hàng cho nhân viên kinh doanh phụ trách

Để phân danh sách khách hàng cho các nhân viên kinh doanh bạn vào màn hình Danh mục khách hàng,

sau đó check vào cột đầu tiên để chọn những khách hàng, và cuối cùng là chọn người phụ trách trong ô

Phân công cho và bấm nút Chấp nhận để hoàn tất.

Bạn cũng có thể xuất danh sách khách hàng ra file excel để phân công ở ngoài file excel cho dễ dàng.

Sau khi phân công xong bạn cập nhật vào phần mềm bằng cách bấm nút Cập nhật TT, sau đó chọn file

Excel và bấm nút Update để hoàn tất. Tuy nhiên file excel của bạn phải có 2 cột với tiêu đề như sau:

Code là mã khách hàng cần phân công và UserAccount là tài khoản user của nhân viên kinh doanh.



19

31. Cách đưa khách hàng từ thư viện khách hàng tổng vào danh sách khách hàng

của tôi

Nếu bạn là nhân viên kinh doanh thì bạn sẽ được người quản lý trực tiếp phân công danh sách khách

hàng để phụ trách. Ngoài ra bạn cũng có thể tự lấy khách hàng chưa có ai phụ trách từ danh sách tổng

vào danh sách của mình bằng cách đánh dấu check vào các khách hàng đã chọn và bấm nút Vào DS của

tôi.

32. Cách đưa những khách hàng không tiềm năng ra khỏi danh sách Khách hàng

của tôi

Bạn có thể loại bỏ những danh sách khách hàng không tiềm năng ra khỏi danh sách của mình bằng cách

đánh dấu check vào các khách hàng không tiềm năng và bấm nút Không tiềm năng.

33. Cách nhập thông tin người liên hệ và ngày sinh nhật của khách hàng

Bạn có thể nhập thông tin những người liên hệ của khách hàng ở trong màn hình Thông tin chi tiết

khách hàng bằng cách bấm vào nút Contact. Sau đó nhập thông tin người liên hệ như Tên, địa chỉ, số di

động, Email và ngày sinh nhật. Trước ngày sinh nhật 3 ngày và đến ngày sinh nhật phần mềm sẽ tự

động báo cho nhân viên kinh doanh biết để chúc sinh nhật khách hàng.

34. Cách xem tiến độ thu tiền bán hàng so với kế hoạch kinh doanh

Để xem số tiền thu được từ bán hàng so với doanh số đặt ra bạn vào Quản lý bán hàng & CRM => Chỉ

tiểu doanh số => Báo cáo tiến độ thu tiền bán hàng. Chọn khoảng thời gian từ ngày đến ngày và sau đó

bấm nút Run Report.

35. Cách xem tiến độ doanh số bán hàng so với kế hoạch kinh doanh

Để xem tiến độ doanh số bán hàng so với doanh số đặt ra bạn vào Quản lý bán hàng & CRM => Chỉ

tiểu doanh số => Báo cáo tiến độ bán hàng. Chọn khoảng thời gian từ ngày đến ngày và sau đó bấm nút

Run Report.

36. Cách xem tình hình bán hàng để kiểm soát các công việc của từng nhân viên

kinh doanh

Để xem tình hình bán hàng (các hoạt động của nhân viên kinh doanh) bạn vào Quản lý bán hàng &

CRM => Chỉ tiểu doanh số => Báo cáo tình hình bán hàng. Chọn khoảng thời gian từ ngày đến ngày,

chọn nhân viên kinh doanh và sau đó bấm nút Run Report.



20

37. Cách xem nhanh báo cáo lời lỗ bán hàng hằng ngày theo từng chi nhánh

Để xem Báo cáo nhanh kết quả bán hàng của từng chi nhánh bạn vào Quản lý bán hàng & CRM => Báo

cáo doanh thu => Báo cáo nhanh kết quả bán hàng. Chọn khoảng thời gian từ ngày đến ngày, chọn chi

nhánh và sau đó bấm nút Run Report.

38. Cách xem lịch sử làm việc của nhân viên kinh doanh với các khách hàng

(notes)

Để xem lịch sử làm việc của NVKD với khách hàng bạn vào Quản lý bán hàng & CRM => Danh sách

note. Bạn có thể lọc dữ liệu trong khoảng thời gian từ ngày đến ngày.

39. Cách kiểm soát số lượng cuộc liên hệ hoặc không liên hệ theo từng khách

hàng để kiểm soát tốt khách hàng tiềm năng

Để xem số lượng của NVKD theo từng khách hàng bạn vào Quản lý bán hàng & CRM => Thống kê

notes. Bạn có thể lọc dữ liệu trong khoảng thời gian từ ngày đến ngày và chọn tên tài khoản của NVKD

sau đó bấm nút Tải dữ liệu để xem.

40. Cách ghi nhận nhân viên nghỉ vắng

Khi nhân viên có giấy phép xin nghỉ vắng, bạn căn vào giấy phép nghỉ vắng để nhập vào Bảng nghỉ

vắng nhằm để có cở tính lương cuối tháng. Bạn vào Nhân sự & tiền lương => Bảng nghỉ vắng. Sau đó

chọn nhân viên, chọn thời gian nghỉ Từ ngày đến ngày, và chọn loại nghỉ (nghỉ phép, nghỉ khai sản,

nghỉ ốm đau ...). Mỗi một đợt nghỉ của nhân viên bạn sẽ nhập tương ứng một dòng. Trường hợp nghỉ

nửa buổi thì bạn chỉnh giờ giờ nghỉ từ 8h thành 4h tại ngày nghỉ tương ứng.

41. Cách ghi nhận nhân viên tăng ca

Khi nhân viên tăng ca, bạn căn vào giấy xác nhận tăng ca để nhập vào Bảng tăng ca nhằm để có cở tính

lương cuối tháng. Bạn vào Nhân sự & tiền lương => Bảng tăng ca. Sau đó chọn nhân viên, nhập số giờ

tăng ca tương ứng của tháng vào từng cột từ D1 đến D31. Trong đó, D1 là ngày 1 của tháng, và D31 là

ngày cuối tháng. Như vậy mỗi nhân viên trong một tháng thì sẽ có 1 dòng dữ liệu.

42. Cách tạo bảng chấm công để tính lương

Bảng chấm công được tạo tự động trên nguyên tắc dựa vào Lịch làm việc tuần (số ngày làm việc trong

tuần và số giờ làm việc trong ngày) và trừ đi số giờ nghỉ vắng trong Bảng nghỉ vắng. Để tạo bảng chấm

công bạn vào Nhân sự & tiền lương => Bảng chấm công. Sau đó bạn chọn khoảng thời gian chấm công

Từ ngày Đến ngày, và bạn đánh dấu check để chọn các nhân viên và bấm nút Select thì bảng chấm công

sẽ được tạo tự động. Cột màu đỏ là ngày nghỉ. Bảng chấm công này sẽ là dữ liệu đầu vào để tính bảng

lương. Ngoài ra, để khai báo lịch làm việc tuần bạn vào Nhân sự & tiền lương => Lịch làm việc tuần.



21

43. Cách quản lý phép năm của nhân viên

Bạn có thể quản lý phép năm bằng cách vào Nhân sự & tiền lương => Thống kê phép năm. Sau đó bạn

chọn khoảng thời gian từ ngày đến ngày và bấm nút Run Report để xem dữ liệu về phép năm của từng

nhân viên. Bạn có thể khai báo số ngày phép năm của nhân viên trong danh mục Nhân sự.

44. Cách khai báo thuế thu nhập cá nhân, BHTY, BHXH cho nhân viên

Bạn có thể cài đặt tỷ lệ đóng thuế thu nhập cá nhân ở trong Nhân sự & tiền lương => Mức tỷ lệ thu nhập

cá nhân. Sau đó nhập các mức tỷ lệ đóng thuế thu nhập cá nhân. Để khai báo tỷ lệ hoặc số tiền đóng

BHXH và BHYT cho từng nhân viên bạn vào mục Nhân sự & tiền lương => Nhân sự sau đó nhập tỷ lệ

%BHXH và %BHYT ở cột %BHXH và %BHYT, hoặc nhập số tiền vào cột Số tiền đóng BHXH và số

tiền đóng BHYT.

45. Cách khai báo lương cơ bản và các khoản phụ cấp cho nhân viên

Bạn vào mục Nhân sự & tiền lương => Nhân sự. Sau đó chọn một nhân viên và bấm chuột phải rồi chọn

Xem chi tiết nhân viên. Trong màn hình hiện ra bạn nhập các tham số lương vào các ô tương ứng như:

Loại lương (Lương thời gian, Lương doanh số, Lương sản phẩm), Loại làm việc (Chính thức,Thử việc,

Thời vụ), Lương cơ bản, loại thanh toán (ATM, Tiền mặt), Phụ cấp chức vụ, Phụ cấp đi lại, Phụ cấp

công tác, Phụ cấp thâm liên, Phụ cấp thất nghiệp, Phụ cấp độc hại, Phụ cấp nhà ở, Phụ cấp tiền ăn và

Phụ cấp khác.

46. Cách khai báo tỷ lệ hưởng lương doanh số cho nhân viên kinh doanh

Bạn có thể khai báo tỷ lệ hưởng lương doanh số (lương hoa hồng) bằng cách vào mục Nhân sự & tiền

lương => Mức tỷ lệ hoa hồng. Sau đó bạn khai báo theo hình bên dưới. Ví dụ: Đối với nhân viên có

chức vụ là NVKD (nhân viên kinh doanh) nếu doanh số dạt trên 100 triệu và dưới 200 triệu thì được

hưởng hoa hồng là 0.7% x (tổng tiền thu về - VAT – Chiết khấu và hoa hồng cho khách hàng), đồng

thời được hưởng lương cơ bản là 3 triệu và nếu đạt theo doanh số kế hoạch thì sẽ được thưởng thêm 1

triệu. (xem cách khai báo ở dòng số 2 trong hình dưới).



22

47. Cách tính lương cho các loại lương (lương thời gian, lương doanh số ...)

Để tính lương bạn vào mục Nhân sự & tiền lương => Bảng tính lương. Sau đó nhập số bảng lương ví dụ

để tính lương cho tháng 6 bạn có thể nhập : Số bảng lương = BANG-LUONG-T6-2013, chọn thời gian

tính lương Từ ngày = 1.6.2013 Đến ngày = 30.6.2013 và bấm nút Tính lương là hoàn tất.

Trước khi bấm nút tính lương cho tháng 6 bạn phải bảo đảm các điều kiện sau:

- Lịch làm việc tuần đã được khai báo đầy đủ.

- Bảng nghỉ vắng và tăng ca của tháng 6 đã được cập nhật đầy đủ.

- Bảng chấm công tháng 6 đã được tạo và phải tạo sau khi bảng nghỉ vắng đã được tạo. Vì bảng

chấm công được tính dựa trên lịch làm việc tuần và trừ đi những ngày nghỉ trong bảng nghỉ

vắng.

- Các thông số về lương cơ bản, phụ cấp, BHYT & BHXH, TNCN, và tỷ lệ hưởng hoa hồng của

nhân viên kinh doanh phải được khai báo đầy đủ trong màn hình chi tiết nhân viên và màn hình

Mức hưởng lương hoa hồng.

Sau khi bấm nút tính lương để in và trình duyệt, nếu bảng lương có thay đổi thì bạn có thể thay đổi trực

tiếp trên màn hình tính lương, sau in lại bảng lương. Sau khi bảng lương đã được cấp trên duyệt thì bạn

vào nút Tiện ích và chọn Duyệt bảng lương để khóa bảng lương nhằm không cho phép điều chỉnh bảng

lương nữa.

48. Cách xuất, in các bảng lương và phiếu lương

Từ trong màn hình tính lương, để xuất file hoặc in các bảng lương, phiếu lương ... bạn bấm vào nút Tiện

ích và chọn các biểu mẫu tương ứng. Sau đó chọn Save As để lưu thành file Excel, PDF ... hoặc chọn

máy in để in ra giấy.

49. Cách quản lý tạm ứng (tạm ứng trừ lương, tạm ứng tiền công tác, tạm ứng

mua hàng ...) của nhân viên

- Để chi tạm ứng lương, tạm ứng công tác cho nhân viên thì trong màn hình tạo phiếu chi tiền bạn

chọn Loại đối tượng là Nhân viên, sau đó chọn Mã đối tượng là mã nhân viên tương ứng.

- Để thu hoàn ứng lương, trong màn hình phiếu thu bạn cũng chọn loại Đối lượng là Nhân viên và

chọn Mã đối tượng là nhân viên tương ứng.

- Trong trường hợp nhân viên ứng tiền 10 triệu để đi mua hàng hết 8 triệu thì bạn làm như sau:

o Tạo một phiếu chi để chi tiền 10 triệu cho nhân viên: Ghi Nợ 141, có 1111 số tiền 10

triệu.



23

o Khi nhân viên đã mua và làm phiếu nhập kho xong, đồng thời cầm hóa đơn 8 triệu cho

kế toán (ví dụ hóa đơn bán lẻ thông thường – không phải hóa đơn VAT) thì bạn làm 1

phiếu nhập kho 8 triệu tiền hàng: Ghi nợ 156 có 331 số tiền 8 triệu.

o Sau đó làm tiếp một phiếu thu tiền hoàn ứng của nhân viên là 2 triệu. Ghi Nợ 1111 có

141 số tiền 2 triệu.

o Tiếp theo bạn làm một Phiếu kế toán để cấn trừ giữa công nợ nhà cung cấp và tạm ứng

nhân viên. Ghi Nợ 331, có 141 số tiền 8 triệu.

- Trường hợp khác như phí công tác ... thì bạn hạch toán thẳng vào tài khoản chi phí mà không

đưa qua tài khoản 331.

- Để xem tổng hợp và chi tiết số tiền tạm ứng của nhân viên, bạn vào mục Nhân sự & tiền lương

=> Bảng tổng hợp công nợ nhân viên hoặc Chi tiết công nợ nhân viên

- Để ghi nhận tạm ứng trừ lương thì bạn có thể thực hiện trong màn hình phiếu chi bằng

cách:Chọn loại đối tượng là Nhân viên, mã đối tượng mà nhân viên nhận tiền, sao đó nhập số

tiền tạm ứng vào ô Số tiền thanh toán. Tiếp theo bạn bấm vào nút Tiện ích và chọn Chi tiết trừ

lương. Sau đó bạn nhập ngày trừ và số tiền bị trừ. Ví dụ: Ngày 20/07/2013 nhân viên A tạm ứng

trừ lương 2,000,000 đồng và trừ vào lương mỗi tháng 500.000 đồng. Bắt đầu trừ vào tháng 7,

tháng 8, tháng 9 và tháng 10. Lúc đó bạn nhập vào màn hình Chi tiết trừ lương như sau:

- Sau khi ghi sổ phiếu chi tiền tạm ứng, bạn có thể kiểm tra toàn bộ danh sách tạm ứng trừ lương

trong mục Nhân sự & tiền lương => Nhật ký trừ tạm ứng lương. Hoặc xem báo cáo Tổng hợp

công nợ nhân viên và Chi tiết công nợ nhân viên.

50. Cách thiết lập danh mục dự án

Để tạo một dự án mới, bạn vào mục Quản lý dự án => Lập kế hoạch dự án. Sau đó bạn khai báo mới dự

án bằng cách: nhập Mã dự án (Code), Tên dự án (Name), Số hợp đồng (Contract No), Chủ đầu tư

(Customer) và nhấn xuống dòng để lưu dữ liệu.

51. Cách lập kế hoạch chi tiết cho từng dự án

- Sau khi tạo một dự án mới, bước tiếp theo bạn tạo các hạng mục công việc của dự án bằng cách

chọn dự án vừa tạo và chuột phải sau đó chọn Xem chi tiết dự án để mở màn hình WBS. WBS là

màn hình cho phép bạn định nghĩa các hạng mục công việc của dự án và các thông tin của từng

công việc như: Loại công việc, công việc cha, công việc phải hoàn tất trước, ngày bắt đầu kế



24

hoạch, ngày kết thức kế hoạch, ngày bắt đầu thực tế, ngày kết thúc thực tế, nguồn lực thực hiện,

....

- Bạn có thể chèn thêm công việc mới bằng cách chuột phải và chọn chèn thêm dòng mới.

- Bạn có thể xem các công việc cần phải thực hiện trong tuần bằng cách chọn thời gian từ From

date đến To date và bấm nút WBS Plan.

- Bạn có thể xem chi tiết các công việc nằm trên đường gantt bằng cách bấm vào nút WBS Gant.

52. Cách cập nhật tiến độ cho từng dự án

Để cập nhật tiến độ cho dự án bạn vào mục Quản lý dự án => Cập nhật tiến độ dự án, sau đó nhập các

thông tin về ngày bắt đầu thực tế (Actual Start), ngày kết thúc thực tế (Actual Finish). Sau khi bạn cập

nhật tiến độ bạn có thể xem tiến độ dự án trên ô % completed. Hoặc xem tình trạng của từng công việc

(chưa thực hiện, đang thực hiện, trễ hạn, hoàn tất ...).

53. Cách di chuyển kế hoạch trong từng dự án

Bạn có thể di chuyển toàn bộ các công việc chưa thực hiện của dự án qua một mốc thời gian mới bằng

cách chọn mốc thời gian tại ô Start execute date và bấm nút Move plan. Khi đó, toàn bộ thông tin về

Ngày bắt đầu kế hoạch (Plan Start) và Ngày kết thúc kế hoạch (Plan Finish) sẽ bị dời qua mốc mới. Còn

những công việc đã và đang thực hiện thì thời gian sẽ không bị ảnh hưởng.

54. Cách thêm mới một đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên,

hàng hóa, tài khoản kế toán

- Tại màn hình danh sách bạn bấm chuột phải và chọn Thêm mới. Ví dụ: Tại màn hình danh sách

khách hàng, để thêm mới một khách hàng thì bạn bấm chuột phải và chọn Thêm mới khách

hàng. Sau khi nhập thông tin trong màn hình chi tiết, bạn bấm nút Lưu trên thanh công cụ để lưu

dữ liệu.



25

- Bạn cũng có thể di chuyển con trỏ đến cuối danh sách vào nhập thông tin vào một dòng mới.

Sau đó xuống dòng để lưu dữ liệu. Tuy nhiên, thông tin ở đây có thể không đầy đủ bằng thông

tin trong màn hình chi tiết.

55. Cách sửa mã (code) trong các danh mục (hàng hóa, khác hàng, NCC, tài

khoản kế toán, nhân viên, mã kho, tiền mặt & ngân hàng, mã đơn vị tính, mã

chi nhánh, ...)

Để sửa mã khách hàng, mã nhà cung cấp, mã hàng hóa, mã đơn vị tính ... trong các danh mục tương ứng

thì bạn chọn mã cần thay đổi sau đó bấm chuột phải và chọn Đổi mã. Tiếp theo bạn nhập mã mới trong

màn hình hiện ra và bấm nút đổi mã để hoàn tất.

56. Cách khai báo các khoản mục chi và khoản mục chi

Để quản lý chi phí và các khoản thu theo từng hạng mục thì bạn cần khai báo Khoản mục chi và Khoản

mục thu trong mục Quản lý kế toán => Khoản mục chi hoặc Khoản mục thu. Trong màn hình hiện ra

bạn nhập mã khoản mục, tên khoản mục và tài khoản hạch toán tương ứng như sau:

Những khoản mục nào đóng vai trò là Nhóm khoản mục thì bạn check vào ô Tổng. Sau khi định nghĩa

khoản mục thu và khoản mục chi, thì từ màn hình phiếu thu, phiếu chi, UNC, giấy báo có bạn sẽ chọn

Loại đối tượng là Khoản mục chi/thu và mã đối đượng là loại chi phí hoặc loại thu tương ứng. Phần

mềm sẽ tự động hạch toán các tài khoản liên quan khi bạn nhập số tiền.

57. Cách tạo hạn thanh toán cho từng đơn hàng hoặc hợp đồng

Trong các màn hình như đơn hàng mua PO, đơn hàng bán SO bạn đều có thể nhập thông tin hạn thanh

toán.

- Nếu đơn hàng chỉ thanh toán 1 lần thì bạn chọn Kỳ thanh toán (7 ngày, 15 ngày, ...) và phần

mềm sẽ hiển thị hạn chót thanh toán.



26

- Nếu đơn hàng thanh toán làm nhiều đợt thì bạn bấm vào nút Đợt thanh toán, sau đó nhập ngày

và % thanh toán cho từng đợt.

Khi các đơn hàng hoặc hóa đơn đã sắp quá hạn thanh toán thì phần mềm sẽ tự động cảnh báo cho nhân

viên kinh doanh hoặc hành chánh để thu tiền.

58. Cách quản lý tình hình vận chuyển và giao nhận hàng hóa hằng ngày

Bạn có thể cập nhật, lọc dữ liệu và quản lý tất cả các thông tin liên quan về giao nhận hàng hóa trong

mục Quản lý giao nhận => Danh sách chứng từ giao nhân.

59. Cách khai báo các đối tượng tập hợp chi phí (cost center)

Bạn muốn tập hợp chi phí cho từng hợp đồng hoặc từng dự án thì bạn có thể định nghĩa các hợp đồng

hoặc dự án này trong mục Quản lý kế toán => Đối tượng tập hợp chi phí. Khi đó ở các màn hình phiếu

thu và phiếu chi bạn có thể chọn đối tượng tập hợp chi phí tương ứng.

60. Cách định nghĩa thêm các chi nhánh

Để định nghĩa thêm các chi nhánh bạn vào mục Chi nhánh & Văn phòng, sau đó bạn nhập thêm các chi

nhánh như ví dụ bên dưới:

61. Cách phân quyền truy cập dữ liệu cho các nhân viên ở các chi nhánh

Sau khi tạo thêm các chi nhánh thì bạn phải phân quyền cho từng tài khoản user của nhân viên vào từng

chi nhánh tương ứng bằng cách vào mục Phân quyền dữ liệu => Quyền truy cập dữ liệu. Sau đó chọn

từng tài khoản user rồi chọn Chi nhánh và chọn Kho cho từng user như sau:

Sau khi chọn thì bạn xuống dòng để lưu dữ liệu. Nếu không chọn Chi nhánh và Kho cho từng tài khoản

user thì user đó sẽ không thể nhập số liệu ở bất kỳ màn hình nào.

Technology

Hdsd phan-mem-quan-ly-doanh-nghiep-biframework-ban-tom-tat