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Palestra sobre Gestão de Documentos, ministrada pela consultora Claudiane Nazário, dando continuidade ao projeto da disciplina “Gestão da Informação e Conhecimento” do curso de Biblioteconomia da UFMG.
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METODOLOGIA DE GESTÃO DE GESTÃO DE
DOCUMENTOS E DOCUMENTOS E INFORMAÇÕESÇ
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Claudiane Nazário
Diagnóstico
Conceito
• METODOLOGIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOSÓ• DIAGNÓSTICO
• ANÁLISE DE PROCESSOS• TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL• TAXONOMIA• PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS• ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS• COMO TRATAR DOCUMENTOS ELETRÔNICOS• MANUTENÇÃO
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Metodologia de Gestão
• Gestão da Informação• Gestão da Informação
Processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento,
t di i ã d i f õarmazenamento e disseminação de informações, independentemente do formato ou meio em que se encontra Com o objetivo de subsidiar a tomada deencontra. Com o objetivo de subsidiar a tomada de decisão das pessoas que dela necessitam.
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Metodologia de Gestão
• Gestão Documental• Gestão Documental
É todo o processo relacionado ao recebimento, guarda, tramitação e recuperação dos documentos
t ti id d i i fi ique suportam as atividades operacionais, finais e estratégicas de uma Empresa, área ou departamento visando a recuperação dedepartamento, visando a recuperação de informações de maneira ágil e integrada.
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Metodologia de Gestão
Consiste na definição dos passos necessários paraConsiste na definição dos passos necessários para viabilizar o planejamento e a implantação de uma solução para a gestão de documentos e informações d i d ã i dde uma empresa, visando a recuperação precisa dos recursos informacionais relevantes para o negócio, independente da mídia onde os mesmos estejam.independente da mídia onde os mesmos estejam.
A metodologia GERIR tem uma visão corporativa g pbaseada nos processos de negócios e é implementada com o apoio de tecnologias específicasespecíficas.
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Modelo de Gestão
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Etapas da Metodologia
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Diagnóstico
Conceito
• Processo complexo de coleta e análise das informações em determinado contexto com oinformações em determinado contexto, com o objetivo de identificar problemas e demandas, visando propor soluções. p p ç
• Desta forma, é um instrumento que informa e orienta os gestores sobre o que deve ser mantido e o queos gestores sobre o que deve ser mantido e o que precisa ser alterado na empresa, para que esta tenha condições de maximizar a utilização dos recursos disponíveis, ou seja, produzir mais com menos.
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Tabela de Temporalidade Documental
Conceito
Um instrumento norteador da metodologia que t b l d d d d t ã destabelece o prazo de guarda da documentação da
Empresa, em suas fases de arquivamento, considerando o valor desta informação e aconsiderando o valor desta informação e a responsabilidade pelo armazenamento.
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Tabela de Temporalidade Documental
• Esse instrumento norteia a operação do processo de tratamento documental estando, portanto, diretamente
l i d ét d d d iê d t i t érelacionado com o método de dossiê de assunto. isto é, agrupamento de todos os documentos sobre determinado assunto, independente do seu tipo documental( dê i d t i j t(correspondência, documentos pessoais, projetos, relatórios, cronogramas, contratos, propostas etc.)
• A T.T.D. permite controlar e rastrear os documentos,evitando desnecessária retenção de documentos nasestantes do acervo ativo intermediário e inativoestantes do acervo ativo, intermediário e inativo,racionalizando espaço e custos de manutenção doprocesso documental e aumentando a segurança natomada de decisõestomada de decisões.
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Tabela de Temporalidade Documental
Ciclo de vida da documentação
• A temporalidade está relacionada ao ciclo devida dos documentos de acordo com asvida dos documentos, de acordo com ascaracterísticas das fases de arquivamento dadocumentação:
FASE ATIVA
FASEINTERMEDIÁRIA
FASE INATIVA
Documentação que possui alta freqüência de
Documentação que possui consulta mediana,
Documentação que possui baixa freqüência
uso e deve ser mantida na área de trabalho.
devendo ainda permanecer próximo à
área de trabalho.
de uso, devendo ser mantida, por motivos
fiscais, legais ou históricos.
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Tabela de Temporalidade DocumentalFinalidade da TTD
D fi i d• Definir prazos de retenção para os documentosdocumentos
• Otimizar espaço de• Otimizar espaço de armazenamento de físicos ou eletrônicos
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Procedimentos Operacionais
Conceito
• Os procedimentos operacionais descrevem aforma de tratamento do acervo a fim de facilitar aforma de tratamento do acervo, a fim de facilitar aimplantação da metodologia de Gestão Informacionalna empresa.
• Os procedimentos estabelecidos devem serdinâmicos e atender às necessidades e realidadesde cada área e portanto devem ser revistos ede cada área e, portanto, devem ser revistos eatualizados, periodicamente, para que atinjam seuobjetivo.
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Procedimentos Operacionais
Procedimentos Gerais:• São procedimentos que dão suporte à implantação• São procedimentos que dão suporte à implantação
da metodologia de tratamento documental.
Procedimentos Específicos:
•Os procedimentos que descrevem, detalhadamente, asatividades a serem executadas para organização de umatividades a serem executadas para organização de umitem documental, com forma de organização maiscriteriosa. A necessidade de descrição dessesprocedimentos é identificada na elaboração da T.T.D.,
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Organização de documentos
Triagem
• Análise criteriosa da documentação de arquivos, visando estabelecer sua destinação de acordo comvisando estabelecer sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos com o objetivo de identificar e retirar todos aqueles com j qprazo de arquivamento vencido ou em duplicidade.
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Organização de documentos
Forma de organização
• Para cada item documental descrito na TTD existe um campo forma de organização Neste estáum campo forma de organização. Neste, está indicada a forma como os documentos ficam dispostos na pasta. No caso de uma organização p p g çmais detalhada, é descrito um procedimento específico para a tarefa e o mesmo é indicado neste campo, para que o responsável pelo arquivo possa consultá-lo.
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Organização de documentos
Forma de organização
Número de Ordem
Forma de Organização
Descrição
1.
Alfabética Os documentos são separados por assuntos principais,
secundários, tipos documentais, nomes de pessoas ou empresas,
conforme o caso, e estes ficam ordenados alfabeticamente dentro
das pastas.
2
Cronológica Os documentos são ordenados nas pastas em ordem de data,
crescente ou decrescente avaliando a melhor forma de2. crescente ou decrescente, avaliando a melhor forma de
recuperação e arquivamento.
Numérica Os documentos são ordenados nas pastas em ordem numérica
3. seqüencial, crescente ou decrescente, avaliando a melhor forma
para recuperação e arquivamento.
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Organização de documentos
Classificação de documentos
• Os documentos devem ser classificados conforme a estrutura definida, adotando dos seguintes passos:
– Analisar os documentos identificando o assunto/item documental ao qual pertence.
– Identificar e reunir os documentos dispersos que compõem um assunto específico sob a forma de p pdossiê.
– Ordenar os arquivos por ordem de seusOrdenar os arquivos por ordem de seus indexadores
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Organização de documentos
Plano de Arquivo
• O Plano de Arquivo é o instrumento de controled d t ã d tda documentação armazenada em pastas ecaixas contidas nos arquivos.
• E o espelho do mesmo.
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Organização de documentos
Identificação
As informações contidas na etiqueta devem retratarbem o conteúdo das pastas Identificar na etiquetap qinformações que possibilitem agilidade narecuperação do documento
INF
Licença de Uso de SoftwareLicença do Microsoft Word 2005
Licença do Microsoft Word 2005
Doc1.docLicença
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Arquivos Eletrônicos
Estes arquivos/documentos devem ser gerenciados atravésda Tabela de Temporalidade Documental da área. É precisop pverificar a necessidade de imprimir os arquivos/documentospara serem anexados ao seu respectivo dossiê ou se
d id l ô ipodem ser mantidos em suas pastas eletrônicas.Nota: Um documento somente deverá ser impresso se omesmo exigir assinatura Os documentos impressos paramesmo exigir assinatura.Os documentos impressos paraanálise ou verificação devem ser descartados tão logocumpram sua função.p ç
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Organização de documentos
Arquivos Eletrônicos
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Manutenção
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ManutençãoAtendimento a auditorias
1 Id ifi TTD d í i d• 1 – Identificar na TTD os documentos passíveis de auditoria e fiscalização.2 R li dit i í di d t ã• 2 – Realizar auditorias períodicas na documentação, visando identificar pontos não-conformes, bem como não conformidades potenciais.não conformidades potenciais.
• 3 – Manter disponíveis controles de empréstimo e entrada e saída de documentos.
• 4 – Verificar o resultado de auditorias anteriores.5 Manter os documentos F/L prontamente• 5 – Manter os documentos F/L prontamente recuperáveis. (cadastrados, organizados e identificados).
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)
ManutençãoAuditoria de Gestão Documental
A d i d l d• Acessar todos os instrumentos de controle da metodologia, elaborados para suportar a gestão informacional.informacional.
– Taxonomias, TTD, PO etc.
• Elaborar lista de verificação e controle de qualidade• Elaborar lista de verificação e controle de qualidade.
CAMPO NOME DESCRIÇÃOCAMPO NOME DESCRIÇÃO1 C (Conforme) 2 NC (Não Conforme)( )
3 % (Percentual de itens) Indicar percentual de itens conformes ou não conformes.
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ManutençãoAuditoria de Gestão Documental
• Elaborar um Relatório de Auditoria caso alguma das situações abaixo seja identificada:
A Tabela de Temporalidade não atenda a 100% dos Itens– A Tabela de Temporalidade não atenda a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade.
– Os Procedimentos Operacionais Básicos e Específicos não atendam a 100% dos Itens de Verificação e Controle deatendam a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade.
– O tratamento dos acervos não atenda a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade.
– A taxonomia não atenda a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade.
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