Från papper och gem - till digitala system

Advania, 2014-01-21

Presentatör

■ Per Åke Andersson, konceptansvarig Advania eGovernment Solutions

Utmaning:

■ ”Medborgarcentrering, e-tjänster och digitala flöden – men inget har förändrats internt?”

Nuläge

■ e-tjänster och e-utveckling => ökad digitalisering, ökad automatisering, minskad pappershantering

■Nämndshandlingarna via läsplattan■Digital nämndsadministration■ IT-stöd i kommunens kontaktcenter■Ökad mailtrafik

Nuläge

■ Trots det så återstår det mycket att göra i den interna hanteringen av dokument i en kommun.

■ Fortfarande upprättas många dokument utan övergripande styrning eller regelverk

■ Registrering av ärenden sker fortfarande manuellt, Diarieföring är inte ”varje mans vardag”

■ En stor del av arbetstiden ägnas åt att söka efter lämpliga mallar och/eller tidigare versioner av olika slags dokument.

Att upprätta dokument

■ Alla dokument i kommunens dokumenthanteringsplan enkelt tillgängliga direkt i Ms Word

Att upprätta dokument

Att upprätta dokument

■ Varje medarbetare har ju redan en personlig profil i ADt

Att upprätta dokument

Att upprätta dokument

■ Alla dokument sparas automatiskt på rätt ställe i Sharepoint, med rätt metadata, enligt Riksarkivets klassificeringsschema

Att upprätta dokument

Att upprätta dokument

■ Från Ms Word kan man skapa ärenden i olika verksamhetssystem eller arkivera dokumentet i e-arkivet

Att upprätta dokument

Att upprätthålla ärendehanteringen

■ Samtliga ärenderelaterade arbetsdokument skapas automatiskt i Diariet (eller verksamhetssystemet) när man skapar ett ärende av en viss ärendetyp

Interna e-tjänster

■ Länkar och formulär på intranätet hjälper användaren att följa en process, ett arbetsflöde, för exempelvis upphandlingar, rekryteringar => Ärenden med tillhörande dokument skapas automatiskt

Ensad dokumenthantering

■ Inga dokument på H: => Dokumenten tillhör Organisationen■ Versionshantering■Oberoende■….

Sammanfattning:

■ Ensad och distribuerad dokumenthantering■ Automatisk ifyllnad■ Kvalitetsuppfyllnad■ ”alla” kan diarieföra■ Ingen behöver leta efter dokument■…

Lösning?

■ Advania CSP – Advania Citizen Service Platform

Kontakt?

■ per-ake.andersson@advania.se■ 08-54670209