Työkalu yhteisölliseenasiakirjojen kommentointiin

Kommentointi 3

Onko sinulla palautelaatikko,joka on kuin musta aukko?

Onko palaute hukkunut sähköpostissa muun postin sekaan?

Tuleeko palautelomakkeita ja puheluita joka suunnasta?

Vietätkö aikaa kehityspalavereissa,jotka eivät johda mihinkään?

SAATKO LIIKAA HEIKOSTI VALMISTELTUA JA HUONOSTI JÄSENNELTYÄ PALAUTETTA?

MITEN SE NOTEERATTIIN– JA ETTÄ SE NOTEERATTIIN.

ASIAKKAASI/YHTEISTYÖKUMPPANISI/TYÖNTEKIJÄSI HALUAVAT PALAUTTEEN ANNETTUAAN TIETÄÄ,

KAADA TARPEETON TIILISEINÄ ITSESIJA PALAUTTEEN ANTAJAN VÄLILTÄ.

Dicole Kommentointi on yhteisöllinen työkalu asiakirjojen kommentointiin ja editointiin.

Työkalun avulla nopeutatja parannat julkista tai sisäistä päätöksentekoa.

Halutessasi saat helposti asiakirjoihin ulkopuolista palautetta.

ASIAKIRJOJEN KOMMENTOINTI KÄYTÄNNÖSSÄ

Koko asiakirjan kommentointiketju.

Asiakirja.

Asiayhteyden kommentointiketjuja kommenttien kannatus.

Koko asiakirjan kommentointi.

NÄIN KOMMENTOIT ASIAKIRJAA:

1. Maalaa teksti, jota haluat kommentoida.2. Kirjoita kommentti ilmestyvään ikkunaan.3. Puhekuplan numero kertoo kommenttien

määrän.

Kommentoi asiakirjaa kohta kohdalta...

...tai kokonaisuutena.

80%suosii asiayhteyteen perustuvaa kommentointia (annotointia) koko asiakirjan kommentoinnin sijaan.(DICOLE SISÄINEN ASIAKASTUTKIMUS, 2010)

SAAT ENEMMÄN JA HYÖDYLLISEMPÄÄ PALAUTETTA.

KÄYTTÄJISTÄ

ASIAKIRJOJEN PÄIVITYS KÄYTÄNNÖSSÄ

‣ Tiimi voi päivittää asiakirjaa suoraan selaimesta ilman sähköpostin lähettelyä.

‣ Muutokset tallennetaan versiohistoriaan.

‣ Versioita voidaan vertailla.

‣ Muutosehdotuksia on helppokäsitellä ja sisällyttää asiakirjaan.

‣ Kannatusten määrä auttaa priorisoinnissa.

‣ Valmiin asiakirjan voi lukita,jolloin siihen ei voi enää lisätä ehdotuksia.

ASIAKIRJOJEN PÄIVITYS TEKNISESTI

‣ Muokkaustila ei koskaan kadota tekstiä:teksti tallennetaan palvelimelle jatkuvasti.

‣ Eri käyttäjät voi muokata samaan aikaan eri osia, ei versiokonfliktien vaaraa.

‣ Asiakirjaan voi sisällyttää:

Taulukoita Kuvia MuotoilujaVideoita ja ääntä

Widget-ohjelmia

ASIAKIRJAT YKSI ASIAKIRJA ASIAKIRJA OSISSA

Kuva, video,esitys yms.

Osio yksi

Osio kaksi

1.0 1.1 1.2Aiemmat versiot

Kommentit

ASIAKIRJAT PALVELUSSA: PERUSRAKENNE

ALUEET

Avoin

Vapaaliittyminen

Vain kutsusta

...

Avoimet taiyksityisettyötilat.

1. Palaute on konkreettisempaa, koska sitä ei ole irroitettu asiayhteydestä.

2. Vertaisarviointi parantaa palautteen laatua.

3. Palautteeseen tulleet kannatukset helpottavat palautteen tärkeyden arviointia.

4. Muiden kommenttien näkeminen suhteessa lopputulokseen lisää läpinäkyvyyttä.

5. Läpinäkyvyydellä vähennät päällekäisen palautteen määrää ja teet näkyväksi,miten palaute huomioidaan.

6. Palautteen käsittely ei ole enää yhdestä henkilöstä kiinni: kuka tahansa voi osallistuapalautteen käsittelyyn.

7. Vältä turhaa sähköpostiliikennettä.

ETUJA

‣ Strategioiden ja muiden suunnitelmien kommentointi.

‣ Verkkodemokratia ja kansalaisten osallistaminen päätöksentekoon.

‣ Hakemusten ja muiden asiakirjojen yhteinen tuottaminen.

‣ Asiakasohjeistusten ja asiakaspalvelun kehittäminen.

PALVELULLA ON USEITA SOVELLUSKOHTEITA

KOMMENTORI

• Kaupunkilaiset osallistuvat strategia-asiakirjojen kommentointiin.

• Koosteet muutosehdotuksista käsitellään valtuustossa.

• Asiakirjojen kommentoijat saavat tunnustusta palautteesta, joka johtaa muutoksiin asiakirjojen sisällössä.

KAUPUNGIN STRATEGIAN KOMMENTOINTI

Case: Hämeenlinnan kaupunki

TEKES STRATEGIATORI

• Strategian työstäminen alkoi keväällä keskustelukierroksella, jota fasilitoidaan keskustelunvauksilla ja taustamateriaalilla.

• Strategian ensimmäinen versio valmistuu syksyllä julkista kommentointia varten.

STRATEGIASTA KESKUSTELU JA KOMMENTOINTI

Case: Tekes

PAKETTI

‣ Dicole Kommentointi SaaS-palveluna (sovellusvuokraus)avaimet käteen -periaatteella. Palvelu sijaitsee varmuuskopioiduissa ja fyysisesti tietoturvallisissa (sertifioitu) tiloissa Helsingissä.

‣ Asiakaskohtainen domain. Joko ohjaus tai *.dicole.net osoite.

‣ Asiakaskohtaisen ulkoasun toteutus.

‣ Laskutuskausi 1, 2 tai 4 laskua vuodessa.

‣ Rajattomasti julkisia tai suljettuja alueita, sekä käyttäjätunnuksia.

‣ Rajattomasti tallennustilaa asiakirjoille ja oheismateriaaleille.

‣ Palvelun käyttöliittymä saatavilla suomen, ruotsin tai englannin kielellä.

‣ Tuki asiakkaan yhteyshenkilöille sähköpostilla ja puhelimitse.

‣ Iltapäivän koulutustilaisuus asiakkaan ylläpitäjille.

‣ Käyttöohje käyttäjälle ja ylläpitäjälle.

‣ Vain oman organisaation käyttöön.Ei jälleenmyyntiä ilman erillistä sopimusta asiasta.

PAKETTI

Fredrikinkatu 61 A, 8. kerrosPL 95500101 Helsinki

Dicole Oy – Ota yhteyttä ja kysy lisää.+358 9 2316 4424 myynti@dicole.comwww.dicole.com

dicole

Toimivat digitaaliset yhteisöt ja strategiat