Dématérialisation de documents

Simple & Performantwww.quick-software-line.com

Dématérialisation des documents Dématérialisation des documents

à valeur légaleà valeur légale


Quick-DMT: La démat’ légale & facile

Dématérialisation de documents à valeur probante :

Courriers, factures, salaires, contrats,convocations, bilans,

médicales …


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� Le papier est un processus coûteux ! L’envoi d’un courrier par la Poste coûte entre 1 € et 4 €.

� Le papier reste obligatoire ? NONSAUF Lorsque l’on envoie un: Fax, Scan, Email, PDF,… SANS signature électronique.

� Print on Demand: N’imprimer que ce dont vous avez besoin. -> Etude d’un document en particulier, plans, contrats,…

Le papier ou le numérique?Le papier ou le numérique?


� Qu’est-ce que la dématérial isation de documents ? Toutes les techniques qui suppriment le papier au profit du numérique…

Le Numérique OUI…MAIS légal et à valeur probante.

Exemple : La facture dématérialisée fiscalement est un document numérique normé:

La dématérialisationLa dématérialisation


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Art. 1316-1 C. civ. Du 14/03/2000 « L’écrit électronique est admis au même titre que l’écrit sur papier, sous réserve d’identification et de garantie l’intégrité »

Les fichiers doivent impérativement être en France ou dans un pays de l ’UE.

Directive Européenne 2010/45/UE, il n’est plus nécessaire d’obtenir un accord entre l’émetteur et le destinataire.

Décret du 25 avri l 2013La signature électronique repose sur un certificat électronique qualifié qui est délivré par un prestataire de service de certification.

Identité et intégrité: Certificat de signature électronique qualifié

Traçabil i té et horodatage : 3 horloges atomiques sur nos plates-formes ISO 9001.

Archivage légal sur nos serveurs en France pendant 10 ans .

Lois et directivesLois et directives


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Nos solut ionsNos solut ions

� Notre solution globale de dématérialisation pour Power i

Quick-DMT/400 + Quick-PRESS

� Notre solution pour le monde Open

Quick-DMT/OPEN


Envoi sécuriséHTTPS

Téléchargement SécuriséHTTPS

HorodatageArchivage & GED

Monitoring via Quick-DMTFormatage PDF/A-1

Cryptage,….

Signature

Retour des documents horodatés et signés

pour archivage ou intégration GED

Plate-forme EDC sur nos datacenters

Documents Quick-PRESS

Cycle de fonctionnementCycle de fonctionnement


Une solution simple et intégrée, 100% native Power i

Génération des documents en PDF/A-1 depuis vos applications, ERP (Cegid, Divalto, Sage, SAP et bien d’autres…)

Monitoring des documents dématérialisés

Envoi sécurisé via HTTPS sur notre plate-forme EDC

Traçabilité des envois et contrôle des destinataires

Gestion des A.R.

Récupération automatique des documents signés et horodatés dans l’IFS (intégration archivage, GED, …)

Quick-DMT et Quick-PRESSQuick-DMT et Quick-PRESS


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Création de compteCréation de compte


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S’identif ier

Monitoring Quick-PRESS

Plate-forme de dématPlate-forme de démat


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Suivi des envois

Envoi d’un PDF



Bonjour,

Pour récupérer ce courrier, veuillez suivre ce lien: Cliquez ici

Nom du courrier : testPDFUS.PDFEmetteur : Lagrange VoyagesPost it : Votre facture

Cordialement et bonne réception,EDC Team.Message susceptible d'être confidentiel. Il est adressé uniquement aux destinataires indiqués. Si vous l'avez reçu par erreur, prenez contact avec l'émetteur, merci.

Etape 1 : le destinataire reçoit un email avec un l ien à suivre

Etape 2 : le document apparaît en connexion sécurisée

Etape 3 : un accusé de réception est retourné vers l ’émetteur



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Téléchargement des documents côté

dest inataire



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Récupération du PDF/A-1Récupération du PDF/A-1


Calcul Budget Budget variableCoût par document transmis et/ou

archivé

Un calibrage de document

License util isateurs &

clients ILLIMITES

Signature électroniquevalable 3 ans

Personne morale :

800 € HT+ Réduction de coût

65 %

Accès aux plates-formes et ouverture de compte

NEGOCIO

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Archivage 10 ans, 10 zones de recherche + 0,10 €HT par document

+

Budget dématérialisationBudget dématérialisation


• Editeur et dispatcheur depuis 1986 de solutions dématérial isées : télex, fax, SMS, médicales, courriers, factures, paies, contrats,…

• Réseau de distribution national et international avec TRADER’S S.A

• Produits, services, Data centres certif iés ISO 9001 et sources déposées:

• Services H24/7J sur 3 sites administrés uniquement par nos équipes en France.

• Actionnaires: IHEDN, médecin membre des grands hôpitaux de Paris.

• Plus de 3 mil l ions de documents transmis par mois via la plate-forme

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Notre tiers de confiance: DPIINotre t iers de confiance: DPII


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� Période de tests gratuits d’envois / réceptions en réel avec création d’une maquette (horodatage et signature) pour l’intégration de vos documents au format PDF/A-1.

� Devoir de conseil et la fourniture d’exemples pour : Informer vos clients/fournisseurs du passage à la dématérialisation: des différents formats et modes d’accès aux documentsLes libellés des zones à respecter (facture, paie, contrat, convention…).Le poids des documents à transmettre.La signature électronique.

� Mise en production immédiate et ROI Rapide pour toute entreprise : Grands comptes, PME, PMI, TPE, Commerçants, Experts comptables, Industriels, secteur médical…

La preuve par l ’essai gratuitLa preuve par l ’essai gratuit


� Techniplan client grenoblois équipé SAGE. 300 factures par mois. Entreprise familiale spécialisée dans la reproduction de documents sur tous supports.« DPii EDC est une solution légale à valeur probante auprès de la Direction Générale des Impôts. Nous avons été convaincus par le test en réel et sans engagement. Selon nous, son principale avantage réside dans la réduction du temps de traitement interne des factures. » précise Fabienne Prilliez, responsable de Techniplan. En effet, celles-ci sont envoyées et reçues en temps réel. Elle ajoute : « Nous sommes totalement séduits par cette solution en termes d’économies: le coût d’envoi étant passé de 1,56€ à 0,19€ ! ».

� CAMP FRANCE à Sallanches, spécialiste des matériels de sports de montagne écoresponsables!« La solution EDC simple d’utilisation est directement interfacée avec notre solution de facturation SAGE » explique Bernadette Emonet, responsable de CAMP FRANCE. « Dédiée aux sports et à la randonnée, CAMP est une entreprise proche de la nature qui contribue au respect de l’environnement dans tous ses choix stratégiques. Partant de ce principe, nous souhaitions une solution de dématérialisation capable de réduire significativement notre empreinte écologique ainsi qu’un fournisseur, lui-même engagé en faveur du développement durable. DPii a répondu à toutes nos attentes en matière d’éco-responsabilité ».

� FL & ASSOCIES, expert comptable à Pontoise, équipé CEGID. « Nous sommes ravis de coopérer avec DPii sur ce projet de dématérialisation auquel nous attachons une grande importance. C’est l’expertise et la qualité d’écoute de l’équipe technique de notre prestataire qui nous ont permis de réduire significativement les coûts. Sans oublier l’implémentation de la signature électronique à valeur légale qui constitue une nouvelle avancée pour atteindre notre objectif zéro papier » explique Romain Lemaire, co-fondateur du cabinet.

� FRUTOS SANTA EULALIA à Perpignan sur AS/400, spécialiste de la vente de fruits en gros.« Parmi les très nombreuses offres de dématérialisation de factures proposées aux PME, nous avons privilégié la solution EDC de DPii pour sa capacité à s’adapter parfaitement aux attentes de nos partenaires commerciaux en termes de respect du cadre juridique et de formatage des documents électroniques » explique Toni Castello, Directeur.

� LABORATOIRE CERBA d’analyses médicales à St Ouen transmet + 100 000 courriers par mois.

« Nous sommes très satisfaits de l’implémentation de la solution EDC qui nous apporte des garanties optimales en termes de confidentialité et de rapidité de nos échanges » explique Serge Payeur, DSI . « Cette solution a par ailleurs le mérite de réduire nos coûts de façon très significative et s’inscrit pleinement dans notre politique de développement durable ».

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Quelques référencesQuelques références

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� La série des normes ISO 9001 est relative à la gestion de la qualité. Elle pose des exigences en matière d’organisation pour un système efficace de gestion de la qualité. La norme ISO 9001:2008 est la version ISO 9001 en vigueur à la date de novembre 2008.

� La FNTC est une fédération professionnelle dont les statuts sont régis par les disposition du code du travail. Elle a été créée sous l’égide du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables, du Conseil général des Greffiers de tribunaux de commerce, de la Chambre nationale des Huissiers de justice et d’un groupe formé des principales sociétés offrant des prestations de services dans le domaine des documents dématérialisés.

� ChamberSign est une autorité de certification des signatures életroniques pour les entreprises, créée par les Chambres de Commerce et d’Industrie de France en 2000, pour répondre au besoin croissant des entreprises de sécuriser les transactions et les échanges de documents sur Internet. Le label ChamberSign est la seule autorité de certification à dimension européenne.

� GS1 a pour mission de standardiser les technologies afin de faciliter et de sécuriser les échanges d’informations entre les entreprises. Avec une activité dans plus de 20 industries et secteurs, GS1 accompagne les grands groupes et les PME/TPE à investir dans les nouvelles technologies. Favoriser l’adoption de la facture électronique au format PDF, constitue notamment l’un des principaux chantiers de l’organisation depuis 2009.

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