Cursus: Documenten digitaliseren

Puilt jouw archiefkast uit met ordners waarin je jaaropgaven,

salarisstroken, belastingaangiften, offertes, contracten,

verzekeringspolissen, rekeningen en diploma’s bewaart? Als je

de boel digitaliseert, bespaar je behoorlijk wat kastruimte.

Bovendien kan je veel gemakkelijker belangrijke documenten

terugvinden en digitaal gebruiken. In deze cursus lees je hoe je

een papierloze administratie opzet.

Inleiding

01 Documenten scannen

Op de meeste printers zit tegenwoordig ook een scanapparaat. Hiermee creëer je van

een papieren vel gemakkelijk een digitale versie. Het loont de moeite om alles wat je per

post ontvangt voortaan onder je scanner te leggen. Daarnaast kan je ook alle papieren

digitaliseren die je momenteel in ordners bewaart.

Iedere fabrikant levert eigen software mee bij de scanner. Je selecteert in dit programma

de gewenste scaninstellingen. Zo bepaal je onder meer in welk bestandsformaat je de

documenten opslaat. Kies bij voorkeur voor pdf. Dit bestandsformaat wordt op grote

schaal gebruikt, omdat het niet is gebonden aan een specifiek programma. Daarnaast

kan de inhoud van pdf-documenten niet zomaar gewijzigd worden.

Stel verder de gewenste resolutie in. Voor tekstdocumenten is een resolutie van 150 dpi

veelal ruim voldoende. Een bescheiden resolutie zorgt ervoor dat de bestanden weinig

opslagruimte opeisen. Selecteer ook het papierformaat en de opslaglocatie. Kies een

logische bestandsnaam waarin je het document zo nauwkeurig mogelijk beschrijft. Het is

slim om als eerste de datum in de bestandsnaam te vermelden, zodat de documenten

op volgorde zijn gesorteerd.

Verder bieden de meeste programma’s de mogelijkheid om meerdere A4’tjes in een pdf-

document op te slaan. Nuttig voor het geval een verzekeringspolis of contract uit

verschillende velletjes bestaat. Je kan eerst een voorbeeldscan maken om een idee te

krijgen van het eindresultaat. Tevreden? Scan het document dan definitief naar jouw

harde schijf.

02 Windows Faxen en scannen

Wil je geen extra software installeren? Windows Vista, 7 en 8 zijn standaard

uitgerust met een programma om documenten te scannen. Wel heb je hiermee

minder mogelijkheden dan met de meeste andere scansoftware. Je vindt het

programma in het startmenu onder de naam Windows Faxen en scannen. XP-

gebruikers downloaden het desgewenst gratis van de Microsoft-website (dan

moet je dus alsnog extra software installeren).

Zorg ervoor dat het scanapparaat is ingeschakeld. Klik in het programma

linksonder op Scannen en via Nieuwe scan opent er een nieuw dialoogvenster.

Als het goed is, herkent het programma jouw scanner automatisch. Is dat niet

het geval, dan klik je eerst op Wijzigen. Kies achter Profiel voor Documenten.

Bij Kleurenindeling heb je de keuze tussen Kleur, Grijstinten of Zwart-wit.

Helaas ondersteunt het programma geen pdf. Je slaat documenten daarom als

afbeelding op, bijvoorbeeld jpg of tiff. Dat is natuurlijk niet ideaal, maar voor een

eenvoudige administratie kan je daarmee volstaan.

Kies de gewenste Resolutie, bijvoorbeeld 150 dpi. Klik op Voorbeeld en

bestudeer het resultaat. Via de knop Zoeken maakt het programma een

definitieve scan. Het bestand verschijnt in het overzicht van het programma. Klik

erop met de rechtermuisknop, via Opslaan als geef je aan waar en onder welke

naam je het bestand wilt bewaren.

03 Tekstherkenning Als je documenten digitaliseert, kan je normaal gesproken de gescande tekst niet

bewerken. De reden hiervoor is dat jouw scanner het A4’tje als afbeelding beschouwt.

Gelukkig is het via OCR (Optical Character Recognition) wel mogelijk om papieren

rekeningen, offertes en formulieren bewerkbaar te maken. Met deze technologie zet je

gedrukte tekst namelijk om naar een aanpasbaar tekstbestand. Handig, want het stelt je

in staat om documenten zo nodig te actualiseren, waarbij je geen zinnen hoeft over te

typen.

Je hebt software nodig die in staat is om tekst te herkennen. Veel fabrikanten leveren

een geschikt OCR-programma mee met de scanner. Als je bijvoorbeeld een Epson-

printer hebt gekocht, doe je een beroep op ABBYY FineReader Sprint. Overigens is de

professionele versie van ABBYY FineReader ook los verkrijgbaar voor 99 euro.

Belangrijk is dat je het papieren vel zo recht mogelijk op de glasplaat legt. Zodra je het

programma opstart, selecteer je een taak. Voor de hand ligt de optie Scannen naar

Microsoft Word. Selecteer de juiste scanner in het overzicht en bevestig met OK. Laat

de overige instellingen staan. Een resolutie van 300 dpi is ideaal voor het gebruik van

OCR. Als het A4’tje kleine letters bevat, selecteer je eventueel 600 dpi. Klik op

Voorbeeld en bestudeer het resultaat. Als je tevreden bent, klik je op Scannen. Wil je

meerdere velletjes scannen naar één document, dan herhaal je dit proces. Zodra de taak

is afgerond, klik je op Sluiten. De tekst van het papieren vel verschijnt op het scherm.

Controleer of het programma alle woorden correct heeft geïnterpreteerd en voer zo

nodig wijzigingen door in het Word-document.

04 Doorzoekbaar pdf-bestand OCR helpt je ook om doorzoekbare pdf-documenten te maken. Op deze manier is het

eenvoudig om specifieke informatie in lange teksten te vinden. Ook hiervoor kan je met

ABBY FineReader Spint uit de voeten. Klik in het startvenster op Scannen naar PDF.

Neem de instellingen door, waarna je bevestigt met Scannen. Herhaal deze handelingen

als je verschillende A4’tjes in een pdf-document wilt stoppen. Klik op Sluiten en bewaar

het bestand ergens op jouw harde schijf. Open het bestand in Adobe Reader en

controleer of er geen fouten in de tekst staan. Via Bewerken / Werkbalk Zoeken tonen

vind je voortaan eenvoudig trefwoorden in het pdf-document.

05 SimpleOCR

Ondersteunt het meegeleverde programma van jouw scanner geen OCR? Geen

probleem, want er bestaat ook alternatieve software, zoals ABBY FineReader Pro,

Readiris en Nuance OmniPage. Helaas dien je voor veel OCR-programma’s te betalen.

SimpleOCR vormt hierop een uitzondering. Je downloadt het programma vanaf

www.simpleocr.com.

Na de installatie geef je aan of je getypte of handgeschreven teksten wilt digitaliseren.

Kies hier voor Machine Print. Selecteer onder Language de optie Nederlands. Via

Select kom je in het hoofdscherm terecht. Ga naar Tools / Options en stel de gewenste

scaninstellingen in. Je selecteert onder meer het juiste scanapparaat en de resolutie.

Bepaal onder het tabblad Save as of je de tekst als doc- of txt-bestand wilt bewaren.

Onder File Locations geef je aan in welke map SimpleOCR de bestanden opslaat.

Zodra je alle instellingen hebt doorgenomen, sluit je het venster met OK. Klik vervolgens

bovenaan op Add Page. Markeer Scanner en bevestig met OK.

SimpleOCR gaat het A4’tje nu scannen. Bekijk het voorbeeld en klik op Continue. Voeg

desgewenst met Add Page nog meer pagina’s aan het document toe. Handig is dat je

met de optie Picture region kunt aangeven welke afbeeldingen je naar het doc-bestand

wilt omzetten. Via Convert to tekst controleer je of het programma de woorden goed

interpreteert. SimpleOCR is onzorgvuldiger dan commerciële OCR-software, dus

waarschijnlijk zijn er behoorlijk wat correcties noodzakelijk. Overigens komt het

programma zelf met suggesties op de proppen. Na afloop sla je met File / Save As het

tekstbestand op.

06 Online OCR Je kunt pdf-bestanden ook op een later moment converteren naar een bewerkbaar

tekstbestand. Je hoeft dan geen OCR-software te gebruiken, terwijl je evengoed allerlei

zaken in het document aanpast. De conversie voer je online uit op de website

www.onlineocr.net.

Gebruik de knop Bladeren om het pdf-bestand te selecteren waarvan je de inhoud wilt

bewerken. Via Upload verzend je het document naar de server. De bestandsgrootte

mag niet groter zijn dan 4 MB. Kies onder Recognition language voor DUTCH en

selecteer het gewenste uitvoerformaat. Je hebt hierbij keuze tussen een doc-, xls- en txt-

bestand. Voer de juiste code in, waarna je klikt op Recognize. De tekst verschijnt in

beeld. Controleer of alles klopt en voeg zo nodig spaties toe. Klik ten slotte op

Download Output File om het bestand op jouw computer te bewaren.

Zonder account mag je maximaal vijftien conversies uitvoeren per uur. Daarnaast kan je

alleen pdf-documenten omzetten die uit één pagina bestaan. Als je een account

aanmaakt, heb je geen last van deze beperkingen.

07 Papierloos bankieren Rekeningafschriften hoef je in principe niet te scannen. Bij iedere bank kan je die

namelijk downloaden, zodat je al een digitale versie bij de hand hebt. Dat scheelt je heel

wat werk!

Log in op de website van jouw bank en zoek het gedeelte met af- en bijschrijvingen op.

Als het goed is, kom je ergens een downloadfunctie tegen. Zo niet, zoek dan even in

jouw persoonlijke instellingen of bel naar de klantenservice van jouw bank. Je geeft aan

voor welke periode je afschriften wilt downloaden. Je kiest bijvoorbeeld het meest

recente afschrift of je vult een datum in. Vervolgens downloaden de afschriften als pdf-

bestand naar uw computer.

08 Evernote Het is belangrijk om jouw gedigitaliseerde administratie overzichtelijk op te bergen, zodat

je alles snel terugvindt. Evernote is hiervoor een ideaal hulpmiddel. In dit programma kan

je allerlei informatie eenvoudig ordenen, waaronder dus jouw volledige administratie. Je

bewaart de bestanden op een online server, dus het programma zorgt meteen voor een

veilige kopie. Naast jouw pc, heb je ook toegang tot jouw administratie met een

smartphone en tablet. De makers bieden namelijk ondersteuning voor iOS, Android,

BlackBerry en Windows Phone.

Surf naar www.evernote.com om het installatiebestand te downloaden. Na de installatie

maak je een account aan. Met een gratis account sla je honderdduizend notities op van

maximaal 25 MB. Daar kan je dus wel even mee vooruit, aangezien je aan iedere notitie

een pdf-bestand toevoegt. Houd er wel rekening mee dat gratis gebruikers maximaal 60

MB per maand naar de online server van Evernote kunnen verzenden. Via Gebruik

rechtsboven houd je de uploadlimiet in de gaten. Wens je meer opslagruimte, dan kan

dat tegen betaling.

09 Pdf-documenten toevoegen

Je ordent simpel pdf-bestanden in Evernote. Klik Bovenaan op Nieuwe notitie. In het

rechterdeelvenster stop je de notitie vol met allerlei informatie. Als eerste voeg je een

pdf-bestand toe. Je sleept het pdf-bestand met bijvoorbeeld jouw energierekening vanuit

Windows Verkenner naar het deelvenster. De inhoud van het document is gelijk

zichtbaar binnen Evernote. Geef de notitie een logische titel. Verder is het slim om labels

aan de notitie te koppelen. Dit zijn trefwoorden (tags) waarmee je bepaalde onderwerpen

snel terugvindt.

Als je bijvoorbeeld consequent bij iedere notitie het jaartal als label opgeeft, vraag je

eenvoudig de volledige administratie van ieder jaar op. Handig als je bijvoorbeeld je

aangifte inkomstenbelasting gaat indienen, want je hebt vlot alle relevante informatie bij

de hand. Je herhaalt bovenstaande stappen om alle pdf’jes (en afbeeldingen) uit jouw

administratie aan Evernote toe te voegen. Alle labels verschijnen aan de linkerkant.

Evernote is in staat om de inhoud van pdf’jes te doorzoeken. Voorwaarde is wel dat de

pdf-bestanden met een OCR-programma zijn gescand. Gebruik de zoekfunctie

bovenaan in Evernote om de gewenste documenten te vinden.

www.computertotaal.nl/abonneren

www.facebook.com/computertotaal

www.twitter.com/computertotaal

Deze presentatie wordt je aangeboden in samenwerking met de redactie van

Computer!Totaal, het grootste computermagazine van de Benelux. Kijk voor meer

informatie over abonnementen op onderstaande url.