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A Gestão da Manutenção de Frota é um trabalho complexo, que analisa diversos tipos de informações referentes às atividades dos veículos. O gestor precisa ficar atento a tudo que acontece – das manutenções realizadas aos quilômetros rodados. Só assim é possível fazer uma avaliação geral sobre a eficiência da frota e o custo total das operações. Por isso, o uso de softwares pode facilitar e agilizar o trabalho de Gestão da Manutenção de Frota. Mas esse programa precisa ser muito bem selecionado. Do contrário, só vai trazer dor de cabeça ao invés de ajudar na solução do problemas. Para orientar os Gestores de Frota nessa importante decisão, separamos algumas dicas fundamentais sobre como escolher um software de Gestão de Frota, mostrando todos os itens que ele deve verificar antes de adquirir um programa. Confira no material as perguntas que devem ser feitas para se chegar à escolha do sistema ideal para a Gestão de seus veículos:
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DICAS DE OURO PRA VOCÊ ESCOLHER O MELHOR PARA SUA EMPRESA
Como escolher um
Software para
GESTÃO DE FROTAS
A Gestão de Frota é um trabalho complexo, que analisa diversos
tipos de informações referentes às atividades dos veículos.
O gestor precisa ficar atento a tudo que acontece - das
manutenções realizadas aos quilômetros rodados. Só assim
é possível fazer uma avaliação geral sobre a eficiência da frota e o
custo total das operações.
Por isso, o uso de softwares pode facilitar e agilizar o
trabalho de Gestão de Frota.
Mas esse programa precisa ser muito bem selecionado.
Do contrário, só vai trazer dor de cabeça ao invés de ajudar na solução
do problemas.
Para orientar os Gestores de Frota nessa importante
decisão, separamos algumas dicas fundamentais sobre
como escolher um software de Gestão de Frota, mostrando
todos os itens que ele deve verificar antes de adquirir um programa.
Confira nos slides seguintes as perguntas que
devem ser feitas para se chegar à escolha
do sistema ideal para a Gestão de sua Frota:
1. Minha empresa está pronta para
adquirir um Software?
Essa é uma das primeiras perguntas que os Gestores
de Frota fazem. E a resposta é sempre: SIM.
Não importa o tamanho da empresa ou a quantidade
de veículos, um software sempre pode ajudar na sua
Gestão (desde que seja bem escolhido, claro).
Tanto faz se a empresa já tem alguns anos de
experiência ou começou a atuar na semana passada.
Quanto antes você gerenciar as atividades de seus
veículos de maneira organizada e dinâmica, mais
rápido sentirá os resultados positivos e estará na
frente dos seus concorrentes.
2. Quais meus objetivos e orçamento?
Antes de sair em busca do software perfeito, você
precisa saber o que você quer que ele lhe proporcione,
e definir qual é a verba disponível para isso.
Dessa forma, você vai começar a sua escolha tendo
em mente exatamente aquilo que você procura. Assim,
já pode eliminar opções fora de suas necessidades.
3. Qual o melhor tipo de software para a minha
empresa: Software On-line (SaaS) ou Software
Instalado (On-premise)?
As respostas para essa pergunta vai depender de vários
fatores: desde seus objetivos e necessidades até a
estrutura disponível em sua empresa.
Veja nos dois slides seguintes, tudo que é preciso
verificar para saber se o melhor é um software de
Gestão de Frota on-line, disponível para acesso em
qualquer computador com acesso à internet, ou um
software instalado nos computadores da empresa:
3.1 Infraestrutura
Sua empresa tem capacidade (física e financeira) para
montar toda uma infraestrutura e um time de Suporte
interno? Ou prefere um software que o suporte seja de fora e
gratuito?
Softwares on-line necessitam apenas de conexão de
internet, já os instalados, demandam investimento em
equipamentos, banco de dados e equipe especializada.
3.2 Atualização das versões do Software
Antes de adquirir o Software, é necessário investigar como
funcionam os processos de atualizações do sistema. A
atualização da versão é automática? A atualização requer
algum novo investimento periódico? De quanto em quanto
tempo haverão atualizações para versões melhores? Isso vai
impactar diretamente na eficiência e nos custos futuros.
3.4 Implantação
Uma vez que a empresa contrata o software, o quanto antes ela o quer ver em
funcionamento. E é nessa hora que muitos fornecedores decepcionam, demorando muito
tempo na implantação ou ainda adicionando mais custos. Com os softwares on-line, tudo
funciona via web - inclusive a implantação. Já nos softwares instalados, há a necessidade
da presença do consultor para que o sistema seja implementado. Leve isso em
consideração na hora de escolher o programa para sua Gestão de Frota.
3.5 Treinamento
Não basta apenas ter um software, é preciso que os
profissionais saibam utilizá-lo. Esse é um fator importante na
escolha do sistema. Verifique se a empresa fornecedora do
software oferece algum tipo de treinamento. Se sim, como
eles funcionam? Tem algum custo? São presenciais ou via
web? Lembre-se que treinamentos presenciais demandam
gastos com aluguel de sala, contratação de consultores,
hospedagem, alimentação etc.
4. Tem integração com outros sistemas? Talvez você não encontre um único sistema que satisfaça todas as suas necessidades. É
comum que as empresas contratem dois ou mais softwares para cobrir por completo as
atividades dos veículos. Por isso, é importante verificar se o Software de Gestão de Frota
que você está adquirindo possui integração ou possibilita a importação de dados de
outros programas. Isso é fundamental para que as informações possam ser agrupadas
e analisadas de maneira ágil e dinâmica.
5. Como funciona a alimentação e importação
dos dados?
O objetivo do sistema é que ele agilize e dê mais tempo ao Gestor de Frota. Por isso, ele
deve ser fácil de ser utilizado internamente. Verifique como funciona a alimentação ou a
importação dos dados no sistema. Qualquer pessoa da empresa pode realizar esse
processo ou há necessidade de contratação de algum consultor técnico?
6. Quais são os métodos de pagamento? Os fornecedores de softwares geralmente oferecem duas
modalidades para pagamento: Licenciamento ou
Mensalidade. Os valores de licenciamento são bem altos,
porém, a empresa paga uma só vez. Por outro lado, a
vantagem de pagar por mensalidade é que, geralmente,
nesse modelo, a atualização é automática e os treinamentos
e a implantação são gratuitos.
Levando em conta os serviços incluídos, a mensalidade
acaba saindo mais barato, na maioria das vezes. Além disso,
no sistema de mensalidade, é possível adquirir e testar por
um tempo e, se precisar, cancelar – o processo é mais
simples.
Avalie tudo que está incluso dentro do valor do
Licenciamento ou da Mensalidade para saber o que é mais
vantajoso para sua empresa.
7. Qual o nível de segurança do programa?
Dentro desse sistema estarão as informações mais
valiosas de sua empresa: os dados sobre os
veículos de sua frota. Por isso, é indispensável que
o programa tenha o máximo de segurança para
proteger essas informações. Verifique quais são os
processos e os sistemas de segurança utilizados.
Questione, por exemplo: o que acontece com os
dados da minha frota se houver um dano
irreversível no computador? Nesse caso, sistemas
on-line são muito mais vantajosos, pois guardam
as informações na nuvem (em banco de dados
web, independente da infraestrutura física).
8. É padrão ou há possibilidade de
personalização?
Se você precisa que o software adapte algumas ferramentas para a sua empresa, deve
verificar essa possibilidade antes de contratá-lo. Verifique se há a opção de
personalização do sistema para suas necessidades. Se o programa oferecer
customização, questione como funciona, quanto custo, como é realizada etc.
9. É completo?
A resposta vai depender do que você considera
como “completo”. Mas, independente de suas
necessidades, existem alguns itens básicos que o
programa deve oferecer para ser considerado um
Software de Gestão de Frotas completo.
São eles: Controle do Combustível, Controle dos
Pneus, Controle de Portaria, Gestão da
Manutenção da Frota, Controle de Documentos,
Controle de Abastecimento e Custo da Frota.
Um programa que ofereça todas essas
funcionalidades tornarão a Gestão da sua Frota
muito mais segura e ágil.
A Sofit é pioneira no
mercado de Gestão de
Frotas e, sabendo que este é
um mercado carente de
conteúdos de qualidade,
resolveu dividir todo o
conhecimento de seus
consultores com os Gestores
de Frotas do mundo inteiro!
Esperamos que essas dicas
possam lhe orientar na busca
pelo Software ideal para a
Gestão de Frotas de sua
empresa.
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CONSEGUIREM MELHORES RESULTADOS COM A GESTÃO DE FROTAS!
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