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Die Prozesskette - von der Beschaffung bis zur Integration und Bearbeitung der daraus resultierenden externen Belege (Rechnungen, Lieferscheine u.a.) - birgt in vielen Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen erhebliche Optimierungspotenziale in Qualität, Wirtschaftlichkeit und personellen Ressourcen. Neben den logistischen IT-Funktionen stehen dabei die Prozesse für Prüfung, Entscheidung und Freigabe im Vordergrund, welche durch das Setzen von Standards und Regeln zu definieren sind. Dies erfordert die Einbindung der notwendigen Daten aus den ERP-Systemen, der relevanten Dokumente, sowie die Abbildung der Policies in unternehmensweiten Workflows zur Adressierung der der beteiligten Funktionen und Hierarchien sowie zur Prozess-Dokumentation. Die DAConsulting Anwendungsreihe Business-Process-Automation bildet die Prozesskette `Purchase to Pay‘ von der Bedarfsanforderung sowie die durch dispositive Verfahren generierten ERP-Orders in vollständiger und integrierter Form ab, wobei die DMS Funktionen für Dokumente aller Art ein zentraler Bestandteil sind. Ein wesentliches Element der Anwendung ist die `Universalität´, was die Integration von beliebigen ERP-Systemen mit zugänglichen/funktionalen Dateninterfaces ermöglicht. Referent: Dieter Ackermann, Geschäftsführer, DAConsulting GmbH Weiter Information finden Sie unter http://ecm-navigator.de/termine/business-process-automation-purchase-pay-von-der-bedarfsanforderung-zur-rechnungsbearbeitung
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D-64293 Darmstadt Otto-Hesse-Str. 19, T2/201
Phone: +49(0)6151-50017-0
www.daconsulting-gmbh.de
IT Solutions & Services
DAConsulting GmbH
DAConsulting
DAConsulting
Business Process Automation (BPA)
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Eine IT-Anwendungsreihe der
DAConsulting GmbH Darmstadt
DAConsulting
DAConsulting
Business Process Automation
Universale, Web- & Workflow basierte IT-Anwendungsreihe
zur Unterstützung
prüfungs- , entscheidungs- & freigaberelevanter Geschäftsprozesse
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DAConsulting
DAConsulting
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Universal: - nicht limitiert auf eine bestimmte IT-Infrastruktur (z.B. ERP-System) ….
- …. d.h. integrierbar in beliebige IT-Umgebungen
- unbegrenzt scalierbar (Benutzer, Daten, Dokumente)
- international nutzbar (z.Z. GER / ENG / ESP / FRZ / + User-Interfaces)
Web-basiert: - Nutzung des WWW als ‚Transport- & Kommunikationsmedium‘
- Web-Browser only (d.h. einfacher Rollout / Nutzung überall wo Web-Zugang)
Workflow-basiert: - Prozess abhängig zu definierende Workflows für Daten & Dokumente
Prüfen & Entscheiden: - Hinterlegung von Hierarchien, Regeln & Policies
- Zusammenführung von
Informationen, Regeln & Beteiligten, Dokumentation
Anwendungsreihe: - Integration unterschiedlicher Anwendungsbereiche, modular nutzbar (von der Bedarfsanforderung bis zur Datenübergabe an die Finanzbuchhaltung)
DAConsulting
DAConsulting
Business Process Automation
Universale, Web- & Workflow basierte IT-Anwendungsreihe
zur Unterstützung
prüfungs- , entscheidungs- & freigaberelevanter Geschäftsprozesse
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DAConsulting
DAConsulting
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`Purchase to Pay´ Prozesse
im Supply Chain Management
für
NPM (non productive materials) Dienstleistungen Investitionen
ERP Orders
Bedarfsanforderung (BANF)
autom. Dispositionsverfahren
! mit der Integration aller relevanten Dokumente !
DAConsulting
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Belege des Rechnungswesens
• Eingangsrechnungen / Gutschriften / Reise-Belege • interne Buchungsbelege (z.B. Sachkontenbuchungen/Umbuchungsbelege usw.)
Belege des Vertriebs • Ausgangsrechnungen / Auftragsbestätigungen
Belege der Beschaffung • Bestellungen / Lieferscheine / Leistungsnachweise bei Dienstleistungen
Belege der Logistik • Lieferscheine, Frachtpapiere, Abliefernachweise
Verträge • Miete / Leasing / Wartung / Dienstleistung , Personal usw.
Formulare (alle Arten von internen Formularen, z.B. Bedarfsanforderung, Urlaubsantrag, Reiseantrag)
Schriftverkehr (Briefe, FAX, MS-Word, MS-Excel u.a.)
und andere ..…… (individuell zu definierende Dokument-Typen)
Dokument-Typen
Dokumente im Sinne dieser Anwendungen
DAConsulting
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Wesentliche Reduzierung des manuellen Aufwandes (Kopieren, Verteilen, Ablegen, Suchen, Nachfragen, Hinbringen, Abholen usw.)
Verbesserung der Qualität (Hinterlegung von Standards, Regeln & Wissen, z.B. Kontierungen, Workflows u.a.)
Beschleunigung der Prozesse (z.B. schnellere Bearbeitung von Rechnungen zur optimalen Skonto-Ausschöpfung)
Nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse (Status der Bearbeitungsprozesse, Teilnehmer - wer/was/wann - usw.)
Freisetzung von personellen Ressourcen für produktivere Arbeiten
Allgemeine Zielsetzung
…. letztlich
Reduzierung von Personal- & Zeitaufwand
DAConsulting
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Document Input Management
DAConsulting
DAConsulting
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Dokumenten-/Daten – Input
DAC BPA-System
Daten- & Dokument Steuerung
DDI
Dokumente DMS
Dokument Meta-Daten
Dokumente ARCHIV
Papier Dokumente
(z.B. Rechnungen)
DDI – Daten & Dokumenten Input - Klassifizierung von Dokumenten - Validierung der Meta-Daten gegen Stammdaten - Ergänzung der Meta-Daten aus Stammdaten
Scan-Input (Data Capturing) & Verify
Andere Dokument- & Datenquellen - ZUGFeRD - EDI (Daten & Dokumente) - E-mails (mit Dokumentenanhang) - PDF‘s aus Spool-Files aus eigenen IT- Anwendungen (z.B. Lieferscheine o.ä.)
Dokumente
Anw. Datenbank
DAConsulting
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Dezentraler Scan- / EDI - Input SCAN-CLIENTS in eigenen Lokationen
Scan-Server Klassifizierung
& Data-
Capturing
Rechnungen
Zentrale `virtuelle Ordner´ in DMS
Documents Location A
EDI Lieferant B
Documents Location C
ZUGFeRD Lieferant D
Documents Locations
…. n
und andere
Document Input Management / Prinzip der Scan- / EDI Prozesse (Beispiel Rechnungen)
DATEN
Anwendungen mit Zugriff auf Dokumente
DDI Daten- &
Dokumenten Input Modul
Doc‘s & Daten
Dokumente &
Meta Daten
Dokumente
D
A
T
E
N
Intranet
WWW
PDF‘s
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DAConsulting
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Liste als Ergebnis des Dokumenten-Inputs (Rechnungen)
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DAConsulting
DAConsulting
Simultane Darstellung von Dokument & Bearbeitungs-/Dateneingabe - Form (Beispiel)
Workflow - Dokumentation
Kommentar-Feld
Kopf-Daten
Positions-Daten (beliebige Anz. Pos.)
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DAConsulting
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Simultane Darstellung von Dokument & Bearbeitungs-/Dateneingabe - Form (Beispiel)
Workflow - Dokumentation
Kommentar-Feld
Positions-Daten (beliebige Anz. Pos.)
Prüfungs- Anweisungen Regeln
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DMS / Dokumentsuche
Trefferliste • mit Link zu Dokument
Suchkriterien • abhängig von Dokument-Typ • Auswahl aus hinterlegten Meta- Daten • und/oder Text bezogenes Suchen
Dokumentenformate
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Internal Reports
Complex Print Documents
Faxes
Check Images
PC Documents
PDF Documents
Photos
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Purchase to Pay
Bedarfs-
Anforderung
BANF
Beschaffung Rechnungs
bearbeitung
ERP-Systeme
Finance
Material-
wirtschaft
‚ungeplante‘ Rechnungen
übliche Prozedur bei der Nutzung von isolierter (Papierform/Web-Form) BANF
geringe Transparenz über
Obligos aus Bedarfsanforderungen
Budget-Auslastung der Anforderer
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Purchase – via Controlling - to Pay
Workflows & Funktionen für Anforderung / Genehmigung / Beschaffung
Workflows & Funktionen für Beleg- & Rechnungsbearbeitung
Informations- & Controlling-System
Dokumenten-Management-System
Integrierte Support Funktionen
Bedarfs-
Anforderung
(BANF)
Reiseantrag
Controlling
Beschaffung
/
Fulfilment
Rechnungs
bearbeitung
ERP-Systeme
Finance
Material-
wirtschaft
BUDGET
‚geplante‘ Rechnungen
DAConsulting
DAConsulting
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Bedarfsanforderung / Beschaffungsprozess
Zielsetzung der BANF:
Keine Eingangsrechnung ohne Bestellung/Dokumentation der Anforderung/Genehmigung Funktionan der BANF:
interaktive Web-Form mit hinterlegten Daten (Defaults bzw. aus Tabellen) wie Organisationseinheit / Benutzer Kreditor / Material- / Leistungskataloge zur Auswahl & Steuerung (z.B. Web-Shops)
Verträge / Kontrakte
Web- basierter Workflow-Prozess für Prüfung & Genehmigung
hinterlegbare Dokumente (Ablage in allgemeinem DMS) zur Dokumentation/Ergänzung (Angebote, technische Dokumente, Excel-Sheets, Investitionsantrag usw.)
hinterlegte Budgets zum Beschaffungs-Controlling (Auf Anforderungs-Ebene, nicht Rechnungs-Ebene !)
Funktionen der Beschaffung
Konsolidierung unterschiedlicher BANF‘s auf Artikel- / Lieferanten – Ebene
Beschaffungsprozess
WF/Folge-Prozesse
Prüfung / Kontierung
Prüfung / Kontierung
DAConsulting
DAConsulting
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Vertrag
Kontrakt
Order / LS / WE
- beliebige ERP-Systeme - DAC-BANF
Bearbeitung von Rechnungen mit Bezug zu bestehenden Vorgängen
Rechnung
Orders aus
ERP Systeme DAC BANF
Rechnung
Integriertes
Vertrags-Mgmt-System
Rechnung
Beleg – Typ
Kontierung
WF/Folge-Prozesse
WF/Folge-Prozesse
A
N
W
E
N
D
U
N
G
E
N
Beleg - Typ
Regelwerk
Workflows und Folgeprozesse
Bezug
Bezug
Bezug
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DAConsulting
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Bezug zu bestehenden Vorgängen
Art & Auswahl
Beleg-Typ
Vordefinierter Beleg-Typ (bzw. Rechnungs-Typ) mit hinterlegter Kontierung & Workflow zur Zuordnung zu einem entsprechenden Beleg (welcher keinen Bezug zu Bestellung bzw. Vertrag hat)
Konto & Zurechnungsobjekte Workflow
DAConsulting
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Rechnungsprüfung
Abgleich Rechnung / Wareneingang / Bestellung auf Positions-Ebene
Beleg Beleg Position Datum Teile-Nr. Bezeichnung Menge Preis Wert Aktion
Nr. Vertrags-Nr.
Rechnung 12345 1 10.06.2013 24373 Schraube M8 100 10 1.000 1
Bestellung 150 1 15.05.2013 24373 Schraube M8 100 10 1.000 1
Wareneingang 4712 4 01.06.2013 24373 Schraube M8 100 10 1.000 1
Rechnung 12345 2 10.06.2013 24383 Schraube M10 100 10 1.000 1
Bestellung 150 2 15.05.2013 24383 Schraube M10 100 10 1.000 1
Wareneingang 4815 1 08.06.2013 24383 Schraube M10 99 10 990 1
Rechnung 12345 3 10.06.2013 24393 Schraube M12 110 10 1.100 1
Bestellung 150 3 15.05.2013 24393 Schraube M12 110 10 1.100 2
Wareneingang 4815 2 08.06.2013 24393 Schraube M12 100 10 1.000 3
Quelle Wareneingang ext. ERP-System / DAC BANF Aktion: 1 Akzeptieren
Bestellung ext. ERP-System / DAC BANF 2 Bestellung Abschliessen
3 Gutschrift / Belastung über Differenz
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Interfaces zu Rechnungswesen & ERP-Systemen
DAC-BPA System
Beliebige ERP- / Finance-Systeme mit zugänglichen & funktionalen Daten-Interfaces
Aktuelle & gültige Konten / Zurechnungsobjekte
Konten / Zurechnungsobjekte / Werte
Die Konten & Zurechnungsobjekte werden periodisch (z.B. täglich) mit dem führenden ERP-/ Finanz - System synchronisiert.
Bestellungen /Wareneingang
DAConsulting
DAConsulting
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Hilfreiche Funktionen in der Rechnungsbearbeitung
Automatische Aufteilung von Rechnungsbeträgen auf Zurechnungsobjekte über hinterlegte Verteilungsschlüssel
Übernahme von vorbereiteten Split-Buchungen aus EXCEL-Tabelle (Copy/Paste)
Kopieren von Kontierungen
Mandanten übergreifendes Kontieren von Belegen
Fakturierung von Beträgen/Teilbeträgen aus Eingangs-Rechnungen z.B. auf andere Gesellschaften oder extern
Erzeugung von Lastschrift / Gutschrift bei der Rechnungsprüfung
Das `Anhängen´ von weiteren Dokumenten an eine Rechnung/Beleg
Blättern in Zahlungsvorschlags-Liste bzw. definierter Teilliste
Buchungssperre / Zahlungssperre
Skonto-Ampel zur Visualisierung der Skonto Bedingungen / Status
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DAConsulting
DAConsulting
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P 1 P 2 P 3
P 2
P 3
P 4 P 5
P 1
H 3
H 1/1 H 1/2 H 1/3
H 2
• Direkte Adressierung
• Kreis-Prozesse
• Hierarchische Prozesse
IN OUT
IN / OUT
IN
OUT
Info 1 Info 2
Info 3 Info 4
… in Verbindung mit parallelen Workflows
WORKFLOWS
Workflows als wesentliches Element aller Anwendungen
Info 1 Info 2
Info 3 Info 4
Information
(z.B. zur Kenntnisnahme)
Bearbeitung (z.B. Kontierung)
Prüfung
(z.B. sachliche Prüfung)
Genehmigung
(z.B. Zahlungs-anweisung)
Definition Workflow: Eine Folge von Prozessschritten /Arbeitsabläufen /Aufgabenzuweisungen innerhalb der Unternehmensorganisation, aber auch mit externen Partnern
Funktionen • Vertretung • Erinnerung • Eskalation • Ersetze A durch B
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Steuerungsmöglichkeiten der Workflows
UND / ODER Bedingungen
Rechnungs- Mandant Kosten- Kosten- Akzeptanz Projekt Budget
Betrag Art Stelle Gutschrift
Benutzer A > 10.000 1743 6000
Benutzer B > 50.000 20 Investition
Benutzer C > 100
Benutzer-Gruppe 1 < 20.000 10 8000
Benutzer D
Benutzer E
DOCUMENTS
ORDERS
ORDERS
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Gesamtprozess `Purchase to Pay´
ORDER REQUEST (BANF)
SUPPLIER
WEB-based
WORKFLOW
Prüfung Genehmigung
REQUEST
ERP-SYSTEM
A ORDERS
Approved Orders
- NPM - Services - Invest
Invoice Processing by linking - Supplier-Data - Orders - Contracts - Invoice-Type
PAPER
INVOICES
SCAN
EDI
WEB-based WORKFLOW
Prüfung Genehmigung
ORDERS
DMS
ARCHIV
FINANCE B
ERP-SYSTEM
B ORDERS
INVOICES
FINANCE A
INTERFACE
INTERFACE
CONTROLLING
BUDGET
Verträge /
Kontrakte
Web- Shops
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geprüfter / genehmigter / kontierter Beleg (Rechnung)
vollständige Dokumentation (wer / was / wann usw.)
Transparenz über Stati & Verbleib der Belege Aussagen über Durchlaufzeiten & Verweildauer der Belege
verifizierter Datensatz (Buchungsdaten) an Rechnungswesen
jederzeit Zugriff auf Dokumente (DMS / Archiv)
ERGEBNIS
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Anwendungsreihe / integrierte Anwendungsbereiche / modular nutzbar
Allgemeine Tools für alle Fachanwendungen
Dokumenten-Input-Management (Scan-Prozesse, EDI-Verfahren)
Dokumenten-Management-System (DMS)
Dokumenten-Archiv
Informations- & Controlling System
Spezielle Fachanwendungen
Bedarfsanforderung (BANF) / Beschaffungsprozess
Rechnungs-Eingangsbearbeitung (Kontierungs-, Prüfungs- & Genehmigungsverfahren)
Universales Vertrags-Management-System
Reise- & allgemeines Spesen Management (Antrag / Erfassung & Abrechnung)
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`Single-Server´ & Web - Implementierung
Zentraler Application Datenbank Web-Server
`Single-Server´
IBM POWER System i
Mobiler wireless Zugang
Integrität von Anwendung, Datenbank & Web-Dienste durch `Single-Server´
Unlimitierte Skalierbarkeit von Serverleistung , Anwendung , Nutzern
Hohe Sicherheit & Verfügbarkeit
Web-Application (Web-Browser only)
…..dadurch einfacher , schneller und wirtschaftlicher Rollout
Home Office
Werk 1
Location n
Werk 3
Sales Office 2
WWW
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Zusammenfassung
Abbildung der ganzheitlichen Geschäftsprozesse durch Vollständigkeit in Funktionalität, Dokumentation und Transparenz vom Dokumenten-eingang bis zur abgeschlossenen Bearbeitung
Integration aller Prozesse, Funktionen und Daten (in einem `Single Server´)
Wirkungsvolle Benutzerunterstützung durch Hinterlegung von Wissen und Regeln (z.B. vordefinierte Kontierungen, Benutzerführung & Workflows)
Unabhängigkeit von Ort und Zeit durch Web-basierte Anwendungen und Workflows
Einfacher Rollout durch zentralen Application-/Datenbank-/Web-Server und Nutzung von `thin Clients´ (nur Web-Browser erforderlich)
Durch `Universalität´ integrierbar in beliebige IT-Umgebungen
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