Upload
commgres-conference-agency
View
2.173
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Omschrijving van de 7 fasen die doorlopen worden bij het organiseren van een congres
Citation preview
Inspirerende congressen: een uitdaging!
21 november 2007
Marga Groot Zwaaftink
Introductie
Congressen
Feedback
Doorlopend:
Discussie/stellingen
Introductie:
• HHS Maastricht• Euroforum• Ondernemer…
Doelstelling:
• Inspirerend voor deelnemers
• Volle zaal• Binnen budget• Scoren voor jouw
organisatie (en carrière)
Stelling: Congressen zijn duf, saai!
Fase 1• Communicatie mix• Doel• Financiën
• Congres als onderdeel van communicatiemix
• Impact van ‘live’• Wie willen we zijn:
initiator of volger
Advertentie
DirectMail
TV/radio
Internet
BeurzenPR
Doel van congres
• Impact• Financieel• Uitstraling
Succesbepalers
Sponsors
LocatieInitiatief-nemer
PCO
Deel-nemers
Congres
Tijdspad project
• Datum congres• Datum uitnodiging
versturen• Datum uitnodiging naar
drukker
Stress: sprekers, adressen, teksten, logo’s sponsors, deelnemerslijst, congresmap
Wie doet wat: projectteam
• Inhoud• Marketing• Sponsoring• Financiën• Logistiek• Projectleider
Fase 2: Inhoud
• Thema bepalen• Inhoud opzetten• Werkvormen
Inhoud
• 6 sprekers op een rij met lunch….
• thema, subthema’s• sprekers benaderen• rol dagvoorzitter
Fase 3:Sponsors/exposanten
• Voor- en nadelen• Doel vaststellen• Financiën• Wie doet wat
Fase 4: Communicatie
• Sprekers• Deelnemers werven• Pers
• Middelen voor congres promotie:websiteemailpostsms alert, weblog, Googleadvertenties, bijsluiten in vakbladenPR
Fase 5: Logistiek
• Draaiboek• Inkoop• Registratie/facturatie• Deadlines
Media
Transport
Prof.Dagvoorz
Congres-locatie
Catering
Act
Aankleding
Techniek
Drukker
Ontwerper
INKOOP
• Deelnemersregistratie/
communicatie
visitekaartje
ambassadeurs
bevestiging, factuur, herinnering
Fase 6: Congresdag • opbouw• briefing• dubbel check• registratie: regulier,
on site, pers, sprekers• dagdraaiboek
• Social event
intensiteit voor deelnemers
impact op imago congres
check/dubbel check
Fase 7: na afloop• Evaluatie deelnemers • Evaluatie projectteam• Communicatie
deelnemers/sprekers/pers
• Volgende editie
Bedankt voor jullie aandacht!
GSM: 06 – 234 66 473