56. Obtenga el control de los procesos documentales, con K2B Gesdoc Express

OBTENGA EL CONTROL DE LOS PROCESOS DOCUMENTALES, CON

K2B GESDOC EXPRESS Guillermo Fernández – Diego González

www.k2b.com

¿Para qué organizaciones aplica un gestor de procesos documentales? • Las que cuentan con procesos como:

• Trámites, Expedientes, Procesos administrativos internos • Relacionados a Documentos físicos / electrónicos / info

• Las que tengan esta realidad: • Dificultad con el seguimiento • Pérdida de tiempo y de información • Requerimientos normativos • Necesidad de eliminar papel

Producto Metodología Express

Oportunidades &

Beneficios

K2B Gesdoc – Objetivos

Gestión por Procesos y Transversal

Mayor eficiencia operativa

Reducción de tiempos de tramitación

Eliminación del papel

Acceso en línea desde toda la organización

Mayor Control

Arquitectura

Full Web

BPM

Manejo Documentos

Formularios Extensiones

Sistema Paramétrico

Búsquedas Estadísticas

Full Web

Características K2B Gesdoc


Arquitectura

Full Web

BPM

Manejo Documentos




Tecnología de Workflow (BPM)

• Modelador de Procesos • Rutas libres • Rutas estructuradas • Rutas mixtas

• Bandeja de Entrada

BPM

• Con funcionalidad de dominio específico por sobre la capa de BPM



Arquitectura

Full Web

BPM

Manejo Documentos




• Versionado

• Control concurrencia

• Firma Digital

• Plantillas

• Indexación

• Búsquedas Texto Completo

• Seguridad


Arquitectura

Full Web

BPM

Manejo Documentos

Formularios y

Extensiones



• Manejo de Formularios

• Predefinidos

• Dinámicos

• Externos


Arquitectura

Full Web

BPM

Manejo Documentos




• Estructura Organizativa

• Modelado de Procesos y Asuntos

• Modelado de Condiciones complejas


Arquitectura

Full Web

BPM

Manejo Documentos




• Búsquedas y Consultas

• Datos identificatorios

• Datos de Formularios

• Datos de Actuaciones

• Contenidos (full-text)

• Consulta de Plazos

• Consulta de Circulación

• Reportes Estadísticos

Búsquedas y Consultas


Arquitectura

Full Web

BPM

Manejo Documentos




• Tecnología embebida

• GxFlow y GxPortal

• Orientado a Servicios

• Interacción con sistemas

externos

• Alto nivel de modelado

• Capa lógica orientada a gestión

de procesos documentales

Arquitectura K2B Gesdoc

Bandeja de Entrada

Motor de Workflow

Usuarios y Roles

Modelador de Procesos (GXPM)

Aplicación Externa (Legado)

Aplicación Externa

(Desarrollo)

Ejecución Documentos, Expedientes

Portal

Búsquedas y Consultas

Organigrama

Administración Parametrización

Modelado

Tipos de proyecto K2B Gesdoc • Niveles de adopción incremental:

Nivel 1

• Proceso de ruta libre • Modelado de un tipo de proceso • Uso de formularios dinámicos • Sin programación

Nivel 2

• Procesos de ruta Libre • Modelado de nuevos Tipos de proceso • Condiciones complejas • Uso de formularios externos.

Nivel 3

• Procesos de ruta Libre, Estructurada o Mixta • Interacción con aplicaciones externas (existentes) • Desarrollo de nuevas aplicaciones.

Tracking

Ruteo a personas

Gestión Electrónica

Formalización de Procesos

Proyecto K2B Gesdoc Express

• Objetivos: • Primero tomar control para después poder realizar ajustes • Rápida adopción de principales beneficios • Expansión incremental • Disminución de riesgo ante el cambio

• Adopción de tecnología • Adopción en uso

Nivel 1 • Instalación del producto, modelado básico de un proceso con ruta libre.

Características Express

Área de dominio reducida

Instalación de ambiente pre-configurado

Prototipación “en caliente”

Cero programación

Esfuerzo de Implantación: 1 mes

Metodología Express

Instalación

•Producto pre-configurado

•Ambientes: Test y Producción

Nivelación

•Prepara a usuario clave

•Capacitación

Modelado

•Tipo de Asunto •Usuarios •Permisos •Organigrama •Entrenamiento

de usuarios clave

Capacitación

•Usuario final •Administradores

Puesta en Producción

•Prototipación en caliente

Apoyo

•Apoyo durante primeros ciclos de uso

Gestión de proyecto

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4

Producto Metodología Express

• Empoderamiento de áreas TI • Alto valor agregado con bajo esfuerzo • Rápida adopción • Disminuir riesgos del proyecto • Posibilidad y soporte para evolución

funcional Express

Guillermo Fernández [email protected]

¡Muchas gracias!

Diego González [email protected]

Technology

56. Obtenga el control de los procesos documentales, con K2B Gesdoc Express