Embed Size (px)
Citation preview
LUPAPISTERakennusvalvontojen kuntatapaaminen 21.4.2016 | Jyväskylä@lupapiste #lupapiste #ravatapaaminen
OHJELMA› 09.00-09.30 Aamukahvi› 09.30-10.00 Tervetulosanat› 10.00-11.00 Järvenpään ja
Hyvinkään rakennusvalvontojen sähköinen yhteistoimintamalli
› 11.00-12.00 Lounas› 12.00-12.30 Lupapisteen
tiedonhallinta
› 12.30 – 13.00 Sähköinen lupakäsittely ja tiedonhallinta Keski-Suomessa
› 13.00-13.30 Lupapisteen toiminnot hyötykäyttöön
› 13.30-14.00 Kahvitauko › 14.00-14.30
Lupapisteen käytettävyys› 14.30-15.15 Palvelun
kehittyminen› 15.15-15.30 Lopetussanat
KAPUPÄIVÄ PIDETTIIN EILEN
KAPUJENGI
THE KAPU = JOHANNA AHO
KUULUMISIA LUPAPISTEESTÄ› SADe-ohjelman jälkeinen aika alkanut 1.1.2016
• Tuote- ja ohjausryhmä koottu kuntien ja YM:n edustajista
› Toiminta kasvaa, tiimi muuttuu• Joona Majurinen tiimiin. Yrityspalveluiden kehittämiseen Paula Vahtola.• Kehitys kolmella paikkakunnalla. Viiveitä siirtymisessä.
› Vuoden 2016 tavoitteet • 100% asiointi• Täysin sähköinen toiminta
› Lupapisteen tiedonhallinta on katselmoitu arkistolaitoksen toimesta 5.4.2016
31000 61% 141
KÄYTTÄJÄÄ
KUNTAA
SUOMEN VÄKILUVUSTA PALVELUN PIIRISSÄ
KÄYTÖSSÄ TAI TULOSSAAkaa, Alavieska, Askola, Brändö, Eckerö, Enontekiö, Eura, Finström, Föglö, Geta, Hamina, Hammarland, Hanko, Harjavalta, Heinävesi, Helsinki, Hirvensalmi, Hyvinkää ,Hämeenkyrö, Hämeenlinna, Ii, Iisalmi,
Ilmajoki, Imatra, Inari, Inkoo, Isokyrö, Janakkala, Joensuu, Jomala, Joroinen, Järvenpää, Kajaani, Kalajoki, Kangasniemi, Kannonkoski, Karkkila, Karstula, Kauniainen, Kempele, Kerava, Keuruu, Kinnula, Kirkkonummi,
Kittilä, Kiuruvesi, Kivijärvi, Konnevesi, Kotka, Kristiinankaupunki, Kumlinge, Kuopio, Kustavi, Kuusamo, Kyyjärvi, Kökar, Köyliö, Lapinlahti, Lemland, Lieksa, Lieto, Lohja, Lumparland, Maarianhamina, Masku,
Merijärvi, Miehikkälä, Mikkeli, Multia, Muonio, Mustasaari, Myrskylä, Mäntsälä, Naantali, Nivala, Nokia, Nurmes, Nurmijärvi, Oulu, Paimio, Parainen, Pelkosenniemi, Petäjävesi, Pieksämäki, Pihtipudas, Pirkkala,
Pornainen, Porvoo, Pudasjärvi, Pukkila, Punkalaidun, Puumala, Pyhtää, Raasepori, Raisio, Rovaniemi, Rääkkylä, Saarijärvi, Salla, Salo, Saltvik, Sastamala, Savukoski, Seinäjoki, Sipoo, Siuntio, Sodankylä,
Sonkajärvi, Sottunga, Sund, Säkylä, Taivalkoski, Taivassalo, Tampere, Toivakka, Turku, Tuusula, Tyrnävä, Utsjoki, Uurainen, Uusikaupunki, Valkeakoski, Vantaa, Varkaus, Vieremä, Vihti, Viitasaari, Virolahti, Vårdö,
Ylivieska, Ylöjärvi
TILASTOA, KAIKKI HAKEMUKSET
04/20
14
05/20
14
06/20
14
07/20
14
08/20
14
09/20
14
10/20
14
11/2014
12/20
14
01/2015
02/20
15
03/20
15
04/20
15
05/20
15
06/20
15
07/20
15
08/20
15
09/20
15
10/20
15
11/20
15
12/20
15
01/20
16
02/20
16
03/2016
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
4500
AINEELLISESTA AINEETTOMAANJani Muhonen | Liiketoimintajohtaja | Lupapiste
LANTAA
© Ian Morris
JÄRVENPÄÄN & HYVINKÄÄN YHTEISTOIMINTAMALLIJouni Vastamäki | Johtava rakennustarkastaja | Järvenpää & HyvinkääMirja Kakkonen | Tiedonhallinnan suunnittelija | JärvenpääArto Toikka | Rakennustarkastaja | Hyvinkää
JOUNI
Johtava rakennustarkastaja Jouni Vastamäki
Järvenpään ja Hyvinkään rakennusvalvontojen sähköinen yhteistoimintamalli: prosessien perkaamisesta pysyväissäilytykseen
12.1.2016
Rakennusvalvonta(kin) elää suurta murrostaKehittäminen on paljon mukavampaa, kuin olla pakotettuna muutoksessa mukana.
Kehittäminen vaatii:• Innovatiivisuutta• Näkemystä• Rohkeutta• Määrätietoisuutta• Lannistumattomuutta• Laajaa ja monipuolista yhteityötä
12.1.2016 26
OPINNÄYTETYÖ YAMK, 2013 TUTKIMUSONGELMAT
Sähköinen asiakirjahallinto• Kartoittaa mahdollisuudet
paperittomaan lupakäsittelyyn ja arkistointiin.
• Käsikirjamainen ohjeistus, kuinka tavoitteeseen päästään.
Tietomallinnus• Mallien hyödyntäminen
rakennuslupaprosessissa.• Tarkastussääntöjen
kehittäminen• Säädöstenmukaisuustar-
kastelu erityisesti asuinkerrostaloissa.
Tekijä, muokkaa Perustyylissä
Lupapiste.fi-työpöydän kehittäminen, ohjaus ja seuranta.
Lupapisteen ensimmäinen lupahakemus 3/2013
Tekijä, muokkaa Perustyylissä
SUUREMMAT RAKENNUSVALVONTA-KOKONAISUUDET YHTEISEN SÄHKÖISEN ALUSTAN AVULLA
12.1.2016 31
Järvenpää-Hyvinkää sähköistä kuntayhteistyötä
Henkilöstömäärä yhteensä 2016
12.1.2016 32
Hyvinkää • Johtava rakennustarkastaja 0,5• Rakennustarkastajat 3,5 hlö• LVI-insinööri• Asuntosihteeri• Palvelusihteeri• HarjoittelijaErillinen asiakaspalvelupiste
Yhteensä 7 htv
Järvenpää• Johtava rakennustarkastaja 0,5• Lupatarkastaja• Rakennustarkastajat 2,5 hlö• Tarkastaja• Toimistosihteeri• Tekninen avustaja• HarjoittelijaErillinen asiakaspalvelupiste
Yhteensä 7 htv
Rakennusvalvontojen talous ja lupamäärä
12.1.2016 33
Hyvinkää 2014• Tulot 541 000 €• Menot -541 000 €• Käsiteltyjä lupia ja ilmoituksia
651 kpl
Hyvinkää 2015• Tulot 513 000 €• Menot -582 000 €• Käsiteltyjä lupia ja ilmoituksia
544 kpl
Järvenpää 2014• Tulot 420 000 € • Menot -519 000 €• Käsiteltyjä lupia 344
kpl
Järvenpää 2015• Tulot 786 000 € • Menot -569 000 €• Käsiteltyjä lupia 326
kpl
Kunta 2
Kunta 1
Rakennetaan palveluja digitaalisesti tehokkaasti ja asiakaslähtöisesti
Suunnittelija / konsultti
Lupaviran-omainen
Lupaviran-omainen
Muu viran-omainen
Asiointi-palvelu
AsiakasYksityinen
palvelutarjoaja
Yksityinen palvelutarjoaja
Mestari/ konsultti
Sähköinen arkistointi yhteisillä rajapinnoilla
Kunnan omat järjestelmät
Solitan sähköiset palvelut
Lupapiste sähköinen asiointi
Rekisterit / Asianhallinta(Facta, Locus, KuntaNet, Louhi)
Kauppapaikka
Sähköinen arkistoDokumentin-
hallintaTiedonohjaus-
järjestelmä
OnkaloAsiointi
Sähköinen vastaanotto
Kunnan oma arkisto (Optio)
SARKK, Tweb, AHJO
Keskitetään suunnittelijan ja työnjohtajan pätevyyden arviointia valtakunnallisesti
Järvenpään kaupunki
Tekijä, muokkaa Perustyylissä
Lähde:www.pksrava.fi
YHTEISEN SÄHKÖISEN ALUSTAN AVULLA YHTENÄISEMPIIN KÄYTÄNTÖIHIN KUNNISSA
Mitä on jo tehty• Siirrytty sähköiseen kokonaisuudessaan sähköiseen lupakäsittelyyn• Hyvä yhteistyö luottamushenkilöiden kanssa on syntynyt• Rekrytoitu yhteinen rakennustarkastaja• Tehtäväkuvia on tarkistettu• Sähköiset skypepalaverit otettu onnistuneesti käyttöön
– Luparyhmä, katselmusryhmä ja toimistoryhmä• Yhteinen päivystys on otettu käyttöön• Taksat on yhdenmukaistettu• Yhteisiä asiakaslähtöisiä linjauksia ja ohjeita• Sähköinen pysyväisarkistointilupa kevään aikana• Rakennusjärjestys on uusittavana
38
Yhteistyön helpottamiseksi paikkatiedot ja hankkeet helposti kaikkien saataviksi.
Kaavoitetaan, suunnitellaan, rakennetaan ja ylläpidetään tietomallipohjaisesti
12.1.2016 40
Kuva. Lähivuosina vahvasti kehittyvä Hangonsillan alue suunnitellaan 3D-tietomallia hyödyntäen.
Tekijä, muokkaa Perustyylissä
Tietomallia voidaan hyödyntää jo nyt lupamenettelyssä
RH2-tiedot EsteettömyysPaloturvallisuus
Lupa-asiakirjat
KäyttöturvallisuusKerrosala
Energialaskennat
Törmäystarkastelut
Tuottavuus
Rakennuksen elinkaari
Tarkastusasiakirja
SUURI KIITOKSENI
26.5.2014 43
MIRJA
Paperinen vai sähköinen• Asiakirjahallinta
– kaikkialla, missä on asiakirjoja• Asiakirjahallinto
– tekijät, kirjaamo, ohjeiden laatiminen• Tiedonhallinta
– laadukkaampaa asiakirjahallintaa• Tietohallinto
– ICT, softa + rauta
20.4.2016 45
Sähköinen• Lupapisteen asiointi ja tiedonhallinta
– luotu sähköiseksi alusta lähtien
• Sähköisen prosessin ymmärtäminen– ajattelutavan muutos
• Sähköisen prosessin muutokset– ei enää paperia– käytäntö muuttuu ja tekijät vaihtuu
46
Näin on opittu• Ohjeiden laatiminen
• TOS-työpajat– ymmärrys omaan ja kaverin työhön
• Vierihoito– henkilökohtaista opastusta myös muilla osa-alueilla– hiiri tekijän käteen
• Tiedottaminen– sähköposti-infot, tiimipalaverit, kuvankaappaukset
20.4.2016 47
Sähköinen arkistointi• Arkistointivastuu ei poistu
• Sähköinen arkistointi tarvitsee asiantuntevan tekijän– rakennusvalvonnan arkistonhoitajaa tarvitaan edelleen
• Yhteiset pelisäännöt– asiakkaan opastus– tarkastajan opastus
20.4.2016 48
ARTO
”Nyssyömään.
OHJELMA› 09.00-09.30 Aamukahvi› 09.30-10.00 Tervetulosanat› 10.00-11.00 Järvenpään ja
Hyvinkään rakennusvalvontojen sähköinen yhteistoimintamalli
› 11.00-12.00 Lounas› 12.10-12.50 Lupapisteen
tiedonhallinta
› 12.50 – 13.20 Sähköinen lupakäsittely ja tiedonhallinta Keski-Suomessa
› 13.20-13.30 Lupapisteen toiminnot hyötykäyttöön
› 13.30-14.00 Kahvitauko › 14.00-14.30
Lupapisteen käytettävyys› 14.30-15.15 Palvelun
kehittyminen› 15.15-15.30 Lopetussanat
LUPAPISTEEN TIEDONHALLINTAJoona Majurinen | Myyntikonsultti | LupapisteTero Tukiainen | Palvelupäällikkö | Lupapiste
PALVELUN ESITTELY
LÄHTÖTILANNE (LIIAN MONIMUTKAINEN)
Asianhallinta-järjestelmä
”kunnan kirjaamo”
Lupapiste.fi
Erityisrekisteri:CGI, Trimble, Sito
eArkisto (esim. SARKK)
TOJ(TOS)
KRYSP KRYSP
Kunnan muut erityisrekisterit: hallinto, terveys, talous… Louhi (Arska)
Dokumentinhallinta (Orbit, ProjectWise jne)
SÄHKÖINEN TIEDONHALLINTA› Kokonaispalveluna organisaatiolle asiointi ja dokumenttien säilytys
• Tallenna dokumentit palveluun – me huolehdimme, että ne ovat aina käytettävissäsi ja säilyvät tarvittavan ajan. Myös pysyvästi.
• SÄHKE2. Täyttää viranomaistoiminnan vaatimukset
› Ei enää paperia – Tavoitteena 100% sähköinen asiointi, käsittely ja sähköisen säilyttämisen lupa • Ilman sähköisen säilyttämisen lupaa (määräys säilytysmuodosta) pysyvästi säilytettävät dokumentit pitää
toimittaa paperilla arkistoon. Esimerkiksi rakennusluvan yhteydessä pääpiirustukset arkistoitava paperilla.
› Tuotteistettu käyttöönotto
› Digitoidun aineiston massatuonti ja skannauspalvelut kumppaneilta
› Ei laitteistoja, ei lisenssiä – jatkossa pelkkä käyttömaksu käytön mukaan
› Keskitetty, yhteinen arkisto mahdollistaa uudet rakenteet ja joustavan tavan käsitellä lupia seudullisesti tai valtakunnallisesti.
› Yhteinen arkisto mahdollistaa uusien hyödyllisten palveluiden rakentamisen asioijille ja viranomaisille
TIEDONHALLINNAN KOMPONENTIT
Kunnan omat järjestelmät
Solitan sähköiset palvelut
Lupapiste sähköinen asiointi
Rekisterit / Asianhallinta / Arkisto(Louhi, Facta, KuntaNet, Locus)
Myyntipalvelu
Sähköinen arkisto
Dokumentin-hallinta
Tiedonohjaus-järjestelmä
Onkalo
Asiointi
Sähköinen vastaanotto
LUOTETTAVA JA TIETOTURVALLINEN SÄILYTYS› Konesali sijaitsee Ulvilassa puolustusvoimien käyttöön louhitussa 8 500
neliön kallioluolastossa. www.ficolo.fi
› Laitetilat koostuvat yhdeksästä (9) 500m2:n ja 800m2:n luolahallista, joihin on rakennettu konesalit ja sertifioidut IT-turvahuoneet
ALUSTUS
KÄYTTÖOIKEUKSISTA› Lupapisteen pääkäyttäjä määrittää käyttäjille oikeudet
arkiston käyttöön› Tiedonohjaussuunnitelman muokkaaja
• TOS muutokset ja tallennus
› Tiedonohjaussuunnitelman julkaisija• TOS julkaisu Lupapisteeseen
› Arkistonhoitaja• Arkistoon vienti, säilytysaikojen muutos
TOIMENPITEEN JA TEHTÄVÄN LINKITYS› Pääkäyttäjä määrittää jokaiselle toimenpiteelle
oletusmenettelyn (tehtävä)› Menettely voidaan vaihtaa luodulle hakemukselle
viranomaisen harkinnan mukaan
TIEDONOHJAUKSESTA
TIEDONOHJAUKSESTA› Lupapisteen tiedonohjausjärjestelmällä hallitaan
tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS)› Kuvataan yhteiset rakennusvalvonnan menettelyt
(tehtävät)• Prosessit ja vaiheet• Asiakirjat ja säilytysajat
› Kunta voi itse muokata omaa TOSsiaan• Rakennusjärjestys määrittää menettelyt, oma tarve tiettyjen
asiakirjojen säilytysaikoja
TIEDONOHJAUSJÄRJESTELMÄ JA TOS
SÄHKÖINEN VASTAANOTTO
SÄHKÖINEN VASTAANOTTO› Vastaanotettavan aineiston arkistokelpoisuuden tarkastus
• Arkistolaitoksen hyväksymät tiedostomuodot ja versiot
› Arkistokelpoiseen formaattiin muunnos• Jos asiakas tallentaa arkistoon kelpaamatonta aineistoa, muunnetaan
PDF/A-muotoon. • Alkuperäinen dokumentti jää omaksi versiokseen, muunnettu on aina
viimeisin versio
› Luetaan automaattisesti tallennetulle asiakirjalle metatiedot tiedonohjaussuunnitelmasta
MUUNNOKSESTA› Osaa tallennettavista PDF-dokumenteista ei voida sellaisenaan
muuntaa PDF/A-muotoon. Syy tähän on fontin puute PDF-tiedostosta.• Lupapiste lisää puuttuvat fontit tiedostoon ja huomauttaa tästä
asiakkaalle. Tulos on arkistokelpoinen PDF/A-dokumentti• Hyvin pieni osa PDF-dokumenteista sisältää sellaisia fontteja, joita ei
voida lisätä. Tässä tapauksessa asiakkaan pitää tallentaa omassa ohjelmassaan tiedosto fonttien kera.
› Muita kuin PDF/A-asiakirjoja ei muunneta. › TIFF-tiedostoista tarkistetaan arkistokelpoisuus. Lähes
poikkeuksetta ne ovat arkistokelpoisia
SÄHKÖINEN VASTAANOTTO
METATIETOEDITORI› Oletusarvot tulevat TOS:sta
› Julkisuusluokka• Salassapito
› Henkilötiedot• Sisältääkö asiakirja henkilötietoja
› Säilytysaika• Vain arkistoija voi muuttaa
› Julkaistaan myyntipalvelussa• Asiakirja välitetään Arskaan/Louhi kauppaan
› Näkyvyys• Voidaanko julkaista verkossa? (esimerkiksi julkipano.fi)• Voivatko muut asiakkaat nähdä?• Vain viranomaiselle = tallentaja + viranomaiskäyttäjä
DOKUMENTINHALLINTA
DOKUMENTINHALLINTA› Nopea ja helppo pääsy arkiston sisältöön päivittäiskäyttöä varten› Kattavat hakutoiminnallisuudet
• Osoitetiedot, suunnittelijatiedot, hakijatiedot, hakemuslaji, rakennuksen käyttötarkoitus ja niin edelleen
• Lupatunnus, asiointitunnus, kiinteistötunnus, rakennustunnus• Haku kartalta
› Tiedostojen esikatselu ja lataus › Linkki asiointiin hakemuksen tietoihin› Hakee sekä Lupapisteen asioinnin tietokannasta että Onkalosta
DOKUMENTINHALLINTA
DOKUMENTINHALLINTA - KARTTAHAKU
ARKISTOON VIENTI
ENNEN ARKISTOINTIA› Lupapiste tuottaa arkistoitavia PDF/A-asiakirjoja
• Lausunto• Naapurien kuulemiset/tiedottamiset• Katselmuspöytäkirjat
› Lupapiste muuntaa tarvittaessa päätösotteen PDF/A-muotoon
› Jos päätösdokumentti ei tule liitynnän kautta päätöstiedon mukana, arkistoija lisää päätöksen Lupapisteeseen arkistointia varten
ARKISTOON VIENNISTÄ› Hakemukset arkistoidaan Onkaloon (tai ulkoiseen arkistoon, esim
SARKK)• Asiakirjat• Asian tiedot ja prosessi
› Arkistoinnin suorittaa Arkistonhoitaja› Lupapiste esittää käyttöliittymällä arkistoitavat materiaalit ja
TOS-prosessin kulun› Arkistoija tarkistaa asiakirjat ja metatiedot
• Muuttaa vientinäkymässä arkistointitiedot ja lisää puuttuvat asiakirjat
ARKISTOON VIENTI
Asiointi Dokumentin-hallinta Arkisto
1) Päätös2) Hankkeen valmistuminen
HAKEMUKSEN JA HANKKEEN ARKISTOINTI
Koontilista siirrettävistä asiakirjoista
Turhien poisto ja vaadittavien
lisäys
Metatietojen ja
tallennusmuodon
tarkastaminen
Arkistoon vientiArkistoluetteloArkistoinnin
tila
ARKISTOON VIENTI
MYYNTIPALVELU› Sähköinen arkisto integroidaan Louhi kauppa –palveluun,
jolloin arkiston sisältöä voidaan jakaa tai myydä verkossa› Muut räätälöidyt kauppasovellukset mahdollisia, mutta
vaativat integraation toteuttamisen
KÄYTTÖÖNOTTO JA KEHITYS
KEHITYSAIKATAULUA› TOJ tuotantoon 9/2015› Dokumenttien generointi ja muunnokset tuotantoon
11/2015› Dokumenttihaku tuotantoon 12/2015› Sähke2-tasoinen katselmointivalmius 1/2016› Arkistointitoiminnallisuuksien käyttöönotto 1/2016› Käyttöä tukevat ominaisuudet tuotantoon 1-2/2016
KÄYTTÖÖNOTTO KUNNAN KANNALTA› Arkistomoduulin kytkentä (Lupapiste)› Käyttöoikeuksien määritys (pääkäyttäjä)› TOS-workshop (arkistokäyttäjä, Lupapiste)› Tiedonohjaussuunnitelman muokkaus ja julkaisu (arkistokäyttäjä)› Käyttökoulutus (käsittelijä + arkistokäyttäjä, Lupapiste)› Käytön aloitus (kunta)› Määräys arkistomuodosta, arkistolaitos (AL, kunta)› Sopimus (kunta, Lupapiste)
LUPAKÄSITTELY JA TIEDONHALLINTA KESKI-SUOMESSAJanne Koskenkorva | Rakennustarkastaja | Uurainen
UURAINEN
LUPAPISTEEN TOIMINNOT HYÖTYKÄYTTÖÖNTyöjonon hallintaSähköposti-ilmoituksetHankekohtaiset lukuoikeudet
LUPAPISTEEN KÄYTETTÄVYYSKatja Leinonen | Käytettävyyssuunnittelija | Leadin Oy
22/04/16
Solita Lupapiste käyttäjätutkimus 24.3.2016
Leadin.fi
Confidential 90
Tutkimuksen tavoite oli selvittää
Miten käyttäjät kokevat Lupapisteen tällä hetkellä, ja
Miten tarpeelliseksi he kokevat Lupapisteeseen suunnitellut uudet palvelukonseptit: ajanvarauksen ja videoneuvottelun.
Confidential 91
Tutkimuksen toteutus⁄ Tutkimus toteutettiin maaliskuun
2016 aikana Helsingissä ja Raaseporissa
⁄ Helsingin haastattelut järjestettiin Helsingin kaupungin rakennusvalvontavirastolla, Raaseporin haastattelut etäyhteyden avulla
⁄ Haastateltavia oli yhteensä 8 kappaletta:
∕ 3 viranomaista/lupakäsittelijää∕ 3 suunnittelijaa∕ 2 työnjohtajaa
⁄ Haastattelutilanteissa oli mukana 2 tutkijaa Leadinilta
⁄ Haastatteluista tehtiin muistiinpanoja ja keskustelut äänitettiin haastateltavien suostumuksella
⁄ Haastattelut kestivät keskimäärin 60 minuuttia
Confidential 92
Haastattelurunko⁄ Taustatiedot
Haastateltavan toimenkuva, vastuut ja tavoitteet
⁄ Lupapiste ja luvanhakuprosessiLupapisteen käyttöasteRooli luvanhakuprosessissaLuvanhakuprosessin mallintaminen
⁄ AjanvarauspalveluMielipide ajanvarauspalvelustaKäyttötarve palvelulle
⁄ EtäpalveluMielipide videoneuvottelupalvelustaKäyttötarve palvelulle
⁄ Avoin palaute
Confidential
Confidential
Confidential 95
Tutkimuksen rajoitukset⁄ Tutkimuksen laadullisesta luonteesta johtuen tutkimus ei tuota tilastollisesti
merkitsevää tietoa
⁄ Tutkimuksen pienestä otoskoosta johtuen ei ole mahdollista yleistää tuloksia vastaamaan koko käyttäjäkuntaa
⁄ Haastattelun käyttäminen tutkimusmetodina tuottaa subjektiivista dataa siitä, miten ihmiset ajattelevat ja miten he kuvittelevat käyttäytyvänsä. Tämä voi kuitenkin erota merkittävästi heidän todellisesta käyttäytymisestään
Lupapisteen käytöstä
Confidential
Rekisteröityminen ja sisäänkirjautuminen
- Tunnistautuminen- Tunnusten luonti
Neuvonta- Toimistokäynnit
Lupahakemuksen jättö käsittelyyn
- Lisätään osapuolia- Lisätään liitteitä
Annetaan/saadaan päätös
Rakentaminen- Ilmoitus rakennustöiden
alkamisesta- Työjohtajan ilmoittaminen- Rakennuksen aikaiset
katselmukset- Erityissuunnitelmien
toimittaminen- Muutoskuvat
Arkistot
RAKENNUSLUVAN HAKEMINEN – WORKSHOP-TULOS
Lausunnon pyytäminen- Naapurit
- Viranomaislausunnot- Ennakkolausunto
AJANVARAUSNeuvonta- Käyntiaika
Suunnitelmien läpikäynti
Aloituskokous / -kokoukset
Katselmukset
Täydennetään
ETÄPALVELUT
Hakija
Suunnittelija
Pääsuunnittelija
Viranomainen
Työnjohtaja
Confidential
Rekisteröityminen ja sisäänkirjautuminen
- Tunnistautuminen- Tunnusten luonti
Lupahakemuksen jättö käsittelyyn
- Lisätään osapuolia- Lisätään liitteitä
Annetaan/saadaan päätös
Rakentaminen- Ilmoitus rakennustöiden
alkamisesta- Työjohtajan ilmoittaminen- Rakennuksen aikaiset
katselmukset- Erityissuunnitelmien
toimittaminen- Muutoskuvat
RAKENNUSLUVAN HAKEMINEN – VIRANOMAISTEN NÄKÖKULMA
Lausunnon pyytäminen- Naapurit
- Viranomaislausunnot- Ennakkolausunto
AJANVARAUSNeuvonta- Käyntiaika
Suunnitelmien läpikäynti
Aloituskokous / -kokoukset
Katselmukset
Täydennetään
ETÄPALVELUT
Hakija
Suunnittelija
Pääsuunnittelija
Viranomainen
Työnjohtaja
Hakemuksen täydentäminen
Viranomainen antamaan lausuntoa
Lupasihteeri
Lupakäsittely-vaihe
Siirto tausta-järjestelmään
Tekniset asiantuntijat
SISÄINEN KESKUSTELUMAHDOLLISUUS
SuunnittelunAloitus- Luonnokset- Muistio- Kannanotto- Hankekuvaus
NeuvontaToimistokäynnit
Tapaaminen
Suunnittelu-palaveri
Erityissuunnittelija
Tekninen ennakko-
neuvottelu- Tapaaminen- Iso kokonais.
Confidential
Rekisteröityminen ja sisäänkirjautuminen
- Tunnistautuminen- Tunnusten luonti
Neuvonta- Puhelimitse
Lupahakemuksen jättö käsittelyyn
- Lisätään osapuolia- Lisätään liitteitä
Annetaan/saadaan päätös
Rakentaminen- Rakennuksen
aikaiset katselmukset
- Lausunnon pyytäminen
RAKENNUSLUVAN HAKEMINEN – SUUNNITTELIJAN NÄKÖKULMA
Lausunnon pyytäminen
AJANVARAUS Kommentit ja lisäystarpeet
Katselmukset
ETÄPALVELUT
Luvanhakija
Suunnittelija
Pääsuunnittelija
Viranomainen
Työnjohtaja
Tilaaja / Asiamies
Neuvottelu kasvotusten
Hakemusluonnos- Puhelimitse- Sähköpostilla
Neuvottelu suunnittelijoiden
pätevyydestä
Lausunnon pyytäminen
KommenttejaTarkastajalta
Hakemuksen päivitys
- Piirrustukset- Dokumentin
lisäys- kommentointi
valvojalta
Lupaehdot- Keskustelu
puhelimella ja Lupapisteen
kautta
Erityissuunnittelija
Täydennetään
Täydennetään
Confidential
Rekisteröityminen ja sisäänkirjautuminen
Neuvonta Lupahakemuksen jättö käsittelyyn
- Lisätään osapuolia- Lisätään liitteitä
Annetaan/saadaan päätös
Rakentaminen- Ilmoitus rakennustöiden
alkamisesta- Työjohtajan ilmoittaminen- Rakennuksen aikaiset
katselmukset- Erityissuunnitelmien
toimittaminen- Muutoskuvat
Luvan valmistelu
RAKENNUSLUVAN HAKEMINEN – TYÖNJOHTAJAN NÄKÖKULMA
Lausunnon pyytäminen
AJANVARAUSAloituskokous /
-kokouksetKatselmukset
ETÄPALVELUT
Hakija
Suunnittelija
Pääsuunnittelija
Viranomainen
Työnjohtaja
Rakentamisen valmistelu
Neuvonta keskustelun kautta
Confidential
Roolit
Olen ollut mukana Lupapisteen hankinnassa ja testaamisen organisoinnissa. Lupapiste on osa arkipäivääni, ja haluan kehittää sitä jatkuvasti sopimaan tarpeisiimme entistäkin paremmin ja laajemmin. Esimerkiksi nykyinen työpöytä ei vastaa lupakäsittelijän tarpeita. [Viranomainen]
Kaikki sopimiset tapahtuu perinteisin keinoin kuten sähköpostilla ja puhelimella. Tapaamiset pidetään kasvokkain työmaalla – tätä ei voi siirtää online-palaveriin. Käytän Lupapistettä päivittäin tabletilla, mutta erityisesti lupatunnuksen puuttuminen hakukriteerinä haittaa sen käyttöä. Haluaisin Lupapisteestä erityisesti viralliset asiakirjat, kuten rakennusluvan, paperiversion muotoilulla. Lupapiste on minulle välttämätön paha, ”viranomaisputki”. [Työnjohtaja]
Nähdäkseni Lupapiste on nopeuttanut kommunikointia virkailijoiden kanssa – he vastaavat nopeammin kuin ennen sähköposteihin. Dokumentit löytyvät Lupapisteestä digitaalisina ja tämä on hyvä asia. Asiakas pääsee materiaaleihin käsiksi helposti ja kaikki osapuolet löytyvät palvelun kautta. Samojen tietojen kopiointi useaan kohtaan harmittaa minua. [Suunnittelija]
Ajanvarauspalvelu
Confidential
Tapaamisten järjestäminen ja kommunikointi tällä hetkellä
• Lupapiste itsessään vähentänyt jo tapaamisten tarvetta
Vastaavanlaisten rakennushankkeiden toistuessa tarve neuvonnalle ja tapaamisille vähenee
• Tällä hetkellä rakennusvaiheessa kommunikoidaan pääasiassa puhelimella ja sähköpostitse
”Tällä hetkellä sovitaan tapaamisista puhelimitse ja sähköpostitse.” [Suunnittelija]
Confidential
Tapaamisten järjestäminen ja kommunikointi tällä hetkellä
• Kommunikointia tapahtuu myös Lupapisteen kautta ilman ajanvarauksia
/ Helpottaa ja nopeuttaa prosessia, jos molemmat osapuolet käyttävät Lupapistettä aktiivisesti
/ Lupapisteen kautta reagoidaan joskus nopeammin kuin sähköpostin kautta.
• Mahdollisuus kommunikointiin Lupapisteen kautta ei ole aina ilmeistä
/ Rakennusvaiheessa Helsingin taustajärjestelmästä johtuen kommunikointia ei tehdä Lupapisteessä
/ Luonnosvaiheessa keskusteluyhteys viranomaiseen Lupapisteen kautta ei ole selvästi esillä
”Ei se aina ihan helppo juttu ole, kun ihmisten kiireet täyttää kalentereita.” [Työnjohtaja]
Confidential
Ajanvarauspalvelun tarpeesta
• Ajanvarauspalvelua pidetään hyvänä lisäpalveluna
/ Mahdollisuus varata aika suoraan toisen kalenterista
/ Valitsee henkilön ja ajankohdan
/ Tällä hetkellä viranomaisilla vain muutama tunti viikossa, jolloin heidät voi tavoittaa ajanvarausta varten
”Näkisin, että olisi todella hyvä. Näkisin tarkastajan aikataulun ja voisin varata sieltä sopivan ajan.” [Suunnittelija]
”Saisko käsittelijän kalenterin näkyviin esim. Lupapisteen kautta? Hyvä.” [Viranomainen]
Confidential
Ajanvarauspalvelun tarpeesta
• Ajanvarauksella voisi olla käyttöä projektin eri vaiheissa
/ Suunnittelijoiden näkökulmasta erityisesti ennakkokommenttien pyytämiseen ja katselmointivaiheeseen
/ Viranomaisille ajanvarauspalvelulla olisi heti tilausta; sopisi mihin tahansa vaiheeseen
/ Työnjohtajat käyttäisivät rakennuskatselmointien varaamiseen; haasteena kuitenkin tapaamisen kokonaisajan arviointi
/ Rakentamisen aikaisten erityiskatselmointien järjestämisessä haasteena myös se, että asiantuntijoiden saatavuus voi ulottua vkojen päähän
“Oikeesti, ei oo ihan tätä päivää että suunnittelija joutuu meille soittelemaan eikä saa välttämättä meiltä mitään kiinni.” [Viranomainen]
”Katselmoinnit, joiden pituudesta ei oikein voi olla varma, olisi parempi sopia sähköpostilla.” [Työnjohtaja]
Confidential
Ajanvarauspalvelun käytännön toteutuksesta
• Ajanvarauspalvelu toimisi vain silloin, jos kaikki osapuolet olisivat valmiita käyttämään sitä Lupapisteen kautta
• Ajanvarauspalvelun ei ole pakko olla Lupapisteessä
/ Esimerkiksi Calendly-palvelulla voi lähettää linkin toiselle omaan kalenteriin varauksen tekoa varten
• Ajanvarauspalvelusta ei olla valmiita maksamaan erikseen
/ Erityisesti pienet suunnittelutoimistot varaavat mieluummin perinteisin keinoin kuin maksavat palvelusta
/ Haastatellut suunnittelutoimistot käyttivät ilmaista Lupapiste-palvelua
”Ei tunnu hyvältä palvelulta, jos pitää maksaa siitä, että saadaan aika varattua viranomaisen kanssa.” [Suunnittelija]
”Ei tiedän, kuinka paljon on hyötyä, jos se vaihtelee niin paljon, laittaako sähköpostin vai Lupapisteen kautta.” [Suunnittelija]
Etäpalvelu
Confidential
Etäpalvelu nähdään mahdollisuutena mutta ei välttämättömänä
• Tapaamiskäytäntöjen yhdenmukaistaminen nähdään mahdollisuutena tehostaa toimintaa
• Keskustelua käydään kuitenkin pääasiassa mieluummin sähköpostitse ja puhelimitse, kuin videon välityksellä
/ Videosta lisäarvoa ainoastaan, jos pitäisi jakaa toiselle ruudulta materiaalia
”Se toki säästää aikaa, jos tekee etänä. Ei tarvitse lähteä autolla kauemmas.” [Suunnittelija]
” Jossain vaiheessa voisi olla hyväkin ajatus voida jakaa ruutu ja sitä kautta esitellä se asia. Esimerkiksi työmaalla voisi näyttää kuvaa.” [Suunnittelija]
Confidential
Etäpalvelu nähdään mahdollisuutena mutta ei välttämättömänä
• Kaikkia keskusteluja ei voida käydä pelkästään etänä
/ Esim. katselmoinneissa oltava sekä työnjohtajan että tarkastajan paikan päällä
/ Tapaamisia ei ole niin paljon, etteikö niitä voisi järjestää paikan päällä
• Pelko, etteivät vanhemmat henkilöt kykene käyttämään etäyhteyttä
/ Toimisi parhaiten viranomaisten ja suunnittelijoiden välillä
“Palaverit on enemmän työmaalla, missä kuitenkin haluaa itse nähdä mistä puhutaan” [Työnjohtaja]
”Normaalisti pisin matka on 1,5h, eikä tapaamisia ole hirveän usein. Jos projekti kestää 3-4 kk, niin vain kaksi kertaa pitää tavata.” [Suunnittelija]
Confidential
Tutkimuslöydösten tiivistelmä• Kaikki paitsi työnjohtajat kokivat
ajanvarauspalvelun tarpeelliseksi ja useat haastateltavat ehdottivat sitä itse kysymättä
• Virtuaalineuvottelu koettiin vähemmän tärkeänä, mutta osa näki siinäkin potentiaalia nimenomaan materiaalin läpikäynnin kohdalla, ruudun jakamisessa
• Omistaja halutaan pitää lupahakuprosessissa vain-luku-oikeudet-henkisenä toimijana – viranomaiset eivät halua käyttää aikaa opastamiseen vaan keskittyä lupien myöntämiseen
• Projektin statuksen hahmottaminen oli hankalaa ja siihen toivottiin parannusta – kuinka projekti merkitään päättyneeksi ja mistä sen näkee? Olivat yleisiä kysymyksiä
• Hankelistauksessa nähtiin olevan parantamisen varaa ja siitä toivottiin tehokkaampaa työpöytäratkaisua viranomaisille
• Keskustelusta Lupapisteen kautta tykättiin, mutta osa koki, että tapahtumat eivät ole yhtä reaaliaikaisia kuin chatti antaa ymmärtää.
Kehitysehdotukset / palaute
Confidential
Kehittämiskohteet I
• Tieto projektin tilasta ja sulkeutuneista projekteista pitäisi olla helposti esillä
/ Löytyy myös aina viimeisimmät rakennekuvat
/ Keskusteluun voi tulla nyt kommentteja, joihin ei vastata, koska rakentaminen on alkanut ja Lupapistettä ei enää käytetä
• Pitäisi olla mahdollisuus kopioida tietoja/ Tiettyä lupaa hakiessa, jos samalla tontilla useampia rakennuksia
/ Asiakkaan tietojen kopioiminen useampaan kohtaan lupahakemuksessa
/ Liitteiden kopiointi eri rakennuksille
• Rakennuslupatunnus puuttuu kokonaan
”Kun rakennus on valmis, niin olisi kiva tietää, että ne kohteet/projektit ovat ”sulkeutuneet.” [Suunnittelija]
“Voisi olla nappi, joka kopioi liitteet samoihin rakennuksiin, tai sitten voisi kohdistaa piirustukset yhdelle tai useammalle rakennukselle.” [Suunnittelija]
”Olisi parempi, jos ei olisi käsittelytunnusta. Vain rakennuslupatunnus.” [Työnjohtaja]
Confidential
Kehittämiskohteet II
• Lupapiste voisi mahdollistaa keskustelun myös eri viranomaisten välillä
/ Lupapiste olisi “oma työpöytä”, ei tarvitsisi sähköpostia
/ Nyt käytetään Lisähuomioita-kenttää viranomaisten väliseen keskusteluun, jos ei haluta asiakkaan näkevän kaikkea
• Hankelistan toimintojen parantaminen/ Uuden sisällön tärkeyden indikointi paremmaksi:
keskustelukommentti vs. luvan myöntäminen. Sama tieto mukaan sähköpostiviestiin
/ Priorisointi, kuinka valitaan mitä näytetään ylimpänä
/ Tieto projektin tilasta mukaan listaan
”Voisiko viranomaiset käydä omaa keskustelua? Keskustelukentän kautta lähtee herätteet, mutta ne näkyy myös luvanhakijalle.” [Viranomainen]
”Musta se ois hyvä että se kuittais sen nähdyks [uuden muutoksen hakemuksessa], kun oon kuitenkin käyny kattomassa sen.”” [Viranomainen]
”Palvelussa voisi olla online-ikkuna, joka putkahtaisi esiin: ”tämä tullut jo 3 päivää sitten”. Muutoksia on muuten vaikea huomata tehtävälistasta.” [Viranomainen]
Confidential
Kehittämiskohteet III
• Graafiseen ilmeeseen olisi panostettava lisää/ Kaikkien tekstien ei tarvitsisi olla näkyvissä
/ Joitain asioita voisi olla eri fontilla/värillä
/ Yhdenmukaisuus paperidokumenttien kanssa
• Järjestelmän käyttö voi olla välillä hidasta/ Saattaa johtua myös kaupungin verkosta
/ Kuittaaminen hidasta, jos täytyy kuitata monta liitettä
”Graafisessa ilmeessä hahmottaminen vaikeaa. Samanlaisia rivejä peräkkäin; taitollista ja ei riittävästi ammattitaitoa. Mihin ihmisen katse siirtyy, mikä fontti.” [Viranomainen]
”Kuittaaminen voi olla hyvinkin hidasta, jos kuittaa 50 liitettä jokaista muutaman sekunnin.” [Viranomainen]
Terkut Solitalle: ”Ongelmakeskeisyys ei paranna Lupapistettä isossa mittakaavassa. Olisi parempi istua porukalla alas ja asettaa suurempia linjoja kehityssuunnalle.” [Viranomainen]
Kiitos!
PALVELUN KEHITTYMINENTero Tukiainen | Palvelupäällikkö | LupapisteMarkus Rauhala | Käyttäjäkokemussuunnittelija | Lupapiste
KEHITYSTIIMIN ARKI
Viikko 1 Viikko 2 Viikko 3 Viikko 4
Uusi versio
Kehitysjakso
Uusi versio
Kehitysjakso Kehitysjakso
IDEASTA TOTEUTUKSEEN
Palaute tai kehitysehdot
us
Alustava määrittely
Tekninen läpikäynti
Määrittelyn tarkennus ja
toteutus
Testaus (QA)
Tuotantoon
”Ei mikään oo niin viisas
kuin insinööri.
MISSÄ MENNÄÄN?
TILANNE TÄNÄÄN-
TILANNE HUOMENNA - PRIORITEETIT
› Rakentamisen aikainen toiminta• Erityissuunnitelmien toimitus• Katselmukset• Osapuolien lisääminen rakentamisen aikana• Usean käsittelijän tuki / Tehtävät• Tarkastusasiakirjan yhteenveto
› Liitteiden hallinta ja käsittely
TILANNE HUOMENNA - PRIORITEETIT
› Hankkeen osapuolet ja roolit (kevät-syksy)› Yleisten alueiden kehitys (syksy)› Ympäristötoimen kehitys (syksy)› Muuta
• TJ-parannukset• Palvelun ohjeistus ja ohjaavuus• Pienkehitystä, bugikorjauksia, taustajärjestelmätuen
parannuksia…
”Huominen on aina
tulevaisuutta.
”Kehitys kehittyy.
KULKEEKO VIESTI?• Saapuuko päivitystiedotteet / uutiskirjeet perille?
• Tiedotteet joka 2. keskiviikko, uutiskirjeet kuukausittain• Miten tieto uudistuksista otetaan käyttöön kunnassa?• Sosiaalisessa mediassa voit seurata viikottaista tekemistämme
• facebook.com/lupapiste• twitter.com/lupapiste• Instagram.com/lupapiste
YAMMER• Kokemustenvaihtopalsta Lupapisteen viranomaiskäyttäjille,
useita ryhmiä:• “Sähköinen arkisto” –ryhmässä tiedonhallintaan liittyvä keskustelu• “Kehitys”-ryhmässä palveluun liittyvät kehitystoiveet ja uudet
ominaisuudet• Jokainen voi kysyä/kommentoida/tykätä/jakaa sisältöä• Ei tunnuksia? Pyydä sähköpostitse: [email protected]
KOSKA PISTETÄÄN PAITA POSTIIN?100% lupakäsittelyn ilmiannot: [email protected]
”Yhdessä olemme enemmän. Ja sähköisempiä.
22.9.2016 LUPAPISTEPÄIVÄ STADISSALaita jo ylös kalenteriin!
