Syddjurs’ I/(O)-Manager- en succes med automatisk metadata-opmærkning

Taxon – 4. februar 2014Den sorte diamant, København

Jon Badstue Pedersen

Afdelingsleder

Udvikling og projektledelse

Syddjurs Kommune

jbp@syddjurs.dk

Opdraget

• KLE – en Syddjurs-forhistorie• (Auto)opmærkning i Syddjurs – hvad vil vi?• Valg om at anvende I/O-manager og egenudvikling• Komponent 1: Berigelseskomponent - OS2kle• Komponent 2: SOFD (lokalt datavarehus)• Komponent 3: SOFD Opgavefordeler• Løsningsarkitektur• Live demo• Hvor står vi lige nu?• Perspektiver

Agenda

Lidt terminologi:

KLE: KL Emnesystematik er en lovbaseret kommunal taksonomi (journaliseringsnøgle), der bruges til at registrere de kommunale opgaver (emner) og forvaltningshandlingen ift. opgaven (handlingsfacetterne) på den enkelte sag.

Se mere på http://www.kle-online.dk/

KLE

OS2kle : Beriget ”operationel” KLE

Men mere om det senere

Kort forhistorie:Syddjurs Kommune arbejder målrettet med opmærkning med KLE

4 eksempler …

KLE

• ESDH (højeste indholdsmæssige kvalitet i Danmark).

KLE

• Det er obligatorisk at opmærke alle indholdssider i syddjurs.dk med KLE

KLE

AUTOOPMÆRKNING VIA OS2KLE

• Alle IT-systemer opmærkes med KLE (opgaver der IT-understøttes af systemet) i Syddjurs’ kontraktdatabase

KLE

• Deltager i tværkommunalt projekt (KITOS) med Roskilde, Ballerup, Sorø og Ringsted vedr. Digitaliseringsoverblik baseret på KLE

KLE

• KL vedligeholder den ”gratis”

• KLE kendes i forvejen i organisationen

• KLE er moden (modsat FORM)

• KLE er mappet til FORM (og meget andet)

• Automatisk relation til ESDH-indhold

Hvorfor KLE?

• Automatisk relation til Borger.dk-artikler

• Man kan lave lister mm. via KLE i CMS

• ”Nemt” at migrere indhold

• KLE (opgaver) kan mappes til organisation, it-understøttelse og ”kasser” med borgerord, søgeord, tags mm. – og det arbejde kan DELES

Hvorfor KLE?

• Distribuere mails

• ”Læse” mails og agere på baggrund deraf

• ”Læse” indskannet fysisk post og agere på baggrund deraf (eks. Præjournalisering)

• Understøtte søgning på syddjurs.dk

Hvad vil vi med KLE-opmærkning?

• Understøtte borgeren i kontaktsituationer (borgeren siger losseplads – oversættes til genbrugsstation – oversættes til organisationsenhed – oversættes til kontaktinformation eller selvbetjeningsløsning)

• Understøtte omstilling/telefonbog

• Understøtte aftalestyring og digitalisering/ effektivisering (KLE er jo en komplet opgaveoversigt)

Hvad vil vi med KLE-opmærkning?

• Et agilt samarbejde mellem Data Scanning, Halibut og Syddjurs Kommune

• Data Scanning og Halibut har været positive og fagligt kompetente partnere i projektet – og har imødekommet ønsker og krav fra Syddjurs’ side og selv budt konstruktivt ind

• Hele løsningen er bygget med løst koblet arkitektur med klare snit mellem komponenterne

Projektet

• Automatisk distribution og præjournalisering af indgående henvendelser har længe været et stort potentiale.

• Syddjurs har længe afsøgt marked og muligheder – bl.a. dialog med KMD, FormPipe, Convergens, Dafolo, Data Scanning og IT Minds.

• Løsningerne på markedet vurderedes ikke at være modne nok eller bare for dyre ift. den forventede gevinst.

I/(O)-Manager

• Syddjurs valgte at det var første prioritet at de forretningskritiske elementer og viden ikke var ejet af en kommerciel leverandør.

• Ønske om løse koblinger

• Derfor valg af open source, egenudvikling og eksisterende (kommerciel) procesplatform som basis for Syddjurs’ I/(O)-manager.– Adobe LiveCycle som procesmotor– Egenudviklet opgavefordeler i .Net– OS2kle, Taxon og TaxonHub (open source)– Snitflader til Exchange og Acadre CM (ESDH)

I/(O)-Manager

• OS2 arbejder kun med reel open source

• OS2kle er gratis at anvende (hvis man betaler for KLE :)

• Taxon er gratis at anvende

• TaxonHub koster en lille klatskilling

Open source

Komponent 1: OS2kle

Komponent 1: OS2kle

Komponent 1: OS2kle

DET LOKALE PRÆG

OS2kle

Demo af opmærkning med OS2kle via ”Taxon for alle”

OS2kle

Konfidenskoefficint og score

Vi har to måder at måle på om resultatet er korrekt:1. Scoren er den absolutte måling på hvor sikre vi er på at det

første resultat er det rigtige.2. Konfidenskoefficenten er den relative måling og viser hvor

sikre vi er på at det første resultat er det rigtige i forhold de fundne resultater.

Til sammen giver de en måling på hvor sikre vi er på at det første resultat er korrekt. Og dermed om vi kan agere automatisk på det resultat eller om vi skal sende det videre til manuel behandling. 

OS2kle

• OS2kle Kommer findes nu i en version 2.1 (snart 2.2.)

Komponent 2: SOFD

Sandhedsdatabasen

Komponent 3: Opgavefordeler

DEN VISER JEG BARE

Løsningsarkitektur – fase 1

Kontakt-hieraki

Digital postSyddjurs@syddjurs.dk /

Exchange

SyddjursI/O-komponent

(Delvist Adobe LiveCycle)

Afhentning af msg, txt, pdf og xml

Berigelses-service:

OS2kle via Taxon

KLEnr.

Afdelingspost-kasse (Exchange)

Eks. jobcenter@syddjurs.dk

Borger / Virksomhed

Dagens Post i Acadre CM hos

rette afdeling og sagsbehandler – og med en note

SOFD(Syddjurs Organisations-

og ForretningsDatavarehus)

KLEnr.OrgID (LOS)OrgID (Acadre CM)

Fysisk Brev

Data Scanning

SFTP

SOFD Opgavefordeler

MapningOrg og KLE

KLEnr.

ID

Mail

MapningOrg og ESDH

Demonstration:

Jon smider filer i en mappe og de dukker på magisk vis op opmærket i Dagens Post i Acadre CM.

Live demonstration

Live demonstration

DOKUMENTTITEL KOMMER SNART

KLE-opmærkning dikterer automatisk organisationsenhed, ESDH-enhed og medarbejder.

Resultatet

DEN VISER JEG OGSÅ

• Vi er i drift med skannet post fra Data Scanning

• Drift af automatisk distribution af skannet fysisk post siden 13. jan. 2014

• Vi er i drift med SOFD Opgavefordeler og proceskomponenter på egen platform

• Vi er i drift med egen OS2kle (master + Syddjurs-tilretning) og TaxonHub

Hvor står vi lige nu

• Vi deltager i det tværkommunale samarbejde omkring OS2kle (næste møde den 25/2 hos KL)

• Afsøger det kommunale landskab, og leverandørlandskabet, efter samarbejdspartnere vedr. I/O-management (på de rette betingelser )

• Står her i dag

• Drift af automatisk distrubution fra syddjurs@syddjurs.dk (og Digial post) inden påske

Hvor står vi lige nu

• Præjournalisering (Fase 2 - inden sommerferien)

• Indsætte barcodes mm. i udgående henvendelser

• Arbejde med ”længere” kommunikation mellem Syddjurs og borgere/virksomheder via Virk.dk og Borger.dk (a la Odense).

• Alt det fra slides 13 og 14

Perspektiver

• http://www.syddjurs.dk/

• http://www.os2web.dk/

• http://www.os2web.dk/document/os2kle

• http://www.os2web.dk/sites/default/files/os2kle_og_taxon-opmaerkning_i_os2-regi.pdf

• https://os2web.atlassian.net/browse/KLE

• http://kle-online.dk/

• http://taxon.dk/

• http://halibut.dk/

• http://www.datascanning.dk/

Links