Презентация системы управления задачами IPI.Manager PRO

1

Система управления задачами

Компания IPI®Компания IPI®

Проблема: Хаос в исполнении задач!Проблема: Хаос в исполнении задач!

Не выполняются запросы клиентов и сотрудников других отделов

Информация по запро-сам клиентов теряется

Огромное количество не выполненных поручений

Не известно какие задачи сейчас выполняют сотрудники

2


Решение: Решение: IPIIPI..MANAGER™ PROMANAGER™ PRO – – система управления задачами и система управления задачами и управления сотрудниками управления сотрудниками

Единый центр управле-ния задачами

Управление запросами клиентов

Управление задачами руководства компании

Контроль исполнительс-кой дисциплины

Напоминания и уведомле ния о сроках исполнения задач

3


Варианты использования Варианты использования IPIIPI..MANAGER™ PROMANAGER™ PRO: :

Система управления задачами и контроля исполнения поручений - позволяет создавать и изменять задачи, контролировать ход их выполнения, поддерживает различные варианты отчетности

Helpdesk - система обработки запросов пользователей в компании

Система поддержки клиентов - система обработки запросов, управляющая процессом общения с заказчиками через веб-сайт или e-mail, с информированием автора запроса о ходе его обработки

4


Система управления задачами и контроля исполнения Система управления задачами и контроля исполнения порученийпоручений

10 ноября 2009 г.IPI®, +7 (495) 921-44-06, www.ipi.ru, www.ipi-manager.ru5


HELP DESKHELP DESK


Система поддержки клиентовСистема поддержки клиентов

7


Отличия от конкурентовОтличия от конкурентов

Единая система управления задачами

Высокая скорость внедрения и обучения сотрудников системе

Перевод переписки по e-mail с заказчиком в единую систему

Доступность из любой точки через интернет

Возможность интеграции 8


10 ноября 2009 г.9

Преимущества перевода бизнес процессов Преимущества перевода бизнес процессов на на IPI.MANAGERIPI.MANAGER (для внутренних пользователей (исполнителей))(для внутренних пользователей (исполнителей))

Четкая зона ответственности для каждого сотрудника

Устранение конфликтов очередности исполнения при сложной структуре компании;

Система мотивации может иметь прямую связь с качеством исполнения задач

Возможность учета рабочего времени.

IPI®, +7 (812) 611-11-34, www.ipi-tech.ru, www.ipi-manager.ru


10 ноября 2009 г.10

ПреимуществаПреимущества работы с клиентами через работы с клиентами через IPI.MANAGERIPI.MANAGER (для внешних пользователей (инициаторы задач))(для внешних пользователей (инициаторы задач))

Клиент всегда может поставить задачу и узнать ее состояние

Гибкая система уведомлений

Легкая интеграция с информационным порталом компании и/или форумом

Вся история отношений с клиентом сохраняется

IPI®, +7 (812) 611-11-34, www.ipi-tech.ru, www.ipi-manager.ru


10 ноября 2009 г.IPI®, +7 (495) 921-44-06, www.ipi.ru, www.ipi-manager.ru11

Преимущества использования программыПреимущества использования программыдля руководителейдля руководителей

Срез текущего состояния всех бизнес процессов в компании

Учет и генерация отчетов по рабочему времени сотрудников

Осведомленномть о рабочих процессах в удаленных офисах и филиалах

Делегирование полномочий и их контроль

Выявление проблем в текущих процессах и ответственности исполнителей


12

Вы будете в хорошей кампании

13

ВАШИ ВОПРОСЫ?ВАШИ ВОПРОСЫ?

Санкт-Петербург: Санкт-Петербург:

Телефон: +7 (812) 698-89-99,Телефон: +7 (812) 698-89-99, +7 (812) 611–11–34 +7 (812) 611–11–34

Веб-сайт:Веб-сайт: www.ipi-manager.ru

http://www.ipi-manager.ru/

14

Система управления задачамиСистема управления задачами


15

Вход в систему для сотрудников компанииВход в систему для сотрудников компании

Защита персональным паролем

Надежная схема защиты авторизации

Выбор языка

Работа через интернет-браузер

Возможность защищенной работы


16

Главная страница для сотрудников компанииГлавная страница для сотрудников компании

Перечень всех разделов

Перечень показываемых разделов зависит от прав доступа для данного сотрудника

«Ситуационный центр» для сотрудника, начало рабочего дня

17

Как сотрудники работают с задачами и Как сотрудники работают с задачами и запросамизапросами


18

Список всех задач, с указанием их параметровСписок всех задач, с указанием их параметров

Охват одним взглядом всех текущих задач

Визуальный показ приоритетов и важности задач

Автоматическая рубрикация по «проектам»

Возможность быстрой сортировки и фильтрации


19

Быстрая фильтрация задачБыстрая фильтрация задач

Задачи на сегодня, будущие задачи, назначенные мной, назначенные мне, отложенные, просроченные, завершенные, и т.п.

Просмотр задач для любого сотрудника (при наличии прав)

Просмотр всех задач для всех сотрудников с учетом фильтров

Постраничная рубрикация


20

Подробности задачи и ее параметрыПодробности задачи и ее параметры

Краткая сводка всех параметров задачи

Возможность изменения параметров сотрудниками, имеющими на это право

Запрет на изменение, если над задачей началась работа


21

История всей переписки по задаче на одной страницеИстория всей переписки по задаче на одной странице

Вся переписка по задаче на одной странице

Фиксация изменения статусов задачи

Возможность добавить ответ

Просмотр всей истории при нажатии ссылки из письма (без ввода пароля)


22

Любые поля и формы в задачеЛюбые поля и формы в задаче

Возможность создания любой (сложной) формы в задаче, вместо одного стандартного поля

Заполнение доп.полей автором задачи, в том числе и принудительное

Структурирование информации, распределенной по различным доп.полям

Построение полей в любом визуальном виде


23

Информация об авторе задачиИнформация об авторе задачи

Просмотр подробной информации об авторе задачи

Необходим для понимания того, кто поставил задачу, особенно в случае, если это сделал клиент

Возможность созвониться или написать письмо


24

Зависимость задач и разделение на под-задачиЗависимость задач и разделение на под-задачи

Возможность построения цепочек задач, зависимых друг от друга

Автоматический старт новой задачи при завершении предыдущей

Разделение одной задачи на несколько частей

Построение сложных и длительных «проектов» с цепочками задач


25

Расширенная фильтрация задачРасширенная фильтрация задач

Расширенный поиск по любым параметрам

Исключающие параметры

Поиск по разделам, темам, по сотрудникам, и т.п.

Сразу можно работать с найденной задачей

26

Как ставятся новые задачи между сотрудникамиКак ставятся новые задачи между сотрудниками


27

Выбор раздела и темы при постановке задачиВыбор раздела и темы при постановке задачи

Выбор из заранее созданных в системе разделов и тем

«Разворачиваю-щаяся» иерархия разделов и тем с неограниченным количеством уровней

Автоматическое назначение задачи ответственному по теме (если иной ответственный не указан)


28

Постановка задачи с выбором параметровПостановка задачи с выбором параметров

Указание любых параметров срочности и важности

Выбор ответственного

Указание сроков задачи

Иные параметры

Возможность изменения формулировок списка приоритетов и списка важности (в рамках всей системы)


29

Выбор исполнителя задачиВыбор исполнителя задачи

Выбор исполнителя из сотрудников, имеющих доступ к данному разделу

Возможность переназначения ответственного впоследствии

Гибкая система фильтрации сотрудников в списке


30

Назначение сроков выполнения задачиНазначение сроков выполнения задачи

Опционально при необходимости

Возможность ввода задачи без срока

Назначение даты начала и срока выполнения

Отслеживание и уведомления при истечении срока

Контроль сроков в общем рейтинге


31

Подключение дополнительных сотрудниковПодключение дополнительных сотрудников

Возможность принудительно подключить наблюдателей к данной задаче

Наблюдатель будет получать все уведомления обо всей активности в задаче, и будет принимать в ней непосредственное участие

32

4 способа распорядиться: Задача, поручение, 4 способа распорядиться: Задача, поручение, телефонная заявка, отчет временителефонная заявка, отчет времени


33

Задача – простое добавлениеЗадача – простое добавление

Отсутствует выбор ответственного, задача сама назначается ответственному по теме

Минимальное количество полей для заполнения

Быстрый способ назначить задачу не задумываясь о том, кто ее будет исполнять


34

Поручение – максимальные подробностиПоручение – максимальные подробности

Назначение поручения конкретному сотруднику или группе сотрудников

Выбор максимальных подробностей о сроке, важности, завершении, и т.п.

Выбор родительских задач


35

Отчет о затраченном времениОтчет о затраченном времени

Быстрое добавление отчета о затраченном времени, с вводом выполненных работ

Отсутствие необходимости ввода задачи с последующим ее закрытием

Автоматическое формирование задачи с указанием работ и времени трудозатрат

36

Как происходит мониторинг задач сотрудникаКак происходит мониторинг задач сотрудника


37

Основной интерфейс – непрочитанные задачиОсновной интерфейс – непрочитанные задачи

Отслеживание любых непрочитанных задач

Отслеживание любых ответов на задачу

Звуковые сигналы при поступлении новой задачи


38

Уведомления о просрочке задачУведомления о просрочке задач

Мониторинг просроченных задач

Копия уведомления руководителю, сотруднику и начальству

Письменное уведомление при истечении срока и при 75% срока выполнения

39

Разделы и темы, рубрикация задачРазделы и темы, рубрикация задач


40

Просмотр разделов и темПросмотр разделов и тем

Список всех текущих разделов и тем

Сводная страница всех разделов, с сортировкой по алфавиту и по цвету раздела

В каждом разделе неограниченное количество тем и уровней вложенности

За каждой темой закреплен один ответственный сотрудник


41

Свойства разделовСвойства разделов

Любое название и дополнительное описание-пояснение

Права доступа: пользователи, менеджеры, наблюдатели

Выбор публичности раздела

Открытие доступа всем пользователям к задачам друг друга


42

Пользователи разделаПользователи раздела

Назначение прав: к разделу имеют доступ только указанные пользователи, или все пользователи вообще

Указание менеджеров раздела

Наблюдатели получают все уведомления по любой активности в задачах раздела


43

Шаблоны разделов, с задачами по цепочкеШаблоны разделов, с задачами по цепочке

Шаблоны содержат в себе задачи, выполняющиеся по цепочке

Возможность запуска выполнения шаблона «одним кликом»

После запуска создается новый раздел на основе шаблона

44

Пользователи и группыПользователи и группы


45

Список всех пользователей системыСписок всех пользователей системы

Пользователи регистрируются на сайте в простой форме

Поля регистрации и их количество могут быть изменены

Список пользователей доступен только менеджерам, у которых есть права на его просмотр


46

Редактирование пользователяРедактирование пользователя

Ручное изменение пароля при необходимости

Изменение регистрационных данных пользователя

Хранение паролей в зашифрованном виде

Удаление пользователя без удаления его задач


47

Управление группамиУправление группами

Возможность группировать пользователей

Возможность назначения задачи на группу – при этом задача будет видна всем

Первый сотрудник из группы, который ответит на задачу, станет ответственным

48

База знаний (FAQ)База знаний (FAQ)


49

Принудительный показ базы знанийПринудительный показ базы знаний

Показ базы знаний при постановке новой задачи

Возможность подобрать знание до формулировки задачи

Поиск по разделам и темам

Поиск по словам


50

Управление базой знанийУправление базой знаний

Просмотр вопросов-ответов

Поиск по разделам и темам

Поиск по словам

Сортировка и рубрикация, постраничная разбивка

Разграничение прав на доступ к разделам и темам базы знаний


51

Редактирование вопросов и ответовРедактирование вопросов и ответов

Редактирование раздела и вопросов-ответов

Добавление вопросов-ответов в ручном режиме, не из задач

Удаление вопросов-ответов

Разграничение прав на действия с вопросами-ответами


52

Автоматическое пополнение базы знанийАвтоматическое пополнение базы знаний при ответепри ответе

При ответе на задачу возможно автоматическое пополнение базы знаний, при необходимости

Вставка при ответе на задачу типового ответа из базы знаний

22 ноября 2006 г.Компания IPI®, +7 (495) 101-44-06, www.ipi-manager.ru53

Флаги и отметкиФлаги и отметки


54

Персональные флаги и отметкиПерсональные флаги и отметки

Настройка специальных флажков для отметок в тех или иных задачах

Каждая компания может сделать для себя персональный набор отметок

Удобное символическое обозначение признаков в задачах

Разграничение прав на установку флагов и отметок


55

Отметки в задачахОтметки в задачах

Отображение установленных флагов и отметок в задачах

Возможность сообщить клиенту или автору задачи о каком-либо признаке

Учет определенных типов задач, рубрицированных по отметкам

Права на установку отметок для тех или иных сотрудников

56

Статистика и отчетыСтатистика и отчеты


57

Статистические: Статистика пользователейСтатистические: Статистика пользователей

Отчет с указанием количества просроченных задач, нарушенных сроках и т.п.

Пофамильный список сотрудников

Возможность сортировки по разным критериям


58

Статистические: Изменение количества задачСтатистические: Изменение количества задач

Гистограмма и табличный отчет отображают число задач в разрезе Разделов и Тем, а так же месяцев создания задач.

Данные получаются на основе выбора незавершенных задач на конец каждого месяца, в разрезе Разделов и Тем.


59

Статистические: Общая статистика программыСтатистические: Общая статистика программы

Отчет показывает статистические значения: задач всего, из них - завершенных, отложенных, отмененных, выполненных; среднее время работы над задачей; количество Разделов и Тем, по которым происходила активность; общее количество вопросов - за конкретную дату или диапазон дат, и т.п.


60

Аналитические: Выводы об эффективности сотрудниковАналитические: Выводы об эффективности сотрудников

Автоматический подсчет «голосов» рейтинга

Пофамильный список сотрудников

Вывод результатов о количестве положительных или отрицательных оценок


61

Аналитические: Динамика структуры задачАналитические: Динамика структуры задач

Гистограмма и табличный отчет отображают число задач в разрезе Разделов и Тем, а так же месяцев создания задач. Данные получаются на основе выбора незавершенных задач на конец каждого месяца, в разрезе Разделов и Тем.


62

Аналитические: Динамика времени подготовки ответовАналитические: Динамика времени подготовки ответов

Гистограмма и табличный отчет отображают время подготовки ответа (выполнения задачи) в разрезе Разделов и Тем, а так же месяцев создания задач.


63

Реестры: Реестр задачРеестры: Реестр задач

Отчет показывает конкретные задачи, выборка которых осуществляется с помощью расширенного поиска, и содержит самую подробную информацию о задаче (включая историю переписки, смены статусов, и т.д.); имеет возможность экспорта информации в файл Excel.


64

Трудозатраты сотрудниковТрудозатраты сотрудников

Просмотр фактических трудозатрат по различным разделам

Просмотр фактических трудозатрат по каждому из сотрудников

65

Печать информацииПечать информации


66

Печать сводки задачПечать сводки задач

Специальный отчет по сводке или выборке задач для удобной распечатки

Доступен не только для списка задач, но и для сложного поиска по любым критериям


67

Печать подробностей задачиПечать подробностей задачи

Специальный отчет по задаче, для удобной распечатки

Распечатка всей истории переписки и событий, с указанием всех исходных данных задачи


68

Печать отчетовПечать отчетов

Специальный формат вывода отчетов, для удобной распечатки

69

Внешняя часть IPI.Внешняя часть IPI.MANAGER™MANAGER™(для пользователей сайта)(для пользователей сайта)


70

Главная страница внешней частиГлавная страница внешней части

На главной странице текст может любым

Вход в раздел осуществляется по паролю

Минимальный интерфейс, не путающий пользователя (всего три раздела)

Возможность кардинального изменения дизайна


71

Просмотр задач пользователемПросмотр задач пользователем

Просмотр задач, поставленных самим пользователем

Рубрикация, сортировка, компоновка – как в разделе для сотрудников

Усеченные возможности по сравнению с разделом для сотрудников


72

Фильтрация задач пользователяФильтрация задач пользователя

Фильтрация по критериям, аналогичным критериям фильтрации для сотрудников

Усеченная функциональность

Невозможность просмотра задач других пользователей или сотрудников


73

Постановка новой задачи или запросаПостановка новой задачи или запроса

Невозможность выбора сотрудника-исполнителя

Невозможность установки даты и срочности

Указание минимальных параметров

Выбор раздела по своему усмотрению

Вложение файлов


74

Персональные настройкиПерсональные настройки

Настройки языка интерфейса

Настройки уведомлений о новых событиях или задачах

Дополнительные поля, которые необходимы для компании (адрес, телефон и т.п.)

22 ноября 2006 г.Компания IPI®, +7 (495) 101-44-06, www.ipi-manager.ru75

Кастомизация интерфейсаКастомизация интерфейса


76

Пример изменения интерфейсаПример изменения интерфейса

У владельца программы есть возможность полной замены интерфейса, с заменой цветовой гаммы и т.п.

Любые фразы и тексты, которые присутствуют на экране, могут быть легко изменены (например «Приоритет» можно назвать по-другому)


77





78





79




80

ВАШИ ВОПРОСЫ?ВАШИ ВОПРОСЫ?

Санкт-Петербург: Санкт-Петербург:

Телефон: +7 (812) 698-89-99,Телефон: +7 (812) 698-89-99, +7 (812) 611–11–34 +7 (812) 611–11–34

Веб-сайт:Веб-сайт: www.ipi-manager.ru

http://www.ipi-manager.ru/

Technology

Презентация системы управления задачами IPI.Manager PRO