Концепция электронного рабочего места руководителя

DocsVision.Система электронного документооборота. АРМ

Руководителя.

• Год основания: 1992 г.• Персонал:

• Более 300 сотрудников• более 100 сертифицированных специалистов по технологиям

Microsoft, Lotus, IBM, HP, Cisco, Oracle, PMI, MBI

• Статусы:• ISO 9001:2000• CMMI – уровень 3• Четырежды Gold Certified Partner Microsoft • Премия правительства РФ в области качества• «Признанное совершенство» от EFQM в 2007 году

• Офисы: С.-Петербург, Москва

• Отрасли:• Госструктуры• Машиностроение• Строительство• Энергетика• Финансы• Легкая промышленность

О компании Digital Design

05.10.2010

3

05.10.2010

Наши клиенты

http://www.teliasonera.com/

http://www.interleasing.co.uk/

http://www.economy.gov.ru/MertRuntimeWeb/CommandsServlet

DocsVision на рынке

• Более 600 внедрений / 58900 рабочих мест

• Все секторы рынка

• Все регионы России, Беларусь, Грузия, Казахстан, Латвия, Украина, Узбекистан, Эстония

• 8 языковых версий

• 92 партнера во всех регионах

Внедрения по количеству рабочих мест

Внедрения по отраслям

Внедрения по регионам

Назначение DocsVision

Зад

ачи

Элементарный порядок

Снижение издержек

Сокращение сроков

Уменьшение ошибок

Мето

ды

Управление качеством

Процессное управление

Управление информацией

Цел

и

Повышение эффективности и

конкурентоспособности

Эффект от внедрения DocsVision

РЕЗУЛЬТАТ ЭФФЕКТ

Сокращение времени на поиск документов, автоматическая отчетность

Электронный обмен документами

Контроль исполнения поручений

Гарантированность процессов

Исключение дублирования данных

Исключение несанкционированного доступа

Эффективность сотрудников

Безопасность

Снижение издержек

Скорость принятия решений,

Снижение издержек (бумага, копии)

Эффективность управления

Скорость работы компании

С помощью DocsVision вы можете автоматизировать:

ДелопроизводствоДокументационное обеспечение управления

Архив документовДоступ к любым документам, используемым на предприятии

Бизнес-процессыВыполнение работ, связанных с обработкой документов и информации

05.10.2010

• Удобный процесс регистрации и учета документов в компании;

• Быстрый поиск документов по любым реквизитам ;

• Назначение и отслеживание хода исполнения поручений;

• Эффективный контроль и отчетность по исполнению поручений;

• Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

• Сокращение сроков подготовки и согласования документов;

• Получение сводных отчетов и журналов;

• Хранение различных справочных данных.

Возможности системы.Автоматизация делопроизводства.

05.10.2010

• Разграничение прав доступа, ролевая модель.

• Поддержка работы с версиями документов

• Сканирование и распознавание текста

• Полнотекстовый поиск и поиск по реквизитам документа

• Поддержка связей между документами

• Надежность хранения

• Протоколирование действий пользователей

05.10.2010

12

Возможности системы.Автоматизация архивной деятельности

Возможности системы.Автоматизация бизнес-процессов

•Инструмент автоматизации бизнес-процессов, не требующий знаний программирования (!)

•Автоматизация любых процессов, связанных с обработкой документов, и не только

•Контроль выполнения и внесение изменений в реальном времени

•Простота и гибкость модификации

•Обеспечение взаимодействия различных программных систем

Платформа DocsVision

14 05.10.2010

Индустриальное решение: Предоставляет возможности для

настройки и доработки разработчиками

Базируется на современной и распространенной платформе Microsoft

Приложение «Административное делопроизводство»

• Назначение: автоматизация делопроизводства для органов государственной власти, а также крупных предприятий и организаций, использующих аналогичную практику

• Основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (Росархив, ВНИИДАД, 2001 г.)

• Внедрено в 7 министерствах/агентствах, 3 городских/областных администрациях

Сценарий работы

РЕГИСТРАЦИЯ

ПРОЦЕСС ДОКУМЕНТООБОРОТА


РЕГИСТРАЦИЯНАЛОЖЕНИЕ

РЕЗОЛЮЦИИ




РЕЗОЛЮЦИИ

ПОСТАНОВКА

НА КОНТРОЛЬ

К




РЕЗОЛЮЦИИ



К


ДОВЕДЕНИЕ ДО

ИСПОЛНИТЕЛЯ



РЕЗОЛЮЦИИ





К


К

ПОДГОТОВКА

ПРОЕКТА

К

УТВЕРЖДЕНИЕ И

СНЯТИЕ С КОНТРОЛЯ

ИСПОЛНЕНИЕ И ОТПРАВКА

АДРЕСАТАМ


СТАТИСТИКАРАБОТА

РУКОВОДИТЕЛЕЙ


УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ

К


ПРОЕКТА


РЕЗОЛЮЦИИ





К

К




АДРЕСАТАМ



УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ

К


ПРОЕКТА


РЕЗОЛЮЦИИ





К

СТАТИСТИКАРАБОТА

РУКОВОДИТЕЛЕЙИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ

ДИСЦИПЛИНА

РАБОТА

ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

К




АДРЕСАТАМ

Конкурентные преимущества

• Платформа + Набор готовых решений:

Гибкость модификации и создания решений

Быстрое внедрение типовых решений

• Широкие возможности настройки без программирования

• Мощная подсистема Workflow – средство процессной интеграции людей и систем

• Тесная интеграция с продуктами и технологиями Microsoft

• Современная трехуровневая архитектура –масштабируемость и безопасность

• Большая сеть партнеров по внедрению

Состав проекта внедрения

Поэтапное внедрение

Формирование рабочей группы

Анализ требований к системе и разработка технического задания

Технорабочий проект

Развертывание системы

Обучение пользователей

Сдача-приемка системы

Опытная эксплуатация

Техническая поддержка

ИТОГИ

По окончании внедрения предприятие получает

комплексную автоматизированную систему, которая

учитывает особенности:

• существующей оргструктуры

• существующего управления

• существующих бизнес-процессов

Цели реализованного проекта по внедрению СЭДО в Правительстве Мурманской области

• Автоматизация базовых процессов документооборота в Правительстве Мурманской области

• Апробация регламентов документооборота (внесение изменений в действующие схемы документопотоков)

• Формирование технологической и организационной основы для создания Электронного Правительства Мурманской области

Результаты работы

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции,включая потоковое сканирование

• Обработка внутренней переписки и ОРД

• Конвертация данных о входящей-исходящейкорреспонденции и нормативных документах в СЭДО изранее используемого программного комплекса

• Конвертация данных из ранее использовавшихся системДО

• Перевод в СЭДО технологических процессов сектора поработе с обращениями граждан

Результаты работы

• Электронная Общественная приемная

• Доработка СЭДО по предложениям и замечаниям,полученным во время периода опытной эксплуатациисистемы.

• Разработка интерактивного отчета о состоянииисполнения контрольных поручений Президента РФ,Правительства РФ и Губернатора Мурманской области свозможностью вывода результатов на печать.

Показатели текущей автоматизации

• Ежедневно в системе регистрируется до 500документов

• К системе подключены: Правительство, АппаратПравительства, 28 ИОГВ

• Пользователями системы являются примерно 400человек

• Количество ключевых пользователей(регистраторов и секретарей) около 100 человек

• Одновременно в системе работает до 150 человек

Цель создания АРМ Руководителя

• Главная задача систем электронного документооборота –поддержка принятия решений на всех уровнях предприятия

• При наличии примерно одинаковой функциональности таких систем одним из ключевых вопросов становится удобство использования руководителем подготовленной в системе информации

Проблемы руководителя

• Необходимость знания о деталях системы мешают ее использовать

• Работа руководителя сильно отличается от работы других пользователей, типовой интерфейс затрудняет работу

• Изучать документы и принимать решения нужно не только в офисе, но и в дороге и дома, но в это время система недоступна

• Для принятия решений должны нужны не только документы, но и справочные данные из учетных систем предприятия - отчеты

• В результате эффективность системы теряется на самом верхнем уровне управления, вместо того чтобы открывать на нем качественно новые возможности

Решение - основные принципы

1. Работа с системой тогда, когда для этого есть время – не только в офисе, но и в дороге, и дома

2. Ненужных руководителю элементов интерфейса не должно быть на экране

3. Изучение документа и резолюция по нему должны делаться в одном окне, одновременно

4. Необходимо предусматривать перьевой и аудио-ввод, не только клавиатурный

АРМ Руководителя

• Единое точка доступа руководителя ко всей необходимой для работы информации

• Доступность информации в любых режимах (on-line, off-line, удаленно)

• Электронный органайзер Дополнительные сервисы

Основная информация

Документы Отчеты, показатели

On-line

PDA

УдаленныйOn-line СЭДО

Дополнительные источники

VIP-руководитель

Off-line

АРМ Руководителя. Отчеты

• Отчеты по исполнительской дисциплине (СЭДО)

• Оперативный мониторинг по основным показателям

• Возможность детализации до записи

• Доступность информации on-line и off-line

• Оперативные коммуникации из АРМ с помощником и подчиненными (звонки, организация видеоконференций)

АРМ Руководителя. Работа с документами

• Поиск документов (полнотекстовый с морфологией, сортировка результатов по релевантности)

• Рассмотрение и подписание документов (on-line и off-line режимы)

• Создание голосовых и текстовых комментариев к проектам документов и резолюций

• Оперативные коммуникации с участниками работы по документу (звонки, организация видеоконференций)

АРМ Руководителя. Дополнительные сервисы

• Доступ к календарю, просмотр, изменение расписания

• Доступ к электронной почте

• Телефонный справочник

АРМ Руководителя. Работа с PDA

• Рассмотрение и подписание срочных документов, формирование голосовых комментариев

• Просмотр отчетов по исполнительской дисциплине и основной деятельности

Преимущества

• Может работать с любым решением на платформе DocsVision, в том числе с любым уже установленным у заказчика

• Возможно подключение рабочих мест нескольких руководителей с индивидуальными настройками

• Приложение позволяет просматривать отчеты в произвольном формате, в т.ч. полученные из «смежных» систем

Санкт-Петербургул. Одоевского, 28

Тел.: (812) 346 58 33Факс: (812) 346 58 34

МоскваВаршавское шоссе, 36

Тел.: (499) 975 74 94Факс: (499) 975 74 95

[email protected]

www.digdes.com

Technology

Концепция электронного рабочего места руководителя