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Prozessautomation in Zeiten von schmalen Budgets und wandelnden Anforderungen: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Marvin Behrendt – aforms2web Christian Bauer – dox42 Vortrag auf der BPM@ÖV 18.03.2014
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BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 1
Prozessautomation in Zeiten von schmalen Budgets und wandelnden Anforderungen:
Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug
Marvin Behrendt – [email protected]
= eGovernment Know How
Christian Bauer – [email protected]
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EGOV360 PhilosophieAusgangssituationElektronische FormularmappeBusinessprozess und HerausforderungenLösungKundenfeedback undLessons learned
Inhalte
BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 3
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19.03.2014
Seite 4
Kanton Zug
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Ausgangssituation
Prozess Aufenthalts und Arbeitsbewilligung imAmt für Wirtschaft und Arbeit Elektronische Formularmappe im EinsatzIntern: Manuelle Bearbeitung durch drei PersonenZahlreiche Beilagen/DokumenteSchnittstellen zu Bundesverwaltung und anderen Amtsstellen
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Formularmappe Überblick
Kundenführung (Wegleitung)Fragen/Entscheide versusmögliche Formulare
Online-Formulare undDruckformulare (de/en)
Generieren aus gemeinsamer Definition
• 33 Formulare
• 2 Wegleitungen
• Deutsch & Englisch
• Online & Papier
33*2*2= 134 Dokumente
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Formularmappe 1/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
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Formularmappe 2/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
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Formularmappe 3/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
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Formularmappe 4/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
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Formularmappe 5/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
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Formularmappe 6/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
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AWA
Formularmappe 7/7
Antragspostfach
Ausblick
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Prozess Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung
FormularmappeInterner Prozess des Amts für Wirtschaft und Arbeit (AWA)Interne EntscheidungenZahlreiche Dokumente
Interaktion mit Bundesamt f. MigrationZEMIS DokumentWeiter im Amt f. Migration
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Anforderungen
Formularmappe inklusive Beilagen vollelektronisch einreichbarInternen Prozess nachvollziehbar abbildenVertretung ermöglichenDokumente und Mails automatischgenerierenUnterlagen elektronisch nachfordernExport für weiteres Tool
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Herausforderungen
Geringes Mengengerüst Teure Software-Entwicklung lohnt nicht
Einsparungspotentiale realisierenZ.B.: Ein Dokument 500 mal/Jahr per Copy/Paste erstellt = 500h!
Fehlerquellen eliminierenWer irrt sich NICHT bei Copy/Paste?
Kundenservice weiter verbessernSchnelle Rückmeldung, Bearbeitungsstatus transparent machen
Prozess und Dokumente flexibel ändernAus aktuellem Anlass…
Technische Plattform auch für andere Prozess
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Softwarebausteinset
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Systemübersicht
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Workflow Ordner
> Im Browser oder in MS Excel> Einfachster Datenexport
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Steuerung der Dokumente
> Dokumenterstellung inklusive vorgegebener, aber änderbarer Texte steuern> Dokumente automatisch mit dox42 generieren
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Beilagen
> Beilagen automatisch in SharePoint Ordner transferiert> SharePoint Ordner im Workflow-Formular eingebunden> Beilagen ansehen, überprüfen und Beschreibung bearbeiten> Zusätzliche Beilagen hochladen> Beilagen aus diesem Ordner > ZEMIS Dokument für BfM
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Feedback
Externe KundenGute Kundenführung (Wegleitung)Verständliche FormulareEinfache Erfassung
Interner Kunde (Amt für Wirtschaft und Arbeit)Arbeitsvorrat jederzeit ersichtlichZeitersparnis durch automatisches Erstellen der KorrespondenzZeitersparnis durch automatisches Erstellen des ZEMIS-DokumentesStatus jederzeit ersichtlich (auch bei Stellvertretungen)Bei Stellvertretung Dossier jederzeit "griffbereit"
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Lessons Learned
Medienbruch nur bei vollelektronischer Einreichung wirklich beseitigtUnterschrift auf dem Formular? Size matters – bei Beilagen-UploadsProzess entwickelt sich weiter, wann live gehen?Technische Basis erfüllt HerausforderungenSachbearbeiter können sofort damit arbeitenÄnderungen schnell + flexibelBusiness Case rechnet sich
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= eGovernment Know How
Let the work flow!Marvin Behrendt [email protected]
Christian [email protected]