Hej,

vi tror att Nordens bästa intranät finns på Vasakronan!

Sedan 2001 är IT och kommunikation på Vasakronan en integrerad enhet. Det

gör att vi kan kombinera den tekniska kompetensen med ett användarperspektiv

fullt ut.

Smart

ledarskap

Smart

IT-lösning

Smart

lokal

På Vasakronan jobbar vi med lokaler. Varje dag hjälper vi 2-3 företag till en ny lokal och vår

ambition är att hjälpa våra kunder till den bästa av alla lokallösningar, den smarta lokalen.

Men vi vill göra något mer. Vi vill hjälpa våra kunder att bygga den allra smartaste

arbetsplatsen för just deras behov. För det behövs både ett smart ledarskap men också en

smart IT-lösning.

För att kunna förklara för våra kunder vad en smart lokal, en smart IT-lösning och ett smart

ledarskap egentligen är, så ville vi ta reda på det själva.

Därför jobbar vi sedan två och ett halvt år tillbaka helt aktivitetsbaserat samt pappers- och

datorlöst. Nu har vi tagit nästa steg och skapat det vi tror kan vara…

…Nordens bästa intranät

I grund och botten har Vasakronan en väl strukturerad informationsplattform för både

strukturerad och ostrukturerad data. Vi har renodlat och skapat utrymme för att maximera

upplevelsen för respektive del. Vi har en arkitektur som gör att vi förhållandevis snabbt

och enkelt kommer att kunna utveckla nya lösningar allteftersom nya behov uppstår.

Så när vi i slutet av 2013 satt och kliade oss i

huvudet och skulle sätta målbilden för vårt nya

intranät så hade vi en ganska bra grund att stå på.

Men vad var det då vi saknade?

Vad ville vi att vårt nya intranät skulle göra för

användarna?

Vad vi kom fram till var att det nya intranätet

skulle…

…ha ett användarvänligt och igenkännbart gränssnitt.

Varför ändra ett välkänt koncept och beteende?

Intranätet skulle också ha ett notifieringssystem kopplat till

bakomliggande system. Bara för att det underlättar.

Vi ville också kunna jobba med dialogrutor och guider. Det måste nämligen vara

enkelt att förstå. Även för en nyanställd.

VI ville ha ett interaktivt intranät. Därför byggde vi in Yammer. För att Yammer gör

det enkelt att kommentera och föra en dialog där det känns naturligt och bäst.

Intranätet är responsivt byggt för att fungera på olika enheter.

Medarbetarna väljer själva sitt nyhetsflöde och de kan både gilla och kommentera

nyheterna. Självklart kan de läsa nyheterna i mobilen eller på en platta och alltså vid

en tidpunkt som passar dem själva. Kanske på bussen på väg till eller från jobbet?

När man använder söket kan man både filtrera och förhandsgranska. Där det är

relevant kan man ta sig direkt till det man söker för att snabbt kunna

ta del av informationen eller utföra en uppgift.

Navigeringsramen till höger finns alltid till hands för att man ska slippa gå

tillbaka till startsidan. Det spar tid.

Kopplat till varje app finns en kommunikationsyta och ett Yammerflöde. Det

underlättar i kommunikationen med användarna och begränsar behovet av

mejlkommunikation.

1.

Den som loggar på för första gången möts av en kort introduktion bestående av 6

dialogrutor. Tonaliteten är trevlig och instruktionerna enkla.

Vi tror nämligen att vårt intranät uppfattas intuitivt.

2.

3.

4.

5.

6.

Och lite mer i detalj då?

Dashboarden är varje medarbetares personliga nav. Där kan de se de senaste

nyheterna, söka i intranätet och skapa genvägar till de appar de använder mest

Nyhetslinjen

Här visas de senaste nyheterna och uppdateringarna.

Samtliga nyheter hittar man i appen ”Nyhetsportalen”.

I Nyhetsportalen väljer man själv sitt nyhetsflöde.

Här kan man också sortera och filtrera nyheterna.

Snabbsöken

Gör det möjligt för användaren att direkt hitta innehåll på intranätet. Allt från

medarbetare till sidor, information om fastigheter och dokument.

Apparna är de olika portaler och stödsystem som hjälper medarbetaren i

vardagen. Fliken ”Mina favoriter” visar de appar som användaren själv skapat

genvägar till. Under fliken ”Alla portaler och stödsystem” hittar användaren hela

utbudet. Självklart väljer man själv de appar man behöver

Vi presenterar informationen i apparna på olika sätt i linje med

vår övergripande devis ”design för funktion”.

Verktygslådan Stella Fastighetsportalen

Exemplet Verktygslådan Här har vi samlat instruktioner, mallar, manualer,

presentationsmaterial, stödsystem, styrande dokument samt tips och trix

Exemplet Stella.

Stella är latin och betyder ledstjärna. I appen Stella har vi beskrivit företagets

kärnprocesser: transaktioner, fastighetsutveckling, fastighetsförvaltning samt

affärsstöd och ledning.

Exemplet Fastighetsportalen

Här har vi samlat all tänkbar information om en fastighet.

Dessutom har vi skapat förutsättningar för att hantera vår löpande IT-utveckling utan

att användarna behöver engageras fullt ut i varje steg. Vi på IT-avdelningen kan jobba

med varje App i lugn och ro för att sen lansera nya funktionaliteter utan att störa

strukturen i stort. En viktig bonus tycker vi, i dagens utvecklingsintensiva värld.

Vår IT-lösning är helt enkelt en naturlig och integrerad del av

den smarta arbetsplatsen

Så här ser presentationen av nyheter ut.

I nyhetslinjen ligger nyheterna kategoriserade (IT Informerar,

Personalnytt, Om oss i media, Företagsnytt m fl.).

Exemplet ”Konstföreningen bjuder till Fotografiska”

1.

2. Klickar jag på nyheten får jag upp en preview. Vill jag läsa fler

nyheter kan jag gå in i Nyhetsportalen. I Nyhetsportalen kan

jag både söka och filtrera på olika nyheter

3.

Bilden placeras på

valfri plats och

synkas med

startsidan.

Nyheterna

kategoriseras och

taggas för att de

ska vara lätta att

rikta och söka efter.

Självklart kan man

länka direkt till det

interna dokument-

hanteringssystemet.

Artiklar har

ett enkelt, tydligt

och stilrent

formspråk

När man lanserar ett nytt intranät vill man veta

vad medarbetarna tycker. På riktigt.

Därför la vi en feedback-knapp på startsidan…

…som är kopplad till en Yammer-

grupp. Där kan alla på företaget se

både frågan och svaret. Det lär vi oss

på. Vi kan dessutom hjälpa varandra

med svaret. Och lösningen.

Koncerncontroller

Projektledare på IT

Projektledare på Kommunikation

Projektledare för intranätprojektet

Administratör