Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý SPA

HỆ THỐNG QUẢN LÝ SPA

1 |T r a n g W W W . Y O U S O F T . V N


Ngày 04 tháng 04 năm 2016



MỤC LỤC LỜI NGÕ ................................................................................................................................................................... 4

CÀI ĐẶT PHẦN MỀM ....................................................................................................................................................... 6

THIẾT LẬP BAN ĐẦU ...................................................................................................................................................... 7

1. Khởi động hệ thống ............................................................................................................................................ 7

2. Đăng nhập ........................................................................................................................................................... 7

3. Màn hình chính .................................................................................................................................................... 7

4. Thiết lập thông tin ngƣời quản lý (2) .............................................................................................................. 8

5. Thiết lập thông tin doanh nghiệp (1) .............................................................................................................. 9

6. Tạo dữ liệu ban đầu ........................................................................................................................................... 9

QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG ............................................................................................................................................... 10

1. TẠO KHÁCH HÀNG` ......................................................................................................................................... 10

2. KÊ TOA ............................................................................................................................................................... 10

QUẢN LÝ KINH DOANH................................................................................................................................................ 11

1. BÁN HÀNG ......................................................................................................................................................... 11

1. Tạo đơn hàng ................................................................................................................................................ 11

2. Chốt giao dịch ............................................................................................................................................... 12

3. Trả hàng mua cho nhà cung cấp ............................................................................................................... 12

2. BOOKING ........................................................................................................................................................... 12

Tạo lịch hẹn ........................................................................................................................................................... 13

3. DOANH SỐ ......................................................................................................................................................... 13

4. SẢN PHẨM SẮP HẾT ......................................................................................................................................... 13

5. DANH SÁCH GIƢỜNG ....................................................................................................................................... 14

QUẢN LÝ KHO SẢN PHẨM & DỊCH VỤ ....................................................................................................................... 14

1. SỔ TỒN KHO ..................................................................................................................................................... 14

2. SỔ KHO CHI TIẾT ............................................................................................................................................. 15

3. ĐIỀU CHỈNH KHO ............................................................................................................................................. 15

PHÂN HỆ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH .................................................................................................................................. 16

1. TẠO PHIẾU CHI ................................................................................................................................................. 16

2. TẠO PHIẾU THU ................................................................................................................................................ 16

3. LỊCH SỬ THU CHI ............................................................................................................................................. 17

4. KHUYÊN MÃI ..................................................................................................................................................... 17



Phân Hệ HÀNH CHÍNH ................................................................................................................................................. 18

1. TẠO QUYỀN TRUY CẬP .................................................................................................................................... 18

2. TẠO NHÂN VIÊN ............................................................................................................................................... 18

3. LỊCH OFF .............................................................................................................................................................. 19

4. TẠO BẢNG LƢƠNG ........................................................................................................................................... 20

NHỮNG CHỨC NĂNG THƯỜNG DÙNG ........................................................................................................................... 20

1. Nhắc nhở ............................................................................................................................................................. 20

2. Đổi mật khẩu và đặt lại mật khẩu ....................................................................................................................... 21

3. Giao diện ............................................................................................................................................................. 22



LỜI NGÕ

Chào bạn,

Bạn đang có trên tay tài liệu hƣớng dẫn sử dụng hệ thống phần mềm

Quản lý phòng khám ( SPA Management System SMS ).

Một sản phẩm đƣợc các doanh nghiệp tin dùng.

Sau hơn 02 năm tìm hiểu, phân tích yêu cầu từ khách hàng ở các lĩnh vực khác nhau, YouSoft Việt

Nam hân hạnh cho ra mắt một sản phẩm với những chức năng cần thiết để bạn quản lý hiệu quả sản

phẩm, tài chính cho phòng khám hoặc SPA mình. Các chức năng bao gồm:

Quản lý khách hàng bằng thẻ chip: mỗi khách hàng có một thẻ chip, từ, rfid đi cùng, quản lý thông

tin cá nhân, các vấn đề gặp phải/bệnh lý, lịch sử dùng thuốc/sản phẩm/điều trị.

Quản lý thuốc/dịch vụ chăm sóc, điều trị: quản lý sản phẩm, tồn kho, hạn dùng, lo hàng giá cả.

Quản lý nhân viên: bao gồm bác sĩ, chuyên viên, hộ lý, tạp vụ, thông tin cá nhân, các ca trực, lƣơng

bổng.

Quản lý hẹn tái khám: hẹn khách hàng ngày tái, nhân viên trực tiếp, liều thuốc.

Quản lý thông tin khám bệnh: Thông tin khám bệnh, triệu chứng, chuẩn đoán, toa thuốc, các kết

quả khám/xét nghiệm, toa thuốc về.

Chăm sóc khách hàng: Nhắn tin/gửi email tự động thăm hỏi sức khỏe, chúc mừng sinh nhật, nhắc

nhỡ dùng thuốc, nhắc nhỡ tái khám…

Thống kê báo cáo: Truy vấn nhanh, báo cáo trực quan về số lƣợng khách hàng, mức độ thân thiết,

thu chi tài chánh, đánh giá nhân viên từ khách hàng, kết quả, hiệu quả điều trị, số ca trực phân công…

Quản lý khu vực/phòng/giƣờng: Quản lý khu vực, số phòng, số giƣờng, giá cả, chi phí, thiết bị đi

cùng, hiện trạng.

Báo cáo tức thì: Thông tin số lƣợng khách hàng đang điều trị, nằm ở khu, phòng, do nhân viên nào

chăm sóc, lịch hẹn…

Chức năng ƣu việt khác

- In báo cáo

- Xuất dữ liệu lƣới sang tập tin excel, pdf, word,…

- Gom nhóm dữ liệu, tính tổng, lọc dữ liệu linh hoạt.

Danh sách các chức năng trên đã khá đầy đủ cho nghiệp vụ quản lý của Bạn. Tuy nhiên không

dừng lại ở đó, YouSoft Việt Nam luôn lắng nghe yêu cầu đặc trƣng của từng doanh nghiệp và đáp

ứng tốt nhất nhƣ đã liệt kê trong 6 ƣu điểm của mỗi sản phẩm phần mềm chúng tôi.

ỨNG DỤNG:

Phòng khám tƣ, phòng khám nha khoa, phòng khám nhi, khu chăm sóc sắc đẹp, spa, massage, bệnh

viện mini...



Đại diện YouSoft Việt Nam, tôi xin chúc doanh nghiệp bạn luôn gặt hái đƣợc nhiều thành công, hiệu

suất kinh doanh cao và quản lý chặt chẽ với công cụ SMS này.

Trân trọng kính chào

Giám đốc

Trƣơng Minh Sử Nhiên



CÀI ĐẶT PHẦN MỀM

Để có bộ cài đặt phần mềm dùng thử trong thời hạn 30 ngày, bạn vui lòng mở trang web phần mềm quản

lý phòng khám của YouSoft Việt Nam ở địa chỉ web: http://yousoft.vn/phan-mem-quan-ly-spa hoặc liên hệ số

điện thoại: 0983.100.233 gặp Nhiên (Mr.)

Bộ cài đặt phần mềm quản lý phòng khám hết sức đơn giản. Bạn không cần phải cài đặt và cấu hình cơ sở

dữ liệu gì thêm. Các bƣớc cài đặt nhƣ sau:

1. Nhấp đôi vào tập tin cài đặt:

2. Bấm tiếp tục ở các màn hình sau

Vậy là bạn đã hoàn tất các bƣớc cài đặt phần mềm.

Bạn vui lòng thực hiện các bƣớc sau để sử dụng phần mềm nhé.



THIẾT LẬP BAN ĐẦU

1. Khởi động hệ thống

Sau khi cài đặt chƣơng trình thành công ở phần trƣớc, chúng ta sẽ bắt tay vào sử dụng chƣơng

trình.

Ở màn hình desktop, bạn nhấp đôi vào biểu tƣợng để khởi động

hệ thống phần mềm quản lý phòng khám.

Lƣu ý: bạn nên bấm chuột phải chọn để bảo đảm Run as administrator

phần mềm có đủ quyền đẻ thao tác.

2. Đăng nhập

Sau một lúc khởi động và chuẩn bị dữ liệu, hệ thống sẽ

hỏi thông tin đăng nhập. Bạn hãy điền thông tin sau

Tên đăng nhập: admin

Mật khẩu: <Để trống>

Nhấp chuột vào nút „Đăng nhập‟ Hoặc

bấm phím ENTER.

Sau khi bấm vào nút đăng nhập, nếu là lần đầu, bạn sẽ nhận đƣợc thông báo rằng hệ thống

cần cập nhật dữ liệu ban đầu. Bạn vui lòng đợi cho đến khi màn hình chính đƣợc mở ra.

3. Màn hình chính



Khung Danh mục bên trái chứa các lệnh đƣợc phân theo nhóm

Kinh Doanh Khách hàng Kho Sản phẩn

Dịch vụ - Bán Hàng. - Booking. - Doanh số. - Sản phẩn sắp hết. - Danh sách Giƣờng.

- Danh sách khách hàng. - Số điện thoại của khách hàng.

- Tồn kho. - Chi tiết kho. - Điều chỉnh kho. - Nhập kho. - Danh sách sản phẩm.

Tài Chính Nhân Sự - Phiếu chi. - Phiếu thu. - Lịch sử thu, chi. - Chƣơng trình khuyến mãi.

- Danh sách nhân viên. - Danh sách quyền truy cập. - Lịch off (nghỉ) - Bảng lƣơng

4. Thiết lập thông tin ngƣời quản lý (2)

Hệ thống phần mềm tự động tạo ra ngƣời dùng mặc định là admin với quyền truy cập tối cao để

quản lý hệ thống. Sau khi đăng nhập vào, quý khách nên đổi mật khẩu đăng nhập để bảo mật

dữ liệu phần mềm.

Click vào nút “Ngƣời quản lý (admin)” ở góc dƣới-trái của cửa sổ để chúng ta cập nhật thông tin

ngƣời quản lý:

Sau khi nhập thông tin cơ bản, bấm nút „Lƣu và đóng’ để kết thúc thiết lập.



5. Thiết lập thông tin doanh nghiệp (1)

Chọn tab Tùy Chỉnh, và chọn Doanh Nghiệp để thay đổi cấu hình, thông tin doanh nghiệp.

Sau khi nhập thông xong, bấm nút „Lƣu và đóng’ (phím tắt: CTRL+ENTER) để kết thúc thiết lập.

6. Tạo dữ liệu ban đầu

Trƣớc hết chúng ta sẽ cập nhật lại dữ liệu ban đầu cho hệ thống. Bạn đừng lo lắng, chuyên viên

của YouSoft Việt Nam sẽ làm giúp cho bạn. Tuy nhiên chúng ta sẽ tạo thử 4 sản phẩm nhƣ bên

dƣới

Vào Kho SP/DV >> Danh mục Sản phẩm để tạo vài sản phẩm tiêu biểu

Sản phẩm:Tinh dâu Trà Xanh



QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

1. TẠO KHÁCH HÀNG`

Chọn Danh mục “Khách Hàng” >> D.S Khách Hàng

Nhập thông tin của khách hàng vào Lƣu lại và Đóng.

*Chú ý: Nhớ nhập số điện thoại của Khách Hàng vì phần kế là Danh

Sách điện thoại của Khách Hàng.

Để xem D.S số điện thoại bạn làm nhƣ sau: Chọn Danh mục “Khách Hàng”

>> Số ĐT Khách Hàng

2. KÊ TOA

Chọn khách hàng, ghi chuẩn đoán,..

Chọn sản phẩm phù hợp để điều trị cho khách



QUẢN LÝ KINH DOANH

Danh mục Kinh Doanh:

Bán hàng cho từng khách hàng với các tùy chọn chiết khấu trên từng sản

phẩm, chiết khấu tổng đơn hàng, số lƣợng đơn giá,…

Booking: danh sách Lịch hẹn.

Doanh số

Sản phẩm sắp hết: Cho biết số lƣợng các sản phẩm gần hết.

Danh sách Giƣờng: Danh sách các giƣờng hoặc phòng.

1. BÁN HÀNG

1. Tạo đơn hàng

Chọn Danh mục Kinh Doanh >> Bán Hàng để bắt đầu tạo đơn mua

hàng.

Tƣơng tự ở các đơn hàng khác, để chọn một sản phẩm vào trong chi tiết hàng, bạn có 3 cách

sau:

1. Nhập mã/mã vạch vào ô Mã/Mã vạch, Click vào nút check màu xanh hoặc bấm phím

Enter.

2. Bấm sổ danh sách hàng hóa và chọn một sản phẩm nhƣ hình bên cạnh.



3. Dùng máy quét mã vạch sản phẩm nếu thông tin mã vạch đã đƣợc cập nhật.

Sau khi chọn sản phẩm, một dòng mới dữ liệu sẽ đƣợc hiển thị. Những thông tin bổ sung cần nhập

là số chẵn, số lẻ đƣợc cộng lại ở cột tổng, nhập hoặc thay đổi đơn

giá

Hệ thống sẽ tính dùm bạn những thông tin cần thiết.

2. Chốt giao dịch

Đơn hàng bạn tạo ra sẽ chƣa thật sự cập nhật kho và công nợ cho

đến khi bạn chốt giao dịch.

Bấm vào nút Chốt giao dịch để cập nhật kho và số liệu tài chánh.

Khi đó bạn sẽ đƣợc nhắc nhỡ, và bạn phải bấm vào Đồng ý để xác nhận.

Sau khi xác nhận, đơn hàng sẽ trở nên xám xịt báo hiệu rằng đơn hàng sẽ không đƣợc sửa đổi

nữa. Để sửa đổi giao dịch đã chốt, bạn bấm vào nút Mở Lại.

Hệ thống sẽ hủy tất cả số liệu đã chốt và trả lại trạng thái nhƣ ban đầu.

3. Trả hàng mua cho nhà cung cấp

Đơn hàng bạn đã chốt có sai sót hay vì lý do nào khác bạn có thể trả lại hàng

Sau khi thay đổi, chỉnh sửa đơn hàng bấm nút Chốt để cập nhập kho và số liệu tài chính.

2. BOOKING

Đây là nơi hiển thị danh sách lịch hẹn



Tạo lịch hẹn

Chọn khách hàng, dịch vụ,…

Sau đó Chốt và đóng lại

3. DOANH SỐ

Ở đây, doanh số sẽ cho bạn một cái nhìn tổng quan về các giao dịch đƣợc thực hiện. Bạn có thể tìm

kiếm, lọc dữ liệu, gom nhóm để thể hiện theo ý riêng của mình.

Sau khi tìm thấy giao dịch, bạn chỉ cần nhấp đúp để mở giao dịch đƣợc chọn, hệ thống sẽ chuyển đến

đơn hàng.

4. SẢN PHẨM SẮP HẾT

Đây là nói cho bạn thấy danh sách các sản phẩm và số lƣợng hiện có.



5. DANH SÁCH GIƢỜNG

QUẢN LÝ KHO SẢN PHẨM & DỊCH VỤ

Ở phần này, quý khách chỉ quan tâm đến số lƣợng tồn kho và các

giao dịch liên quan, kiểm kho và điều chỉnh kho.

1. SỔ TỒN KHO

Sổ tồn kho ghi nhận lại số lƣợng tồn kho hiện tại của một kho (sản

phẩm) nào đó và tổng giá trị kho hiện có.

Nếu số lƣợng tồn kho lớn hơn mức trần hoặc nhỏ hơn mức sàn thì con

số đƣợc thể hiện bằng màu đỏ để nhắc nhỡ thủ kho biết mà có những chiến

lƣợc nhập hàng hoặc xả hàng phù hợp.



2. SỔ KHO CHI TIẾT

Ở đây, sổ kho chi tiết sẽ cho bạn một cái nhìn tổng quan về các giao dịch đƣợc thực hiện.

Bạn có thể tìm kiếm, lọc dữ liệu, gom nhóm để thể hiện theo ý riêng của mình.

Sau khi tìm thấy giao dịch, bạn chỉ cần nhấp đúp để mở giao dịch đƣợc chọn.

3. ĐIỀU CHỈNH KHO

Đến hạn kiểm kho, thủ kho sẽ làm nghiệp vụ kiểm kho và đối chiếu dữ liệu máy tính và dữ

liệu thực tế.

Để tiết kiệm thời gian chọn sản phẩm, bạn chỉ cần bấm vào nút lệnh: hệ thống tự động cập

nhật tất cả những sản phẩm sẵn có vào danh sách cho bạn. Nút lệnh này chỉ hoạt động khi bạn đã

chọn kho để điều chỉnh.



PHÂN HỆ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

Một phần liên quan đến các giao dịch mua và bán bán hàng.

ngoài ra phân hệ này còn có các nghiệp vụ khác liên quan đến tài chính nhƣ

- Tạo phiếu chi

o Trả nợ cho nhà cung cấp

o Các chi phí cố định: điện nƣớc, thuế…

- Tạo phiếu thu

o Thu nợ từ khách hàng…

o Thu từ các nguồn khác: bán nguyên vật liệu….

- Lịch sử thu/chi

- Khuyến mãi

1. TẠO PHIẾU CHI

Để tạo một phiếu thu, bạn vui lòng bấm vào menu Tài chính >> Phiếu Chi

Hệ thống sẽ hiện thị Form phiếu thu nhƣ bên dƣới, bạn chỉ cần vài thao tác nhập liệu đơn giản bạn

đã tạo thành công một phiếu thu. Có ba loại phiếu thu:

2. TẠO PHIẾU THU

Để tạo một phiếu thu, bạn vui lòng bấm vào menu Tài chính >> Phiếu Thu

Các bƣớc tạo một phiếu chi hoàn toàn giống nhƣ các bƣớc tạo phiếu chi nhƣ ở phần trên.



3. LỊCH SỬ THU CHI

Sổ này hiện thị tất cả giao dịch đƣợc tạo kể cả đã chốt và chƣa chốt.

4. KHUYÊN MÃI

Tạo những chƣơng trình khuyến mãi để thu hút khách hàng



PHÂN HỆ HÀNH CHÍNH

Ðây là phân hệ quản lý ngƣời dùng bằng cách cấp quyền xử lý chức năng cho 1 nhóm hoặc 1 nhân

viên.

1. TẠO QUYỀN TRUY CẬP

Chọn menu Nhân sự >> Danh Sách Quyền truy cập

Nhập thông tin nhà cung cấp bao gồm: tên quyền truy cập, chọn quyền xử lý chức năng.

Ở đây nếu bạn vẫn để check Quyền Quản Trị thì không cần phải check vào những ô bên dƣới đâu

Vì đây là quyền cao nhất.

Sao đó bấm nút “Lƣu và Đóng” để cập nhập thông tin

2. TẠO NHÂN VIÊN

Chọn menu Nhân Sự >> Danh Sách Nhân Viên

Điền thông tin của nhân viên, chủ yếu là Tên và tài khoản đăng nhập.

Sau đó chuyển qua thẻ Quyền

Ở đây bạn chọn vào nút “Liên kết” nhƣ hình để chọn quyền truy cập.



3. LỊCH OFF

Danh sách, thông tin ngày, ca nghĩ của nhân viên được hiển thị ở đây.

Tạo mới Lịch off như sau:



4. TẠO BẢNG LƢƠNG Chọn 1 ngày đó trong tháng

chọn nhân viên rồi bấm vào

Hệ thống sẽ tự tính lương những nhân viên được chọn.

NHỮNG CHỨC NĂNG THƯỜNG DÙNG Dưới đây là những chức năng thường gặp trong quá trình sử dụng hệ thống. Bạn nên tìm hiểu phần này

trước tiên để sử dụng hiệu quả hệ thống.

1. Nhắc nhở

Hệ thống sẽ tự động nhắc nhở nhựng sự kiện sắp đến như: Sinh nhật khách hàng, Dịch vụ,…



2. Đổi mật khẩu và đặt lại mật khẩu

Với quyền quản trị hoặc tài khoản có quyền xử lý chức năng đổi và đặt lại mật khẩu làm như sau: Bạn vào

Nhóm hành chính >> Nhân viên vào xem thông tin nhân viên bằng cách nhấp đôi chuột vào nhân viên bạn

muốn.

Ở đây bạn sẽ thấy chức năng đổi mật khẩu với đặt lại mật khẩu.

Đổi mật khẩu là thay đổi mật khẩu của tài khoản đang truy cập.

Đặt lại mật khẩu là tạo mật khẩu mới cho tài khoản đang chọn.

Tài khoản sau khi được cấp mật khẩu, đăng nhập lần đầu sẽ xuất hiện bảng đổi

mật khẩu.

Ở đây bạn nhận lại mật khẩu mới của riêng bạn và mật khẩu này không được trùng với mật khẩu được cấp

trước đó.



3. Giao diện

Có vô số giao diện mẫu để làm cho hệ thống chúng ta tươi mới hơn và phù hợp với sự kiện Giáng sinh,

valentine…

Software

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý SPA