«Новые возможности СЭД для

повышения эффективности управления

и снижения управленческих издержек»

Екатеринбург

13 февраля 2014

Группа Компаний «ИнтерТраст»

www.intertrust.ru

На рынке Информационных Технологий (СЭД) с

1994 года

Более 3.000 успешных проектов

Более 500.000 пользователей в России и странах

СНГ

C 1996 года – IBM Premier Business Partner

Один из крупнейших Авторизованных Учебных

Центров IBM

Более 20% современного рынка СЭД в России по

количеству автоматизированных рабочих мест (по оценке DSS Consulting, Санкт-Петербург)

О Группе Компаний «ИнтерТраст»

Наши клиенты

Государственные органы власти и управления Федерального и регионального уровней

6 Банков, входящих в ТОР 10 крупнейших банков России

2 предприятия, входящих в ТОР 5 крупнейших Российских компаний ТЭК

Ведущие российские промышленные предприятия, связи и телекоммуникаций

ГК «ИнтерТраст». Опыт крупных проектов

Заказчик РМ Филиалы

ОАО «ЛУКОЙЛ» > 20.000 72

ФК «УРАЛСИБ» > 13.000 48

ОАО «ВТБ» > 17.000 109

ОАО «Внешэкономбанк» > 5.000 > 50

ОАО «Россельхозбанк» > 3.500 12

ОАО «Сибирьтелеком» > 5.800 45

ОАО «СевероЗападный телеком» > 4.200 21

ЗАО «ЮниКредит Банк» > 3.700 14

ОАО «Аэрофлот» > 2.600 156

ЗАО «Трансмашхолдинг» > 1.700 13

ОАО «Связь-Банк» > 1.500 52

ОАО АКБ «РОСБАНК» > 1.800 72

ОАО «Газпромбанк» > 1.000 2

Райффайзенбанк > 10.000 12

Концерн «Тракторные Заводы» > 5.000 20 (41)

ФСФР > 1.700

Правительство Самарской области > 3.300

Администрация ЯНАО > 2500

Администрация Новосибирской обл. > 2.500

Администрация Ульяновской обл. > 1.200

Администрация Омской области 1.400

Правительство Пензенской обл. > 1.500

Правительство Оренбургской области > 500

Администрация Тверской области 200

Администрация г. Омск 600

Администрация г. Красноярск 2.200

Правительство Красноярского Края > 1.500

ГК «ИнтерТраст». Строгое соответствие стандартам

Сертификат соответствия системы менеджмента качества требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001

Сертификат соответствия программы для ЭВМ «CompanyMedia» требованиям по характеристикам качества СТУ 115.007-2001, выданный «РОСИНФОСЕРТ» Минсвязи РФ

Сертификат соответствия № 1674 от 5.09 2008 г. ФСТЭК России, подтверждающий наличие встроенных средств защиты информации отвечающих требованиям № РОСС RU.0001.01БИ00.

Лицензия ФСТЭК на деятельность по разработке средств защиты конфиденциальной информации (№ 004158 от 02.11.2011 г., рег № 0965)

Четыре лицензии Федеральной Службы Безопасности на производство, распространение и техническое сопровождение средств защиты конфиденциальной информации , шифровальных (криптографических) средств, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств информационных и телекоммуникационных систем

16 Сертификатов качества Госстандарта России на ПО Компании.

Цель любого предприятия или организации

заключается в получении максимальной прибыли и

конкурентоспособности (коммерческие

организации) и эффективности выполнения своих

функций (ФОИВ, РОИВ, муниципальные органы

исполнительной власти).

Отвечают за достижение этих целей все

сотрудники организации, работающие в блоке

управления - от технических работников

(секретарей и делопроизводителей) до

Руководителй Высшего Звена организации.

Руководители являются ключевыми фигурами в

решении задач повышения эффективности и

конкурентоспособности

Цель управления

Острый дефицит ресурсов (временных, кадровых, материальных)

Неуклонно растущее количество документов: на всех уровнях, во всех

подразделениях

Информационный «голод»

«Зоопарк» информационных систем усложняет поиск информации и

процесс принятия решений, приводит к дублированию информации

Ускорение и усложнение цикла принятия решений

Отсутствие эффективной обратной связи для проверки результатов

деятельности

Отсутствие эффективных инструментов контроля

Необходимость обеспечения надежной защиты информации

Что мешает нам эффективно работать?

Основные условия эффективной управляющей

системы:

Развитые коммуникации обмена информацией

Организация коллективной деятельности

Нацеленность каждого на результат, а не на процесс

(личный вклад, важнее простого участия)

Постоянное саморазвитие участников организации

Коллективное развитие участников организации

Основные принципы эффективного управления

Эффективная управляющая система

Основные принципы эффективного управления

Пять основных элементов повышения эффективности менеджера

1. Умение контролировать свое время

2. Нацеленность на результат, а не на процесс

3. Умение строить свою работу на преимущественно

сильных качествах, как собственных, так и коллег

4. Концентрация внимания на важнейших участках

работы, установка правильных приоритетов

5. Принятие правильных решений за счет

системности

Питер Друкер, «Эффективный управляющий»

Цель работы эффективного управляющего

– выявление и максимальное

использование наиболее сильных сторон

своих сотрудников

Эффективная система управления должна

обладать действующей системой оценки качества

работы сотрудников

(Key Performance Indicators (KPI) – ключевые

показатели эффективности).

Основные принципы эффективного управления

Использование сильных качеств

CompanyMedia – корпоративная платформа поддержки

принятия решений, управления документами, временем и

личной результативностью

Поддерживаемые модели управления:

- Директивное,

- Процессное

- Проектное

СЭД CompanyMedia

Потери времени на выполнение операций, связанных с обработкой и доставкой управленческих документов

Потери на поиск информации

Потери и повторное создание документов

Дублирование информации

Несвоевременность доставки

Несвоевременность исполнения

Невозможность организации требуемого контроля и самоконтроля

Длительные типовые процедуры (обсуждения, рассмотрения, согласования)

С чем борется CompanyMedia?

Что ждут пользователи от современной СЭД?

По данным CNews Analytics

… я бы еще добавил Мобильность!

Контент является

центральной компонентой

большинства бизнес-

процессов Управление контентом должно

непосредственно способствовать

достижению основных целей

организации

Смещение фокуса СЭД/ЕСМ

с задач соответствия

требованиям внешнего и

внутреннего регулирования

на достижение осязаемых

бизнес результатов

Смещение фокуса управления

документами и информацией от

функций регистрации и учета к

прямому участию в создании

бизнес ценностей

Изменение места и роли документов и контента в

современной организации

Документационное обеспечение управления

Управление типовыми деловыми процессами

Документационная поддержка произвольных

регламентированных бизнес-процессов

Обеспечение коллективной работы с документами

(Collaboration)

Обеспечение юридически значимого безбумажного

документооборота

Основные возможности CompanyMedia

Обеспечение безопасного хранения, использования,

передачи документов и информации

CompanyMedia.

Расширяем горизонты…

«Классический»

документооборот

Формализованная

обработка

ответственных

документов

Социальная среда Контекстное

взаимодействие людей,

документов, задач

Кейс

менеджмент Управляемая

нацеленность на

результат

Управление жизненным

циклом информации

Подчиненность информации

ключевым принципам

управления

Аналитика контента

Принятие решений,

основанное на фактах

Сотрудники функциональных

подразделений

Руководители среднего звена

Делопроизводители

\ Секретари \

Служба ДОУ

ТОП-

менеджеры

• Автоматизация своих процессов

• Прозрачность хода исполнения документов, направленных в другие подразделения.

• Взаимодействие подразделений друг с другом в рамках «сквозных» процессов

• Согласование и контроль

• Работа с проектами документов, согласование

• Контроль работы исполнителей

• Автоматизация профессиональной деятельности

• Повышение прозрачности процессов.

• Повышение скорости доставки управленческих решений.

• Своевременное получение информации, необходимой для принятия решений.

CompanyMedia.

Пользователи

Универсальное рабочее

место CompanyMedia

спроектировано в соответствии с

методологией GTD - «Доведение

дел до результата».

Ключевые компоненты: Методология GTD

• Ознакомление с заданиями и отправка результатов работы путем открытия

одной страницы

• Автоматическая группировка документов, задач, уведомлений

• Доступ к последним поступившим уведомлениям из любого раздела системы

• Легкий переход между заданиями, информацией, модулями

• Персональные коллекции документов (Избранное).

Ключевые компоненты: удобный интерфейс, построенный по принципу «все под рукой»

Ключевые компоненты: управление временем

Интегрированный модуль

Управления Временем (Time

Management)

Практический инструмент

эффективного управления рабочим

временем

Ключевые компоненты: кейс-менеджемент

Adaptive Case Management

• Возможность быстрой модификации

плана мероприятий по достижению

бизнес-цели.

• Рабочее пространство для

решения задачи : необходимые для

работы документы, план действий,

time-line решения задачи

• Достижение бизнес-цели с

использованием всех

функциональных возможностей СЭД

Сервис(«Обсуждение»)

Ключевые компоненты: горизонтальные связи

Создание

ответа

История

обсуждения

Ключевые компоненты: мобильность

Приложения iDocs и iDocsVIP для

планшета iPad и приложение aDocs для

планшета Android -- удаленная работа с

управленческими документами, в том

числе в режиме offline.

Мобильные рабочие места это:

• Простой, удобный, «нативный»

интерфейс

• Мультиязычность

• Полная информация по проектам

• Постоянная включенность в деловые

процессы организации.

Аналитика: принятие решений на основе фактов

CompanyMedia. Практические результаты внедрения

Сокращение на 30% времени поиска документов

Ускорение на 30% срока доставки управленческой

информации: приказов, распоряжений поручений,

20% улучшения в доступе к информации в

организации

Персонализация контроля и ужесточение

исполнительской дисциплины - повышение в 5 раз

количества документов находящихся на контроле

Исключение случаев утери документов и

сокращение числа ошибок при обработке больших

потоков документов

Сокращение в 10 раз затрат на копирование

внутренних документов

CompanyMedia. Практические результаты внедрения

2-х кратное сокращение затрат на расходные

материалы для принтеров и копировальных

аппаратов при обработке входящих и

исходящих документов.

Сокращение количества персонала,

обеспечивающего доставку информации и

повышение в среднем на 25-40%

производительности труда сотрудников

организации.

Снижение на 80% затрат на хранение бумажных

документов, за счет перевода их в электронную

форму.

Обеспечение соответствия работы сотрудников

организации существующим правилам, нормам,

регламентам и законам

Ваши вопросы, пожалуйста?

© ГК «ИнтерТраст», 2014

+7 (495) 956-79-28 sales@inttrust.ru

http://www.intertrust.ru