ПЕРЕДОВАЯ ПРАКТИКА Deutsche Bahn AG

Корпоративный стандарт для проектов, связанных с архивами, СУД, папками и рабочими процессамиУже 11 900 пользователей в 19 отделениях концернаКонфигурируемая архитектура ЕСМ, обладающая долгосрочной надежностьюКонечный этап разработки, предусматривающий до 70 000 пользователей

Управление корпоративным информационным контентом в концерне Deutsche Bahn переходит на новый уровень

G R O U P

ПЕРЕДОВАЯ ПРАКТИКА

2

Deutsche Bahn AG

3

Компания

Deutsche BahnКонцерн Deutsche Bahn является международным поставщиком транспортных и логистических услуг в более чем 130

странах. Свыше 300 000 сотрудников, из них 196 000 – в Германии, ежедневно прилагают все усилия для обеспечения

клиентам надлежащего уровня обслуживания в сфере грузопассажирских перевозок и логистики, а также для

эффективного управления и эксплуатации соответствующих сетей железнодорожных, сухопутных, морских и воздушных

путей сообщения. За 2013 отчетный год очищенный оборот составил примерно 39,1 миллиарда евро, а операционная

прибыль (чистая EBIT) – около 2,2 миллиарда евро.

ПЕРЕДОВАЯ ПРАКТИКА

4

Deutsche Bahn AG

5

Краткий обзор проектаТЕМА: Разработка применимой в рамках концерна платформы управления контентом, относящейся к железнодорожной отрасли (ВСМ)

КЛИЕНТ: Deutsche Bahn AG, реализация с помощью поставщика IT-услуг DB Systel

ОТРАСЛЬ: Мобильность, логистика, сети

СОТРУДНИКИ: 300 000 во всем мире

РЕШЕНИЯ SER: Полный пакет Doxis4 iECM, в частности модули для архива, СУД, система автоматизации деловых процессов (САДП), электронные папки и управление электронной почтой

КОЛИЧЕСТВО ДОКУМЕНТОВ: ок. 160 млн документов и 750 млн информационных объектов, всего заархивировано 17 ТБ (по состоянию на весну 2014 г.)

ЗАПУСК ПРОЕКТА: 1-й квартал 2010 г.

ПРОДУКТИВНОЕ ВНЕДРЕНИЕ ПЛАТФОРМЫ: 01.01.2011 г.

РЕАЛИЗОВАННЫЕ ПРОЕКТЫ: 19 продуктивных проектов в железнодорожном концерне

ТРЕБОВАНИЕ: Соблюдение корпоративных IT-стандартов железнодорожного концерна, высокая конфигурируемость решений SER с учетом вариантов от нескольких пользователей на одного манданта до нескольких тысяч, от простейших проектов до приложений со сложными концепциями прав доступа

ДОСТИГНУТЫЕ ЦЕЛИ: Платформа ВСМ как корпоративный стандарт для архива, СУД, рабочего процесса, электронных папок Архивирование электронной почты и интеллектуальное управление контекстом ICC (Intelligent Context Control) Разработан универсальный шаблон в качестве базы для быстрого внедрения

Консолидация неоднородного ландшафта архива/СУД

Доступность новейшей технологии ЕСМ в рамках всего железнодорожного концерна

Краткий обзор

Зарождение стратегии ЕСМЧерез четыре года после заключения типового договора о внедрении применимой в рамках концерна платформы

управления контентом, относящейся к железнодорожной отрасли (Bahn Content Management = BCM), компания DB Systel

– поставщик IT-услуг концерна Deutsche Bahn – и специалист по системам управления корпоративным информационным

контентом (ECM) компания SER подводят положительный промежуточный итог: платформа BCM установлена и перед

этим была протестирована аудиторской компанией PwC, в качестве базы для быстрого внедрения в концерне разработан

универсальный шаблон. Почти 11 900 пользователей в 19 отделениях концерна Deutsche Bahn уже используют платформу

BCM для своих проектов, связанных с архивами, СУД, папками и рабочими процессами. На конечном этапе разработки

до 70 000 пользователей железнодорожного концерна должны принимать участие в решениях ВСМ.

ПЕРЕДОВАЯ ПРАКТИКА

6

Начальные условия – постановка задачи – выбор системы

BCM: корпоративный стандарт для управления информационным контентомРуководство концерна Deutsche Bahn уже в течение нескольких лет преследует амбициозную

цель в области информационных технологий. Оно стремится установить обязательные в

рамках всего концерна стандарты для выполняемых дочерними предприятиями концерна

IT-задач. В свете параллельно действующих систем архивирования и СУД в 2009 году

потребовалось единое управление информационным контентом. Стратегическая цель

предполагала создание универсальной и современной стандартизированной базы ЕСМ

для управления документами, охватывающей весь железнодорожный концерн в течение

полного жизненного цикла. При этом так называемая платформа ВСМ образует фундамент

для корпоративной стратегии ЕСМ, включая референтную архитектуру.

С помощью ВСМ ответственные лица хотели создать общие и универсальные

информационные процессы для улучшения скорости и качества самих процессов, а

также для надежного и доказуемого соблюдения установленных законом критериев и

предписаний. В соответствии с требованиями концерна Deutsche Bahn новый пакет ЕСМ

должен был включать функции САДП, позволяющие, например, экспертам и инспекциям

разбираться с транзакциями и рабочими процессами, связанными с сохраненными

документами. Дифференцированные права доступа должны были обеспечить надежную

защиту важной и конфиденциальной информации. Для достижения этих целей

требовалось перейти с прежней системы управления документами в железнодорожном

концерне на универсальное программное обеспечение ЕСМ для структурированного

управления информационным контентом и его архивирования. Доступные в пакете ЕСМ

функции необходимо было предоставить в масштабах всего поля деятельности.

Deutsche Bahn AG

7

Тендер в масштабах Европейского Союза (ЕС) – SER одерживает победу

Для консолидации разных систем, использующихся в концерне DB, в 2009 году в масштабах

ЕС был объявлен конкурс на лучшее ПО для управления информационным корпоративным

контентом в масштабах всего железнодорожного концерна. Функциональные

требования к будущей системе ЕСМ были определены в подробном каталоге критериев

для процедуры присуждения контракта по нормам ЕС. Требующееся программное

обеспечение должно было отличаться большим многообразием функций и охватывать

весь спектр ЕСМ. Производители, ПО которых не могло удовлетворить эти требования,

отсеивались на начальном этапе. Важное требование к инфраструктуре ЕСМ заключалось

в универсальной конфигурируемости всех компонентов, обеспечивающей в дальнейшем

как экономичную эксплуатацию, так и необходимое быстродействие при подготовке

новых или адаптации существующих проектов и технологий. Функциональность решений,

участвующих в конкурсе, тестировалась на основании сценариев использования.

Профиль требований к новой системе ВСМ Управление документами

Администрирование папок

САДП

Почтовая корзина

Долгосрочное архивирование для аудиторской проверки

Архивирование электронной почты

Полный текст

Многоарендная архитектура

Многоязычие

Конфигурируемость

Стандартный клиент СУД (толстый клиент)

Стандартный клиент СУД (веб-клиент)

Функции импорта и экспорта

Интерфейсы и интегрирующие ячейки

Но испытанию подвергалась также сама компания. В процессе принятия решения речь

шла не только о продукте как таковом, но и о долгосрочном партнере, который за счет

своих масштабов, компетентности, ресурсов и надежности совместно с DB Systel успешно

разработает большой проект ECM для концерна Deutsche Bahn.

«Компании DB Systel и SER совместно выступают в качестве поставщика решений для клиента Deutsche Bahn».

Томас Шнэль (Thomas Schnell), руководитель проекта, DB Systel

8

В конкурсной программе компания SER с пакетом Doxis4 iECM одержала неоспоримую

победу. «Фирма SER с ПО Doxis4 явно оказалась лучшей в отношении решений,

адаптируемости и презентабельности, а также далеко превзошла всех в общей

демонстрации решений», – рассказывает Томас Шнэль, руководитель специализированного

подразделения, занимающегося платформой BCM в Центре решений по архивированию

+ СУД компании DB Systel. В выбранном программном пакете Doxis4 от SER речь идет

о системе управления корпоративным информационным контентом (ECM), которая

включает в себя все основные функции ECM, в частности управление документами,

управление записями (администрирование папок), архивирование, почтовую

корзину/САДП и интеллектуальное архивирование электронной почты, и располагает

интерфейсами для сторонних систем, например, SAP, а также для импорта и экспорта.

Типовое соглашение, заключенное между компаниями DB Systel и SER сразу же после

тендера, оговаривает поставку лицензий на программное обеспечение для разработки

стратегической компьютерной платформы для архивирования документов и данных,

а также предоставление соответствующих услуг по сопровождению, разработке,

интеграции, консультированию и обучению.

Сплоченная команда: DB Systel и SER

Фирма DB Systel, будучи поставщиком IT-услуг концерна Deutsche Bahn, отвечает за

разработку и эксплуатацию так называемой платформы BCM и выступает в качестве

контактного лица железнодорожных предприятий при решении и реализации проектов

СУД/архивных проектов на базе ВСМ. DB Systel получает поддержку со стороны экспертов

по ЕСМ из компании SER. Решения о применении новых функций для платформы

принимаются сообща. «Мы тесно сотрудничаем с консультантами SER. Компании DB Systel

и SER совместно выступают в качестве поставщика решений для клиента Deutsche Bahn»,

– заявляет руководитель проекта Томас Шнэль. Эксперты SER всегда подключаются в

случае, если в проектах определяются новые требования. Затем совместными усилиями

выполняется проверка, выясняющая возможность их воспроизведения стандартным

путем или наличие в пакете Doxis4 iECM других компонентов, которые выполняют

требования клиентов.

ПЕРЕДОВАЯ ПРАКТИКА

1010 причин в пользу SER, решивших исход конкурса

Долгосрочная надежность архитектуры ЕСМ на базе новейших

технологических стандартов.

Превосходные клиенты, как для ОС Windows, так и для Интернета.

Высокая конфигурируемость – целью является интеграция 70 000 пользователей.

Охват всех соотносящихся с ЕСМ областей/решений.

Глобальная многоарендная архитектура Doxis4.

Одинаковая интерпретация решения ЕСМ и программная философия.

Опыт в реализации больших IT-проектов/хорошие отзывы.

Близость к клиентам.

Многоязычие системы.

Гибкая лицензионная и ценовая политика.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Deutsche Bahn AG

9

Реализация

Прочный фундамент: платформа ВСМ для железнодорожного концерна1-го января 2011 года новая платформа ВСМ от SER была запущена в эксплуатацию в концерне Deutsche Bahn. До этого в железнодорожном

концерне использовалось от 30 до 35 различных инсталляций СУД. Сегодня ВСМ является установленным корпоративным стандартом

для потребностей железнодорожных предприятий в отношении управления документами, архивирования и рабочего процесса.

Архитектура ВСМ концерна Deutsche Bahn

Службы Doxis4: архив, СУД, система управления жизненным циклом информации (ILM), САДП, записи и отношения, срок хранения, контрольный журнал, интеллектуальный анализ текстов, почтовая корзина, уведомление

Клиенты Doxis4: winCube, webCube

Службы обработки входящей документации: сканирование, импорт файлов, визуальное воспроизведение

Интерфейсы: SAP, Paisy, LDAP

Системный ландшафт: 4-уровневый системный ландшафт ЕСМ, состоящий из систем разработки, тестирования, принятия и производственной системы. Новые/усовершенствованные технологии вводятся через механизмы переноса, не влияя на пользователей в производственном отношении

Представление сервиса Doxis4 на базе контентной сервисной шины (CSB)

Common Information & Meta Data Management

Doxis4 Storage Services

CLIENTS

API

SERVICE

LAYER

CONTENT

REPOSITORY

+

Пояснение

Bas

e S

ervi

ces

(Org

aniz

atio

n, S

ched

ulin

g,

Sch

ema,

Sec

uri

ty, S

essi

on

,T

ran

spo

rt, R

eplic

atio

n)

Ret

enti

on

Ser

vice

Sec

uri

ty S

ervi

ce

Au

dit

Tra

il S

ervi

ce

Arc

hiv

e S

ervi

ce

DM

S S

ervi

ce

COM/.NET Doxis4 Frameware

Web Service Interface

JAVA/XML

Rec

ord

s S

ervi

ce

No

tifi

cati

on

Ser

vice

Rel

atio

nsh

ip S

ervi

ce

Wo

rkfl

ow S

ervi

ce

Po

stko

rb S

ervi

ce

Технологические решения Проявления технических решенийТехнические решения

Doxis4Connectors

InboundServices

Capture Scripting

File Import

LDAP

SAP

Paisy/ADP

Rendition

Tex

t M

inin

g S

ervi

ce

Doxis4winCube

Doxis4ICC

Doxis4cubeDesigner

Custom ApplicationIntegration

Custom Portal

Integration

Doxis4webCube

STORAGE

LAYERRAID, SANHitachi, HCPRDBMS

ПЕРЕДОВАЯ ПРАКТИКА

10

Универсальный шаблон для быстрой реализации проекта

Чтобы не «изобретать заново велосипед» для каждого проекта, компания

DB Systel разработала так называемый универсальный шаблон. Он содержит

самые важные базовые функции в соответствующей текущей версии, а также

стандартные опции прав доступа. Этот универсальный шаблон служит в качестве

предварительно сконфигурированного шаблона для создания манданта. Если какое-

либо железнодорожное предприятие захочет, например, внедрить архивирование

документов для аудиторской проверки, для этого клиента создается новый мандант,

который снабжается основными функциями из универсального шаблона. Таким

образом, электронный архив готов к использованию в кратчайшие сроки. Если в

дальнейшем архив также понадобится для архивирования данных SAP, эту функцию

можно легко добавить. Этот модульный принцип упрощает и ускоряет внедрение новых

проектов и обеспечивает неизменное качество инсталляций, так как благодаря шаблону

они всегда располагают соответствующими предварительно сконфигурированными

функциями.

Deutsche Bahn AG

11

Уже реализованные проекты ВСМ, в частности:DB AG – гармонизация архива договоровDB AG – гармонизация финансового архиваDB AG – внедрение myCube (BCM) в отраслевом секторе правления CDB Dialog – права пассажировDB Energie – инструменты текущего содержания и планирования, архив IPSDB Fahrzeuginstandhaltung – цифровая папка транспортного средстваDB Fahrzeuginstandhaltung – архив управления складомDB Fahrzeuginstandhaltung – рабочий процесс для деблокирования шаблонов документовDB Projektbau – цифровая проектная папкаDB Projektbau – электронный журнал строительных работDB Projektbau – электронный протоколDB Schenker Rail – расчет контрактной ценыDB Station & Service – цифровая папка арендатораDB Vertrieb – учет выручкиS-Bahn Berlin – испытание без разрушения материала

ПЕРЕДОВАЯ ПРАКТИКА

12

Deutsche Bahn AG

13

Внедрение в железнодорожном концерне

«На данный момент ок. 11 900 пользователей подключены к платформе ВСМ в 19 различных

мандантах, и это только начало», – рассказывает Томас Шнэль, менеджер проекта и

руководитель специализированного подразделения, занимающегося платформой BCM.

Заархивированный объем документов с момента ее ввода в эксплуатацию 01.01.2011

г. уже составляет 160 млн документов и 750 млн информационных объектов общим

размером прим. 17 ТБ. Только в новый архив финансов и договоров было перемещено

70 млн исходных документов. Каждый день сюда добавляется несколько миллионов

новых документов.

Уже реализованные проекты охватывают от 10 до нескольких сотен пользователей.

При этом используются клиенты Doxis4 winCube для ОС Windows и Doxis4 webCube для

веб-приложений. На начальном этапе внедрялись преимущественно приложения для

технологических процессов, например, для текущего содержания. За последний год

впервые занялись отраслевым сектором правления С – право, соблюдение предписаний,

защита данных, безопасность концерна, – чтобы обеспечить целое отделение концерна

универсальным решением ЕСМ со знаком качества «made by SER», к которому также

подсоединяются внешние пользователи. Среди прочего, здесь налаживаются рабочие

процессы, охватывающие разные отделы. Отточенные структуры прав доступа и

аппаратные средства хранения обеспечивают необходимую защиту данных. Внедрение

BCM в отраслевом секторе C – название проекта myCube – является портфельным

проектом, который инициируется на уровне правления концерна Deutsche Bahn AG и уже

получил одобренную отраслевым правлением награду за особенно успешные проекты

в категории «Экономичный».

Внутренний маркетинг обеспечивает распространениеБлагодаря интенсивному внутреннему маркетингу силами DB Systel и активных

пользователей ВСМ другие подразделения также узнают об успешно

реализованных приложениях и большом потенциале полезности, который был

обеспечен с помощью ВСМ. Партнеры по проектам принимают участие, например,

в корпоративных мероприятиях и выставках и представляют свои проекты другим

предприятиям DB. Информацию из первых рук предоставляет разработанный

компанией DB Systel масштабный интранет-портал, на котором сотрудники

концерна могут найти, в частности, описания решений BCM и проектов, а также

консультантов-специалистов для собственных проектов.

«На данный момент ок. 11 900 пользователей подключены к платформе ВСМ в 19 различных мандантах, и это только начало».

Томас Шнэль (Thomas Schnell), руководитель проекта, DB Systel

Выгоды

Управление информационным контентом в рамках концерна набирает оборотыУправление информационным контентом в рамках концерна Deutsche Bahn переходит

на новый уровень. Благодаря сертифицированной платформе ВСМ и универсальному

шаблону была заложена основа для последовательного внедрения проектов, связанных

с архивами, СУД, управлением папками, САДП и архивированием электронной почты

на предприятиях железнодорожной отрасли. На смену неоднородному системному

ландшафту прошлого приходит универсальная и современная обработка информации

с помощью решений ЕСМ от SER. Все модули идеально согласованы друг с другом и

могут произвольно комбинироваться в полном соответствии с требованиями проектов.

«С помощью системы SER нам удалось разработать универсальную, электронную

инфраструктуру ЕСМ в соответствии с корпоративным стандартом», – с радостью отметил

руководитель проекта Томас Шнэль. Система быстродействующая и надежная: «До сих

пор платформа выдерживала все нагрузки».

Концерн выигрывает за счет модульной структуры платформы ВСМ во многих

отношениях. Проекты по СУД/архивированию не нужно постоянно разрабатывать заново

в виде автономных решений.

Отдельные компоненты и решения многократно применяются в самых разных

сценариях использования. Это обеспечивает неизменное качество инсталляций. Общие

применяемые программные решения от SER при необходимости позволяют также

ПЕРЕДОВАЯ ПРАКТИКА

14

перекрестное использование информации за пределами отделов. Проекты, связанные с

СУД, архивом или управлением папками, обычно могут затягиваться на многие месяцы,

но сегодня на базе платформы ВСМ их можно зачастую реализовать уже за несколько

недель.

Благодаря платформе ВСМ железнодорожные предприятия получают быстрый доступ

к новейшим технологиям. Таким образом, они могут намного экономнее, лучше и

оперативнее моделировать свои бизнес-процессы и технологии. С увеличением

количества реализованных приложений в железнодорожном концерне обогащаются

технические знания и опыт, которые можно передавать от одного подразделения к

другому. «Руководители проектов ВСМ в компании DB Systel очень тесно взаимодействуют

и знают о решениях, которые уже были реализованы в отдельных проектах. При

появлении любого нового запроса они проверяют, не используются ли уже где-нибудь

необходимые компоненты. Затем они их просто применяют, вместо того чтобы каждый

раз разрабатывать все заново», – так Томас Шнэль комментирует синергические эффекты.

ЭкономияНапример, меньше затрат на обслуживание и администрирование за счет консолидации ландшафта СУД, оптимизации и автоматизации процессов и т. д.

Согласованность Обеспечение согласованности и универсальности бизнес-процессов.

Например, аренда помещений, папки или бумага, пути перемещения документов или информации, почтовые расходы, курьерские службы.

Снижение материальных затрат

Сохранение данных и экономичное осуществление проектов.Повышение качества

Упрощение административных процессов, соединение разбросанных по всемупредприятию данных самого разного происхождения; оперативное и непрерывное предоставление информации во всей сети подразделений.

Повышение эффективности

Предоставление всех необходимых показателей в текущей версии (отсутствиеобременительного поиска в разных местах). Возможность создания индивидуальных просмотров.

Повышение удовлетворенности сотрудников

Возможность более быстрого и квалифицированного принятия решений;объединение и сотрудничество разрозненных проектных групп;генерация новых знаний на основании использования имеющейся информации.

Повышение результативности

Deutsche Bahn AG

15

«С помощью системы SER нам удалось разработать универсальную, электронную инфраструктуру ЕСМ в соответствии с корпоративным стандартом».

Томас Шнэль (Thomas Schnell), руководитель проекта, DB Systel

04.0

02ru

G R O U P

Представительства SER в Европе

Оберентфельден

КлагенфуртЛинц

Вена

Дюссельдорф / НойсБонн

Франкфурт-на-Штутгарт

Мюнхен

Дрезден

БерлинГамбург

мюнстер

Нойштадт -ан-дер Wied

Париж

Варшава

Лондон

Мадрид

В странах, обозначенных темно синим цветом, один из 12 поддерживаемых языков является официальным.

АвстрияSER Solutions Österreich GmbHFlorido TowerFloridsdorfer Hauptstraße 1 | A-1210 WienТел.: +43 1 5039555 | www.ser.at | office@ser.at

ШвейцарияSER Solutions Schweiz AGAusserfeldstrasse 9 | CH-5036 OberentfeldenТел.: +41 627 3781-11 | www.ser.ch | info@ser.ch

ФранцияSER Solutions France SARL65, rue de la Garenne | F-92310 SèvresТел.: +33 1 55 38 96 41www.ser- solutions.fr | info@ser- solutions.fr

ВеликобританияSER Solutions United Kingdom Ltd.20 Primrose Street | London | EC2A 2EW LondynThe Broadgate Tower - 12th FloorТел.: +44 203178-6882www.ser- solutions.com | info@ser- solutions.com

ИспанияSER Solutions Iberia S.L.Paseo de la Castellana, 18 – Planta 7ES-28046 MadridТел.: +34 91 794 26 94www.ser-solutions.es | info@ser-solutions.es

ПольшаS.E.R. Solutions Polska Sp. z o.o.ul. Grzybowska 2/81PL-00-131 WarszawaТел.: +48 22 4365695www.ser- solutions.pl | info@ser- solutions.pl

Помимо этого, во многих странах компания SER представлета сетью международных партнеров.

Компания оставляет за собой право на технические изменения, ошибки и опечатки. Все названные торговые марки являются зарегистрированными торговыми марками соответствующих владельцев.

SER Solutions International GmbHJoseph-Schumpeter-Allee 1953227 Bonn, ГерманияТел.: +49 228 90896-0Факс: +49 228 90896-222Интернет: www.ser.deE-mail: info@ser.de

ГерманияSER Solutions Deutschland GmbHJoseph-Schumpeter-Allee 19D-53227 BonnТел.: +49 228 90896-0 www.ser.de | info@ser.de