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Gastos de viaje: cómo meter en cintura un mal necesario.
Nuevas estrategias de control y gestión.
Sagrario Llatas
Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario.
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GESTIÓN DE
GASTOS DE
VIAJE
BENEFICIOS
PARA
EMPLEADOS
INCENTIVOS Y
RECOMPENSAS
¿QUIÉNES SOMOS?
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Real Decreto-Ley 16/2013 de 20 de diciembre
Sagrario Llatas
Deberá detallar en el cálculo de la nómina las cantidades entregadas en concepto de Gastos de movilidad. Deberá comunicar a la Seguridad Social a través de la lista CRA, todos aquellos conceptos salariales o extra-salariales de sus empleados.
En cuanto a las dietas de manutención, están exentas de cotización con estos límites:
Si pernocta en un municipio distinto: 53,34 €/día. Si no pernocta en un municipio distinto : 26,67 €/día.
CONTEXTO LEGAL
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Sagrario Llatas Sagrario Llatas Yo me he llevado tu queso…
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necesario. Nuevas estrategias de control y gestión.
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2015
41% de las empresas considera el control de los gastos profesionales como un objetivo prioritario
para 2016.
Entre el 30 y el 40% de los gastos profesionales de la empresa ni se gestionan ni se planifican.
65% de las empresas gestiona manualmente dichos gastos.
Para la gran mayoría de la empresas la gestión de los gastos profesionales es un auténtico quebradero
de cabeza.
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*Inmark Europe (agosto 2015)
El 93,4% de las empresas del estudio liquidan gastos profesionales a sus empleados.
En promedio, el 24,8% de los empleados de las empresas entrevistadas se desplazan al menos una
vez al mes.
El 41,6% de los desplazamientos realizados son nacionales. Los locales y provinciales suponen entre ambos un 40%, en tanto que los internaciones se
sitúan en el 15%.
Las empresas destinan como promedio 116.520 €/año a gastos profesionales, de los cuales, algo menos de la mitad (46,4%)
corresponden a gastos de viajes.
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Sagrario Llatas Sagrario Llatas ANTES DURANTE
DESPUÉS
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Gastos directos: Derivados de la gestión del viaje
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Gastos indirectos: Derivados de la gestión y administración.
Costes para efectuar reservas
Adquisición de software de reservas / billetes
Gestión de imprevistos:
Falta de fondos
Contratación de servicios adicionales (noches de hotel, transporte…)
Costes administrativos:
Control de facturas
Justificación de gastos
Reflejo en la nómina
Negociación con proveedores
¿Sabías que los procesos
administrativos representan un 75% de los costes indirectos y
que estos oscilan entre el 1 y el 34% del total
de los gastos de viajes?
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*Inmark Europe (agosto 2015)
Tarjeta de crédito 73,9%
Efectivo 61,9%
Tarjeta gasolina 42%
Tarjeta de débito 29,3%
Acuerdos con EESS 21,3%
Otros 17,6%
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Un reciente estudio de Numsight sobre gasto corporativo en las organizaciones, realizado a las pymes españolas, ha descubierto que entre un 60% y un 70% de los responsables que gestionan los gastos de empresas están insatisfechos con sus sistemas actuales por culpa del desconocimiento y la falta de control.
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*Inmark Europe (agosto 2015)
¿Qué valorarían las empresas a la hora de gestionar sus gastos profesionales?
Información detallada del gasto 69,31%
Reporting 53,75%
Control de uso 52,68%
Ciclo de validación de notas de gastos 46,50%
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Sagrario Llatas Sagrario Llatas CONCLUSIÓN: Las empresas pierden tiempo y dinero
por no automatizar sus gastos profesionales.
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Mejoremos los procesos.
Optimicemos el tiempo y el esfuerzo dedicado a la gestión de dichos
gastos.
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Contemos con una herramienta web online,
obteniendo reporte REAL del gasto realizado.
Unifiquemos criterios en el
método a utilizar.
Realicemos un traje a medida ajustado a las
necesidades de cada empleado.
No solicitemos tarjetas de
crédito.
No corramos riesgos
innecesarios.
Optimicemos los recursos a
nuestro alcance.
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Logotipo Empresa
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Mis empleados disponen de Dietas para comida pero SOLO QUIERO ABONAR lo que gasten realmente.
SÓLO quiero que utilicen la dieta de comida los días autorizados.
SOLO quiero que utilicen la dieta de comida en la franja horaria establecida.
Necesito tener CONTROLADOS TODOS LOS GASTOS PROFESIONALES.
Necesito un ÚNICO REPORTE con todos los gastos.
Quiero REDUCIR mis costes directos e indirectos de gestión.
¿CON QUÉ HERRAMIENTAS CONTAMOS?
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TICKET CORPORATE
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Una tarjeta MasterCard. Cada empleado cuenta con su tarjeta personal, que utiliza para todos los gastos relacionados con sus desplazamientos laborales.
Una herramienta online. A través de la cuenta Ticket Corporate, podemos decidir las condiciones de uso de las tarjetas: tipo de gasto, días y horarios válidos, limitación por importe máximo...
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SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS
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Uso adecuado del gasto: Asegurar un buen uso de los fondos. Adaptación a los cambios legislativos y normativas. Cumplimento con políticas internas.
Reducción de costes: Prevención de "gastos injustificados" Reducir los gastos mediante un control más
exhaustivo.
Aumento de la productividad: Facilita la emisión y control de las notas de gastos Exportable a sistemas contables / nóminas. Unificación de medio de pago menor gestión
administrativa.
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El personal dedicaba demasiado
tiempo a una gestión que no
aportaba valor a la empresa.
Conocer en tiempo
real el gasto del
equipo nos permite
ceñirnos mejor al
presupuesto.
Se consiguió
una visión
detallada de los
gastos de viaje.
En un entorno internacional,
gestionar diferentes divisas
era necesario.
Con una única forma de pago
resuelvo casi la totalidad de
los pagos de mis empleados.
La revisión y
aprobación de notas
de gastos se aceleró
un 60%.
El uso de una tarjeta
corporativa ha
reducido mis gastos
en un 45%.
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Puedes gastar el tiempo de mil maneras, pero yo no elegiría redactar mi nota de gastos
como una de ellas.
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