How to give feedback the right wayblog.impraise.com /how­to­give­feedback­the­right­way/

Giving feedback can be challenging, especially when you have something critical to say.How often do you ponder over saying something to a colleague or just let it slide? Theworkplace dynamics makes giving feedback even more daunting.

Constructive feedback can help your colleagues improve and enrich the relationship inyour team. Consequently, it can bring the whole team’s performance to a higher level.However, feedback only works if the recipients are willing to accept your feedback and work

on it. That does not happen automatically all the time.

However, this blog post will give you a formula for actionable feedback which yourcolleagues are more likely to accept and work on. Sound like something you want? Then, let'sdive in.

The Formula: Situation ­ Behaviour ­ Impact ­ Next

Before going into details of the formula, I want to emphasize that you can use this formula tomake all feedback more impactful. Since most people consider it much more challenging togive critical comments, I will mainly use examples of constructive feedback (rather thanpraise).

First of all, you want to specify the situation on which you give your feedback. It is importantto give your colleague a point of time and date to relate to. Let her know that you talk aboutwhat happened during the team meeting yesterday afternoon (not the presentation three daysago, for example).

Secondly, you describe the behaviour. Make sure that you are being clear and objective.Focus on the actions that your colleague took, not her personality. Here is an example: Youwere so excited about the topic we discussed that you cut off Mark a few times.

Then, you make your feedback stronger by describing the impact of the above­mentioned

behaviour. Your colleague’s action can impact one person, a few people or the whole group.

In the above example, the act of interrupting repeatedly affects Mark's contribution to thediscussion. It also has an effect on other participants who were listening to Mark. The flow ofthe whole meeting is also compromised. Think of the big picture and choose the impact thatis most appropriate in each situation.

On one hand, it sends a stronger message when you talk about the impact on the group.“After you interrupted Mark, the whole meeting was sidetracked to a different direction for 10minutes. We could have discussed that matter on another meeting and kept yesterdaymeeting short and focused otherwise.”

On another hand, your opinion is more credible when you talk about the impact on you.“After you interrupted Mark, I found it hard to follow the discussion because I was trying toguess what Mark could have said.”

Another option is to take an objective perspective and talk about the impact on a third party(e.g. Mark in the example). “After being interrupted, Marc went quiet and stopped to contributeto the discussion”. However, be careful not sounding speculative. When you say somethingwithout hard evidence (e.g. “Mark was upset”), the recipient might question the credibility ofyour opinions all together.

Finally, offer your colleague the next steps that she can take. Suggest to her what she coulddo to make it better next time. For instance: “Maybe next time you could let Mark finish histhoughts. Allow him more time to explain what he means exactly. It would help everyone

understand him better. He would also feel more confident about contributing to discussions.The meeting would stay more on track.”

Here is the formula again: Good feedback = Situation + Behaviour + Impact + Next

How you say it is as important as What you say

The way you bring your message across has a significant effect on how it would beperceived. Choose your language appropriately so your colleague will be more likely toaccept it.

Here are some language tips.

Offer Suggesting Statements

If you think that something is wrong with a colleague’s method, there are three ways to bringup your opinion.

1.  In a strong statement: I think the way you implemented it was flawed.

2.  In a question: Do you think the way you implemented it was flawed?

3.  In a suggesting statement: I would suggest a few changes to the implementation next

time.

Which one sounds the best for you?

The last one is my choice. The statement format is more assertive than the question format.Say, you ask the question, and the recipient’s answer is No. It would be pretty awkward foryou to keep pushing your opinion forwards (i.e. You think that it was flawed). Also, asuggesting statement is more polite and deferential than a strong statement. Consider thefeeling of your colleague and phrase your feedback accordingly.

Avoid the BUT Word

Sometimes it is so tempting to say: I think you did a good job but… You thought you werebeing nice but your colleague might actually think: There is that but again, what is wrongnow? The little but quickly sets her into a defensive mode. It results in her fencing out allyour constructive inputs.

When you want to deliver both positive and negative comments, use and. Or list yourpoints separately, like this:

“First of all, I have to say that you explained the conditions to the client very thoroughly. Nicelydone.

Secondly, maybe it would be better if you try to keep the consulting session a bit morefocused. I found a few details that could be left out, because they were not relevant in thiscase. I was lost at times.”

Say it like I write it. Leave some space between the two points because they are equallyimportant.

Use Past Tense

You want to refer to a specific behaviour in the past. The use of present tense would implythat your colleague does that type of behaviour all the time. It makes your feedback sound toogeneric and you might lose your point.

Use Verbs

Verbs are better than Adjectives because it leaves less room for interpretation. If you saythat a person was rude, I might think he lost his temper with you. Others might think he wasmoody and didn’t make any effort to communicate. There is also a possibility that he didn’topen the door for a lady. Just to name a few.

What you* don’t* say: You were rude to a client yesterday.

What you do say: You raised your voice a few times and used unnecessarily short sentenceswith a client yesterday.

Go the extra mile to explain what you mean.

Take Care of Your Body Language

When you give your feedback in person, be aware of your body language. Avoid gestures that

might either send recipients into a defensive mode or make them afraid for their future in thecompany.

1.  Don’t raise your voice. You are not angry, you just say all these critical comments tohelp them improve.

2.  Don’t cross your arms. You don’t want to look like you are not going to let them explaintheir behaviours.

3.  Don’t frown. You are not there to judge but to provide support.

Keep a friendly tone and an open body because you want to create an atmosphere ofintimacy and openness. That would really help the recipient to take in your feedback.

In brief,

Many people find giving constructive feedback daunting. You risk damaging your relationshipwith your colleagues, and sometimes, for nothing. They do not accept your opinion and won’twork on it. However, from a giver’s perspective, you just have to try your best. Formulate yourfeedback in the format of Situation ­ Behaviour ­ Impact ­ Next, while carefully pickingyour language. We hope that this would help you give feedback better. If you have any otherideas, please share them with us in the below comment box.