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Jäger des verlorenen Wissens
Post-Doktorandin
Kaninchen Dompteur
Chemie-laborantin
Wirtschafts-informatikerin
Bau-arbeiterin
Tennis-spielerin Taucherin
www.lego.com/de-de/minifigures/characters/
2
Agenda
1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit Lessons Learned
2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und Forschungsergebnisse zu Lessons Learned
3. Vorstellung verschiedener Lessons LearnedMethoden für den Alltag
4. Diskussion und Austausch
3
Meine ErfahrungenKlassische Lessons Learned Workshops:
Klassische Lessons Learned:
„Die Prozesse und Verantwortlichkeiten sind nicht immer klar gewesen.“
Feedback zu klassischen Lessons Learned :„Damit kann ich nichts anfangen.“ „Ich kenne den Kontext des Projektes ja gar nicht.“„Unser Projekt ist in einer ganz anderen Situation.“„Die Workshops sind langweilig und totale Zeitverschwendung.“
Klassische Lessons Learned: • werden nicht wiederverwendet • verschwinden im Datenchaos • erzeugen keinen Mehrwert
4
Agenda
1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit Lessons Learned
2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und Forschungsergebnisse zu Lessons Learned
3. Vorstellung verschiedener Lessons LearnedMethoden für den Alltag
4. Diskussion und Austausch
5
MotivationWas ist der Unterschied zwischen…
und…
DampfmaschineHeron von Alexandria (1. Jhd)
DampfmaschineDenis Papin (ca. 1690)
6
Motivation Schon seit Anbeginn der Menschheit geht Wissen verloren
Im heutigen Wissenszeitalter jedoch weniger massiv als im damaligen Mittelalter
Dennoch geht auch heute wertvolles Wissen immer wieder verloren
Insbesondere Unternehmen haben mit diesem Wissensverlust zu kämpfen
Herausforderungen des Wissensmanagements in Projekten:
Mitarbeiterfluktuation im Projekt
Unterschiedliche Mitarbeiter mit unterschiedlicher Wissensbasis
Erstellung eines neuartigen Produktes oder Services
7
Ziele des Forschungsprojektes
Forschungsfrage:Wie muss ein sozio-technisches Wissensmanagementsystem gestaltetsein, dass die Wiederverwendung von projektbezogenem Wissen nichtnur in Projekten sondern auch über die Projektgrenzen hinweggesteigert werden kann?
Ziele:
1. Verstehen der Herausforderungen und Bedürfnisse von Projektteams zur Wiederverwendung von bereits im Unternehmen existierendem Wissen
2. Ableitung einer Design Theorie mit Design Prinzipien eines Projektwissensmanagementsystems
3. Gestaltung und Umsetzung eines sozio-technischen Projektwissensmanagementsystems
4. Überprüfung der Design Theorie in einem realen Setting
8
Ein bisschen TheorieOrganisationales Lernen
Lerntheorie nach Argyris & Schön (1978)
Single-Loop-Learning
Geschieht innerhalb bereits bestehender mentaler Modelle, Normen, Regeln und zugrundliegender Annahmen
Anwendung von Wissen
Double-Loop-Learning
Änderung bestehender mentaler Modelle, Normen, Regeln und zugrundliegender Annahmen
Weiterentwicklung von Wissen
Action Result Reflection
9
Noch etwas mehr TheorieSituatives Lernen
Situated Learning Theory nach Lave & Wenger (1991)
Lernen in Unternehmen kann nicht mit dem Lernen in Klassenzimmern verglichen werden
Situiertes Lernen = Veränderung mentaler Model durch soziale Interaktionen in einem bestimmten Kontext (Goel et al., 2010)
Zentrales Konzept: Community of Practice
10
Was wir bereits wissenBarrieren des Wissensmanagements
Personenbezogene Barrieren
Mangelnde Motivation (Carrillo et al., 2013; Davidson & Lamb, 2000)
Mangelnde Fähigkeiten und Möglichkeiten(Schindler & Eppler, 2003; Terajetgul et al., 2009)
Interner Wettbewerb(Carrillo et al., 2013; Rastogi, 2000)
Mangelndes Vertrauen & Kommunikation(Hsu et al., 2007; McEvily et al., 2003; Bondarouk, 2006)
11
Was wir bereits wissenBarrieren des Wissensmanagements
Organisationale Barrieren
Organisationsstrukturen(Boh, 2007; Bresnen et al., 2003; Swan et al., 2010)
Mangel an standardisierten Wissensmanage-mentprozessen(Carrillo et al., 2013; Tan et al., 2007; Kivrak et al., 2008)
Organisationskultur(Ajmal & Koskinen, 2008; Eskerod & Skriver, 2007; Sutton, 2001)
Zeitdruck/ Arbeitsbelastung(Carrillo et al., 2013; Keegan & Turner 2001; Tan et al., 2007)
12
Was wir bereits wissenWissensmanagementtechnologien
Technologie
Intellektuelles Kapital
Netzwerke
Change Processes
Soziales KapitalVirtual Spaces Improved Communications
Reward System
KM
S
Org
. Wan
del
Mehrwert durch:Wissensteilung & -erstellung mittels Internet, Intranet & KMS
Mehrwert durch:Kollaborationen auch über größere Entfernungen hinweg
Mehrwert durch:Sozialer Zusammenhalt, Vertrauen, Motivation
Mehrwert durch:Best Practices, Training Weiterbildung
Mehrwert durch:Motivation, effektive KM Praktiken, Partizipation, Technologienutzung
1. GENERATION 2. GENERATION 3. GENERATION
Organisationaler Wandel
Basiert auf: Vorakulpipat & Rezgui, 2008
13
Was wir noch nicht wissenDie sogenannte Forschungslücke
Nur wenige Richtlinien, wie ein Wissensmanage-mentsystem gebaut werden muss, damit es dieWissenswiederverwendung fördert
Wenig Forschung und Erkenntnisse im Gebietder Wissenswiederverwendung
Wenig Überprüfung der Forschungsergebnissein realen Umgebungen
THEORIE PRAXIS
14
Das VorgehenAction Design Research nach Sein et al., 2011
15
Agenda
1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit Lessons Learned
2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und Forschungsergebnisse zu Lessons Learned
3. Vorstellung verschiedener Lessons LearnedMethoden für den Alltag
4. Diskussion und Austausch
16
...AUS DER LERNTHEORIE:
Gamification
Spiel-zeug
Spiel
Komplett ElementeVollständigkeit
Um
gebu
ng
Playful interaction
Serious Games
Game-based LearningDigital Game-
based LearningEdutainment
eLearning
Quelle: Csíkszentmihályi, M. (1997a). Finding flow: The psychology of engagement with everyday life. New York: Basic Books.
...AUS DER PSYCHOLOGIE:
Noch ein bisschen mehr Theorie…
Flow Channel
Angst(zu schwer/ verwirrend/ herausfordernd)
Langeweile(zu leicht)
Fähigkeiten hoch
hoch
niedrig
Her
ausf
orde
rung
niedrig
Spiele können lernen fördern
17
Lessons Learned Games 18
Grundstruktur19
20 Ein paar Methoden
21 Anwendungsfälle
Agenda
1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit Lessons Learned
2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und Forschungsergebnisse zu Lessons Learned
3. Vorstellung verschiedener Lessons LearnedMethoden für den Alltag
4. Diskussion und Austausch
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Anstellung als Post-Doc an der Universität Mannheim
Paralleler Ausbau der Selbständigkeit Wissensmanagement Beratung
Trainings
Lessons Learned Workshops
Wissenstransfer & -austausch
Beratung
Ausblick23
AppendixVorgehen und Ergebnisse meiner Dissertation
24
Schritt 1: Anforderungserhebung Durchführung einer explorativen Interviewstudie
Kodierung der Interviews:
RolleAbteilungs-
leiterProjekt
Manager
Professional Development
ManagerFunctional
AnalystTechnicalSpecialist Gesamt
Anzahl 1 14 2 2 8 27Durchschnittl. Interviewdauer 0:34:18 0:34:55 0:50:25 0:39:04 0:28:10 0:37:22
Erstes Lesender Transkripte
Identifikation von relevantenTextstellen
Benennung der Textstellen und Kategorienbil-dung
Entfernung von Überschnei-dungen und Redundanzen
Erstellung einesModells über die wichtigstenKategorien
355 Seiten Text
971 Textstellen
51 Kategorien
20 Kategorien
4 Kategorien
25
Schritt 2: Design PrinzipienZugang zu Projektwissen für alle MitarbeiterZentrale Speicherung inkl. konsistenter Ablage & SuchfunktionalitätenErmöglichung von informellen Wissensaustausch Zu
gang
Erweiterung des Projektteams mit Experten des WissensmanagementsSicherstellung der Wartung des Wissens
Standardisierte WissensmanagementprozesseSupp
ort
Dokumentationsstrukturen durch Tagging, Hyperlinking, Indizierung, etc.Bereitstellung vorstrukturierter Dokumente
Bereitstellung von Freitextfeldern für Erklärungen
Stru
ktur
Einbindung von KontextinformationenKurz, präzise und klar verständliche Sprache
Bereitstellung von Feedback auf WissenF
Sicherstellung des Zugangs zu Expertenund dokumentiertem Wissen
Design Prinzip I
Erweiterung des Projektteams mit einemWissensintermediär als Unterstützung fürdas Management von Projektwissen
Design Prinzip II
Bereitstellung von kontextbezogenemund gebündeltem Wissen in strukturier-ten Dokumenten unter Verwendungeiner verständlichen Sprache
Design Prinzip III
Wartung des Wissens über Feedback-mechanismen
Design Prinzip IV
26
Schritt 3: Gestaltung eines Projekt KMSSoziales Teilsystem: Technisches Teilsystem:
Spezifikation eines Projekt-Knowledge-Intermediärs
Definition von Aufgaben und Verantwortlichkeiten Spezifikation eines Projekt-
Wissensmanagement-systems
Festlegung von Funktionalitäten und Aufbau
27
Schritt 4: Evaluation des konzeptionellen Designs
OFFENES FEEDBACK1. Workshop
Teilnehmer:1 Abteilungsleiter1 Professional Development Manager1 Projekt Manager
Ziel:- Feedback von Forschungsprojekt-
beteiligten
Erkenntnisse: Guter Ansatz, der Probleme lösen
könnte Besseres Feedback könnte von den
Benutzern des Systems kommen
SWOT-ANALYSE2. Workshop
Teilnehmer:1 Professional Development Manager4 Projekt Manager
Ziel:- Stärken und Schwächen des
Konzepts identifizieren
Erkenntnisse: Intermediär benötigt Hilfsmittel Konsistenz durch Templates Karriereentwicklung der Intermediäre Verfügbarkeit der Intermediäre Arbeitslast der Intermediäre
OFFENES FEEDBACK3. Workshop
Teilnehmer:1 Professional Development Manager3 Projekt Manager4 Projekt Teammitglieder
Ziel:- Feedback von unterschiedlichen
Projektmitgliedern
Erkenntnisse: Realisierung des Systems für eine
Bewertung notwendig Verwendung von existierenden
Systemen Pilotisierung des Intermediärs
28
Schritt 5: Pilotisierung des IntermediärsErgebnisse:
Teilnehmer waren mit dem Workshop überwiegend zufrieden
Projekt Knowledge Intermediär von allen Teilnehmern als wertvolle Unterstützung imProjekt betrachtet
Lessons Learned Workshops nicht nur am Ende eines Projektes relevant
Lessons Learned Workshop hat Spaß gemacht
29
Schritt 6: Überarbeitung der Design Theorie
Dokumentation und Wiederverwen-dung von Projektwissen in allen Phaseneines Projektes
Design Prinzip V
Motivation von Wissensmanagementdurch emotionale und affektiveFunktionen
Design Prinzip VI
30
Schritt 7: Überarbeitung des DesignsSoziales Teilsystem: Einführung des Knowledge-
Centric Project Management Process Dokumentation und Wiederverwen-
dung von Projektwissen in allen Phaseneines Projektes
Design Prinzip V
Motivation von Wissensmanagementdurch emotionale und affektiveFunktionen
Design Prinzip VI
Technisches Teilsystem: Gamifiziertes Wissensmanage-
mentsystem
31
Schritt 8: Umsetzung des konzeptionellen DesignsSoziales Teilsystem: Ausbau, Training und Engagement
der Lessons Learned Community als Projekt-Knowledge-Intermediär
Entwicklung eines Methodenkata-logs für die Durchführung von Lessons Learned Sessions
Technisches Teilsystem: Realisierung des traditionellen
Wissensmanagementsystems
32
Schritt 9: Evaluation des Designs Fokus auf soziales Teilsystem, da technisches Teilsystem nicht so umgesetzt, wie
designed
Umsetzung des technischen Teilsystems geht nur schleppend voran
Soziales Teilsystem hingegen stark nachgefragt
Viele Aufträge der Lessons Learned Community als Projekt-Knowledge-Intermediäre
33
Bhattacherjee, 2001
KMS Success Model
Schritt 9a: Theoretische Grundlagen
SATISFACTION WITHSOCIAL INITERACTION
Chiu et al., 2011
CONTINUOUSINTENTIONS TO
SOCIALLY INITERACT
PROJECT-BASED
LEARNING
Situated Learning Theory
SATISFACTION WITHKNOWLEDGE QUALITY
SATISFACTION WITHPROCEDURE QUALITY
DESIGN ARTIFACT
PROJECT KNOWLEDGEINTERMEDIARY
H1+
H1: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediärengeleitet werden, erhöhen die Zufriedenheit mit der sozialen Interaktion.
EXPECTATIONS
34
Schritt 9b: Überprüfung von Hypothese 1 Studie 1:
5 Workshops im Umfeld von Magellan
5 Projekt-Knowledge Intermediäre
1 Vorgehen
AUSFÜLLEN EINES FRAGEBOGENS ZUR ZUFRIEDENHEIT MITBISHERIGEN LESSONS LEARNED SESSIONS
TEIL 1
LESSONS LEARNED WORKSHOPTEIL 2
AUSFÜLLEN EINES FRAGEBOGENS ZUR ZUFRIEDENHEIT MITLESSONS LEARNED SESSION
TEIL 3
BLUE OCEAN METHODETEIL 2A
Circle of ConcernIncrease Create
Decrease EliminateKeep
Circle of InfluenceIncrease Create
Decrease EliminateKeep
CLUSTERUNG & BEWERTUNGTEIL 2B
Cluster 1
insightinsight
Cluster 2
insightinsight
Cluster n
insightinsight
...
ACTION ITEMSTEIL 2BWho What When
... ... ...
... ... ...
35
Schritt 9c: Auswertung Studie 1 – alle Teilnehmer Studie 1:
27 komplett ausgefüllte Fragebögen
9 Teilnehmer kannten bereits das Konzept des Projekt-Knowledge-Intermediärs(Gruppe: Experten)
18 Teilnehmern war das Konzept neu (Gruppe: Novicen)
Auswertung der Daten mit Hilfe des Wilkoxon-Tests
Keine Signifikanten Unterschiede in den Erwartungen zwischen den Gruppen (t-Wert = 0,889)
n = 27t0 t1 ∆ Mean T(WRS) P SigL
Mean SD Mean SDSAT 3,407 1,010 4,550 0,442 1,143 4,227 < 0,001 ***SAT_KQ 3,111 0,892 4,433 0,568 1,322 3,997 < 0,001 ***SAT_PQ 3,370 0,967 4,667 0,480 1,297 3,891 < 0,001 ***
36
Schritt 9c: Auswertung Studie 1 – nach Gruppen Gruppe: Experten
Gruppe Novicen:
n = 9t0 t1 ∆ Mean T(WRS) P SigL
Mean SD Mean SDSAT 4,444 0,527 4,722 0,363 0,278 1,394 0,163 n.s.SAT_KQ 4,000 0,707 4,667 0,500 0,481 1,897 0,058 n.s.SAT_PQ 4,444 0,527 4,780 0,441 0,239 1,342 0,180 n.s.
n = 18t0 t1 ∆ Mean T(WRS) P SigL
Mean SD Mean SDSAT 2,889 0,758 4,476 0,460 1,549 3,429 0,001 **SAT_KQ 2,667 0,594 4,333 0,577 1,666 3,745 < 0,001 ***SAT_PQ 2,833 0,618 4,620 0,498 1,787 3,681 < 0,001 ***
37
Schritt 9d: Studie 1 – Ergebnis
5
SATISFACTION WITH KNOWLEDGE QUALITY (SAT_KQ)
4321
Without PKI With PKI0
5
SATISFACTION WITH PROCEDURE QUALITY (SAT_PQ)
4321
Without PKI With PKI0
Novices
Experts *** p < 0,001; ** p < 0,01; * p < 0,05; n.s. nicht signifikant
H1: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediärengeleitet werden, erhöhen die Zufriedenheit mit der sozialen Interaktion.
38
Noch einmal zurück zur TheorieBhattacherjee, 2001
KMS Success Model
Chiu et al., 2011
PROJECT-BASED
LEARNING
Situated Learning Theory
SATISFACTION WITHKNOWLEDGE QUALITY
SATISFACTION WITHPROCEDURE QUALITY
DESIGN ARTIFACT
PROJECT KNOWLEDGEINTERMEDIARY
H1+
EXPECTATIONS
SATISFACTION WITHSOCIAL INITERACTION
CONTINUOUSINTENTIONS TO
SOCIALLY INITERACT
39
PROJECT KNOWLEDGEINTERMEDIARY
Schritt 9e: Erweiterung der Theorie
PROJECT-BASED
LEARNINGDESIGN ARTIFACT
CONTINUOUSINTENTIONS TO
SOCIALLY INITERACT
SATISFACTION WITHKNOWLEDGE QUALITY
SATISFACTION WITHPROCEDURE QUALITY
SATISFACTION WITHSOCIAL INITERACTION
KNOWLEDGE QUALITY
RELEVANCE
UNDERSTANDABILITY
RELIABILITY
ADEQUACY
USEFULNESS
PROCEDURE QUALITY
ACCESS
EASE OF USE
ENTERTAINMENT
PROJECT KNOWLEDGEINTERMEDIARY
KNOWLEDGE-CENTRICPROJECT
MANAGEMENTPROCESS
H2+
H2: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediärengeleitet werden, erhöhen die Qualität des ausgetauschten Wissens.
H3+
H3: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediärengeleitet werden, erhöhen die Qualität des Vorgehens.
H4+H4: Lessons Learned Workshops, welche mehrfach während eines Projektes
durchgeführt werden, erhöhen die Weiternutzungsabsichten.
40
Schritt 9f: Überprüfung der Hypothesen Studie 2:
Langzeitstudie
2 Workshops in einem Projekt
Sammlung von Wissen aus dem Vorgängerprojekt
Erster Workshop zu Projektbeginn
Juni 2013 Team Briefing
September 2013
Lessons Learned Session im Vorgängerprojekt
September 2013
Projekt Kick-off mit LessonsLearned Session
Präsentation der Ergebnisse des Vorgängerprojekts
Erfahrungsaustausch im Team
September 2013
Projekt –Meilenstein mit LessonsLearned Session
Rekapitulation der Aktivitäten Erfahrungsaustausch im Team
41
Schritt 9g: Auswertung & Ergebnis Studie 2
*** p < 0.001
** p < 0.01
* p < 0.05
n.s. not significant
5
RELIABILITY (KQ_RELI)
4
3t0 t1
7
6
t2
5
UNDERSTANDABILITY (KQ_UND)
4
3t0 t1
7
6
t2
5
RELEVANCE (KQ_RELI)
4
3t0 t1
7
6
t2
5
ADEQUACY (KQ_ADE)
4
3t0 t1
7
6
t2
5
SCOPE (KQ_SCO)
4
3t0 t1
7
6
t2
5
USEFULNESS (KQ_USE)
4
3t0 t1
7
6
t2
5
ACCESS (PQ_ACC)
4
3t0 t1
7
6
t2
5
EASE OF USE (PQ_EOU)
4
3t0 t1
7
6
t2
0.13 n.s.
5
ENTERTAINMENT (PQ_ENT)
4
3t0 t1
7
6
t2
5
PROCEDURE QUALITY (PQ)
4
3t0 t1
7
6
t2
5
SATISFACTION WITH KQ (SAT_KQ)
4
3t0 t1
7
6
t2
5
SATISFACTION WITH PQ (SAT_PQ)
4
3t0 t1
7
6
t2
5
CONTINUED USAGE INTENTION (CUI)
4
3t0 t1
7
6
t2
KNOWLEDGE QUALITY (KQ)
5
4
3t0 t1
7
6
t2
H2 teilweise bestätigt (Scope)
H3 teilweise bestätigt (Access & Entertainment)
H4 nicht bestätigt
42
Schritt 9h: Langzeiteffekt – Studie 3 Studie 3: Quick & Dirty
Fragebogen an 89 Mitarbeiter der Deutschen Bank versendet
33 Mitarbeiter haben Umfrage ausgefüllt
Ergebnisse:
69,7% der Teilnehmer gaben an, dass die letzte Lessons Learned Session, an der sie teilgenommen haben, von einem neutralen Moderator geleitet wurde
36,3% der Teilnehmer gaben an, dass die letzte Lessons Learned Session, an der sie teilgenommen haben, entweder zu Beginn des Projektes oder während des Projektes durchgeführt wurde
43
Wissensmanagement erfordert soziale Interaktion zwischen Wissensträgern
Technologie kann nur als Tool zur Unterstützung genutzt werden
In der Deutschen Bank kommt das Konzept des Projekt-Knowledge-Intermediär sehr gut an Von Projekten gern genutzt
Zeitweise zu hohe Auslastung der Lessons Learned Community
Wissensaustausch mit methodischem Vorgehen führt zu projekt-basiertem Lernen und Verringerung von Fehlern, die bereits bekannt waren oder hätten vermieden werden können
Lessons Learned nicht nur zur Rekapitulation des eigenen Projektes nutzen, sondern auch als Vorbereitung
Austausch über die Projekte hinweg wertvoll
Für die Aufbereitung der Lessons Learned und den erleichterten Zugriff ist dennoch ein zentrales Wissensmanagementsystem erforderlich
Fazit44
ReferenzenAjmal, M.M. and Koskinen, K.U. Knowledge Transfer in Project-Based Organizations: An Organizational Culture
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