PHÂN TÍCH NHU CẦU ĐÀO TẠO

(TNA – Training Needs Assessment)

Tổng hợp và biên soạn bởi: Phạm Thị Thuý Vân

Tháng 09/2008

Giới thiệu

TNA là một hoạt động cực kỳ quan trọng trong công tác đào tạo và phát triển. Để các chương trình đào tạo và phát triển đạt hiệu quả, chúng cần được bắt đầu bằng bước phân tích nhu cầu. Trước khi khóa huấn luyện được triển khai, người phụ trách đào tạo sẽ phải quyết định rõ: đào tạo cho ai, đào tạo cái gì, khi nào, ở đâu và đào tạo như thế nào. Để thực hiện được việc này, người phụ trách đào tạo phải phân tích được các dữ liệu sau:

� Mục tiêu chiến lược và đặc thù của tổ chức

� Những công việc và các nhiệm vụ cụ thể nào cần được đào tạo

� Những năng lực và các kỹ năng cần được thể hiện trong công việc

� Những đối tượng nào cần được ưu tiên đào tạo

TNA đặt trong bức tranh chung của công tác đào tạo và phát triển

Phân tích nhu cầu chính là bước đầu tiên trong quy trình thiết kế một chương trình đào tạo và phát triển. Bước phân tích này gắn liền với chữ ‘nhu cầu’ mà nhu cầu này có thể được xác định bằng nhiều cách, nhưng nhìn chung, phân tích nhu cầu được mô tả là tìm ra ‘khoảng cách’ (gap) giữa những gì chúng ta đang thực sự có với những gì chúng ta muốn đạt được; giữa thực trạng hiện tại với điểm đến tương lai. Khoảng cách này có thể bao gồm cả những khác biệt giữa:

Kết quả của việc phân tích nhu cầu cho phép người phụ trách đào tạo thiết lập rõ ràng các mục tiêu đào tạo thông qua việc trả lời 2 câu hỏi cơ bản sau: những ai cần được đào tạo và những nội dung nào cần được đào tạo. Đôi khi, trong một số trường hợp, đào tạo không phải là giải pháp thích hợp. Một số vấn đề liên quan đến kết quả công việc có thể giải quyết bằng những giải pháp quản trị như cải thiện chất lượng giao tiếp, cung cấp môi trường làm việc hỗ trợ, sắp xếp lại quy trình làm việc, tháo dỡ các trở ngại hoặc kiểm tra sự phù hợp với công việc của nhân viên.

Bằng cách lôi kéo sự tham gia của các cấp quản lý và nhân viên vào quy trình TNA, chúng ta cũng có thể giúp những đối tượng này tự nhận diện rõ ràng hơn vấn đề họ đang gặp phải cũng như biết rõ những mong đợi của họ hoặc của tổ chức yêu cầu cho họ. Qua đó, họ cũng dễ ủng hộ việc đào tạo cũng như việc áp dụng/ chuyển giao nội dung đào tạo vào thực tiễn công việc.

Các cấp độ phân tích nhu cầu

Có 3 cấp độ phân tích nhu cầu là: phân tích tổ chức (OA- organizational analysis), phân tích công việc (TA- task analysis) và phân tích con người (PA – person analysis).

1. Phân tích tổ chức: liên quan đến việc xem xét xem liệu việc đào tạo có thích hợp hay không, có liên quan đến chiến lược kinh doanh hoặc chiến lược của tổ chức hay không, có những nguồn lực nào hỗ trợ công tác đào tạo và sự hỗ trợ của cấp quản lý cũng như của nhân viên đến mức độ nào… Thông thường, phân tích tổ chức thường được thực hiện mỗi năm một lần hoặc khi có sự thay đổi trong tổ chức về chiến lược, cơ cấu tổ chức, công nghệ…

Kết quả của phân tích tổ chức giúp bạn có được đường hướng chiến lược, kế hoạch tổng thể về đào tạo cho toàn tổ chức trong một năm hoặc một thời điểm nào đó.

Phân tích tổ chức có thể được thực hiện dựa trên các thông tin thu thập từ các nguồn sau đây:

� Mục tiêu/ chiến lược kinh doanh (Tham khảo tài liệu về 4 chiến lược: Tập trung/ Phát triển bên trong/ Phát triển bên ngoài/ Đóng băng).

� Khảo sát hàng năm từ nhân viên (tham khảo TNA-OA-Questionaire 01)

� Balance Scorecard (tham khảo TNA-OA-Balance Scorecard)

� Các khảo sát và báo cáo khác như: phỏng vấn nhân viên nghỉ việc (exit interview), tỷ lệ nhân viên vắng mặt (absenteeism), báo cáo về sản lượng/ năng suất, tỷ lệ tai nạn lao động, khảo sát khách hàng (customer satisfactory survey).

� Phân tích các yếu tố hiệu năng: chi phí nhân công (costs of labor), chi phí vật tự (costs of materials), số lượng sản phẩm lỗi, thời gian chạy máy, chi phí phân phối...

� Báo cáo hàng năm của các phòng ban

� Kế hoạch tái cơ cấu tổ chức

� Chính sách thăng tiến

� Hệ thống giám sát và phân bổ quyền lực

� Kết quả đánh giá nhân viên cuối năm (tham khảo TNA-OA-PA)

� Bảng câu hỏi dành cho quản lý cấp cao (tham khảo TNA-OA-UpperMgtm Questionaire)

2. Phân tích công việc (TA-Task analysis) liên quan đến việc xác định tầm quan trọng của một nhiệm nào đó và những kiến thức, kỹ năng cũng như những hành vi/ thái độ (KSA) nào cần được chú trọng trong khi đào tạo để giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đó theo đúng yêu cầu.

Các nguồn thông tin giúp bạn thực hiện việc phân tích công việc là:

� Bảng mô tả công việc (job description): dựa vào những hoạt động chính của một vị trí công việc, bạn có thể liệt kê ra các KSA cần thiết cho vị trí đó. Kết

quả thống kê từ các bảng mô tả công việc tương tự trong cùng một nhóm không chỉ giúp tìm ra các KSA cần được đào tạo cho một vị trí mà còn giúp phác thảo được bản đồ đào tạo (training roadmap) cho tổ chức hoặc bộ phận. (Tham khảo TNA-TA-Training Roadmap)

� Mẫu tiêu chuẩn năng lực (Competency Model)

� KRAs, KPIs của các vị trí công việc

� Quan sát thực tế trong công việc

� Câu hỏi về phân tích công việc—Đánh giá những nhiệm vụ xét theo 2 yếu tố tầm quan trọng và tần suất thực hiện (Tham khảo TNA-TA-KSA Assesment)

� Tham khảo tài liệu về mẫu công việc chuẩn cho các vị trí – Ví dụ như các tài liệu về “thực hành tốt nhất” (best practices) từ các công ty khác hoặc các tạp chí nghề nghiệp hoặc các mẫu tuyển dụng…

� Rà soát hệ thống hoặc phân tích vấn đề dành cho cấp độ quản lý để giúp họ cùng nhận diện các “lỗ hổng” trong công việc tại bộ phận của họ. (Tham khảo TNA-TA-System Overview & Performance Problems) .

� Phân tích những dấu hiệu vấn đề trong vận hành của tổ chức hoặc bộ phận như: thời gian chết trong sản xuất (down time), lỗi sản phẩm, giao hàng trễ kiểm soát chất lượng... (Tham khảo TNA-TA-Problem Symtoms)

� Phân tích con người (PA-Person analysis) liên quan đến việc xác định những ai cần được đào tạo bằng cách phân tích xem (1) kết quả công việc chưa đạt yêu cầu là do thiếu KSA hay thiếu yếu tố động viên; (2) xác định cụ thể những đối tượng cần ưu tiên đào tạo; (3) nhân viên đã sẵn sàng cho việc đào tạo hay chưa.

Các nguồn thông tin giúp bạn thực hiện việc phân tích con người là:

� Đánh giá công việc của một cá nhân – Xác định điểm mạnh và điểm yếu của một cá nhân trong công việc thông qua performance appraisals hoặc 360 degree feedback

� Quan sát – cả hành vi lẫn kết quả công việc.

� Phỏng vấn – quản lý, giám sát và cả nhân viên xem họ nghĩ rằng họ cần được đào tạo những gì.

� Bảng câu hỏi

� Đánh giá kỹ năng, kiến thức thông qua các bài kiểm tra (test) hoặc các công cụ assessment như (MB, Profile XP, Harrison Assessment, PI…) để nhận biết những điểm cần cải thiện của các cá nhân. (Tham khảo TNA-PA-SkillsAssessment)

� Hồ sơ đào tạo của nhân viên (training profile hoặc training history)--- để xem những KSA nào nhân viên đã được đào tạo và những KSA nào cần được đào tạo thêm.

Nhöõng moái quan taâm cuûa caùc ñoái töôïng khi tham gia vaøo quy trình TNA:

Quaûn lyù caáp cao Quaûn lyù caáp trung Chuyeân vieân ñaøo taïo

Phaân tích toå chöùc (OA):

Ñaøo taïo coù quan troïng khoâng trong vieäc ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu kinh doanh?

Ñaøo taïo hoã trôï nhö theá naøo trong vieäc giuùp toå chöùc ñaït muïc tieâu?

Toâi coù muoán boû tieàn ñeå ñaøo taïo khoâng?

Caàn bao nhieâu?

Toâi coù ñöôïc duyeät ngaân saùch cho ñaøo taïo hay khoâng?

Lieäu caùc caáp quaûn lyù coù hoã trôï ñaøo taïo khoâng?

Phaân tích con ngöôøi (PA):

Boä phaän chöùc naêng naøo hoaëc phoøng ban naøo caàn ñaøo taïo?

Nhöõng ai caàn ñöôïc ñaøo taïo? Caáp tröôûng phoøng, caáp chuyeân vieân hay nhöõng nhaân vieân chuû choát?

Laøm theá naøo ñeå toâi xaùc ñònh nhöõng vaán ñeà naøo maø nhaân vieân caàn ñöôïc ñaøo taïo?

Phaân tích coâng vieäc (TA):

Ñoäi nguõ nhaân löïc cuûa coâng ty coù nhöõng kieán thöùc, kyõ naêng vaø naêng löïc caàn thieát ñeå caïnh tranh vôùi thò tröôøng khoâng?

Nhöõng coâng vieäc naøo maø ñaøo taïo coù theå giuùp taïo ra söï khaùc bieät lôùn nhaát veà chaát löôïng saûn phaåm hay dòch vuï khaùch haøng

Nhöõng nhieäm vuï naøo caàn phaûi ñaøo taïo?

Nhöõng kieán thöùc, kyõ naêng, naêng löïc hoaëc thaùi ñoä naøo laø caàn thieát nhaát?

Tham khảo

Gent, Michael J. and Gregory G. Dell'Omo. "The Needs Assessment Solution." Personnel Administrator, July 1989: 82-84.

McGehee, W. and P-W. Thayer. Training in Business and Industry. New York: Wiley, 1961.

Zemke, Ron and Thomas Kramlinger. Figuring Things Out: A Trainer's Guide to Needs and Task Analysis. Reading, MA: Addison-Wesley Publishing Company, 1982.

Raymond A.Noe. “Employee Training & Development”, McGraw-Hill 2008.