WWW.IRISZORG.NL

HR en het invoeren van een nieuw bedrijfsmodel

Albert van der Meer: manager HRM a.i.

Selma Wilkeshuis: HRM Adviseur

20 april 2015

222

Waarom wilde IrisZorg veranderen?

Vanuit visie: Versterken eigen kracht van cliënten zodat zij snellergrip op hun leven krijgen. Zorgen dat i.p.v. zorgen voor.

Versterken eigen kracht van medewerkers.

Bieden van geïntegreerde zorg: begeleiding bij opvang, wonen, werk en behandeling.

Organisatieverandering ingezet vanaf 2012.

333

Waarom moest IrisZorg veranderen?

• Afname inkomsten de komende jaren van 20%.

• Veel zorgtaken van Rijk naar gemeenten.

• Dit gaat gepaard met forse bezuinigingen.

• Strengere eisen zorgverzekeraars.

Antwoord: veranderen en reorganiseren.

444

Hoe is IrisZorg gaan veranderen?

• Veranderplan 2015+• Programmalijnen• Detail Reorganisatieplan• Reorganiseren• Invoeren Zelforganisatie

555

Veranderplan 2015+

•Totstandkoming: na analyse van de eigen organisatie, behoefte om in te spelen op a.s. veranderingen, in vervolg op fusie in 2006•Rol HRM: in eerste instantie beperkt•Rol medezeggenschap: secundair en volgend •Resultaat: richtinggevend plan wat vervolg heeft gekregen

666

Programmalijnen

• 1. Optimaliseren Bedrijfsvoering

• 2. Concretisering Primair Proces

• 3. Productportfolio en innoveren

• 4. Strategisch Positioneren• 5. Zelforganisatie

Rol HRM: vertegenwoordigd in alle programmalijnen

Rol Medezeggenschap: idem

Resultaat: input inrichtings- en reorganisatieplan

777

Detail Reorganisatieplan (DRP) I - III

I: Inrichting nieuwe directies (maart 2014)

II: Inrichting Ondersteunende diensten (juli 2014)(30% krimp + herinrichting)

III: Herinrichting Primair Proces (1 jan 2015)(15% krimp + vertrek teamleiders & ZO teams)

Rol HRM: betrokken bij ontwikkelen, schrijven en implementatie

Rol medezeggenschap: betrokken tijdens ontwikkelen plan en implementatie

888

Reorganiseren

Doel: realiseren krimp op basis van verkochte modules en principes Zelforganisatie

Rol HRM: voorbereiden en uitvoeren krimp-Realiseren Sociaal Plan met de vakbonden

-Berekenen en doorvertalen krimp -Aanzeggesprekken (allemaal face-to-face)-Begeleiden boventallige medewerkers -Stavaza: van de 180 medewerkers, nu nog 4 boventallig

9

Waarom Zelforganisatie?

Medewerker in zijn kracht

Meer verantwoordelijkheid en regelruimte op de werkvloer

Vergroten werkplezier in de teams

Zorg die beter op elkaar is afgestemd

Effectiever en Efficiënter Werken

Clientgerichter werken

10

Invoer Zelforganisatie

• Theoretische voorbereiding Zelforganisatie• Proeftuinen (mrt 2014 – nov 2014)

• Inrichting Zelf Organiserende Teams

• Start Zelforganisatie• Zelforganisatie in ontwikkeling

Rol HRM: betrokken bij proeftuin + aanpassen en doorontwikkelen afdeling op ZO

Rol medezeggenschap: betrokken bij proeftuin

111111

Toegevoegde waarde HRM

• Aan de juiste tafel zitten

• Goed product leveren• Waarmaken wat je zegt• Vertrouwen winnen, m.n. van OR (en CR)• Ontwikkelen van:

– Leren en ontwikkelen– Aanpassing HRM bedrijfsvoering aan ZO– Reorganisatieplannen, incl. mobiliteit

WWW.IRISZORG.NL

HRM

HRM

FCI

Aysist

Facilitair

Communicatie

O&O

ICT

(om)hulpverlegen Hulpverlener

13

Uitgangspunten inrichting HRM

SERVICE

Voorwaarden:

1. Medewerker doet het zelf

2. Tools om te ontzorgen

3. Met 1 druk op de knop

4. LEAN

5. Geïntegreerd geheel

14

HRM

Werving en Selectie

Duurzaam inzetbaar

Jaargesprekken

Regelingen

Disfunctioneren/ ontslag

ARBO

Administratief proces

Leren en Ontwikkelen

Uitgangspunt:

Team doet volledige W&S

Gevolg voor HRM:

- Faciliteren optimale Werving tools

- Faciliteren Selectie tools (bijv STAR methodiek, “assesment”, etc.)

- Uitleg secundaire arb vwd. alleen op verzoek

-Aanbieden digitaal arbeidsvoorwaarden informatiepakket

- Administratieve proces LEAN

15

HRM

Werving en Selectie

Duurzaam inzetbaar

Jaargesprekken

Regelingen

Disfunctioneren/ ontslag

ARBO

Administratief proces

Leren en Ontwikkelen

Uitgangspunt:

Teams worden ontzorgd in begeleiding arbeidsongeschikte collega

Gevolg voor HRM:

- Intensieve begeleiding verzuimreductie

- Aanbieden optimale providersboog

- Aanbieden tools duurzaam inzetbaarheid

- Analyseren ontwikkelingen

16

HRM

Werving en Selectie

Duurzaam inzetbaar

Jaargesprekken

Regelingen

Disfunctioneren/ ontslag

ARBO

Administratief proces

Leren en Ontwikkelen

Uitgangspunt:

Onderdelen Jaargesprek komen in andere hoedanigheid terug

Gevolg voor HRM:

- Ontwikkelen tool functioneren (bijv 360 graden feedback)

- verankeren jaarlijkse interventie MKA en LFB

- Ontwikkelen tool loopbaanwensen –en ontwikkelen (bijv POP).

- Verankeren certificering (oa BHV,CRA, BIG)

17

HRM

Werving en Selectie

Duurzaam inzetbaar

Jaargesprekken

Regelingen

Disfunctioneren/ ontslag

ARBO

Administratief proces

Leren en Ontwikkelen

Uitgangspunt:

Regelingen sluiten aan op Zelforganisatie

Gevolg voor HRM:

- Aanpassen Regelingen op Zelforganisatie

- Ontwikkelen nieuwe regelingen

18

HRM

Werving en Selectie

Duurzaam inzetbaar

Jaargesprekken

Regelingen

Disfunctioneren/ ontslag

ARBO

Administratief proces

Leren en Ontwikkelen

Uitgangspunt:

Functionering in 1ste instantie binnen het team. 2e instantie door RM met HRM

Gevolg voor HRM:

- Tools aanbieden bevorderen functioneren

- Tools aanbieden verbetertraject

- Ondersteunen team en RM

19

HRM

Werving en Selectie

Duurzaam inzetbaar

Jaargesprekken

Regelingen

Disfunctioneren/ ontslag

ARBO

Administratief proces

Leren en Ontwikkelen

Uitgangspunt:

Team eigen verantwoording ARBO

Gevolg voor HRM:

- Standaardiseren RI&E, Werkplekonderzoek, BHV, etc.

- HRM ondersteunt team en RM

- HRM heeft contact met arbeidsinspectie

- Ontwikkelt ARBO bevorderende tools (ism Duurzaam inzetbaarheid).

20

HRM

Werving en Selectie

Duurzaam inzetbaar

Jaargesprekken

Regelingen

Disfunctioneren/ ontslag

ARBO

Administratief proces

Leren en Ontwikkelen

Uitgangspunt:

Medewerker start administratief proces op en kan deze 24/7 volgen

Gevolg voor HRM:

- Aanpassen mutatie routing (conform Autorisatieprotocol Team)

- Procesoptimalisatie (LEAN)

- Service zoveel mogelijk digitaliseren en standaardiseren

21

HRM

Werving en Selectie

Duurzaam inzetbaar

Jaargesprekken

Regelingen

Disfunctioneren/ ontslag

ARBO

Administratief proces

Leren en Ontwikkelen

Uitgangspunt:

Medewerker staat aan het roer van zijn eigen Leer- en ontwikkeltraject

Gevolg voor HRM:

- Aanbieden e-learning 24/7

- Standaardiseren L&O adm. proces

- Inrichten digitale bibliotheek (werkplekleren en leercultuur)

- Aanbieden up to date scholingsaanbod

- Ondersteuning Stagebeleid

22

HRM missie voor 2015 en verder: Employability

“Optimale inzetbaarheid van mensen, waardoor zij in staat zijn werk te krijgen en te behouden. De moderne werknemer moet permanent werken aan zijn professionele ontwikkeling en vooral aan zijn inzetbaarheid, zowel binnen als buiten het bedrijf “

2015: Basis op Orde

-Kwaliteit personeel op basisniveau (oa schouw)

-Service volledig ingericht op Zelforganisatie

WWW.IRISZORG.NL 20 april 2015

WWW.IRISZORG.NL

Inspiratievragen

20 april 2015

Wat maakt je nieuwsgierig?

Wat is herkenbaar?

Welke elementen uit deze ’energizer’ kun je inzetten voor je eigen organisatie?

25

Inrichting Service op Zelforganisatie

Thema D Manager Service/anderen ZOT Toelichting

1a HRM - Verzuim

ziek- en hersteldmeldingen X Randvoorwaarde: aanpassing ICT omgeving

Bepalen arbeidsbelasting x Procedure HRM; ver. Regiomanager *³, inzet BA/HRM

Verzuimbegeleiding >1 week x verantwoording Regiomanager *³, inzet HRM

Voeren Frequent verzuimgesprekken x verantwoording Regiomanager *³, ism HRM

SMT overleg x verantwoording Regiomanager, BA en HRM

1b HRM - jaargesprekken (jaarlijkse verplichting vanuit CAO)herverdelen verplichte onderdelen. Toekomst: Talentmanagement

functioneren medewerker x mbv tool (bijv 360 graden feedback) ism coachafspraken inzake MKA x jaarlijkse vraag vanuit Service (fiets vd zaak)

loopbaanontwikkeling en -wensen xvanuit Teamplan iov HRM. Toekomst POP. Studie-overeenkomst, regiobudget

arbeidsomstandigheden werklastbeheersing xvanuit teamplan met ondersteuning ARBO/ eventuele input vanuit MTO

inzet LFB uren (CAO GGZ) x x Planner voert in Aysist in.certificering (BHV, CRA, etc) x x nader te bepalen

1c HRM- Werving en Selectie

vacaturestelling x xTeam geeft behoefte (mail/telefoon) aan bij manager, HRM regelt vacaturestelling

selectiegesprek x Manager samen met teamlid/ledenarbeidsvoorwaardengesprek cf CAO x HRM samen met teamlid/ledensecundaire afspraken (vaste vrije dag/opleiding) x RM samen met teamlid/ledenaanstelling en administratieve afhandeling x

1d HRM -Opleidingen en stages/leerwerkplekkenopleidingsbudget voor team x Wie beheert dit?opstellen opleidings(jaar)plan als onderdeel van teamplan xaanmelden opleidingen via edumanager x Instructie!!overzicht verplichte scholingen xinrichten edumanager op ZOT

e-learning vrij beschikbaar xmw kan zonder tussenkomst van service (bijna) alle beschikbare e-learning volgen

1 stagiaire/leerling per team x x opnemen in kader, uitwerken in teamplanstagesubsidies x x Service vraagt aan/team levert bewijslastondersteuningsmateriaal werkplekleren x inrichten digitale "bibliotheek" ondersteuning leercultuur (en leren te leren) x

1e HRM- disfunctionerenVoeren disfunctioneringsgesprek x RM ism HRM adviseur. Voorwaarde: NTB (te specifiek)Begeleiding verbetertraject x RM ism HRM adviseurOntslagzaken x RM ism HRM adviseur en bedrijfsjurist

1f HRM- Arbo/ Vitaliteituitvoeren RI&E x De arbo adviseur voert uit.uitvoeren MTO x initiëren vanuit service, incl uitvoeringBedrijfshulpverlening (BHV-organisatie, voldoende BHV'ers,ontruimingsoefening) x

Vanuit Service

Plannen/uitvoeren ontruimingsoefening xAgressietrainingen x team is verantwoordelijk voor volgen jaarlijkse training Opstellen agressie protocol x

Agressieprotocol xteam is verantwoordelijk voor onderhoud van dit protocol, met ondersteuning arbo adviseur

Werkplekonderzoeken x Op aanvraag team door arbo.Contact arbeidsinspectie x Arbo adviseur legt contact RM en teamVoorlichting/ instructie x Op aanvraag.Bedrijfsopvangteam x Op aanvraag.

Ontwikkelen van beleid/ regelingen rondom arbo (veiligheidsbeleid/infectieziekten, PSA, duurzame inzetbaarheid)) x

Het ontwikkelen en volgen van arbogerelateerde onderwerpen ligt voorlopig bij arbo

Inrichting HRM op Zelforganisatie

26

1c HRM- Werving en Selectie

vacaturestelling xselectiegesprek xarbeidsvoorwaardengesprek cf CAO xsecundaire afspraken (vaste vrije dag/opleiding) xaanstelling en administratieve afhandeling x

Thema D Manager Service/anderen ZOT

1a HRM - Verzuim

ziek- en hersteldmeldingen X

Bepalen arbeidsbelasting x

Verzuimbegeleiding >1 week x

Voeren Frequent verzuimgesprekken x

SMT overleg x