LOGO

LANGKAH PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR IVLEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

2014

TAHAPAN PENYUSUNAN SOP ADM. PEM.

PENYUSUNAN

DOKUMENTASI

IDENTIFIKASI

Mengetahui:1. Output dari

Tugas & Fungsi2. Jumlah & Judul

SOP 3. Jumlah SOP

Makro & Mikro

Proses:Pengisian Formulir

Identifikasi

Proses:1. Identifikasi

Kegiatan Awal, Utama & Akhir

2. Identifikasi Seluruh Aktivitas

3. Pembuatan Flowcharts

4. Pengisian Mutu Baku

5. Pengisian Keterangan

6. Pengisian Identitas

Proses:1. Penentuan

Bentuk & Lay Out

2. Pembuatan Halaman Judul

3. Pembuatan Peraturan

4. Pembuatan Daftar Isi

5. Perumusan Penjelasan Penggunaan

6. Pengesahan7. Pendokumen-

tasian

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA -1

1. Identifikasi Kebutuhan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi

No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul

1. Membantu penyiapan Kebijakan SOTK

Menyiapkan kebijakan SOTK

Menyusun RancanganPeraturan mengenai SOTK

Rancangan Peraturan mengenai SOTK

Penyusunan Penyusunan Ranc. Peraturan mengenai SOTK

Penelaahan Penelaahan Ranc. Peraturan mengenai SOTK

Penyampaian Penyampaian Ranc. Peraturan mengenai SOTK

Catatan: Dianjurkan untuk mengidentifikasi out-put final dgn meningkatkan cakupan SOP Judul SOP Final

Out-put Final Aspek Judul SOP Final

Peraturan mengenai SOTK Penyusunan Penyusunan Peraturan mengenai SOTK

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 2

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi Tentukan Kegiatan Awal (diawali dari penanggung jawab

kegiatan); Tentukan Kegiatan Utama (proses utama); Tentukan Kegiatan Akhir (kegiatan pencatatan dan

pendataan); Hubungkan Kegiatan Awal, Kegiatan Utama dan

Kegiatan Akhir dalam suatu “cerita” dengan S+P+O+K Hitung jumlah aktor kegiatan; Buat Flowcharts; Isi Mutu Baku; Isi Keterangan; Isi Identitas SOP AP.

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 3

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (1) Tentukan Kegiatan Awal (Kabag memerintahkan Kasubag

untuk mengadakan rapat persiapan) Tentukan Kegiatan Utama (Tim Kerja menyusun Konsep

Kebijakan SOTK); Tentukan Kegiatan Akhir (Staf mendokumentasikan

Rancangan Kebijakan SOTK); Hubungkan Kegiatan Awal, Kegiatan Utama dan Kegiatan

Akhir dalam sebuah “cerita” berurutan awal - akhir;1. Kabag memerintahkan Kasubag untuk mengadakan rapat persiapan 2. Tim Kerja menyusun Konsep Peraturan mengenai SOTK 3. Staf mendokumentasikan Rancangan Peraturan mengenai SOTK.

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 4

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (2) Identifikasi Kegiatan Penyusunan Peraturan

mengenai SOTK (1)1) Kabag memerintahkan Kasubag untuk

mengadakan rapat persiapan;2) Kasubag mengundang Kabag, Kasubag, Staf

untuk rapat;3) Kabag, Kasubag, dan Staf mengadakan rapat;4) Kasubag menindaklanjuti hasil rapat dengan

membentuk Tim Kerja;5) Tim Kerja mengadakan rapat konsolidasi dan

persiapan pelaksanaan kegiatan;6) Tim Kerja melakukan pengumpulan data;

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 5

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (3) Identifikasi Kegiatan Penyusunan Kebijakan SOTK (2)

7) Tim Kerja menyusun Konsep Peraturan mengenai SOTK dan menyerahkan kepada Kasubag;

8) Kasubag memeriksa Konsep Peraturan mengenai SOTK. Jika setuju diparaf dan disampaikan kepada Kabag. Jika tidak setuju dikembalikan ke Tim Kerja untuk diperbaiki;

9) Kabag memeriksa Draft Peraturan mengenai SOTK. Jika setuju diparaf dan disampaikan kepada Sekda. Jika tidak setuju dikembalikan ke Kasubag untuk diperbaiki;

10) Sekda memeriksa Rancangan Peraturan mengenai SOTK. Jika setuju diparaf dan disampaikan kepada Kabag. Jika tidak setuju dikembalikan ke Kabag untuk diperbaiki;

PENYUSUNAN SOP AP ORTALA - 6

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (4) Identifikasi Kegiatan Penyusunan Peraturan

mengenai SOTK (4)11)Kabag mendisposisi Rancangan Peraturan mengenai

SOTK ke Kasubag;12)Kasubag menindaklanjuti disposisi Rancangan

Peraturan mengenai SOTK;13)Staf mendokumentasikan Rancangan Peraturan

mengenai SOTK.

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 7

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5) Buat Flowchart

No. Aktivitas Kabag Kasubag Staf Tim Kerja Sekda

1. Memerintahkan Kasubag utk mengadakan Rapat

X

2. Mengundang Kabag, Kasubag, dan Staf utk Rapat

X

3. Mengadakan Rapat X X X

4. Menindaklanjuti hasil rapat dengan membentuk Tim Kerja

X

5. Mengadakan Rapat Konsolidasi

X

6. Dst…..

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 8

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5) Buat Flowchart dengan menggunakan simbol

No. AktivitasPelaksana (Aktor)

Kabag Kasubag Staf Tim Kerja Sekda

1. Memerintahkan Kasubag utk mengadakan Rapat

2. Mengundang Kabag, Kasubag, dan Staf utk Rapat

3. Mengadakan Rapat

4. Menindaklanjuti hasil rapat dengan membentuk Tim Kerja

5. Mengadakan Rapat Konsolidasi

LANJUTAN

No. AktivitasPelaksana (Aktor)

Kabag Kasubag Staf Tim Kerja Sekda

6. Melakukan pengumpulan data

7. Menyusun Konsep Peraturan mengenai SOTK dan menyerahkan ke Kasubag

8. Memeriksa Konsep Peraturan mengenai SOTK. Jika setuju diparaf dan disampaikan ke Kabag. Jika tidak diserahkan ke Tim Kerja utk diperbaiki.

9. Memeriksa Draft Peraturan mengenai SOTK. Jika setuju diparaf dan disampaikan ke Sekda. Jika tidak diserahkan ke Kasubag utk diperbaiki.

Ya

Tidak

Ya

Tidak

LANJUTAN

No. AktivitasPelaksana (Aktor)

Kabag Kasubag Staf Tim Kerja Sekda

10. Memeriksa Rancangan Peraturan mengenai SOTK. Jika setuju diparaf dan mendisposisikan ke Kabag. Jika tidak diserahkan ke Kabag utk diperbaiki.

11. Mendisposisi Rancangan Peraturan mengenai SOTK ke Kasubag

12. Menindaklanjuti disposisi Rancangan Peraturan mengenai SOTK

13. mendokumentasikan Rancangan Peraturan mengenai SOTK.

TidakYa

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 9

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (6) Isi Mutu Baku

1) Kolom Kelengkapan diisi dengan bahan yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan (umumnya berisi dokumen): formulir, lembar disposisi, data, laporan keuangan;

2) Kolom Waktu diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan: menit, jam, hari, minggu, bulan;

3) Kolom Output diisi dengan hasil langsung kegiatan: Surat, Laporan, Kumpulan Data, Draft Laporan, Konsep Pedoman.

Isi KeteranganKolom keterangan diisi dengan penjelasan singkat mengenai hal-hal yang perlu diperjelas seperti: Anggota Tim Kerja, SOP yang terkait, Biaya yang diperlukan, Persyaratan.

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 10

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5) Isi Mutu Baku dan Keterangan (Contoh)

No. AktivitasAktor Mutu Baku Keterangan

Kelengkapan Waktu Output

1. Memerintahkan Kasubag utk mengadakan Rapat

Nota Dinas, Agenda Kerja

1 hari Tanda Terima, Nota Dinas

2. Mengundang Kabag, Kasubag, dan Staf utk Rapat

Surat Undangan 1 hari Tanda Terima, Surat Undangan

SOP Pengundang-an Rapat

3. Mengadakan Rapat Bahan Rapat, Daftar Hadir

2 jam Notulensi Rapat

SOP penyel. Rapat

4. Menindaklanjuti hasil rapat dengan membentuk Tim Kerja

Notulensi Rapat, Surat Pemb. Tim Kerja

1 hari Tim Kerja Tim terdiri dari: Kabag, Kasubag, Staf

5. Mengadakan Rapat Konsolidasi

Bahan Rapat 2 jam Notulensi Rapat

SOP Penyel. Rapat

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 11

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (7) Isi Identitas

Identitas yang perlu dilengkapi dalam SOP adalah:1. Nama Unit tempat SOP diberlakukan,2. Nomor SOP,3. Tanggal Pembuatan SOP,4. Tanggal Revisi SOP,5. Tanggal efektif berlakunya SOP,6. Disahan oleh,7. Judul SOP,8. Dasar hukum SOP,9. Keterkaitan dengan SOP lain,10.Peringatan yang diperlukan,11. Kualifikasi pelaksana SOP,12.Peralatan /Perlengkapan yang diperlukan untuk

melaksanakan SOP,13.Pencatatan dan Pendataan yang ada dalam SOP.

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA - 12

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5) Isi Identitas (Contoh) - 1

Nomor: 001/OT.255/A.2/11/2010

Tanggal Pembuatan: 11 November 2010

Tanggal Revisi: 11 November 2011

Tanggal Efektif: 20 November 2010

Disahkan oleh: Sekretaris Daerah,

PEMERINTAH DAERAH Drs. Ibrahim Putra, M.Si.

KABUPATEN PESISIR TEPI NIP. 19700615-199603-1-991

Sekretariat Daerah Judul SOP : Penyusunan Rancangan Peraturan mengenai SOTK

STEMPEL

LOGO

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORTALA) - 12

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5) Isi Identitas (Contoh) - 2

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana1. UU No. 32 Tahun 2004 tentang … 1. Memahami Peraturan Perundang-undangan

2. PP No. 41 Tahun 2007 tentang … mengenai Organisasi Perangkat Daerah

3. Permendagri No. … 2. Memahami Kebijakan Daerah mengenai SOTK

4. Perda No. …

5. PerBup No. …

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan1. SOP Pengundangan Rapat 1. Pedoman Penyusunan SOTK

2. SOP Penyelenggaraan Rapat 2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya

3. SOP …. 3. Hasil Telaahan mengenai SOTK

Peringatan Pendataan dan PencatatanPenyusunan SOTK selambat-lambatnya tanggal ….. Jika terlambat maka ….

Buku Kendali Dokumen Keorganisasian

LOGOPUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR IV

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA2014