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Local Governance Project : an global approch survey.
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By My Abderrahman TAMIMY
RTI International, Research Triangle Park, North Carolina, USA
Local Collectivities Information System Global Survey
French version January 2006
Morocco Kingdom
Local Governance ProjectEPP-I-02-04-00037-00
Project, supported and financed by the USAID
Designed by My Abderrahman TAMIMY for
RTI
RTI International, Research Triangle Park, North Carolina, USA
By My Abderrahman TAMIMY
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SOMMAIRE
• Vision du projet• Objectifs identifiés• Quelles orientations• Le cadre méthodologique• Les phases du projet• Les actions de chaque phase• Organisation du projet• L’équipe projet
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La vision du projet
• Préalables :– Préciser la stratégie et définir les principales orientations du projet,– Impacts du projet sur les dimensions politique, économique et sociale.– Obtenir un consensus autour des grandes orientations,
• Atouts & leviers :– Partenariat DGCL-USAID,– Volonté du Royaume de se positionner en termes de performance et
de compétitivité,– Orientations de l’Etat : décentralisation & régionalisation, délégation,– Évolution des mentalités & prise de conscience au niveau des élus,
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Identifier les objectifs (1)
Nous identifions les objectifs majeurs sur deux niveaux :
Niveau stratégique :• Ce qui est souhaitable
Niveau opérationnel :• Ce qu’il convient de faire.
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Identifier les objectifs (2)
Stratégique :
Mettre en place des instruments pour une bonne gouvernance, Normaliser les processus d’activités et les modes de production, Instaurer les bonnes pratiques,Améliorer les capacités de service.
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Identifier les objectifs (3)
Opérationnel :
Améliorer les compétences RH pour une meilleure productivité, Obtenir une visibilité sur les activités pour un meilleur pilotage,Améliorer le processus de prise de décision pour piloter la
performance,Améliorer le service aux citoyens.
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Les orientations du projet (1)
Les orientations découlent des objectifs fixés :
– Meilleure gouvernance locale (bonnes pratiques),– Meilleure gouvernance par les instances de contrôle (visibilité),
– Orientations découlant de l’évolution et des mutations (Administration citoyenne, Régionalisation et Autonomie des régions, etc.),
– Meilleur service aux citoyens,– Volonté politique : le Maroc compétitif, INDH, etc.
Ces orientations ne sont nullement antagonistes car elles convergent toutes vers les mêmes objectifs.
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Les orientations du projet (2)
Ces orientations ne sont nullement antagonistes :
– L’exercice des prérogatives des instances de contrôle contraint les instances locales à instaurer de bonnes pratiques,
– La modernisation de l’Administration est structurante et impose une mutation naturelle aux instances locales,
– Les exigences citoyennes contraignent les CLs à améliorer leurs services,– L’environnement tend vers une mise à niveau généralisée pour une plus
grande compétitivité.
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Les orientations du projet (3)
Conclusions :– L’ approche centrée sur la régulation et le contrôle ne s’oppose pas à
l’approche centrée sur le service aux citoyens : les 2 approches convergent vers le même objectif de bonne gouvernance locale,
– Les intérêts des instances de contrôle et du citoyen doivent gouverner le pilotage de la performance par les instances locales,
– La mise à niveau globale du Royaume est une contrainte d’évolution générale qui s’impose à toutes les instances.
D’où la nécessité d’obtenir un consensus sur la finalité et sur l’approche entre les parties prenantes du projet.
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Fondements méthodologiques
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Fondements méthodologiques (1)
• la conduite de l’étude de définition nécessite une articulation autour de 3 principes de base :
L’isomorphie fonctionnelle entre systèmes organisationnel et informationnel,
L’interdépendance des dimensions de l’organisation,
L’approche par processus d’activité ou l’invariant organisationnel.
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Fondements méthodologiques (2)
Principe d’isomorphie :– Systèmes organisationnel et informationnel présentent une
isomorphie fonctionnelle :• Le Système d’Information assure l’intendance du Système
d’Organisation en véhiculant les domaines fonctionnels,• Le S.I participe à la conduite des activités en produisant des
indicateurs de pilotage stratégique et opérationnel,
Processus du système
d’information
PI1 PI2 PI3 PI4 PI5
PA4 PA5PA3PA2PA1
Domaines du système de production
Domaines du système d’information
Processus d’activités du
système d’organisation
Processus Activité
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Fondements méthodologiques (3)
Conséquences du principe d’isomorphie :
Processus du système
d’information
PI1 PI2 PI3 PI4 PI5
PA4 PA5PA3PA2PA1
Domaines du système de production
Domaines du système d’information
Processus d’activités du
système d’organisation
1. Un projet Système d’Information restructure ipso facto l’Organisation,2. Nécessité d’éliminer les dysfonctionnements de l’organisation,3. Reconfigurer les processus sur la base des missions de l’organisation,4. Organiser l’indépendance du système vis-à-vis des structures hiérarchiques
(organigramme),
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Fondements méthodologiques (5)
Principe de l’interdépendance des dimensions de l’organisation :– L’organisation possède 4 dimensions :1. Ses activités issus de ses missions,
2. Sa structure de travail,3. Ses Hommes en charge des activités,4. Ses outils de production.
Les activités
La structure
Les Hommes
Les outils
Paradigme de Leavitt
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Fondements méthodologiques (6)
Conséquences du paradigme de Leavitt :
1. Les 4 dimensions de l’organisation sont interdépendantes,2. Tout changement dans l’une impacte les 3 autres dimensions,3. L’introduction d’un nouvel outil de production tel que le S.I impactera:
- les rôles (les hommes et les compétences),- l’organisation du travail.
Projet S.I
Les activités
La structure
Les Hommes
Les outils
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Fondements méthodologiques (7) Principe de l’approche par processus (BPR*):
– Les processus issus des missions sont invariants,– Il existe 3 natures de processus :
• Les processus opérationnels,• Les processus d’appui ,• Les processus fonctionnels.
* Business Process Reingeneering : Hammer & Champy 1994.
Processus opérationnelMétier 1 :Processus opérationnelMétier 2 :Processus opérationnelMétier 3 :
GRH COMPTA FINANCES
S.I Achats STOCK
Maintenance Logistique
BudgetProcessus fonctionnels
Processus métiers
Processus d’appui
Cartographie des processus (norme ISO)
Besoin client
expriméBesoin Client
satisfait
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Fondements méthodologiques (8)
Conséquences de l’approche par processus :
– La réorganisation passe par la reconfiguration des processus métiers, – Les processus doivent être décomposés au niveau élémentaire,– Un processus non décomposable est une tâche élémentaire,– La décomposition du processus en tâche fournit la matrice Tâches-Rôles,
Par ailleurs :- l’approche processus est orientée et centrée sur le Client (le Client doit être compris au
sens large : organisme, administration, autre processus ou le Citoyen, etc.)- Les processus sont indépendants du mode d’organisation,- Les processus sont invariants alors que l’organigramme a une durée de vie
limitée,
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Fondements méthodologiques (9)
Conséquences de l’approche par processus :
– La Tâche d’un processus est rattachée à la procédure décrivant :
Le QUOI Nature de la tâcheLe QUI Rôle/Acteur qui exécute la tâcheLe OU Lieu d’exécution/production de la tâcheLe QUAND Condition de démarrage, synchronisationLe COMMENT Outils, documents, etc.Le COMBIEN Quantité, durée, délai, éléments de volumétrie
• L’optimisation ou reconfiguration de la Tâche/Procédure est obtenue par la critique du Pourquoi.
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Fondements méthodologiques (10)
Conséquences de l’approche par processus :– La représentation par les processus construit le modèle abstrait,– La représentation par les procédures construit le modèle descriptif,– La formalisation du modèle descriptif utilisant un langage de modélisation de type
UML* construit le modèle prescriptif,– Le modèle prescriptif fournit l’implémentation des composantes du système
d’information.
* UML : Unified Modeling Language
processus
Processus décomposé
Modèle descriptif
Modèle prescriptif
Diagrammes UML
Tâche 1 Tâche 2 Tâche 3 Tâche 4
Modélisation
Modèle abstrait
application
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Fondements méthodologiques (11)
Conséquences de l’approche par processus :– La norme ISO définit les processus par niveau de maturité :
niveau processus0 Processus non établi
1 Processus établi non géré
2 Processus établi et géré
3 Processus géré en cours d’optimisation
4 Processus optimisé
1. Il est nécessaire pour une organisation d’atteindre le niveau 2 de maturité de ses processus opérationnels,
2. Le système d’information ne peut prendre en charge que des processus établis et géré.
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CONDUIRE LE PROJET
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La conduite du projet (1)
• L’étude de définition du Projet Gouvernance Locale est :
Sur le plan technique :• Similaire à une étude schéma directeur système d’information,• Ne pose aucune difficulté sur le plan technique,• Ne pose aucune difficulté sur le plan fonctionnel,
Sur le plan humain :• Complexe au niveau de l’organisation : multiplicité des entités, des
acteurs et des centres de décision,• Comporte un risque élevé au niveau des comportements
humains : (conflits d’intérêt, refus de transparence, parties prenantes politiques, etc.)
• Risque de résistance passive et active à la fois, dans la formulation des besoins,
• Etc.
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La conduite du projet (2)
• D’où la nécessité de mettre en œuvre :
– Une méthodologie prenant en charge :
• Un processus de réalisation de l’étude,• Un processus dynamique de spécification des besoins,
– Un véritable projet de conduite du changement :• Un processus de conduite du changement intégrant :
– L’identification et l’analyse des risques humains, politique, de spécification et technique,
– Un management des risques identifiés tout au long du projet,– Une stratégie et un plan de communication associé,– Des actions de sensibilisation multiples.
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La conduite du projet (3)
• Pour répondre à ces contraintes, nous préconisons les méthodes pour :– Le pilotage : PMI issue du Project Management Institut,– La réalisation : DSDM*, standard international de fait, – En y intégrant :
• Notre approche de l’ingénierie des organisations,• Notre approche des études schéma directeur,• Un outil de production informatisé pour le recueil et l’analyse des
besoins,• Un pilotage de la qualité issu du référentiel normatif ISO.
*DSDM : Dynamic System Development Method
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PMI : nous n’aborderons pas le PMI dans cette présentation. La méthode DSDM met en œuvre :
– Un processus itératif de convergence vers la cible par la capture des besoins,
– Un processus de pilotage, de contrôle et de suivi de la production de l’étude,
– Un processus de conduite du changement,– L’implication des experts métiers dans les équipes projet,– Des ateliers de spécification des besoins et de facilitation, – La hiérarchisation des besoins par niveau de priorité,– La prise en charge dynamique des demandes de modification tout au long
du cycle de l’étude,– Des fenêtres de temps (timeboxing) pour chaque itération.
La conduite du projet (4)
C’est une méthodologie de pilotage par les délais et non par les spécifications
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• Le référentiel qualité ISO/SPICE* intègre :
– La gestion des relations Client-fournisseur et des contrats,– La gestion du processus d’ingénierie pour la réalisation,– La gestion du processus Support,– Le Processus de management du projet,– Le Processus d’organisation du projet.
La conduite du projet (5)
* SPICE : System Process Improvment Control dEtermination
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• Les instances projet :
– Définition des instances de pilotage, de contrôle et de réalisation du projet,
– Normalisation des documents projet en entrée/sortie,– Réunions périodiques des instances,– Définition des attributions-responsabilités des membres des instances
projet.
La conduite du projet (6)
Plan Assurance QualitéPAQ
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• Outillage : Nous proposons un outillage de la démarche
méthodologique :
– L’outil s’intégrera aux processus DSDM pour toutes les itérations de spécification du modèle fonctionnel issu de l’étude,
– Il prend en charge le processus de validation des spécifications fonctionnelles,
– Il prend en charge l’architecture fonctionnelle issue de l’étude,
La conduite du projet (7)
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Les domaines & Processus
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Les domaines fonctionnels des Collectivités Locales
Stratégies, Politiques Conseil
Gestion administrative et financière
Etat civil
Budget et finances
Ressources humaines
Achats et marches
Administration
Services et information
Cibles DGCL, CED/TGR CITOYENS
Reporting réglementaire
Projets nationaux
Gestion technique
Urbanisme et foncier
Projets et entretien
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Cartographie des processus des Collectivités Locales
Gestion administrative & financière
Compta & Finances
Ressources Humaines
Achats & marchés
Moyens généraux
Urbanisme & Foncier
Gestion de projet
Entretien technique
Gestion technique
État civil
Taxes & redevances
Polices administratives
Services & informations aux citoyens
budget Projets nationaux
Reporting reglementaire
Les citoyens
La DGCL
CED/TGR
Les citoyens
La DGCL
Wilayas
Préfectures
Conseil : Politiques & stratégies
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Typologie des Collectivités Locales
• La typologie des collectivités locales sera construite en considérant:– Les communes urbaines– Les communes rurales– Les wilayas– Les préfectures
• Et prendra en charge la spécificité des grandes villes organisées en arrondissements.
• Cette typologie prendra également en charge le degré d ’évolution et le niveau d’équipement des C.Ls.
• L’échantillonnage statistique privilégiera les C.Ls disposées à apporter une forte contribution à l’étude.
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Prise en charge de l’existant• Les applications développées ou en cours de développement au sein des
collectivités locales seront analysées et prises en charge au niveau fonctionnel en utilisant un référentiel d’évaluation basé sur la grille de Mc Call.– L’analyse portera entre autre sur :
• La complétude fonctionnelle.• La technologie de réalisation.• L’architecture BDD utilisée.
• Les applications développées ou en cours de développement par les partenaires des C.Ls seront également analysées et prises en charge.– L’analyse portera sur :
• L’interface de communication avec le SI global (i.e. : TGR).• La technologie utilisée en conformité avec la technologie préconisée par l’étude
(i.e. : DGCL)• Pour chacune de ces applications un diagnostic portera sur :
• Le niveau de complétude fonctionnelle,• L’intégrabilité,• La maintenabilité,• La réingénierie de l’application (rétro-conception),• Les interfaces de communication,
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Les phases de l’étude
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Les processus de réalisation de l’étudePHASE I PHASE II PHASE III PHASE IV PHASE V
Initialisation
Lancement
Architecture fonctionnelle
Architecture technique
Spécifications techniques
Termes de référence
Composante logiciel
Composante technique
Composante réseau
Assistance technique
réception
réalisation
1) Objectifs stratégiques,
2) cadre juridique & réglementaire,
3) Référentiel documentaire,
3) instances pilotage & Suivi,
4) Dispositif qualité,
5) Diagnostic
1) Architecture fonctionnelle
2) Scénarii fonctionnels,
3) Architecture logique,
3) Architecture technique,
4) Scénarii techniques
5) Choix & orientations
1) Spécifications logiciel détaillées,
2) Spécifications techniques,
3) Conventions partenariat,
4) Trajectoire du projet,
5) budgétisation,
6) Termes de références,
1) Lancement des appels d’offres,
2) Évaluation des offres,
3) Sélection des prestataires,
1) Mise en place du référentiel de réalisation du projet,
2) pilotage, contrôl & suivi de la réalisation,
3) Processus de validation & réception,
4) Processus de déploiement.
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Contenu de la phase IObjectifs de la phase I:1. Mettre en place :
– des structures de pilotage, de contrôle et de suivi de la réalisation de l’étude,
– des instruments, les outils et les documents du projet,– des dispositions garantissant la qualité d’exécution des actions à
réaliser,2. Identifier :
- Les partenaires des CLs,- Les CLs cibles de l’étude par échantillonnage,
3. Réaliser :– L’étude des CLs et des Partenaires,– L’analyse et l’évaluation de l’existant,– Analyser les risques projet,– Le diagnostic.
Livrables :
Rapport de diagnostic
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Contenu de la phase II
Objectifs de la phase II :1. Élaborer l’architecture fonctionnelle 2. Élaboration des scénarii fonctionnels3. Analyser les risques de chaque scénario4. Analyser les impacts de chaque scénario sur les composantes
organisationnelles5. Analyser les coûts d’investissement et les coûts de
fonctionnement de chaque scénario6. Faire le choix d’un scénario
Livrables :
Scenarii Fonctionnels
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Contenu de la phase III
Objectifs de la phase III• Élaborer les spécifications fonctionnelles • Élaborer les spécifications d’interface• Élaborer les spécifications techniques• Élaborer les modèles de convention• Réaliser l’analyse budgétaire• Réaliser l’étude de trajectoire de la réalisation• Élaborer les termes de référence
Livrables :
Architecture et scenarii techniques. Termes de référence. Modèles de convention
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Contenu de la phase IV
Les objectifs de la phase IV• Sélection d’un Intégrateur de solution• Sélection du fournisseur de la plateforme technique• Sélection de l’opérateur Réseau & Télécom
Livrables :
Rapport d’évaluation des soumissionnaires.
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Contenu de la phase V
Les objectifs de la phase V :• Élaborer le référentiel de pilotage du projet de réalisation• Assurer le contrôle et le suivi de la réalisation• Réaliser le processus de validation de la solution• Réaliser le plan de déploiement de la solution
Livrables :
Référentiel de pilotage de la réalisation.
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Organisation du projet
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Organisation du projet
Comité de Pilotage
Comité de Suivi
Le Directeur du projet
Comité Utilisateurs Chef de projet O&M Chef de projet technique
Expert fonctionnel Expert technique
Experts support
Le Directeur de mission
Instances locales
Cellule communication
DGCL USAID
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Trajectoire de l’étude
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The Project Team
Hal MINIS Mission Manager
My Abderrahmane TAMIMY Project Manager
Said BOULISFANE LGP Information System Components Coordinator.
Abdesselam EL OMARI LGP Information System Components Coordinator Attaches.
Said EL HASSANI Functional Architect Intégration Manager
Anas BENNANI Change Management and Training Manager
Abderrahman CHEKAYRI Local Collectivities Functional Expert
Other Consultants Prompt Appraisals